7. Tạo sản phẩm
7.4.Mua hàng
7.4.1. Quá trình mua hàng
Công ty cần phải đưa ra được một quá trình mua hàng để đảm bảo rằng công ty mua đúng được sản phẩm mình cần
- Bước 1: Hoạch định chương trình mua - Bước 2: Lựa chọn nhà cung ứng
- Bước 3: Thương lượng đặt hàng - Bước 4: Tổ chức thực hiện đơn hàng - Bước 5: Đánh giá quá trình mua
Trong đánh giá lựa chọn người cung ứng thì cần quan tâm đến các vấn đề: - Nhà cung ứng đó phải đáp ứng được các yêu cầu đối với hoạt động mua của doanh nghiệp (5 yêu cầu: đồng bộ về chủng loại, đủ về số lượng, đúng về chất lượng, đảm bảo về thời gian, đạt về chi phí)
- Nhà cung ứng đó phải cung cấp đúng tiến độ, tránh tình trạng đang tiến hành sản xuất sản phẩm mà phải dừng lại vì nhà cung ứng chưa kịp giao hàng
- Nên nghiêng về nhà cung ứng có chế độ thanh toán dễ chịu Bằng chứng:
- Các văn bản ghi lại từng bước của quá trình mua hàng - Hợp đồng kinh tế giữa doanh nghiệp và nhà cung ứng
7.4.2. Thông tin mua hàng
Tổ chức phải đưa ra được các yêu cầu về sản phẩm cần mua trước khi thông báo cho người cung ứng. Các yêu cầu đó là:
- Phải xác định được nhu cầu cần mua đối với từng loại hàng hóa - Xác định rõ chất lượng từng loại
- Thời điểm mua - Kinh phí mua
- Phân công ai là người phụ trách chính trong quá trình mua hàng
- Doanh nghiệp phải tiến hành tìm hiểu những thông tin có liên quan và sau khi có được kế hoạch mua phải thông báo cho bên nhà cung ứng để họ chủ động cấp hàng cho doanh nghiệp
Bằng chứng: Hồ sơ ghi rõ các yêu cầu đối với hàng hóa mà doanh nghiệp cần mua
7.4.3. Kiểm tra xác nhận sản phẩm mua vào
Để đảm bảo cho hoạt động sản xuất được tiến hành một cách bình thường và nguyên vật liệu của nhà cung cấp cho doanh nghiệp đạt được các yêu cầu mà doanh nghiệp đề ra thì doanh nghiệp có thể tiến hành kiểm tra xác nhận sản phẩm mua vào tại cơ sở sản xuất của nhà cung cấp
- Phân công người chịu trách nhiệm kiểm tra sản phẩm đầu vào - Chú ý phương pháp kiểm tra của 2 bên phải đồng bộ
- Người có trách nhiệm kiểm tra đến cơ sở sản xuất của nhà cung cấp thực hiện hoạt động kiểm tra sau đó về báo cáo cho lãnh đạo của mình. Nếu chất lượng sản phẩm đầu vào phù hợp thì nhà cung cấp sẽ tiếp tục làm việc như kế hoạch đã đề ra. Nếu không phù hợp thì doanh nghiệp sẽ có các yêu cầu đối với nhà cung ứng sửa đổi lại để đáp ứng các yêu cầu của doanh nghiệp
Bằng chứng: Bao cáo về việc kiểm tra xác nhận sản phẩm mua vào