Cơ sở vật chất kỹ thuật, trang thiết bị cú tỏc động rất lớn đến sự phỏt triển nguồn lực thụng tin của Thư viện. Cơ sở vật chất là yếu tố hỗ trợ đắc lực để nguồn lực thụng tin phỏt triển. Cơ sở vật chất được đầu tư vững chắc, hiện đại sẽ giỳp cho nguồn lực thụng tin phỏt triển mạnh hơn, đỏp ứng và thỏa món nhu cầu của người dựng tin tốt hơn.
Cơ sở vật chất kỹ thuật là một trong những thành phần quan trọng khụng thể thiếu của cơ quan Thư viện, bao gồm: trụ sở, trang thiết bị Thư viện. Cơ sở vật chất kỹ thuật đầy đủ, tiện nghi, thuận lợi, đú cũng là yếu tố ảnh hưởng đến việc thu hỳt bạn đọc đến Thư viện. Cơ sở vật chất, trang thiết bị là một trong 4 yếu tố chớnh tạo nờn chất lượng của hoạt động thụng tin - thư viện, chớnh vỡ vậy nờn cần chỳ trọng đầu tư, trang bị đầy đủ mọi phương tiện cần thiết đảm bảo cho hoạt động Thư viện. Một trong những khú khăn trầm trọng và kộo dài nhiều năm là tỡnh trạng cỏc kho bảo quản sỏch bỏo chật chội tới mức khụng thể cho phộp hoạt động và hầu như thiếu cỏc trang thiết bị bảo quản. Sau hơn 100 năm duy trỡ và phỏt triển vốn sỏch bỏo của Viện tăng lờn nhiều lần trong khi đú diện tớch kho bảo quản trờn thực tế gần như khụng thay đổi nhiều. Do đú dẫn đến tỡnh trạng sỏch bỏo khoa học nhập về khụng trỏnh khỏi bị hư hỏng, rỏch nỏt; Nhưng sự phỏt triển khoa học xó hội đũi hỏi khụng thể ngừng dũng sỏch bỏo tư liệu nhập về Viện
Phũng làm việc, phũng đọc kho sỏch cũn rất thiếu. Đa số cỏc đơn vị bố trớ phũng làm việc của cỏn bộ thụng tin-thư viện chung với phũng đọc của thư viện dựng cho độc giả.
Từ năm 2005 đến nay bằng nhiều kờnh khỏc nhau Viện đó cố gắng xõy dựng hệ thống cơ sở vật chất kỹ thuật về cụng nghệ thụng tin đạt tới mức khỏ tốt ở Việt Nam. Hiện Viện cú hệ thống mạng gồm hệ mỏy chủ và 100% mỏy tớnh nối mạng với đường kết nối Internet cụng nghệ FTTH cú IP tĩnh và một số trang thiết bị cụng nghệ thụng tin khỏc nhau. Tuy nhiờn thực tế hệ thống cơ
sở vật chất hiện chưa đỏp ứng được nhu cầu về hoạt động thụng tin và thư viện của Viện tại thời điểm hiện nay.
Hệ thống mỏy múc thiết bị đó được đầu tư khỏ hơn những năm trước song vẫn cũn thiếu thốn, lạc hậu, khú bảo đảm cho việc kết nội mạng nội bộ, cũng như cho việc nối mạng hệ thống chung toàn Viện Khoa học Xó hội Việt Nam với toàn quốc và quốc tế.
Cơ sở vật chất là vấn đề vụ cựng quan trọng đối với cỏc Viện hiện nay, nhưng khụng thể tiến hành ngay một lỳc vỡ kinh phớ cú hạn. Viện TTKHXH cần cú phương hướng, kế hoạch đầu tư phỏt triển cụ thể để đỏp ứng được yờu cầu Viện Khoa học Xó hội Việt Nam đó đề ra.
