Nguồn lực thụng tin của Viện TTKHXH được bổ sung từ 3 nguồn chớnh, đú là nguồn mua, nguồn trao đổi và nguồn nhận tặng:
Nguồn mua
Đõy là nguồn bổ sung chủ đạo của Viện TTKHXH hiện nay.
Cụng tỏc tạo nguồn thụng tin của Viện TTKHXH chủ yếu là bằng kinh phớ của Nhà nước cấp cho và thay đổi theo thời gian nhất định. Từ năm 1992 trở lại đõy, Viện TTKHXH là một trong bốn trung tõm thụng tin khoa học và thư viện đầu ngành được nhà nước ưu tiờn cấp kinh phớ để mua tư liệu khoa học xó hội trong nước và ngoài nước.
Với nguồn kinh phớ hàng năm thất thường nờn một số đầu tờn tài liệu bị cắt giảm, đõy là một nguyờn nhõn làm cho thụng tin bị giỏn đoạn, người dựng tin khụng theo dừi liờn tục, tuy nhiờn bao giờ cũng được thu thập, lựa chọn một cỏch cẩn thận về giỏ trị nội dung để phự hợp với nhiệm vụ của Viện TTKHXH và nhu cầu của đụng đảo người dựng tin.
* Về sỏch tiếng Việt. Viện TTKHXH thường đặt mua sỏch tiếng Việt ở cỏc nhà xuất bản hoặc cỏc tổng cụng ty phỏt hành sỏch trung ương và cỏc cửa hàng kinh doanh sỏch bỏo của Nhà nước, nhỡn chung nguồn mua này khỏ ổn định.
Đặt mua sỏch Việt cú nhiều khú khăn phần vỡ sỏch xuất bản khụng nhiều lại chủ yếu tỏi bản và sỏch giỏo khoa, phần nữa vỡ cỏc kế hoạch xuất bản của cỏc nhà xuất bản thường khụng được thụng bỏo trước cụ thể nờn thiếu thụng tin cần thiết để lựa chọn và đặt mua, dẫn đến tỡnh trạng sỏch ra đến đõu thỡ lựa chọn bổ sung đến đú. Tuy nhiờn cỏn bộ bổ sung cú thể đến tận nơi xem nội dung sỏch thậm chớ mượn để trỡnh duyệt lónh đạo vỡ vậy sỏch được lựa chọn kỹ lưỡng.
Cũn đối với sỏch ngoại, việc mua phải qua Xunhasaba, đõy là cơ quan duy nhất ở Viờt Nam được phộp kinh doanh cỏc loại bỏo, tạp chớ nước ngoài. Việc bổ sung sỏch nước ngoài của Viện cũn nhiều biến động và thiếu tớnh hệ thống. Trong thời gian dài Viện khụng cú ngoại tệ nờn khụng thu thập được tài liệu của cỏc nước tư bản, cú lỳc chủ yếu mua sỏch tiếng Nga.
Cỏc thủ tục đặt mua sỏch nước ngoài phức tạp hơn sỏch Việt tuy nhiờn kế hoạch xuất bản của cỏc nước được thụng bỏo từ đầu năm và Viện TTKHXH cú điều kiện lựa chọn toàn bộ danh sỏch kốm theo cỏc thụng bỏo chi tiết về cỏc cuốn sỏch sắp xuất bản trong năm. Vỡ vậy Viện TTKHXH cú thể phõn bố theo tỷ lệ thớch hợp cho từng ngụn ngữ, từng bộ mụn khoa học và phự hợp với khả năng tài chớnh.
* Bỏo và tạp chớ là loại tài liệu cần thiết cho giới nghiờn cứu, đặc biệt là tạp chớ vỡ nú cung cấp phần lớn cỏc thụng tin kết quả nghiờn cứu chuyờn ngành và cú tớnh thời sự hơn so với sỏch.
Trước quyết định đặt mua một loại bỏo, tạp chớ phải nghiờn cứu kỹ cỏc yếu tố như:
- Lợi ớch và tớnh thớch ứng của cỏc tài liệu theo đối tượng người dựng tin.
- Tớnh phự hợp với mục tiờu thường xuyờn và mục tiờu của cơ quan. Đối với bỏo, tạp chớ khi đó mở số đăng ký kho khụng thể cắt đi một cỏch tựy tiện vỡ như vậy người dựng tin khụng thể theo dừi liờn tục và làm mất tớnh hệ thống thụng tin. Hiện nay bỏo, tạp chớ của VIện TTKHXH vẫn cũn biến động chẳng hạn một số bị cắt nhưng một số được bổ sung mới do nhiều lý do trong đú cừ những lý do khỏch quan. Nhiều loại bỏo tạp chớ khụng được xuất bản liờn tục do đỡnh bản, tỏch ra nhiều tờn rồi nhập lại hoặc do cơ quan phỏt hành nhập về khụng đầy đủ.
