Trong bối cảnh bựng nổ thụng tin như hiện nay, khụng một cơ quan TT - TV nào cú thể thoả món được hết NCT của NDT. Chớnh vỡ vậy, một đơn vị thụng tin muốn hoà nhập, phỏt triển và đỏp ứng tốt NCT của NDT khụng thể khụng mở rộng quan hệ giao lưu hợp tỏc và chia sẻ NLTT dưới nhiều hỡnh thức.
Hợp tỏc liờn thụng, chia sẻ nguồn lực giữa cỏc cơ quan TT - TV sẽ mang lại lợi ớch to lớn cho tất cả cỏc đối tượng tham gia hệ thống. Đối với mỗi cơ quan TT - TV thành viờn sẽ được giảm chi phớ bổ sung và xử lý tài liệu, tăng cường khả năng cung cấp thụng tin, hoàn thiện nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức hoạt động. Với nguồn kinh phớ bổ sung bằng ngõn sỏch Nhà nước cũn hết sức hạn hẹp, hầu hết cỏc cơ quan TT - TV Việt Nam đang gặp khú khăn trong quỏ trỡnh làm giàu nguồn tin của mỡnh về số lượng và chất lượng. Bản thõn mỗi cơ quan TT - TV ở khụng thể tự đảm bảo nguồn tin một cỏch nhanh chúng, đầy đủ và cú chất lượng để thoả món tối đa nhu cầu thụng tin của NDT.
Trong điều 21, phần nội dung hoạt động thư viện của Phỏp lệnh thư viện đó chỉ rừ: “Phối hợp hoạt động, trao đổi, hỗ trợ nguồn tài liệu, thụng tin giữa cỏc thư viện”, đõy là cơ sở hợp phỏp để cỏc cơ quan TT - TV tham gia hợp tỏc, chia sẻ NLTT.
Hợp tỏc, trao đổi và chia sẻ NLTT là một nguyờn tắc khụng thể thiếu được của hoạt động TT - TV trong điều kiện hiện nay. Hỡnh thức chia sẻ phổ biến nhất (và cú từ sớm nhất) là việc phối hợp nguồn dữ liệu thư mục giữa cỏc cơ quan TT - TV. Mỗi cơ quan TT - TV đều cú một số lượng biểu ghi nhất định về một lĩnh vực nào đú, sự hợp nhất giữa chỳng sẽ tạ nờn một ngõn hàng dữ liệu cực kỳ phong phỳ và đa dạng. Bờn cạnh đú việc trao đổi và chia sẻ NLTT giỳp cho cơ quan TT - TV nõng cao tớnh hiệu quả trong việc sử dụng vốn, bằng cỏch khụng bổ sung những tài liệu cú thể cú được thụng qua hợp tỏc, trao đổi và chia sẻ NLTT để tập trung bổ sung những tài liệu cần thiết nhất, phự hợp nhất cho đối tượng chớnh sử dụng thư viện cơ sở. Kết quả là, hợp tỏc, trao đổi và chia sẻ NLTT luụn luụn gắn chặt với nguồn tài chớnh sẵn cú của mỗi thư viện riờng lẻ. Khụng một thư viện nào cú đủ nguồn tài chớnh để mua đủ tất cả cỏc loại tài liệu để cung cấp đủ cho nhu cầu thụng tin của NDT. Vỡ vậy, cỏc cơ quan TT - TV cần phải hợp tỏc với nhau, trước hết là hợp tỏc về NLTT, trờn cơ sở đú phối hợp bổ sung và chia sẻ NLTTĐT. Để nõng cao hiệu quả của kết quả tra cứu, tỡm kiếm thụng tin và tài liệu của NDT.
Chia sẻ NLTT là một phương thức phối hợp bổ sung. Cụng tỏc chia sẻ NLTT thường được tiến hành theo cỏc phương ỏn sau:
- Trao đổi, biếu tặng cỏc tài liệu dư thừa, trựng bản và trao đổi danh mục thụng bỏo sỏch mới tới cỏc thư viện.
- Tăng cường phỏt triển cỏc sản phẩm và dịch vụ thụng tin thư viện mang tớnh đặc trưng, giỳp cho việc nõng cao chất lượng nghiờn cứu khoa học. - Cho mượn tài liệu giữa cỏc thư viện với nhau trờn cơ sở xõy dựng cỏc loại mục lục liờn hợp dưới hỡnh thức thủ cụng hay tự động húa.
- Cung cấp cỏc dịch vụ thụng tin theo yờu cầu.
