5. Trách nhiệm của lãnh đạo
5.5.Trách nhiệm, quyền hạn và trao đổi thông tin
5.5.1. Trách nhiệm và quyền hạn
* Giám đốc:
- Là người chịu trách nhiệm cao nhất về công tác đảm bảo chất lượng sản phẩm do công ty sản xuất.
- Giám đốc công ty là người đề ra chính sách chất lượng và là người lãnh đạo cao nhất trực tiếp (hoặc ủy quyền người thay thế) chỉ đạo mọi hoạt động về công tác quản lý chất lượng.
* Trưởng phòng vật tư ( kiêm đại diện lãnh đạo về chất lượng QMR): - QMR có trách nhiệm chỉ đạo các công việc sau đây:
+ Xử lý đánh giá và giải quyết các khiếu nại trong nội bộ công ty + Kiểm soát việc xây dựng, hủy bỏ các tài liệu kỹ thuật của công ty + Đo và kiểm tra các nguyên vật liệu đầu vào
+ Đo và kiểm tra thử nghiệm các bán thành phẩm, thành phẩm và thực hiện thử nghiệm theo yêu cầu của khách hàng (nếu có)
+ Kiểm soát các sản phẩm không phù hợp
+ Quản lý và hiệu chỉmh các thiết bị đo, kiểm tra, thử nghiệm
- Là người chỉ đạo trực tiếp các công việc về kỹ thuật liên quan đến chất lượng sản phẩm
- QMR có trách nhiệm phân công, soạn thảo và giám sát việc thực hiện đầy đủ các kế hoạch kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu, sản phẩm trong công ty
- Kiểm soát những biện pháp khắc phục và phòng ngừa đối với những sản phẩm không phù hợp trong hiện tại và tương lai
Ngoài nhiệm vụ của một trưởng phòng chất lượng thì trưởng phòng vật tư vẫn phải bao gồm các nhiệm vụ sau:
- Xác lập các yêu cầu vật tư, nguyên liệu và thực hiện kế hoạch sản xuất - Lập phương án công nghệ đáp ứng các yêu cầu về chất lượng
- Xử lý sản phẩm không phù hợp, báo cáo giám đỗcử lý những lô sản phẩm không đạt chất lượng
- Đề xuất và theo dõi các hành động khắc phục và phòng ngừa - Nghiệm thu chất lượng các sản phẩm trong dây chuyền sản xuất
- Chịu trách nhiệm về chất lượng nguyên liệu nhập và chất lượng sản phẩm xuất kho
* Phòng kinh doanh
Trưởng phòng kinh doanh chịu sự lãnh đạo trực tiếp của giám đốc công ty có trách nhiệm và quyền hạn sau đây:
- Lập kế hoạch sản xuất cho công ty
- Là người chịu trách nhiệm chỉ đạo thực hiện việc tiêu thụ sản phẩm của công ty
- Thực hiện việc giao tiếp quan hệ với khách hàng và có trách nhiệm thu thập, thông báo các thông tin về kinh tế, kỹ thuật và chất lượng cho các phòng ban liên quan
- Có trách nhiệm xem xét hợp đồng và cung cấp các tài liệu cần thiết cho khách hàng, có trách nhiệm thông tin các yêu cầu của khách hàng về sản phẩm và chất lượng cho các phòng ban có liên quan
- Có trách nhiệm phối hợp với phòng vật tư và các thành viên khác trong việc xử lý khiếu nại của khách hàng, theo dõi và đo lường sự thỏa mãn của khách hàng
- Có trách nhiệm và quyền hạn trong việc đặt hàng hoặc dịch vụ của các nhà cung ứng, xem xét và đàm phán với người cung cấp vật tư để đảm bảo rằng
những vật tư đó đảm bảo chất lượng để sản xuất ra những sản phẩm đáp ứng được yêu cầu của khách hàng
- Trưởng phòng kinh doanh có trách nhiệm báo cáo giám đốc về các vấn đề mình phụ trách
* Phòng tài chính kế toán: có nhiệm vụ:
- Hạch toán kế toán đầy đủ chính xác các số liệu kế toán theo quy định của nhà nước
- Lập hóa đơn chứng từ bán hàng và theo dõi công nợ * Phòng hành chính tổng hợp
- Về tổ chức nhân sự: phối hợp cùng với phòng vật tư biên soạn quy chế và kiểm tra sát hạch thi tuyển dụng lao động mới và thực hiện đầy đủ các chế độ quản lý lao động, quản lý nhân sự (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Về đào tạo: bao gồm: lập kế hoạch đào tạo mới, theo dõi thực hiện và lưu trữ hồ sơ đào tạo...
* Đốc công trong xưởng sản xuất
Chịu sự lãnh đạo trực tiếp của giám đốc công ty
- Là người trực tiếp thực hiện kế hoạch sản xuất được công ty giao, được quyền giao dịch với khách hàng trong việc sản xuất và tiêu thụ sản phẩm, đảm bảo đúng tiến độ và chất lượng theo yêu cầu của khách hàng
- Là người chịu trách nhiệm về mọi mặt hoạt động của phân xưởng
- Là người chịu trách nhiệm phối hợp việc điều độ sản xuất với việc bảo trì các thiết bị máy móc
- Chịu trách nhiệm kiểm tra, kiểm soát các quá trình sản xuất
- Là người chịu trách nhiệm cùng với trưởng phòng vật tư theo dõi và xử lý kịp thời về chất lượng sản phẩm khi có biểu hiện vi phạm về chất lượng
- Chịu trách nhiệm về mặt an toàn lao động cho công nhân và thiêt bị máy móc.
Bằng chứng: Các văn bản quy định trách nhiệm và quyền hạn của từng bộ phận trong công ty
5.5.2. Đại diện của lãnh đạo
Để thực hiện được yêu cầu này, doanh nghiệp cần phải thực hiện các công việc sau:
- Cần phải có 1 văn bản chỉ rõ ai là người đại diện lãnh đạo (có thể có hoặc không có cuộc họp)
- Các báo cáo định kỳ về hệ thống quản lý chất lượng cho ban lãnh đạo cấp cao - Ở các cấp cần phải có các kênh thông tin được truyền như thế nào để làm cho nhu cầu về khách hàng được tất cả các nhân viên thấu hiểu
Bằng chứng:
- Văn bản chỉ rõ ai là người đại diện lãnh đạo - Các báo cáo về hệ thống quản lý chất lượng
5.5.3. Trao đổi thông tin nội bộ
Công ty cần thiết lập các kênh thông tin nội bộ nhằm đảm bảo các thông tin được truyền đạt một cách chính xác, kịp thời và xử lý có hiệu quả
* Các phương pháp truyền thông tin: thông tin trong công ty TNHH Hoa San có thể được truyền đạt theo các phương pháp như sau:
- Bảng thông tin, sổ giao ca
- Hệ thống mạng điện thoại, máy tính nội bộ
- Trao đổi trực tiếp, trao đổi thông qua các cuộc họp * Các kênh thông tin
- Thông tin được truyền đạt từ trên xuống dưới và từ dưới lên trên theo sơ đồ tổ chức của công ty
- Được truyền ngang giữa các phòng ban và phân xưởng
Bằng chứng: Hồ sơ ghi lại các phương tiện thông tin trong công ty