Bỏo, tạp chớ tiếng Việt
Bỏo, tạp chớ tiếng Việt được bổ sung tăng khỏ đều và ổn định. Giỏ cũng rẻ hơn và đảm bảo tớnh cập nhật. Hàng ngày khoảng 10 giờ sỏng người
dựng tin cú thể tỡm đọc bỏo ngày. Đõy là nguồn thu hỳt người dựng tin đến phũng Bỏo-Tạp chớ của Viện.
Cỏc tạp chớ về khoa học xó hội ở cỏc địa phương trong nước chưa được chỳ ý bổ sung, đõy là nguồn tin đỏng quan tõm. Chỳng cung cấp cho người dựng tin những tư liệu nghiờn cứu tỡnh hỡnh kinh tế - xó hội trờn bỡnh diện quốc gia mà cũn là nguồn tư liệu để trao đổi với nước ngoài.
Bỏo, tạp chớ tiếng nước ngoài
Do xu hướng toàn cầu húa và phỏt triển kinh tế xó hội của đất nước, nhu cầu thụng tin khoa học xó hội
và nhõn văn nước ngoài đặc biệt là cỏc nước phỏt triển ngày càng cao. Nhỡn chung giỏ bỏo, tạp chớ của cỏc nước ngoài rất đắt. Những bỏo, tạp chớ mà Viện TTKHXH mua bằng ngoại tệ qua Xunhasaba là rất quen biết trờn thế giới vỡ cú giỏ trị khoa học cao, chất lượng tốt, được người dựng tin của Viện thường xuyờn sử dụng. Nhiều bài cũn dịch ra tiếng Việt và đăng lại trờn tạp chớ của Việt Nam.
Nhỡn chung về số tờn bỏo và tạp chớ ngày càng tăng, tuy khụng nhiều nhưng đó thỏa món phần nào nhu cầu thụng tin khoa học xó hội và nhõn văn của người dựng tin tại Viện TTKHXH.
Về tài liệu điện tử và cỏc dạng khỏc
Hằng năm toàn Trung tõm KHXH&NV được cấp khoảng 200 000 USD trong đú khoảng 90% dựng để mua bỏo và tạp chớ, số cũn lại để mua sỏch vỡ võy chưa cú kinh phớ để mua nhiều tài liệu khỏc như CD-ROM, băng hỡnh... mặc dự chỳng bổ ớch.
Trước đõy Viện TTKHXH cú mua bổ sung một số ảnh của Thụng tấn xó, những việc này khụng được làm thường xuyờn và một cỏch hệ thống.
*Nguồn trao đổi
Trao đổi tài liệu là một trong những phương thức chớnh để bổ sung tài liệu khoa học trong nước và nước ngoài, hiện nay cú xu hướng phỏt triển mạnh trờn thế giới.
Do duy trỡ mở rộng được quan hệ trao đổi sỏch, bỏo và tạp chớ khoa học với trờn 50 cơ quan, tổ chức trong và ngoài nước. Viện TTKHXH đó tăng cường được một số tờn bỏo, tạp chớ cần phải mua. Giỏ sỏch nước ngoài đắt nhưng Viện TTKHXH cú được chủ yếu là nhờ con đường trao đổi tài liệu, cú thể núi việc trao đổi này mang lại lợi ớch về tài chớnh rất nhiều.
Tuy nhiờn việc trao đổi khụng phải khụng cú những điểm cần bàn như nội dung tài liệu trao đổi, tớnh cập nhật của thụng tin. Đụi khi phớa đối tỏc gửi cho VIện TTKHXH những tài liệu mà VIện đó cú hoặc khụng phự hợp với chức năng của Viện.
*Nguồn nhận biếu tặng
Cú một số cơ quan và cỏc tổ chức nước ngoài thường xuyờn gửi tặng sỏch, bỏo và tạp chớ cho Viện TTKHXH như thư viện quốc gia Phỏp, viện Viễn đụng Bỏc cổ Phỏp, trường Cao học xó hội Phỏp, Thư viện Quốc hội Mỹ, Trường đại học Cornell, UNDP, UNESCO, cỏc đại sứ quỏn nước ngoài ở Hà Nội, Đại sứ quỏn Cộng hũa Phỏp, .. và cỏc đoàn khỏch nước ngoài đến thăm viện.
Số lượng tài liệu nhận được qua con đường trao đổi và nhận tặng khụng nhỉ song khụng phải tất cả số ài liệu này được đưa vào phục vụ người dựng tin. Một số tài liệu khụng cũn giỏ trị thời sự nữa, hoặc cú những tài liệu khụng phự hợp với diện bổ sung của Viện TTKHXH. Vỡ vậy số tài liệu thực sự được đưa vào kho chớnh để phục vụ người dựng tin ở Viện chỉ khoảng 60% - 70%.