2.1.1.1. Đặc điểm về thụng tin/tài liệu truyền thống
Viện TTKHXH hiện đang tàng trữ một số lượng tài liệu xỏm khỏ lớn, được sưu tầm trước năm 1958 do EFEO bàn giao lại. Từ những ngày đầu thành lập, Viện TTKHXH đó kế thừa nguồn lực thụng tin/tài liệu rất lớn của Viện Viễn Đụng Bỏc Cổ Phỏp. Viện Viễn Đụng Bỏc cổ đó bàn giao lại từ trước năm 1958 cho Thư viện của Viện Thụng tin Khoa học xó hội. Đú là cỏc cụng trỡnh nghiờn cứu khoa học, cỏc chuyến đi thực địa, khảo sỏt của cỏc nhà khoa học người Phỏp và người Việt, những bản hương ước và thần tớch thần sắc... Sau năm 1958, Viện TTKHXH bổ sung thờm nhiều tài liệu xỏm khỏc như cỏc bản dịch tài liệu nước ngoài, cỏc luận ỏn nghiờn cứu khoa học, cỏc sỏch chuyờn khảo, cỏc bản tin tài liệu phục vụ nghiờn cứu...
Về sỏch: Sỏch là loại hỡnh tài liệu chủ yếu của Viện. Vốn sỏch của Viện phong phỳ về nội dung và chủng loại, cú nhiều sỏch quý hiếm (tài liệu tra cứu và tài liệu tham khảo). Hiện này, Viện cú khoảng trờn 400.000 bản sỏch; Sỏch tham khảo cú 129.233 bản; Sỏch tra cứu cú 2.640 bản sỏch; Cỏc loại sỏch khỏc268.127bản..
Ngoài cỏc loại sỏch khỏc nhau, Viện cũn cú mụt lượng lớn Tài liệu tra cứu là cỏc bộ bỏch khoa toàn thư, số liệu thống kờ,cỏc loại từ điển niờn giỏm, sỏch tra cứu chuyờn ngành, cỏc luận ỏn tiến sĩ, cỏc kết quả nghiờn cứu khoa học thuộc cỏc đề tài khoa học, chương trỡnh nghiờn cứu khoa học cỏc cấp nhà nước, cấp bộ và cấp viện... Những tài liệu cụ thể như bộ như C. Mac và Ph. Ang – Ghen tổng tập; 50 tập Lờnin toàn tập; 19 tập International of the social sciences; 18 tập encyclopedia univer salis; 29 tập Britannica; Bỏch khoa thư
Việt Nam; Niờn giỏm; Số liệu thống kờ Việt Nam thế kỷ XX; Bỏch khoa thư Hà Nội; từ điển cỏc loại về KHXH & NV…
Kể từ đú đến nay, Viện Thụng tin KHXH đó cú được một nguồn lực thụng tin cổ, quý hiếm, cú giỏ trị tri thức cao. Nguồn lực thụng tin này là những tài liệu nghiờn cứu quý, cú giỏ trị cao về Việt Nam núi riờng và toàn bộ Đụng Dương núi chung. Cỏc tài liệu này là kết quả nghiờn cứu thụng qua cỏc chuyến đi thực địa, khảo sỏt của cỏc nhà khoa học người Phỏp và người Việt thực hiện. Cú những tỏc phẩm cổ nhất Việt Nam như cuốn Từ điển Việt Bồ La của Alexandre Rhode xuất bản từ thế kỷ thứ 17 hoặc bộ Lịch sử Phật giỏo Việt Nam viết bằng tiếng Hỏn được sưu tầm từ những trớ thức Việt Nam cũng cú cựng độ tuổi.
Viện cũn cú một số sỏch Hỏn ngữ cổ được chuyờn gia Trung Quốc đỏnh giỏ là sỏch quý hiếm. Nhúm tài liệu chuyờn biệt về thần tớch thần sắc, hương ước, sắc phong cho làng xó Việt Nam thời trước. Cỏc tài liệu này được viết bằng chữ Việt, chữ Nụm đó được cỏc lý trưởng trong làng xỏc nhận. Tài liệu này là căn cứ quan trọng để Bộ Văn húa Thụng tin (nay là Bộ Văn húa, Thể thao và Du lịch) cụng nhận là cỏc cụng trỡnh văn húa, di tớch lịch sử.
