Ngày nay, một trong những vấn đề quan trọng được đặt lờn hàng đầu trong hoạt động thụng tin thư viện là việc xõy dựng một nguồn lực thụng tin lớn, tương thớch, đủ khả năng đỏp ứng được nhu cầu tin của người dựng tin trong Viện TTKHXH núi riờng và Viện Hàn lõm KHXHVN núi chung.
Hiệu quả của hoạt động thụng tin phụ thuộc phần lớn vào chất lượng, sự đa dạng và đầy đủ của nguồn lực thụng tin. Cú được nguồn lực như vậy, thư viện mới cú thể kộo được người dựng tin đến với thư viện ngày một đụng.
Mặc dự cú nhiều cố gắng trong cụng tỏc bổ sung, trao đổi nhưng thực tế nguồn lực thụng tin của Thư viện vẫn chưa đỏp ứng được nhu cầu của người dựng tin. Trong thời gian tới, Thư viện phải tớch cực hơn trong cụng tỏc tạo nguồn tài liệu để làm cho vốn tài liệu đầy đủ và phong phỳ hơn. Một số chủ đề về Việt Nam học, Nhõn học là những vấn đề đang được nhiều người quan tõm nhưng khả năng đỏp ứng cũn thấp.
Tuy nhiờn, việc tăng cường nguồn lực thụng tin phụ thuộc rất nhiều vào nguồn kinh phớ nhà nước cấp. Chớnh sỏch của Viện TTKHXH phụ thuộc vào chớnh sỏch của Viện Hàn lõm KHXHVN. Lónh đạo Viện TTKHXH căn cứ vào đú để đưa ra một chớnh sỏch cụ thể cho Viện mỡnh. Núi chung trong những năm qua Viện TTKHXH đó quan tõm nhiều đến việc xõy dựng
NLTTĐT đặc biệt là xõy dựng cỏc CSDL thư mục và từ năm 2010 đến nay đó quan tõm đến vấn đề xõy dựng CSDL toàn văn và bổ sung nguồn TLĐT.
Nguồn kinh phớ chớnh và duy nhất để Viện TTKHXH phỏt triển nguồn thụng tin đú là ngõn sỏch Nhà nước. Trong 3 năm trờ lại đõy (2010-2013) ngõn sỏch Nhà nước cấp để bổ sung vốn sỏch bỏo cho thư viện tăng từ mức 1.500.000.000 đến 2.000.000.000đ. Căn cứ vào nguồn kinh phớ này Viện TTKHXH đó đưa ra một chớnh sỏch cụ thể để xõy dựng NLTTĐT như sau:
- Dành một phần kinh phớ để bổ sung tài liệu trong nước và nước ngoài. Chủ yếu bổ sung cỏc ấn phẩm sỏch, bỏo - tạp chớ ở tất cả cỏc ngữ Việt, Nga, Latinh, Trung Quốc (cụ thể khoảng 50 - 60% kinh phớ).
- Phần kinh phớ cũn lại để xõy dựng NLTTĐT (xõy dựng CSDL thư mục và xõy dựng CSDL toàn văn và bổ sung TLĐT), bảo quản, nõng cao nghiệp vụ… Với một thư viện đặc thự thỡ số lượng bổ sung tài liệu vào Viện cũn quỏ ớt. Vậy làm thế nào để nõng cao nguồn lực thụng tin đỏp ứng ngày càng cao của người dựng tin trong thời đại bựng nổ thụng tin tri thức và điều kiện kinh phớ và khối lượng thụng tin ngày càng tăng lờn theo cấp số nhõn đang là bài toỏn đặt ra cho Viện TTKHXH.
