Trong thực tế, ngày nay dưới tỏc động của CNTT đó dẫn tới bựng nổ thụng tin làm cho số lượng thụng tin/tài liệu tăng nhanh theo cấp số nhõn với giỏ thành ngày càng cao, do đú khụng cú một cơ quan TT-TV nào cú đủ kinh phớ để bổ sung đầy đủ số thụng tin cho đơn vị mỡnh. Vỡ vậy, xõy dựng và thực
hiện chớnh sỏch phỏt triển nguồn lực thụng tin, cần căn cứ vào quy luật cơ bản của tài liệu như: Quy luật gia tăng số lượng tài liệu; Quy luật tập trung và phõn tỏn thụng tin; Quy luật giỏ cả liờn tục tăng và Quy luật lỗi thời của thụng tin. Ngoài ra cũn cú cỏc yếu tố khỏc tỏc động tới phỏt triển nguồn lực thụng tin như: chớnh sỏch phỏt triển; Nguồn nhõn lực; kinh phớ; cơ sở vật chất hạ tầng cụng nghệ thụng tin; nguồn bổ sung; nhu cầu tin của người dựng tin và mức độ ứng dụng cụng nghệ thụng tin.
1.3.2.1. Quy luật gia tăng số lượng tài liệu theo hàm số mũ
Người đầu tiờn đó mụ phỏng quy luật gia tăng số lượng tài liệu bằng hàm số toỏn học chớnh là nhà khoa học Derek De Solla Price (1922-1983) - chuyờn nghiờn cứu lịch sử khoa học, cha đẻ của ngành trắc lượng thư viện. ễng đó đưa ra cụng thức: Y=Aekt trong đú A: số lượng tài liệu cú ở thời điểm t…0 nào đú để minh chứng cho tần suất gia tăng số lượng tài liệu theo thời gian:
e: cơ số logarit tự nhiờn (e=2,718)
k: hằng số đặc trưng cho tốc độ tăng của khối lượng tri thức.
Y
Y=Aekt
Theo thống kờ từ Chemical Abtracts:
Từ khi xuất bản năm 1907 1938 (sau 31 năm) mới cụng bố được 1 triệu bản túm tắt đầu tiờn.
Từ năm 1939 1957 (18 năm) cụng bố được 1 triệu bản túm tắt thứ hai. Từ năm 1958 1964 (7 năm) cụng bố được 1 triệu bản túm tắt thứ ba. Từ năm 1965 1968 (4 năm) cụng bố được 1 triệu bản túm tắt thứ tư Và cứ mỗi ngày cập nhật 3000 records (1 triệu records/năm)
Giải thớch lý do số lượng tài liệu lại tăng lờn nhanh chúng như vậy, theo ụng trước hết là do sự xuất hiện và phỏt triển của cụng nghệ. Đầu tiờn là phỏt minh ra mỏy in vào thế kỷ XV. Phỏt minh này dẫn đến hoạt động xuất bản, phỏt hành ấn phẩm đó trở thành một kờnh giao lưu thụng tin phổ biến nhất trong hoạt động khoa học. Tiếp đờn, từ những thập kỷ cuối của thế kỷ XX đến nay sự phỏt triển mạnh mẽ của cụng nghệ thụng tin và cụng nghệ xuất bản phỏt triển đặt ra nhiều thỏch thức với hoạt động TT-TV trong việc phỏt triển nguồn lực thụng tin do số lượng tài liệu trờn thế giới tăng lờn nhanh chúng ( cứ trong vũng 12 đến 15 năm, số lượng tài liệu khoa học kỹ thuật tăng lờn gấp đụi), Người ta ước tớnh “mỗi ngày trờn thế giới cú khoảng 2000 trang tạp chớ khoa học kỹ thuật được in ra, mỗi năm cú tới 5 triệu bài bỏo được đăng trờn cỏc tạp chớ khoa học xuất bản định kỳ” [11, tr12]. Chớnh F.Ănghen đó từng nhận định điều này phự hợp với quy luật phỏt triển của khoa học vỡ khoa học luụn luụn phỏt triển tương ứng với khối lượng tri thức mà nhõn loại đó tớch lũy từ cỏc thế hệ trước. Ngoài ra, cỏc loại dạng vật chất mang tin, kỹ thuật in ấn, cụng nghệ thụng tin và phương tiện truyền tin cũng tăng lờn nhanh chúng. Đội ngũ cỏc nhà khoa học – những người vừa sử dụng thụng tin/tài liệu nhưng cũng chớnh họ lại sản sinh ra thụng tin/tri thức cũng ngày càng đụng đảo và hệ quả là một lẫn nữa đối tượng người dựng tin cú chất lượng cao cũng gia tăng nhanh chúng dẫn đến số lượng tài liệu tăng theo hàm số mũ. Chinh vỡ vậy cỏc cơ quan thụng tin, thư viện cần nắm bắt được quy luật này để xõy dựng chớnh sỏch bổ sung thụng tin/tài liệu cho hợp lý với thực tế tại cơ quan mỡnh.