Viện cũng cú gần khoảng 58.000 ảnh phản ỏnh về Đụng Dương và Việt Nam từ thời Phỏp chiếm đúng ở Việt Nam cho đến nay. Viện cũn lưu giữ một số lượng lớn 2500 tấm bản đồ, tranh ảnh do Viện Viễn Đụng Bỏc Cổ của Phỏp để lại, phản ỏnh đầy đủ địa dư của Việt Nam và Đụng Dương thời điểm trước 1945. Ngoài ra, Viện cũn lưu giữ rất nhiều nguồn thụng tin/tài liệu dưới cỏc dạng khỏc như: tranh, ảnh tư liệu, phim, đĩa hỏt, bản dập nổi bia… Nguồn tài liệu này do EFEO bàn giao lại, sau năm 1957. Qua thời gian từ ngày thành lập đến nay, Viện Thụng tin KHXH cú bổ sung thờm phim, ảnh, bản đồ, atlas…- những tài liệu được cỏc nhà nghiờn cứu khoa học đặc biệt quan tõm. Cụ thể:
- Tập atlas: 122 tập gồm 4295 tờ;
- Ảnh: 58.003 tấm; Phim ảnh (kớnh): 23441 tấm;
- Phim ảnh (nhựa): 2844 tấm; Phim cuốn: 5776 cuốn; Phim tấm: 3107 tấm; - Sắc phong: 356 bản; - Tranh: 107 bản; - Bản dập nổi bia: 69 bản; - Bản vẽ: 83 bản; - Bưu ảnh: 26.108 tấm
Phần lớn cỏc tài liệu gốc này khụng được đưa ra phục vụ rộng rói cho người dựng tin vỡ nhiều lý do như: chưa đỳng đối tượng; bản cần được bảo quản tài liệu gốc; thiếu mỏy đọc đối với tài liệu vi hỡnh. Chỉ cú bộ sưu tập ảnh hiện đó được sao chụp và đưa ra phục vụ bản sao. Hiện tượng này là hạn chế của Viện Thụng tin KHXH, làm giảm nhu cầu tin của người dựng tin đến Viện.
Về bỏo, tạp chớ, hiện nay Viện hiện lưu giữ 531 tờn bỏo với 65.458 số, 1.216 tờn tạp chớ với 62.304 số. Cỏc tạp chớ và bỏo này dưới nhiều ngụn ngữ và chủ đề khỏc nhau.
Viện cũng dịch và xuất bản nhiều tỏc phẩm khoa học cú giỏ trị của cỏc học giả nước ngoài. Nhiểu Tài liệu cụng bố và cũng cú nhiều tài liệu khụng cụng bố. Đối với Tài liệu cụng bố thường được cỏc nhà xuất bản phỏt hành cú đỏnh chỉ số ISSN, được phõn phối qua cỏc kờnh phỏt hành chớnh thức như cỏc nhà xuất bản, cỏc cụng ty, hiệu sỏch, đại lý phỏt hành.
Tài liệu khụng cụng bố//tài liệu xỏm của Viện cũng khỏ lớn. Đõy là những tài liệu thu thập được từ cỏc cơ quan chớnh phủ, cỏc viện nghiờn cứu, cỏc trường học, cỏc tổ chức thương mại, cụng nghiệp dưới dạng in hoặc điện tử và khụng kiểm soỏt được bởi cỏc nhà xuất bản thương mại.
2.1.1.2. Đặc điểm về tài liệu hiện đại
Trong số cỏc loại nguồn lực thụng tin điện tử thỡ CSDL thư mục đúng vai trũ chủ đạo. Đõy là loại CSDL rất quan trọng, phản ỏnh nguồn lực thụng tin truyền thống của cỏc cơ quan thụng tin, thư viện. Bởi cỏc CSDL lưu trữ đầy đủ thụng tin về tài liệu cú thể truy cập với cụng cụ tra cứu tỡm tin linh hoạt, thuận lợi và nhanh chúng như: tỡm tin cú trợ giỳp, tỡm tin trỡnh độ cao, tỡm tin theo từ điển, tỡm tin theo nhan đề tài liệu, tỡm tin tự do… cú thể truy nhập cựng một lỳc tới nhiều vấn đề mà họ quan tõm. Ngoài ra, cú thể cập nhật thụng tin, bổ sung dữ liệu, hiệu đớnh, sao lưu, bảo trỡ cỏc file dữ liệu một cỏch nhanh chúng, dễ dàng. Hiện nay, Viện đang ỏp dụng phần mềm Hệ quản trị CSDL CDS/ISIS for Window cú nhiều ưu điểm như cỏc cụng đoạn tạo cấu trỳc CSDL, tạo và sửa format hiện hỡnh được mỏy trợ giỳp hoàn toàn nờn đơn giản và tiện ớch, cỏc font chữ nhiều màu sắc và cú thể dễ dàng thay đổi kiểu chữ, cỡ chữ và cỏc tiện ớch như bổ sung, bỏ hoặc thay thế dữ liệu tự động đó hỗ trợ đắc lực cho Thư viện của Viện trong việc xõy dựng, quản trị và khai thỏc cỏc CSDL và chia sẻ nguồn lực thụng tin.