*Điều chỉnh diện bổ sung tài liệu
Xỏc định nhu cầu trước mắt và lõu dài của người dựng tin và đặt ra những ưu tiờn trong sự phõn bổ kinh phớ để đỏp ứng những nhu cầu của họ; thiết lập những tiờu chuẩn chất lượng cho việc lựa chọn và thanh lọc tài liệu; thụng bỏo cho bạn đọc, người dựng tin, cỏc cơ quản lý, và cỏc CQTTTV khỏc trong địa bàn về phạm vi và bản chất cụng tỏc bổ sung của cơ quan mỡnh, làm cho sự hợp tỏc phỏt triển nguồn tin giữa cỏc tổ chức khỏc nhau trong một vựng hay một khu vực trở nờn dễ dàng hơn; làm giảm tớnh chủ quan cỏ nhõn khi lựa chọn tài liệu ( khi một cỏ nhõn phải đưa ra một quyết định bổ sung hay khụng bổ sung một tài liệu nào đú, thỡ cỏ nhõn đú rất dễ cú những quyết định mang tớnh chủ quan); để bảo đảm tớnh liờn tục, nhất quỏn của bộ sưu tập khi cỏn bộ bổ sung và ban quản lý thay đổi;
*Cỏc mức độ bổ sung
Căn cứ vào điều kiện thực tế của Viện TTKHXH và kinh nghiệm bổ sung của cỏc thư viện trong nước cũng như thế giới, chớnh sỏch phỏt triển nguồn lực thụng tin của viện TTKHXH nờn quy định như sau:
Dựa vào chức năng, nhiệm vụ và đặc thự của Viện.
Đưa ra hướng bổ sung ưu tiờn cũng như mức độ bổ sung cho từng chủ đề, từng chuyờn ngành cụ thể.
Đưa ra cỏc tiờu chớ lựa chọn cỏc loại hỡnh cụ thể, cỏc tiờu chớ thanh lọc cỏc tài liệu khụng cũn phự hợp nữa.
Đảm bảo tớnh nhất quỏn cao và tớnh liờn tục trong cỏc giai đoạn phỏt triển nguồn tin, kể cả trong trường hợp cú sự biến động hay thay đổi về nhõn sự làm về cụng tỏc phỏt triển nguồn, hạn chế yếu tố chủ quan khi lựa chọn tài liệu.
Căn cứ vào nhu cầu tin của người dựng tin, xõy dựng cơ chế hoạt động hai chiều với người dựng tin. Cần tiến hành nghiờn cứu nhu cầu tin của người dựng tin thường xuyờn, để cú chớnh sỏch bổ sung phự hợp.
Trong những năm gần đõy, hoạt động thư viện ở Việt Nam đó cú nhiều chuyển biến theo hướng hiện đại húa. Nhu cầu về loại hỡnh tài liệu rất đa dạng, ngoài tài liệu truyền thống, cỏc thư viện cũn dành một phần khụng nhỏ cho việc phỏt triển nguồn tin điện tử như đặt mua cỏc CSDL, tạp chớ điện tử, xõy dựng cỏc thư viện điện tử. Một loạt cỏc mục lực trực tuyến tra cứu tư liệu của cơ quan thụng tin thư viện được kết nối mạng Internet như: Trung tõm Thụng tin Khoa học và Cụng nghệ quốc gia, Thư viện Quốc gia, cỏc trường đại học, cỏc thư viện tĩnh, Thành phố trực thuộc Trung Ương. Kết quả triển khai này cho thấy bước đầu đó khẳng định con đường hướng tới chuẩn húa, chia sẻ và hội nhập của thư viện Việt Nam với thế giới là tất yếu.
Qua khảo sỏt người dựng tin tại Viện cho thấy đa số số người dựng tin yờu cầu bổ sung thờm tài liệu điện tử. Xuất phỏt từ yờu cầu thực tế của Viện
và xu hướng phỏt triển chung của ngành thư viện trong nước, ngay từ lỳc này Viện nờn cú chớnh sỏch bổ sung nguồn tài liệu điện tử song song với tài liệu truyền thống. Như vậy Viện mới đỏp ứng được nhu cầu tin ngày một phỏt triển của người dựng tin và bắt kịp được với tốc độ phỏt triển của hệ thống thư viện trong nước và quốc tế. Thư viện nờn xõy dựng và phỏt triển “nguồn tài liệu điện tử” bằng cỏch chuyển cỏc CSDL của Viện lờn Internet, đồng thời khai thỏc, sử dụng những nguồn tin điện tử thớch hợp trờn mạng do cỏc cơ quan thụng tin khỏc thiết lập. Củng cố và phỏt triển cỏc quan hệ trao đổi và cỏc hỡnh thức trao đổi, liờn kết với cỏc cơ quan, thư viện nằm trong cũng như ngoài Viện Hàn lõm KHXHVN để được truy cập và tra cứu, tham khảo thụng tin từ cỏc nguồn tin của họ.
