- BHXH,BHYT,KPCĐ
BGH Hiệu tr ởng
2.2.2. Thức trạng tổ chức kế toỏn hoạt động thu chi trong cỏc trường đại học dõn lập theo quy định của chế độ kế toỏn
đại học dõn lập theo quy định của chế độ kế toỏn
2.2.2.1.Hạch toỏn ban đầu
Hiện nay tại cỏc trường Đại học Dõn lập được khảo sỏt, việc hạch toỏn ban đầu (lập chứng từ ban đầu) được tiến hành đỳng theo quy định của Nhà nước. Cỏc chứng từ thu - chi ban đầu được lập theo đỳng mẫu biểu đó ban hành theo Quyết định 12/2001/QĐ - BTC ngày 13/3/2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chớnh và cú mẫu biểu được in sẵn được Bộ Tài chớnh cụng nhận. Và nghiệp vụ hoạt động thu - chi đều được phản ỏnh trung thực vào cỏc chứng từ do cỏc bộ phận kế toỏn và nghiệp
vụ cú liờn quan lập. Cỏc chứng từ thu - chi nội bộ cũng được nghiờn cứu xõy dựng, vận dụng một cỏch khoa học, thống nhất và thuận tiện cho việc quản lý.
Hệ thống chứng từ thu - chi được sử dụng tại cỏc trường Đại học Dõn lập ngoài một số loại chứng từ kế toỏn chung như: phiếu thu, phiếu chi... cũn cú một số chứng từ đặc thự của từng trường, như biờn lai thu học phớ, lệ phớ, bảng kờ thu học phớ, bảng kờ thanh toỏn thự lao giảng dạy, phiếu thanh toỏn giảng dạy... và cỏc trường cú thể tựy thuộc vào thực tế hạch toỏn cỏc nghiệp vụ thu - chi để bổ sung thờm một số chứng từ kế toỏn cần phục vụ cho việc hạch toỏn cỏc nghiệp vụ tại đơn vị mỡnh như : tờ trỡnh kốm bảng thanh toỏn một số chi phớ thường xuyờn, nhỏ hơn 1 triệu đồng, mẫu chi giảm học phớ cho sinh viờn diện chớnh sỏch xó hội hoặc sinh viờn là con em cỏn bộ trong trường, phiếu thu học phớ kốm tờ thanh toỏn rỳt học phớ của sinh viờn bỏ học hoặc bảo lưu.
Đối với nghiệp vụ thu học phớ: Sau khi thu học phớ của sinh viờn bộ phận nghiệp vụ kờ số tiền nộp học phớ của từng sinh viờn từ biờn lai thu học phớ (tự in) vào bảng kờ danh sỏch sinh viờn nộp học phớ và nộp vào quỹ nhà trường khi đú kế toỏn mới hạch toỏn thu.
Tuy nhiờn, tại trường Đại học Dõn lập Hải Phũng hạch toỏn theo nguyờn tắc số phải thu (trờn cơ sở số sinh viờn hiện cú) thay vỡ nguyờn tắc thực thu (cơ sở tiền mặt). Bờn cạnh đú một số trường cú hiện tượng thu học phớ, lệ phớ trực tiếp tại khoa, ngành trực thuộc trường trớch lại ngay % để chi phớ cho khoa, ngành số cũn lại mới nộp lờn nhà trường.
Tại trường Đại học Dõn lập Đụng Đụ, cỏc khoản thu lệ phớ học lại, thi lại, nhà trường giao cho cỏc khoa thu và tự chi 90% sau đú nộp về nhà trường 10% tiền chi cho cơ sở vất chất, khụng kốm chứng từ thu tiền.
Đối với nghiệp vụ chi: Khi phỏt sinh khoản chi kế toỏn nghiệp vụ thanh toỏn xem xột, sau đú chuyển cho phụ trỏch kế toỏn xem xột, ký duyệt và trỡnh Hiệu trưởng ký duyệt. Sau khi Hiệu trưởng ký duyệt cỏn bộ nghiệp vụ thanh toỏn viết phiếu chi thanh toỏn tiền. Tuy nhiờn, một số trường như trường Đụng Đụ, Hải Phũng, khi phỏt sinh nghiệp vụ chi thỡ tờ trỡnh cú ký duyệt của Hiệu trưởng là cơ sở để thanh toỏn. Kế
toỏn nghiệp vụ thanh toỏn xong mới chuyển lờn Hiệu trưởng ký duyệt vào “giấy đề nghị thanh toỏn”. Nghĩa là khi chưa cú Hiệu trưởng ký duyệt vào giấy đề nghị thanh toỏn mà kế toỏn đó chi rồi sau đú mới trỡnh Hiệu trưởng ký sau.
