Cũng giống như các doanh nghiệp khác, bộ máy quản trị của doanh nghiệp cũng được bố trí theo kiểu phòng ban. Sau đây là sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý của công ty Hoa San:
Sơ đồ 5: Bộ máy tổ chức quản lý của công ty
(Nguồn: Phòng hành chính tổng hợp)
Bởi vì công ty TNHH Hoa San là một công ty tương đối nhỏ nên bộ máy quản lý khá là đơn giản. Đứng đầu là giám đốc chịu trách nhiệm điều hành chung mọi việc, công ty không có phó giám đốc. Dưới giám đốc là các phòng ban chức năng, mỗi phòng ban có nhiệm vụ riêng hình thành nên một bộ máy quản lý của doanh nghiệp. Giữa các phòng ban có mối liên hệ chặt chẽ với nhau, tác động qua lại lẫn nhau và cùng phấn đấu vì một mục tiêu chung mà công ty đã đề ra.
GIÁM ĐỐC Phòng kinh doanh Phòng vật tư Phòng tài chính kế toán Phòng hành chính tổng hợp Xưởng sản xuất
* Giám đốc công ty: Ở công ty Hoa San, giám đốc doanh nghiệp cũng chính là người góp vốn nhiều nhất. Giám đốc gồm 1 người, là người chịu trách nhiệm cao nhất mọi mặt sản xuất kinh doanh của công ty và lãnh đạo chung toàn công ty, là người đề ra các phương hướng, mục tiêu phấn đấu của công ty trong ngắn hạn và dài hạn.
* Phòng kinh doanh (đặt tại 26 Hàng Vải - phường Hàng Bồ - quận Hoàn Kiếm – Hà Nội): gồm 1 trưởng phòng kinh doanh và có 1 nhân viên giúp việc cho trưởng phòng, phòng kinh doanh ở đây lại nằm tách biệt với các phòng ban khác của công ty. Phòng kinh doanh có nhiệm vụ chủ yếu là buôn bán và giới thiệu sản phẩm đến với người tiêu dùng, cũng là văn phòng giao dịch của công ty. Ngoài ra, có nhiệm vụ tiếp xúc với khách hàng; thăm dò, lập kế hoạch tiêu thụ đáp ứng đúng theo yêu cầu thị trường.
* Phòng vật tư: bao gồm 2 người, 1 trưởng phòng và 1 nhân viên. Phòng vật tư chịu trách nhiệm chính là nhập xuất nguyên vật liệu theo đúng thời hạn, kịp với nhu cầu sản xuất, giải quyết những vấn đề phát sinh liên quan đến vật tư; lập kế hoạch mua sắm, xác định nhu cầu vật tư của doanh nghiệp; tổ chức quản lý việc lưu kho vật tư và những sản phẩm đã hoàn thành. Phòng vật tư cần phối hợp chặt chẽ với phòng kế toán để hoàn thành nhiệm vụ của mình
* Phòng tài chính kế toán: gồm 1 người chịu trách nhiệm theo dõi về tình hình tài chính của công ty, tình hình sản xuất, tiêu thụ, giá thành sản phẩm, lương bổng cho cán bộ công nhân viên từ đó tổng hợp số liệu và phân tích tình hình tài chính cũng như lập báo cáo tài chính của công ty.
* Phòng hành chính tổng hợp: chịu trách nhiệm về mặt tổ chức nhân sự của công ty, tổ chức cán bộ, tổ chức quản lý con dấu của nhà máy và tiến hành thực hiện các công việc hành chính trong nội bộ nhà máy. Tham mưu cho giám đốc về sắp xếp, bố trí nhân lực và các chính sách về chế độ lao động, tiền lương và là bộ phận hành chính văn thư của công ty.
* Xưởng sản xuất: là nơi tạo ra sản phẩm của công ty, có trách nhiệm phối hợp với các phòng ban khác để làm tốt nhiệm vụ được giao.
* Ngoài ra, công ty còn có bộ phận bảo vệ có nhiệm vụ giữ gìn trật tự chung của công ty, theo dõi những người hàng ngày ra vào công ty, bộ phận cấp dưỡng chăm lo đến đời sống ăn nghỉ của cán bộ công nhân viên....
Trong công ty, tùy theo trách nhiệm, lĩnh vực cụ thể mà các thành viên trong công ty từ giám đốc, các trưởng phòng ban, các quản đốc đến toàn bộ cán bộ công nhân viên trong công ty, mỗi người có một chức năng, nhiệm vụ khác nhau nhưng lại phối hợp chặt chẽ với nhau để đảm bảo cho sự vận hành của công ty được thông suốt.
PHẦN II
CHẤT LƯỢNG VÀ QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG TẠI CÔNG TY TNHH HOA SAN