1.3.2.2. Quy luật tập trung và phõn tỏn thụng tin
Quy luật tập trung và phõn tỏn thụng tin được gọi là quy luật S.Bradford – tờn nhà thư viện học và húa học người Anh đó phỏt hiện ra cụng thức tớnh quy luật phỏt triển của tài liệu như sau:
P3:P2=P2:P1=a
P1 là số tờn tạp chớ trong khu vực 1,
P2 là số tờn tạp chớ trong khu vực 2,
P3 là số tờn tạp chớ trong khu vực 3,
a là tỉ số giữa số tờn tạp chớ trong khu vực 1 trờn số tờn tạp chớ trong khu vực 2
Theo ễng, để cú thể tỡm thấy cỏc tạp chớ hạt nhõn trong một danh sỏch cỏc loại Tạp chớ nếu ta sắp xếp số tạp chớ khoa học theo thứ tự giảm dần số bài bỏo về một chuyờn ngành nào đú. Theo ễng, số tạp chớ này khụng lớn, chỉ chiếm 10-15% số tạp chớ nhưng chứa đựng tới 90% số bài bỏo liờn quan đến ngành đú [11,tr13].
Khi nghiờn cứu thư mục địa vật lý, Bradford đó thấy rằng 326 tạp chớ cú chứa 09 tạp chớ cú chứa tới 429 bài; 1332 bài về địa vật lý; 59 tạp chớ khỏc chứa 499 bài và 258 tạp chớ cũn lại chỉ chứa 404 bài (Tập bài giảng Quản trị và PTNT-Nguyễn Viết Nghĩa). Hiện tượng này cú nghĩa là, cú một số lượng khụng lớn tờn tạp chớ nhưng lại đăng một số lượng đỏng kể cỏc bài viết về một chuyờn ngành và số bài viết thuộc chuyờn ngành này được đăng rải rỏc trờn cỏc tạp chớ khỏc nhau. Hiện tượng này được gọi là sự tập trung và phõn tỏn thụng tin. Nếu nắm được quy luật này, cỏc cơ quan TT-TV sẽ cú kế hoạch tốt trong việc xõy dưng chớnh sỏch PT NLTT trong việc để chọn lọc, bổ sung những tạp chớ quan trọng nhất, cú giỏ trị - tài liệu hạt nhõn chứa nhiều thụng tin phự hợp với người dựng tin mà cơ quan phục vụ. Ngoài ra trỏnh lóng phớ do bổ sung những tài liệu khụng phự hợp với nhu cầu NDT, hoặc khụng cú giỏ trị thụng tin chất lượng.