Ngay từ năm 1995, Viện Thụng tin KHXH đó bắt đầu tổ chức xõy dựng cỏc CSDL. Đến năm 2000 đó chớnh thức đưa ra khai thỏc phục vụ người dựng tin. Đến nay Viện đó xõy dựng được 16 CSDL Thư mục. Ngoài ra, Viện TTKHXH cũn cú một hệ thống cỏc cơ sở dữ liệu toàn văn và túm tắt trờn đĩa CD-ROM với khoảng 250 đĩa CD (CSDL tạp chớ nước ngoài toàn văn của Wilson trờn đĩa CD-ROM bằng tiếng Anh; CSDL Country Forecast của Dialog trờn đĩa CD-ROM; Toàn bộ kho sỏch Tứ Khố Toàn Thư gồm 185 đĩa CD-ROM bằng tiếng Trung Quốc, Niờn giỏm thống kờ thế giới 1997-2007 bằng tiếng Trung Quốc, Bản tin Tõn hoa xó….). Cỏc đĩa DC trờn cú nội dung khoảng 35 chủ đề khỏc nhau. Số lượng CD này là cỏc cơ sở dữ liệu toàn văn và thư mục do Viện đặt mua từ cỏc nhà xuất bản trong nước và ngoài nước, do cỏc tổ chức quốc tế tặng hoặc do cỏn bộ của Viện thu thập được sau cỏc chuyến đi dự hội nghị, hội thảo trong nước và quốc tế. Ngoài ra, Viện
TTKHXH cũn cú một số CSDL trực tuyến đó mua bản quyền của cỏc nhà cung cấp như: CSDL Ebsco, Blackwell… truy cập và tỡm kiếm tự xõy dựng CSDL thụng qua mạng Internet.
Hiện nay, Thư viện của Viện TTKHXH đó xõy dựng và bổ sung được một lượng lứn cơ sở dữ liệu. Nguồn lực CSDL đú là:
1. Thần thớch thần sắc: 12.769 biểu ghi 2. Hương ước: 5.638 biểu ghi
3. Bài tạp chớ: 30 001 biểu ghi 4. Mục lục tờn tạp chớ: 617 biểu ghi
5. Sỏch của Viện TTKHXH: 11 497 biểu ghi 6. Sỏch khi QTO và kho Latin: 46 109 biểu ghi 7. Tớch hợp sỏch toàn trung tõm: 17 790 biểu ghi
Ngoài ra cũn một số đề tài xõy dựng CSDL dạng thư mục khỏc chưa hoàn tất thủ tục đưa ra phục vụ như:
8. CSDL hũi cố sỏch Việt: 4 473 biểu ghi 9. Cụng bỏo: 3854 biểu ghi
Cỏc CSDL dạng thư mục trờn đõy được xõy dựng trờn phần mềm CDS/ISIS do UNESCO cung cấp miễn phớ.
- Hiện nay Viện Thụng tin Khoa học xó hội đang xõy dựng chớnh sỏch phỏt triển toàn diện nguồn lực thụng tin điện tử
Hiện nay trong định hướng hoạt động của Viện đó đề cập tới ưu tiờn xõy dựng và phỏt triển NLTTĐT như ưu tiờn xõy dựng CSDL thư mục, CSDL toàn văn,…. Chớnh vỡ vậy cần cú chớnh sỏch cụ thể về số húa tài liệu (vớ dụ đề ra mục tiờu cụ thể trong 5 năm tới sẽ số húa được 20-30% kho tài liệu). Đồng thời cho phộp mở rộng cụng việc mua những xuất bản phẩm trờn thị trường, mua trọn vẹn TLĐT, những CSDL trực tuyến... thuờ quyền khai thỏc thụng tin trờn mạng trong một thời gian nhất định tương ứng với một mức độ chi phớ phự hợp.
- Số húa tài liệu của Viện thụng tin Khoa học xó hội
Hiện tại Viện đó tiến hành số húa tài liệu; Thu thập từ cỏc nguồn như:
+ Nguồn mua:
+ Nguồn trao đổi, biếu tặng: 500 cuốn ( tài liệu tổng hợp từ sỏch, bỏo, tạp chớ)
+ Nguồn tự số húa: 15.000 cuốn ( Chủ yếu những tài liệu quý hiếm như Hương ước, Thần tớch thần sắc, Nhật Bản cổ, Trung Quốc Cổ). Những loại hỡnh tài liệu khỏc chưa được số húa. Vỡ vậy, trong thời gian tới lónh đạo Viện cần hoàn thiện chớnh sỏch số húa, chỳ trọng mở rộng đối tượng số húa, ưu tiờn và đầu tư cho cụng tỏc số húa tài liệu, quan tõm đến cả số lượng và chất lượng TLS húa.