Do đặc thự riờng của Viện, người dựng tin tại Viện cú thể sử dụng thành thạo 3 đến 4 thứ tiếng, thụng dụng nhất là tiếng Anh, Trung, Nga, Phỏp, v.v. Như vậy, cần tập trung bổ sung tài liệu tiếng Việt, tài liệu tiếng Anh, tiếng Trung là ngụn ngữ cú nhiều người cú khả năng sử dụng. Tài liệu ngụn ngữ khỏc nếu cú giỏ trị cao, hiếm, nhõn bản tài liệu, hoặc bổ sung một lượng nhỏ nếu cú điều kiện và kinh phớ.
Với số kinh phớ hạn hẹp, trong một “ xó hội thụng tin” hiện nay, cỏc thư viện khụng thể mua đầy đủ cỏc tài liệu để thỏa món tối đa nhu cầu tin của người dựng tin. Giải phỏp cho vấn đề này, điều quan trọng là phải liờn kết cỏc thư viện và chia sẻ nguồn lực thụng tin trong Hệ thống cỏc thư viện thuộc Viện Hàn lõm KHXHVN để cú sự hợp tỏc và chia sẻ, hỗ trợ lẫn nhau.
Hiện nay trong định hướng hoạt động của từng thư viện đó đề cập tới ưu tiờn xõy dựng và phỏt triển NLTT, tuy nhiờn, lại ưu tiờn CSDL thư mục, chưa quan tõm đến việc phỏt triển nguồn TL toàn văn và TT ngoại sinh.
Chớnh vỡ vậy cần cú chớnh sỏch cụ thể về số húa tài liệu. Đồng thời cho phộp mở rộng cụng việc mua những xuất bản phẩm trờn thị trường, những CSDL trực tuyến...
*Thanh lọc tài liệu
Việc thanh lọc tài liệu cũ là một quỏ trỡnh song song với việc bổ sung tài liệu mới nhằm nõng cao hệ số sử dụng của mỗi tài liệu cũng như làm tăng giỏ trị của nguồn thụng tin.
Đối tượng thanh lọc:
- Cỏc tài liệu khụng phự hợp với diện bổ sung, nhiều năm khụng cú người sử dụng;
- Cỏc tài liệu hư hại khụng thể sử dụng được nữa
- Cỏc tài liệu xuất bản bằng cỏc ngụn ngữ khụng thụng dụng.
Tài liệu khoa học cụng nghệ cú tốc độ già húa khỏc nhau, phụ thuộc vào sự phỏt triển nhanh hay chậm của cỏc lĩnh vực khoa học cụng nghệ đú.
Nhưng ngược lại tài liệu về khoa học xó hội và nhõn văn thỡ khụng bị già húa theo thời gian, mà cú khi càng cổ càng quớ.
Vỡ vậy khi thanh lọc tài liệu, Viện TTKHXH phải tuõn theo cỏc quy trỡnh sau:
1: Nghiờn cứu hệ số sử dụng và nội dung cỏc tài liệu cũ của cỏc lĩnh vực.
2: Thành lập hội đồng thanh lọc tài liệu
3: Lập danh mục cỏc tài liệu dự kiến rỳt khỏi kho phục vụ 4: Hội đồng xem xột và ra quyết định về cỏc tài liệu thanh lọc
5: Thụng bỏo cho cỏc cơ quan thụng tin, thư viện khỏc biết về danh mục tài liệu sẽ được thanh lọc để nơi nào cú nhu cầu sử dụng thỡ Viện TTKHXH sẽ chuyển giao.
6: Lập biờn bản thanh lọc.
Chớnh sỏch phỏt triển nguồn lực thụng tin của Viện TTKHXH phải được Viện trưởng phờ duyệt và phải được bổ sung va hiệu chỉnh thường xuyờn, tốt nhất là mỗi năm một lần để kịp thời đỏp ứng với tỡnh hỡnh, vỡ cú nhiều yếu tố tỏc động đến quỏ trỡnh thực thi chớnh sỏch như sự phỏt triển của cỏc ngành khoa
học, cỏc định hướng ưu tiờn phỏt triển khoa học của quốc gia, sự tăng giảm kinh phớ dành cho bổ sung tài liệu hàng năm, thành phần bạn đọc...