Hệ thống sản phẩm thụng tin cũng là một yếu tố quan trọng cấu thành khụng thể thiếu của nguồn lực thụng tin. Ngoài những tài liệu bổ sung mới hàng năm Viện cũng tạo tạo ra một hệ thống cỏc sản phẩm thụng tin của riờng mỡnh. Đú là những sưu tập chuyờn đề như Khu vực hoỏ và Toàn cầu hoỏ - Hai mặt của tiến trỡnh hội nhập, Hà Nội - Tư liệu ảnh, Trật tự thế giới sau chiến tranh lạnh, Chủ nghĩa tư bản mới hay diện mạo mới của chủ nghĩa tư bản, 100 nhà lý luận phờ bỡnh văn học của thế kỷ 20….. Thờm vào đú, hàng quý, Viện cho ra Niờn giỏm Thụng tin KHXH, một trong những ấn phẩm được hoan nghờnh từ phớa cỏc nhà nghiờn cứu. Niờn giỏm Thụng tin KHXH phản ỏnh những vấn đề mới chủ đạo của thế giới trong lĩnh vực khoa học xó hội. Một ấn phẩm khỏc của Viện cũng khụng kộm phần quan trọng và là tiếng núi đại diện cho khoa học xó hội núi chung đú là Tạp chớ Thụng tin KHXH ra mỗi thỏng một kỳ. Tạp chớ được xem là một trong những tạp chớ khoa học uy tớn về lĩnh vực khoa học xó hội. Ngoài ra, bắt đầu từ năm 2007, Viện đó cho xuất bản mỗi năm 4 số tạp chớ viết bằng tiếng nước ngoài (chủ yếu bằng tiếng Anh) được bạn đọc đỏnh giỏ cao.
Đồng thời, nhiều sản phẩm và dịch vụ thụng tin phong phỳ đó được thực hiện. Đú là cỏc bản thư mục giới thiệu cỏc tài liệu mới nhập vào thư
viện. Trung bỡnh một năm mỗi thư viện ra 4 cuốn Thụng bỏo sỏch mới, mỗi cuốn giới thiệu khoảng 100 tài liệu mới nhập. Hàng thỏng, cỏc thư viện cũng tham gia thụng bỏo sỏch mới của cỏc thư viện Viện KHXHVN dưới dạng chuyển file ISO.
Hiện nay, 100% cỏc thư viện ứng dụng cụng nghệ thụng tin đều cú CSDL phản ỏnh kho tài liệu của mỡnh.
Bảng số 2.2. Tỡnh hỡnh ứng dụng CNTT của cỏc Thƣ viện TT Thƣ viện Vốn TL Xõy dựng CSDL Mạng Internet Cung cấp CSDL Thƣ mục lờn Cổng TTĐT Cung cấp cỏc bản tin lờn Cổng TTĐT 1 Viện TTKHXH 400.000 366.566 X X X
Ngoài cỏc ấn phẩm là sỏch và tạp chớ được xuất bản chớnh thức cũn phải kể đến nhiều tập kiến nghị khoa học được gửi tới cỏc Đại hội Đảng, cỏc đồng chớ lónh đạo từ Trung ương tới cỏc ngành cỏc cấp, gúp phần cung cấp cỏc luận cứ khoa học cho việc hoạch định đường lối chớnh sỏch của Đảng và Nhà nước.
* Về Thư mục thụng bỏo sỏch mới:
Là loại thư mục thụng tin về cỏ loại sỏch bỏo, tư liệu... mới nhập về thư viện. Nhiệm vụ của nú là thoả món nhu cầu tin tức đối với tất cả cỏc loại tài liệu mới được xuất bản. Cỏc thư viện tổ chức biờn soạn “Thư mục thụng bỏo sỏch mới” của từng thư viện định kỳ ba thỏng một số. “Thư mục thụng bỏo sỏch mới nhập về cỏc thư viện trực thuộc Viện KHXHVN” do viện Thụng tin KHXH biờn soạn định kỳ mỗi thỏng một số.
* Về Thư mục chuyờn đề:
Được biờn soạn với khối lượng rộng lớn để phục vụ rộng rói cỏc nhà lónh đạo, cỏc cỏn bộ nghiờn cứu, người dựng tin trong toàn Viện KHXH nhằm tuyờn truyền, hướng dẫn đọc cỏc tài liệu phục vụ cho hai mục đớch chớnh: hỗ trợ việc nghiờn cứu khoa học và phục vụ cụng tỏc tuyờn truyền. Vỡ vậy thư mục này thường được biờn soạn nhõn những sự kiện lớn của đất nước, của ngành khoa học hay của Viện.
