Nhóm chức năng này chú trọng đến việc duy trì và sử dụng có hiệu quả nguồn nhân lực của doanh nghiệp. Gồm các hoạt động chủ yếu: sắp xếp, đánh giá thành tích, điều động nhân sự và khuyến khích động viên.
1.2.3.1. Sắp xếp nhân sự
Là căn cứ năng lực để sắp xếp nhân sự mới cho phù hợp với công việc để họ có điều kiện sớm phát huy được khả năng của mình. Để đạt được mục đích đó đòi hỏi nhà quản trị phải tạo lập được các phương pháp giúp nhân viên mới tiếp cận được với công việc và xu hướng phát triển công việc cho họ.
1.2.3.2. Đánh giá thành tích nhân viên
Là việc xem xét đánh giá nhân viên có đạt được yêu cầu đề ra đối với vị trí hiện đang đảm nhận hay không, thành quả, khen thưởng, bồi dưỡng thêm trình độ và năng lực cho họ và có thể làm căn cứ để điều động nhân sự. Việc đánh giá này phải được tiến hành thường xuyên trong suốt tiến trình bố trí nhân sự.
1.2.3.3. Điều động nhân sự
Việc điều động nhân sự dựa trên kết quả các đánh giá định kỳ. Có ba cách điều động chính: Thuyên chuyển công tác hoặc chuyển phần hành - giáng chức, hoặc điều động tiếp nhận công việc phù hợp hơn.
- Đề bạt: là sắp xếp, bố trí cán bộ (bổ nhiệm) - lên chức vụ cao hơn, hoặc giao cho
họ những nhiệm vụ, trách nhiệm quan trọng hơn. Trong đề bạt cán bộ, cần chú ý 3 vấn đề: Thứ nhất, cần xác định cụ thể, rõ ràng tiêu chuẩn có tính nguyên tắc như dựa trên cơ sở phân tích công việc, thành tích, tiềm năng; Thứ hai, việc đề bạt phải góp phần thực hiện được mục đích quản lý của tổ chức: khuyến khích được những người lãnh đạo có năng lực, những bậc thang tiến bộ được xác định ranh giới trách nhiệm;
Thứ ba, áp dụng phương pháp đề bạt mang tính tích cực, chẳng hạn việc đánh giá cán bộ được giới thiệu vào chức vụ mới có thể dùng một tập thể bỏ phiếu đánh giá tiêu
chuẩn. Những tiêu chuẩn này là những chuẩn mực phải có ở cán bộ trong một vị trí công tác cụ thể sắp được đề bạt.
- Chuyển công tác là bố trí cán bộ sang làm một vị trí, nhiệm vụ khác phù hợp với khả năng của họ. Thuyên chuyển cán bộ nhằm kích thích khả năng giỏi nghề nghiệp và linh hoạt trong lĩnh vực hoạt động để thực hiện mục tiêu của tổ chức, nhằm nâng cao tính hiệu quả trong công việc; đào tạo cán bộ toàn năng (giỏi một việc, tiến tới giỏi nhiều việc); tạo cho cán bộ có sự năng động, tránh cùn mòn trong công việc…
- Giáng chức là chuyển cán bộ xuống chức vụ thấp hơn hoặc giao cho họ nhiệm vụ ít quan trọng hơn trước vì họ đã không đáp ứng những tiêu chuẩn cần có trong quá trình đánh giá. Đây là động lực tạo sự phát triển cho tổ chức và từng cá nhân (Nguyễn Thị Thanh Giang, 2011).
1.2.3.4. Các biện pháp khuyến khích vật chất, kích thích tinh thần và đãi ngộ
Để kích thích NLĐ hăng say làm việc cần sử dụng nhiều biện pháp khác nhau. Trong đó, đặc biệt là việc bảo đảm lợi ích vật chất và tiếp đến là lợi ích tinh thần.
Lợi ích vật chất: gồm tiền lương; tiền thưởng và các quyền lợi vật chất khác.
