Thanh lý tài liệu là một trong những hoạt động của cơ quan thụng tin thư viện làm cho nguồn lực thụng tin của được đảm bảo về mặt chất lượng. Ngoài ra cũn giỳp cho việc tỡm tin được nhanh chúng, khụng bị nhiễu tin, phục vụ hiệu quả hơn, tiết kiệm diện tớch kho kệ, giảm chi phớ bảo quản tài liệu. Là cơ sở để thư viện bổ sung những tài liệu mới cú giỏ trị, chất lượng và phự hợp với diện nhu cầu tin của người dựng tin, loại bỏ những tài liệu lỗi
thời, những loại tài liệu ớt được bạn đọc quan tõm và hiện nay khụng cũn sử dụng nữa.
Việc thanh lý tài liệu cũ là một quỏ trỡnh song song với việc bổ sung tài liệu mới nhằm nõng cao hệ số sử dụng của mỗi tài liệu cũng như làm tăng giỏ trị nguồn tin.
Đối tượng thanh lý là:
- Cỏc tài liệu khụng phự hợp với diện bổ sung, nhiều năm khụng cú người sử dụng.
- Cỏc tài liệu bị hư hại khụng thể sử dụng được nữa
- Cỏc tài liệu xuất bản bằng cỏc ngụn ngữ khụng thụng dụng.
Tài liệu khoa học cụng nghệ cú tốc độ già húa khỏc nhau phụ thuộc vào sự phỏt triển nhanh hay chậm của cỏc lĩnh vực khoa học cụng nghệ đú. Nhưng ngược lại tài liệu về khoa học xó hội và nhõn văn thỡ khụng bị già húa theo thời gian mà cú khi càng cổ càng quý.
Khi thanh lý tài liệu, Viện TTKHXH phải tuõn theo cỏc quy trỡnh sau Bước 1: Nghiờn cứu hệ số sử dụng và nội dung cỏc tài liệu cũ của cỏc lĩnh vực
Bước 2: Thành lập hội đồng thanh lọc tài liệu
Bước 3: Lập danh mục cỏc tài liệu dự kiến rỳt khỏi kho phục vụ Bước 4: Hội đồng xem xột và ra quyết định về cỏc tài liệu thanh lọc Bước 5: Thụng bỏo cho cỏc cơ quan thụng tin thư viện khỏc biết về danh mục tài liệu sẽ thanh lọc để nơi nào cú nhu cầu sử dụng thỡ Viện TTKHXH sẽ chuyển giao.
Bước 6: Lập biờn bản thanh lọc.