Vớ dụ: Năm 2000, Viện Thụng tin KHXH cú biờn soạn “Thư mục ngàn năm Thăng Long – Hà Nội”; “Tổng mục lục tạp chớ Thụng tin Khoa học Xó hội 1978 – 1998”
* Tài liệu phục vụ nghiờn cứu (Tin nhanh và tin đặc biệt):
Do viện Thụng tin KHXH biờn soạn gửi đến tất cả cỏc thư viện trong hệ thống. Đõy là loại hỡnh tài liệu dịch toàn văn cỏc bài viết mới được cụng bố trờn sỏch, bỏo và (chủ yếu là) tạp chớ nước ngoài về những vấn đề khoa học lý luận – KHXH&NV đang được giới dựng tin nước ta quan tõm. Bản tin loại này được xuất bản lần đầu tiờn vào thỏng 9/1990. Tin nhanh thể hiện tớnh đặc thự và độc đỏo của thụng tin khoa học xó hội ở nước ta, phục vụ kịp thời cho nghiờn cứu KHXH và hoạch định chớnh sỏch trong quỏ trỡnh đổi mới, cụng nghiệp hoỏ, hiện đại hoỏ đất nước.Tin nhanh đó nhanh chúng trở thành bản tin mũi nhọn của Viện và gúp phần đỏp ứng một nhu cầu thụng tin rất lớn ở nước ta hiện nay. Mỗi năm, Viện Thụng tin KHXH biờn soạn, cung cấp 145 số bản tin gúp phần bảo đảm thụng tin đa dạng, khắc phục tỡnh trạng thiếu hụt thụng tin, gúp phần phục vụ nghiờn cứu khoa học, hoạt động lý luận và sự chỉ đạo quản lý của cỏc cơ quan Đảng, Nhà nước và cỏc ngành, cỏc cấp từ Trung ương đến cỏc địa phương trong tỡnh hỡnh mới.
Dưới đõy sẽ khảo sỏt 4 loại nguồn lực thụng tin hiện đại của cỏc thư viện trực thuộc Viện KHXHVN:
Cơ sở dữ liệu chuyờn đề: là CSDL thư mục được cỏc thư viện quan tõm phỏt triển. Viện Thụng tin KHXH cú CSDL “Đường phố Hà Nội” (638 biểu ghi), “ảnh Hà Nội” (12.901 biểu ghi); Viện Nghiờn cứu Hỏn – Nụm cú CSDL “Giới thiệu về cỏc nhà khoa bảng Việt Nam thời phong kiến” (3.126 biểu ghi)…
Ngoài cỏc CSDL này, thư viện cũng đang tiến hành xõy dựng CSDL tớch hợp tạp chớ theo kế hoạch của Dự ỏn xõy dựng CSDL tớch hợp tạp chớ toàn Viện KHXHVN(theo khổ mẫu MARC 21), trong việc sử dụng chung nguồn thụng tin của cỏc thư viện trong Viện KHXHVN.
Bờn cạnh cỏc CSDL tự xõy dựng, cỏc thư viện cũng đó tận dụng Internet và cỏc kờnh khỏc để khai thỏc cỏc nguồn tài liệu điện tử bờn ngoài như Thư viện Viện Thụng tin KHXH cú CSDL tạp chớ nước ngoài toàn văn của Wilson trờn đĩa CD-ROM (tiếng Anh), CSDL Country Forecast của Dialog trờn đĩa CD-ROM, Bộ Văn uyờn Tứ Khố Toàn Thư gồm 150 đĩa CD- ROM (tiếng Trung Quốc).
* Ấn phẩm điện tử
Từ năm 1998, một số thư viện đó bắt đầu quan tõm tới việc sưu tầm cỏc loại ấn phẩm điện tử trờn đĩa CD – ROM. Tuy nhiờn do điều kiện kinh phớ cũn hạn chế nờn số lượng đĩa CD – ROM sưu tầm được khụng nhiều (hơn 1000 đĩa gồm cỏc CSDL dữ kiện và tài liệu toàn văn như: cỏc bỏch khoa thư, từ điển, cỏc thụng tin mang nội dung chuyờn ngành xó hội, ngụn ngữ... Do kinh phớ cú hạn, nờn chưa một thư viện nào trong hệ thống cỏc thư viện trực thuộc Viện Hàn Lõm KHXHVN cú phũng đọc điện tử riờng nờn việc khai thỏc cỏc ấn phẩm điện tử cũn gặp nhiều hạn chế.
* Băng video
Theo thống kờ, hiện tại cỏc thư viện trực thuộc Viện Hàn Lõm KHXHVN cú hơn 600 băng video cỏc loại gồm thụng tin về lĩnh vực KHXH (dõn tộc, tụn giỏo, kinh tế, chớnh trị, triết học, xó hội học, con người…)trong và ngoài nước.