Tiền lương: Hệ thống tiền lương đóng một vai trò đặc biệt quan trọng trong tổng thể các chính sách khuyến khích vật chất và tinh thần. Về phương diện kinh tế, tiền lương là thu nhập chủ yếu giúp cho người lao động nhằm duy trì và nâng cao mức sống của họ và gia đình. Về phương diện xã hội, tiền lương là minh chứng thể hiện địa vị và uy tín của họ đối với gia đình, tổ chức và xã hội. Vì vậy, sử dụng đòn bẩy tiền lương nhằm đảm bảo sản suất kinh doanh phát triển, duy trì đội ngũ lao động có trình độ kỹ thuật nghiệp vụ cao với ý thức kỷ luật vững vàng, đòi hỏi công tác tổ chức tiền lương trong tổ chức phải đặc biệt được coi trọng. Để duy trì những nhân viên giỏi, trả lương cao chưa đủ mà còn có tính công bằng trong nội bộ tổ chức. Khi nhân viên nhận thấy rằng tổ chức trả lương cho họ không công bằng, họ sẽ cảm thấy khó chịu, bị ức chế và chán nản, thậm chí rời bỏ tổ chức. Do vậy, tuỳ theo quy mô, tính chất, loại hình, hiệu quả hoạt động… mỗi tổ chức cần xây dựng một hệ thống phân phối lương hợp lý và bảo đảm những nguyên lý sau:
Thứ nhất, cách tính đơn giản, dễ hiểu, rõ ràng để mọi người đều có thể nhận thức và kiểm tra dễ dàng tiền lương của chính mình.
Thứ hai, cơ cấu lương cần có 2 phần: phần ổn định và phần linh động để dễ điều chỉnh khi có sự thay đổi các yếu tố liên quan đến trả công lao động.
Thứ ba, phải tuân thủ những quy định của pháp luật về tiền lương tối thiểu, các chế độ trợ cấp, phụ cấp, bảo hiểm…
Thứ tư, đảm bảo thể hiện sự công bằng nội bộ và phù hợp với mức lương phổ biến trong XH.
Thứ năm, mức lương phải dựa trên các cơ sở: năng lực, sự cố gắng, điều kiện làm việc, hiệu suất lao động, đồng thời có khả năng gìn giữ lực lượng lao động giỏi, thu hút nhân tài, nâng cao uy tín của tổ chức (Phạm Thị Thúy Mai, 2010).
Tiền thưởng và các quyền lợi vật chất khác: Ngoài tiền lương, thưởng đóng vai trò cơ bản trong chính sách khuyến khích vật chất đối với NLĐ, các tổ chức còn thực hiện các khoản phúc lợi thêm như: trả lương trong thời gian nghỉ phép, nghỉ lễ; trợ cấp ốm đau, thai sản, mất sức lao động, trợ cấp hưu trí; trợ cấp khó khăn đột xuất…tiền lương, tiền thưởng là yếu tố vật chất quan trọng có tác dụng thúc đẩy người lao động làm việc nhiệt tình, có trách nhiệm, không ngừng phấn đấu nâng cao hiệu quả công việc. Có thể áp dụng các hình thức thưởng gắn liền với kết quả lao động hay ý thức LĐ như: thưởng theo sản phẩm luỹ tiến; thưởng đạt trên mức chất lượng tiêu chuẩn, thưởng năng suất, thưởng đảm bảo ngày giờ công, chấp hành tốt nội quy…
Đảm bảo lợi ích tinh thần: Tạo động lực về tinh thần trong LĐ có ý nghĩa đặc biệt to lớn và nó được thực hiện thông qua nơi mà người lao động làm việc. Nội dung chủ yếu là hướng vào tạo lập môi trường tâm sinh lý thuận lợi cho quá trình lao động bằng cách: tạo ra bầu không khí dân chủ, tương trợ giúp đỡ lẫn nhau để người lao động cảm thấy mình được tôn trọng, từ đó phát huy được hết tiềm năng của mình. Thực thi các biện pháp khuyến khích về mặt tinh thần: xây dựng các chương trình nâng cao chất lượng công việc; xây dựng chính sách hoạt động thi đua khen thưởng;
xây dựng văn hoá doanh nghiệp; tổ chức lễ hội kỷ niệm ngày truyền thống; tạo điều kiện phát huy tài năng; tôn vinh thành tích và tạo cơ hội thăng tiến…