1.3.2.3. Quy luật lỗi thời/lóo húa thụng tin
Khi nghiờn cứu vũng quay của tài liệu, người ta nhận thấy tài liệu mới được xuất bản, được sử dụng nhiều nhưng tần suất sử dụng cứ giảm dần theo thời gian. Hiện tượng này được gọi là sự lỗi thời của thụng tin/sự lóo húa
thụng tin. Sự lóo húa thụng tin ở đõy là thụng tin chứa đựng trong tài liệu đú đó lỗi thời, khụng mang tớnh mới nữa. Tuổi thọ của tài liệu được tớnh từ khi nú được cụng bố cho tới khi nú khụng cú giỏ trị nữa/khụng được sử dụng nữa. Mỗi một loại tài liệu lại cú tuổi thọ khỏc nhau tựy thuộc vào lĩnh vực tri thức và giỏ trị thụng tin chứa đựng trong tài liệu ấy. Ngành khoa học nào cú tốc độ phỏt triển càng nhanh, nội dung thụng tin khoa học đú thường xuyờn được cập nhật, thỡ tài liệu đú càng nhanh chúng lỗi thời. Ngược lại, những ngành khoa học cú tớnh ổn định, bễn vững thỡ tuổi thọ của tài liệu thuộc lĩnh vực đú càng kộo dài (Tuy nhiờn lưu ý cú trường hợp đặc biệt là cỏc tài liệu thuộc nhúm quý hiếm (khảo cổ) thỡ khụng nằm trong quy luật lỗi thời của tài liệu). Để cú thể lượng hoỏ mức độ lóo hoỏ, biểu thị mức độ lóo hoỏ của tài liệu thỡ cỏc nhà khoa học R.Barton và R.Kebler đó đưa ra khỏi niệm “nửa chu kỳ sống” (half life cycle) của tài liệu. “Nửa chu kỳ sống” là khoảng thời gian đó cụng bố ẵ toàn bộ tài liệu đang được sử dụng trong một lĩnh vực tri thức nào đú.
Vớ dụ: Nếu nửa chu kỳ sống của ngành toỏn học là 10,5 năm thỡ cú nghĩa là 50% số bài bỏo về toỏn học hiện đang được sử dụng được xuất bản trong khoảng 10,5 năm gần đõy.
Vật lý 4,6 năm
Hoỏ học 8,1 năm
Thực vật học 10 năm
Toỏn học 10,5 năm
Địa chất 11,8 năm
Chớnh vỡ vậy, cỏc cơ quan TT-TV cần nắm bắt được qui luật lóo húa của tài liệu để giỳp cho việc xõy dựng chớnh sỏch bổ sung khoa học, đầy đủ cỏc yếu tố đặc biệt là trong việc thanh lọc, thanh lý tài liệu cho phự hợp với thời gian và loại hỡnh tài liệu.
1.3.2.4. Quy luật giỏ cả tài liệu tăng liờn tục
Một sự thật ngày nay chỳng ta thấy rất rừ giỏ sỏch bỏo… tăng nhanh chúng. Theo cỏc nhà khoa học thụng tin và kinh tế Giỏ của tài liệu được hỡnh thành từ hai yếu tố: Giỏ của thụng tin chứa đựng trong tài liệu và giỏ phần vật chất mang thụng tin như giỏ giấy, vật tư, nguyờn vật liệu khỏc cũng tăng. Đồng thời do cỏc nhà xuất bản cú xu hướng tăng thờm số trang, số tập sau mỗi năm, lần xuất bản. Chớnh vỡ vậy, khi khối lượng của tạp chớ tăng lờn, nghĩa là số trang tỏc giả (tớnh bằng đơn vị 1000 ký tự) tăng lờn thỡ giỏ thành của chỳng cũng tăng theo. Hơn nữa, giỏi tài liệu cũn bao gồm cỏc chi phớ khỏc nữa như: chi phớ quảng cỏo, chi phớ vận chuyển, phõn phối tài liệu/phỏt hành đến tay người tiờu dựng. Ngày nay, do sự tỏc động mạnh mẽ của cụng nghệ thụng tin và mạng viễn thụng vệ tinh toàn cầu đó xuất hiện tài liệu điện tử - tài liệu số. Chỉ trong vũng một giõy, đó cú tới vài nghỡn cỏc loại thụng tin khỏc nhau được truyền tải. Cỏc nhà xuất bản cú thể phỏt hành tài liệu số một cỏc nhanh chúng giỳp người dung tin truy cập trực tuyến từ xa ở mọi lỳc mọi nơi dẫn đến khả năng người dung tin truy cập sử dụng ngày càng nhiều và Giỏ cả tài liệu số lại càng tăng.
Như vậy, để xõy dựng được chớnh sỏch phỏt triển nguồn lực thụng tin cho cơ quan TT-TV cú hiệu quả, cần phải nắm vững cỏc quy luật phỏt triển của tài liệu trờn cơ sở căn cứ vào điều kiện kinh phớ và cơ sở vật chất như giỏ kệ, kho tàng, kinh phớ, nhõn lực, đặc biệt là nhu cầu tin của ngườ dựng tin.