* Nguồn lực thụng tin điện tử trờn mạng Internet
Hiện nay hoạt động thụng tin khoa học của Viện TTKHXH đang được tăng cường cả về chất lượng và số lượng cỏc nguồn tin đưa vào phục vụ độc giả tra cứu bằng việc đẩy mạnh việc ứng dụng tin học vào hoạt động thư viện. Bờn cạnh việc cung cấp cho cỏc nhà khoa học cỏc điều kiện để khai thỏc hiệu quả cỏc nguồn tài liệu thư viện hiện cú, một số thư viện đó xõy dựng thành cụng cỏc cổng thụng tin điện tử với nhiều nguồn tin cú giỏ trị khoa học và thực tiễn của cỏc cơ quan, thư viện khỏc trong và ngoài nước. Hoạt động thụng tin - thư viện ngày càng đúng gúp hiệu quả hơn cỏc yờu cầu về thụng tin phục vụ nghiờn cứu khoa học của Viện TTKHXH và nhiều yờu cầu khỏc của xó hội.
Một kết quả cú ý nghĩa to lớn nữa là việc đưa Website Viện TTKHXH và Thư viện điện tử Viện TTKHXH vào hoạt động.
Thƣ viện điện tử Viện TTKHXH được phỏt triển nhằm tăng cường hoạt động cung cấp, phổ biến thụng tin khoa học, đẩy mạnh quỏ trỡnh hội nhập và chia sẻ cỏc nguồn tin về cỏc lĩnh vực KHXH&NV của Viện TTKHXH đến với cộng đồng cỏc nhà khoa học và nhiều người dựng tin khỏc trong xó hội, qua đú gúp phần nõng cao hiệu quả hoạt động khoa học của Viện TTKHXH đúng gúp cho sự phỏt triển của đất nước với vai trũ đứng đầu của một tổ chức nghiờn cứu KHXH&NV lớn nhất của cả nước.
Từ 7/2008 Thư viện điện tử Viện TTKHXH cung cấp cho bạn đọc tra cứu trực tuyến cỏc nguồn tin sau :
1. CSDL cỏc bài tạp chớ đăng trong 29 tạp chớ khoa học do cỏc Viện thuộc Viện Hàn Lõm KHXHVN xuất bản;
2. CSDL cỏc đề tài khoa học cấp Nhà nước và cấp Bộ do cỏc Viện thuộc Viện Hàn Lõm KHXHVN thực hiện;
3. CSDL sỏch hiện cú trong cỏc thư viện thuộc Viện Hàn Lõm KHXHVN.
Ngoài cỏc CSDL trờn, Thư viện điện tử Viện TTKHXH đó lựa chọn giới thiệu một số nguồn tin trờn mạng với mục đớch giỳp cho bạn đọc dễ dàng tiếp cận, tra cứu trực tiếp đến nguồn tin của cỏc cơ quan này nhằm thu thập được nhiều thụng tin hữu ớch, cú giỏ trị khoa học cho cỏc nhu cầu nghiờn cứu, học tập.
Kho tin được tổ chức thành 4 mục:
1. Liờn kết bỏo và tạp chớ điện tử cần thiết cho nghiờn cứu KHXH; 2. Liờn kết cỏc Website cần thiết cho nghiờn cứu KHXH;
3. Liờn kết cỏc thư viện;
4. Tham khảo tài liệu theo chủ đề.
Bước tiến này làm tăng nhanh cỏc dũng tin phục vụ nghiờn cứu khoa học của Viện TTKHXH đồng thời đẩy mạnh quỏ trỡnh hội nhập và chia sẻ cỏc nguồn tin về cỏc lĩnh vực KHXH&NV của Viện TTKHXH đến cộng đồng cỏc nhà khoa học và nhiều người dựng tin khỏc trong xó hội, gúp phần nõng cao vị trớ của Viện Hàn Lõm KHXHVN với vai trũ đứng đầu của một tổ chức nghiờn cứu KHXH&NV lớn nhất của cả nước.
