VIII Chi khỏc 1 Tiếp khỏch
3.3.2.1.Hoàn thiện hạch toỏn ban đầu
CÁC GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN HOẠT ĐỘNG THU CHI TRONG CÁC TRƯỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP
3.3.2.1.Hoàn thiện hạch toỏn ban đầu
* Hoàn thiện yếu tố của chứng từ kế toỏn phản ỏnh cỏc hoạt động thu - chi
Nguồn thu chủ yếu của cỏc trường Đại học Dõn lập là học phớ, nguồn thu này được thể hiện trờn biờn lai thu học phớ, nhưng khi nộp tiền vào quỹ nhà trường thỡ chỉ là một bảng kờ thu học phớ. Thậm chớ tại trường Đại học Dõn lập Thăng long chứng từ thu tiền học lại, thi lại chỉ cú mỗi phiếu thu, cũn chứng từ lưu ở chỗ khỏc. Chớnh vỡ vậy, khi muốn đối chiếu kiểm tra số thu thực sự rất lõu lại phải thụng qua kế toỏn thu để tỡm chứng từ gốc. Như vậy để tỡm kiếm thụng tin về số thu là rất lõu.Vớ dụ như danh sỏch từng sinh viờn nộp học phớ, danh sỏch chi tiết số tiền đúng thi lại, học lại lưu tại nơi kế toỏn thu khi cú cơ quan kiểm toỏn, cỏc cơ quan kiểm tra nhà nước đến kiểm tra kế toỏn đi lấy chứng từ rất khú. Do đú cần phải hoàn thiện lại khõu này. Danh sỏch sinh viờn nộp tiền và phiếu thu phải lưu thành một bộ chứng từ kế toỏn gốc, do kế toỏn tổng hợp là người kiểm tra cuối cựng lưu giữ.
Chứng từ chi: Vỡ cỏc trường Đại học là đơn vị khụng phải tham gia nộp thuế giỏ trị gia tăng, nờn tất cả cỏc chi phớ đầu vào quan hệ với bờn ngoài trờn chứng từ khụng thể hiện được số thuế GTGT đầu vào khiến chi phớ cứ đội ảo. Nờn chăng trong chế độ cũng quy định rừ phải hạch toỏn phần GTGT đầu vào. Vỡ khụng được khấu trừ nờn số chi phớ đú được hạch toỏn ở một tài khoản chi tiết của TK 631 - Chi hoạt động sự nghiệp.
* Hoàn thiện số lượng chứng từkế toỏn phản ỏnh cỏc hoạt động thu - chi
Trong quan hệ giao dịch phỏt sinh cỏc chi phớ sự nghiệp hàng ngày, cỏc trường đó tự đưa ra cỏc chứng từ cho phự hợp với điều kiện từng trường. Tuy nhiờn, hệ thống chứng từ này khụng cú trong hệ thống chứng từ kế toỏn hiện hành, chưa cú hướng dẫn hạch toỏn loại nghiệp vụ này. Trờn thực tế khi thanh toỏn thự lao giảng dạy với cỏc giỏo viờn mời giảng chỉ căn cứ vào tờ kờ khai của thầy cụ cú xỏc nhận của khoa, phũng đào tạo, tài vụ. Cỏc khoản chi như chi trang phục, chi lương, cỏc khoản chi cho tập thể CBCNV nhà trường thỡ chứng từ chi là cỏc bảng kờ cú chữ ký và bảng tổng hợp, khụng cú bảng đề nghị thanh toỏn. nờn đề nghị cỏc trường khi thanh toỏn chi bất cứ khoản chi gỡ cũng nờn cú giấy đề nghị thanh toỏn theo đỳng quy định của Bộ Tài chớnh.