* Kiểm tra và xử lý chứng từ ban đầu
Việc lập, kiểm tra chứng từ và hoàn chỉnh chứng từ thu - chi được tiến hành kịp thời và chặt chẽ, đảm bảo cỏc chứng từ gốc phản ỏnh đỳng đầy đủ khoản thu, chi của nhà trường. Kế toỏn phụ trỏch bộ phận thu, chịu trỏch nhiệm tiếp nhận và kiểm tra chứng từ thu, kế toỏn phụ trỏch bộ phận hoạt động chi sẽ tiếp nhận và kiểm tra chứng từ chi.
Sau khi chứng từ gốc được kiểm tra, xử lý xong thỡ tiến hành phõn loại những chứng từ gốc cựng loại được chuyển đến bộ phận kế toỏn cú liờn quan để tiến hành hạch toỏn, in phiếu thu, phiếu chi, hoặc chứng từ ghi sổ lưu kốm chứng từ gốc. Đối với chứng từ thu học phớ, kế toỏn theo dừi số sinh viờn đó nộp học phớ, kiểm tra cỏc yếu tố trờn biờn lai thu tiền, đối chiếu biờn lai thu tiền với bộ phận thu tiền đảm bảo số tiền trờn biờn lai phỏt ra bằng số tiền thu vào quỹ. Đối với chứng từ chi: Sau khi nhận được hồ sơ chi, kế toỏn phụ trỏch phần việc này phải tiến hành kiểm tra cỏc loại giấy tờ trong hồ sơ đó đầy đủ theo quy định hay chưa, đối tượng này cú thuộc phạm vi chi hay khụng.
* Bảo quản và lưu trữ chứng từ kế toỏn
Trong chế độ kế toỏn ỏp dụng cho cỏc đơn vị Dõn lập hoạt động trong lĩnh vực giỏo dục y tế, văn húa, thể thao ban hành kốm theo QĐ 12 ngày 13/3/2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chớnh cú hướng dẫn thực hiện lưu trữ chứng từ kế toỏn nờn cỏc trường cũng thực hiện đỳng theo chế độ và cú ỏp dụng để phự hợp với đơn vị mỡnh.
Tuy chưa cú một số trường cú văn bản hướng dẫn lưu trữ chứng từ riờng như: trường Đại học Dõn lập Đụng Đụ, trường Đại học Dõn lập Thăng Long. Sau khi kết thỳc ghi sổ kế toỏn trờn mỏy hoặc sổ tay, cỏc chứng từ kế toỏn được lưu trữ đầy đủ theo đúng quy định về lưu trữ tài liệu kế toỏn. Cỏc phiếu thu và phiếu chi được lưu trữ theo thời gian phỏt sinh do đú dễ dàng cho việc kiểm tra, kiểm soỏt khi cần thiết.
Tại trường Đại học Dõn lập Hải Phũng chứng từ thu lu giữ riờng, chứng từ chi lưu giữ riờng theo thời gian, chứng từ được đúng thành tập, cỏc thỏng được đúng trong hộp.
Cỏc trường thực hiện nhập số liệu thu - chi phỏt sinh trong kỳ bỏo cỏo một cỏch kịp thời và đầy đủ vào hệ thống chương trỡnh kế toỏn trờn mỏy vi tớnh. Sau đú in đầy đủ chứng từ thu - chi để ký và lưu trữ cựng cỏc chứng từ gốc kốm theo. Đối với cỏc biờn lai thu học phớ, phiếu thu lệ phớ nhà trường tiến hành kiểm tra, đối chiếu trước khi đưa vào lưu trữ. Nhà trường cũng mở sổ theo dừi tài liệu kế toỏn thu - chi lưu trữ, số này cú cỏc nội dung chủ yếu là loại tài liệu lưu trữ, số liệu, ngày thỏng đưa vào lưu trữ, hiện trạng khi đưa vào lưu trữ, thời hạn lưu trữ, nơi lưu trữ.