Những năm tới đõy, hoạt động thụng tin - thư viện của Viện TTKHXH sẽ được đẩy mạnh hơn về mức độ ứng dụng cụng nghệ thụng tin để cú thể đỏp ứng hiệu quả cao cỏc yờu cầu nghiờn cứu khoa học của Viện TTKHXH núi riờng và Viện Hàn Lõm KHXHVN núi chung. Đồng thời cung cấp, phổ biến thụng tin KHXH&NV của Việt Nam cho cộng đồng cỏc nhà khoa học trong và ngoài nước.
Như vậy qua cỏc số liệu đó điều tra khảo sỏt về nguồn lực thụng tin của cỏc thư viện thuộc hệ thống cỏc thư viện trực thuộc Viện Hàn Lõm KHXHVN đó nờu trờn, chỳng ta thấy nguồn lực thụng tin của cỏc thư viện tuy đó cú một số lượng đỏng kể nhưng khụng nhiều, lại chỉ thiờn về ngành khoa học nhất định. Mỗi thư viện nếu hoạt động độc lập sẽ khụng thể thoả món đầy đủ mọi
nhu cầu thụng tin của người dựng tin. Chớnh vỡ vậy hợp tỏc, phối hợp hoạt động và chia sẻ thụng tin giữa cỏc thư viện trong hệ thống là một nhu cầu tất yếu. Hợp tỏc, phối hợp hoạt động, chia sẻ thụng tin giỳp cho cỏc thư viện trong hệ thống huy động một cỏch tối đa cỏc tiềm năng cú thể về thụng tin, đỏp ứng đầy đủ và kịp thời nhu cầu thụng tin của người dựng tin.
- Ấn phẩm thụng tin: Cỏc ấn phẩm thụng tin được biờn soạn thường xuyờn phục vụ cho nhu cầu thụng tin của cỏc cỏn bộ trong Viện. Ấn phẩm thụng tin gồm: Sỏch, Cỏc tạp chớ chuyờn ngành, Cỏc tập kiến nghị khoa học, Thư mục (thư mục thụng bỏo sỏch mới; thư mục chuyờn đề), Tài liệu phục vụ nghiờn cứu (tin nhanh, tin đặc biệt).
Viện TTKHXH cung cấp thụng tin với cỏc hỡnh thức khỏc nhau qua cỏc ấn phẩm như: Tạp chớ Thụng tin KHXH; Bản tin Tài liệu phục vụ nghiờn cứu gồm 2 loại Tin nhanh và Tin đặc biệt; Cỏc kiến nghị hàng thỏng gửi văn phũng Trung ương Đảng; Cỏc sỏch điện tử; CD-ROM. Từ năm 2003 về trước cựng những tập Cỏi mới trong KHXH, sau đổi thành chuyờn đề Thụng tin KHXH.
2.4. Nhận xột, đỏnh giỏ về nguồn lực thụng tin tại Viện Thụng tin Khoa học xó hội
Việc khảo sỏt, lấy đỏnh giỏ về nguồn lực thụng tin của NDT ở Viện Thụng tin KHXH được tiến hành trong 2 thỏng từ thỏng 06-08 năm 2014 với số mẫu là 200. Tuy nhiờn số phiếu thu về được là 120 phiếu phản hồi.
*Mức độ đầy đủ của nguồn tin:
Theo kết quả khảo sỏt, NDT cú thể tỡm đươc tài liệu toàn bộ tài liệu mà họ quan tõm chiếm 54 mẫu (45%), mức độ thỉnh thoảng tỡm được chiếm 57 mẫu (47,5%) và hiếm khi tỡm được chiếm 9 mẫu (7,5%).
Biểu đồ 1.2: Mức độ thỏa món nhu cầu tin của ngƣời dựng tin
Bờn cạnh đú, NDT cũng cho rằng tài liệu điện tử cần được bổ sung nhiều nhất là 48 mẫu (40%). Tài liệu tiếp theo cần bổ sung là cỏc Luận ỏn, luận văn là 45 mẫu (37,5%) và đứng thứ ba là cụng trỡnh khoa học nghiờn cứu cỏc cấp chiếm 43 mẫu (35,83%)...
Biểu đồ 2.2: Nhu cầu sử dụng cỏc loại tài liệu của NDT
Hai kết quả khảo sỏt trờn cho thấy sự thỏa món nhu cầu tin của NDT là chưa cao (thường xuyờn tỡm được tài liệu chiếm 45%) và cỏc loại tài liệu cần bổ sung chiếm trờn 35% đối với tài liệu Luận ỏn, luận văn, Cụng trỡnh