Nghiệp vụ giảm thu, cỏc khoản cho sinh viờn rỳt lại học phớ khi sinh viờn bảo lưu, bỏ học, cỏc trường chỉ căn cứ trờn biờn lai thu học phớ của sinh viờn để thanh toỏn tiền. Trong chế độ kế toỏn chưa cú mẫu thanh toỏn những khoản giảm thu này.Cỏc trường nờn thu lại những biờn lại thu học phớ này của sinh viờn để kẹp vào chứng từ để chứng minh sinh viờn đú đó nộp tiền học phớ rồi.
Cỏc khoản thu thi lại, học lại của cỏc trường Đại học Dõn lập thể hiện dạng khoỏn cho cỏc khoa phải nộp về trường số % nào đú mà khụng hề nộp chứng từ thu - chi cho khoản đú. Phải chăng Bộ Tài chớnh cần bổ sung thờm mục quản lý chứng từ thu - chi vào trong chế độ để tiện cho cỏc trường Đại học Dõn lập để thực hiện. Cỏc trường đại học dõn lập cũng nờn cú văn bản hướng dẫn quy định cụ thể số chứng từ chi phớ cho cỏc khoản chi này. Vậy cỏc trường đại học Dõn lập (đặc biệt là trường Đại học Dõn lập Đụng Đụ) nờn vận dụng linh hoạt cỏc chế độ kế toỏn hành chớnh sự nghiệp núi chung để số chứng từ phỏt sinh hoạt động chi cho thớch hợp. Vớ dụ cỏc khoản thu thi lại, học lại phải cú chứng từ 100% về phũng tài vụ sau đú mới trớch trở lại % cho cỏc đơn vị sử dụng, phần sử dụng này khi hoàn chứng từ về Phũng tài vụ cũng phải cú chứng từ chứng minh nghiệp vụ kế toỏn đó phỏt sinh. Tất cả cỏc nghiệp vụ khỏc chi đều phải được thể hiện bằng chứng từ phỏt sinh cỏc khoản chi đú, như khoản khoỏn chi hoạt động cho sinh viờn phải cú chứng từ chi những gỡ, chi như thế nào về phũng tài vụ để hạch toỏn khoản chi trờn. tại trường
Đại học Dõn lập Đụng Đụ đang phỏt sinh một khoản chi phớ hỗ trợ kinh phớ cho cỏc khoa, ngành để cho khoa ngành chủ động chi tiờu một số khoản chi nhỏ. Nhưng khi chi cho chi thẳng khụng cú chứng từ chi phớ của cỏc khoa, ngành thực tế chi như thế nào kốm theo. Nhà trường nờn yờu cầu cỏc khoa khi chi phớ khoản tiền này, đến cuối năm phải hoàn chứng từ về phũng Tài vụ nhà trường.
+ Đối với hoỏ đơn, biờn lai thu học phớ, lệ phớ, thu sự nghiệp khỏc.
Tại Điều 20, Chương 3 của QĐ 12/2001/QĐ-BTC ngày 30/12/2001 của Bộ Tài chớnh cú quy định: "Đối với chứng từ liờn quan đến thu tiền học phớ, thu phớ tuyển sinh, phớ thi, viện phớ, vộ vào cửa ... bỏn sản phẩm hàng hoỏ phải sử dụng hoỏ đơn biờn lai thu tiền hoặc vộ do cơ quan tài chớnh cung cấp hoặc đơn vị in. Trường hợp tự in phải được cơ quan tài chớnh đồng ý bằng văn bản và phải thực hiện đỳng quy định về chế độ quản lý phỏt hành và sử dụng hoỏ đơn do Bộ Tài chớnh (Tổng cục thuế) quy định. Để thuận tiện cho cỏc Cục thuế địa phương quản lý việc đăng ký lưu hành, sử dụng biờn lai, hoỏ đơn, phiếu thu của cỏc trường Đại học Dõn lập đồng thời phự hợp với đặc điểm của từng trường, việc đăng ký lưu hành hoỏ đơn, biờn lai tự in nờn thực hiện in theo từng đợt in tập trung theo mẫu của cỏc trường đưa ra.