Việc ỏp dụng cụng nghệ thụng tin vào hoạt động của cỏc cơ quan TT - TV đó tạo ra nhiều chuyển biến mạnh mẽ, khụng gian thụng tin giờ đõy nhiều chiều và to lớn hơn vượt ra khỏi khuụn khổ của một cơ quan TT - TV. Việc cung cấp thụng tin, dữ liệu, tài liệu khụng phải chỉ hạn chế trong khuụn khổ những gỡ mà cơ quan TT - TV cú, mà phải thực hiện nguyờn lý chia sẻ NLTT dựa trờn mạng trao đổi thụng tin năng động, cú hiệu quả và thụng tin với người sử dụng phải ở dạng thức thớch hợp. Điều này cú nghĩa là NLTT trong hệ thống phải được xử lý. Để cú thể với tới cỏc nguồn thụng tin trong nước và quốc tế một cỏch đầy đủ nhất, ngoài việc tiếp tục chia sẻ NLTT với cỏc cơ quan TT - TV khỏc trong hệ thống thụng qua mạng Internet, thư viện cần chia sẻ đường dẫn tới cỏc CSDL của mỡnh bằng cỏch đặt đường dẫn này trong website chớnh thức của Viện TTKHXH.
Trong những năm qua, Viện TTKHXH đó phối hợp bổ sung và chia sẻ NLTT với cỏc tổ chức trong và ngoài nước như Thư viện INION, Thư viện Quốc gia Nga, Thư viện ngoại văn, Thư viện Quốc gia Australia,…nhưng bờn cạnh đú việc mở rộng hợp tỏc, trao đổi với cỏc cơ quan, đơn vị làm cụng tỏc nghiờn cứu chưa được tiến hành. Để cú nguồn tài liệu trao đổi, tiết kiệm tối đa cho nguồn kinh phớ được cấp, mà lại cú được những tài liệu mỡnh cần, nhất thiết Viện phải cú cỏc mối quan hệ, hợp tỏc giữa cỏc Viện nghiờn cứu
trực thuộc Viện Hàn lõm KHXHVN và cơ quan TT - TV trong và ngoài nước để xõy dựng mạng mỏy tớnh giữa cỏc Viện với nhau để cho phộp NDT sử dụng truy cập những nguồn tin của Viện. Đồng thời phối hợp tổ chức cỏc buổi núi chuyện chuyờn đề, giao lưu giữa NDT và tỏc giả.
Ngoài một số hoạt động núi trờn, Viện cần cú những hoạt động thiết thực như:
- Xõy dựng thờm nguồn TLĐT, nhất là CSDL toàn văn. Từ đú cú sự trao đổi, mua bỏn tài liệu giữa cỏc thư viện với nhau thụng qua mạng internet.
- Với cỏc đơn vị chưa kết nối với mạng nờn chia sẻ NLTT cho họ bằng cỏch chuyển dữ liệu đĩa mềm, đĩa CD - ROM,…
- Đưa đường dẫn đến phần mềm thư viện điện tử lờn mạng Internet, để NDT cú thể truy cập, tỡm tài liệu một cỏch nhanh chúng.
- Chuẩn húa khổ mẫu trao đổi thụng tin.
- Tạo lập mạng mỏy tớnh của cỏc thư viện trong hệ thống Viện Hàn lõm KHXHVN mà Viện TTKHXH là nũng cốt và cung cấp sự tiếp cận tới nú cho cỏc Viện nghiờn cứu trực thuộc Viện Hàn lõm KHXHVN và cỏc cơ quan TT - TV trong cả nước.
- Thực hiện dịch vụ cung cấp tài liệu gốc bằng cỏch sao chụp tài liệu hoặc scan cỏc tài liệu rồi chuyển file... thụng qua sự phối hợp giữa cỏc thư viện trong hệ thống.
Để việc chia sẻ NLTT được thuận lợi, cỏc Viện nghiờn cứu và cơ quan TT - TV trong hệ thống phải quan tõm đến tớnh chuẩn trong việc trao đổi dữ liệu như cỏc chuẩn về khổ mẫu MARC21, chuẩn trao đổi dữ liệu ISO 2709,…. Chắc chắn trong quỏ trỡnh phối hợp bổ sung và chia sẻ NLTT, thư viện sẽ gặp khụng ớt khú khăn. Tuy nhiờn thư viện cần nhận thức rừ vai trũ, vị trớ và lợi ớch to lớn của cụng tỏc này. Đồng thời phối hợp với cỏc thư viện cựng hệ thống để cú những thỏa thuận cụ thể về cỏc vấn đề như giỏ cả, bản quyền tỏc giả cũng như kinh phớ phối hợp .
Trờn cơ sở xỏc định rừ nhu cầu của mỗi cơ quan, cỏc thư viện bàn bạc trao đổi với nhau phương thức chia sẻ nguồn lực thụng tin, nhằm quản lý và khai thỏc cú hiệu quả nguồn tài liệu hiện cú của mỗi cơ quan trỏnh lóng phớ.
Việc chia sẻ thụng tin với cỏc đơn vị khỏc khụng chỉ dừng lại ở việc chia sẻ cỏc kết quả xử lý thụng tin toàn văn tài liệu, mà cần mở rộng phạm vi hợp tỏc để chia sẻ cỏc kết quả xử lý thụng tin cũng như hỗ trợ nghiệp vụ trao đổi kinh nghiệm trong việc lờn kế hoạch hoạt động, đào tạo người dựng tin, tạo lập và phỏt triển cỏc sản phẩm hay vỏ cỏc dịch vụ mới.