Lãnh đạo công ty phải có cam kết bằng văn bản đối với việc xây dựng và thực hiện hệ thống quản lý chất lượng và cải tiến thường xuyên hiệu lực của hệ thống đó và thông báo cho toàn bộ tổ chức biết rằng tổ chức sẽ áp dụng bộ tiêu chuẩn này vào thời điểm nào.
- Giám đốc công ty phải hiểu được sơ bộ về hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2000
- Giám đốc cần tổ chức một cuộc họp để làm cho mọi người hiểu rằng ISO là gì và công ty sẽ quyết tâm xây dựng hệ thống quản lý chất lượng này.
- Giám đốc công ty phải có cam kết bằng văn bản để cho toàn bộ cán bộ công nhân viên trong công ty thấy được sự quyết tâm của lãnh đạo đối với việc xây dựng hệ thống quản lý chất lượng trong tổ chức. Trước đó thì cần phải phân tích tình hình quản lý hiện tại của công ty và định hướng hoạt động của tổ chức trong tương lai cũng như xu thế phát triển chung của thị trường.
Hoạt động cam kết của lãnh đạo diễn ra trong tuần đầu tiên của kế hoạch xây dựng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2000.
3.1.2. Bước 2: Thành lập ban chỉ đạo/ nhóm công tác và chỉ định người đại diện lãnh đạo
Công ty phải thành lập ra một nhóm công tác, nhóm công tác này là những người làm việc trong công ty, đó sẽ là những người định hướng, là những người đi tiên phong trong phong trào áp dụng hệ thống quản lý chất lượng. Công ty phải tạo những tiền đề cơ bản để chuẩn bị áp dụng ISO, như về nguồn nhân lực, cơ sở vật chất, trang thiết bị máy móc...., phải cử ra một người đại diện lãnh đạo về chất lượng. Ví dụ như ở công ty TNHH Hoa San là trưởng phòng vật tư sẽ là người thay mặt lãnh đạo giải quyết các vấn đề có liên quan đến chất lượng trong một giới hạn cho phép.
Thành phần ban chỉ đạo bao gồm lãnh đạo cấp cao trong tổ chức và trưởng các bộ phận. Cụ thể là: giám đốc công ty Hoa San, trưởng phòng vật tư, trưởng
phòng hành chính tổng hợp, trưởng phòng tài chính kế toán, trưởng phòng kinh doanh và quản đốc phân xưởng. Ban chỉ đạo có nhiệm vụ:
- Lập chính sách chất lượng
- Lựa chọn, bổ nhiệm người đại diện lãnh đạo chịu trách nhiệm về chất lượng. Ở công ty Hoa San là trưởng phòng vật tư.
- Lập kế hoạch tổng thể của dự án - Lựa chọn tổ tư vấn
- Phân bổ nguồn lực
- Điều phối, phân công công việc của dự án cho các bộ phận - Theo dõi và kiểm tra dự án
Đại diện lãnh đạo có các nhiệm vụ sau đây: - Thường trực chỉ đạo việc triển khai dự án
- Xác định, thu thập và phân phối các nguồn lực cần thiết để triển khai dự án. - Tổ chức các hoạt động đánh giá chất lượng nội bộ
- Làm công tác đối ngoại về các vấn đề liên quan đến chất lượng
- Là cầu nối giữa lãnh đạo, ban chỉ đạo và nhân viên trong tổ chức nhằm thông tin về tình hình áp dụng cũng như có điều kiện giải quyết kịp thời những vướng mắc, khó khăn trong quá trình triển khai dự án
Hoạt động này diễn ra song song với bước đầu tiên tức là cũng được thực hiện trong tuần đầu tiên của quá trình xây dựng.