4.1. Yêu cầu chung
Công ty TNHH Hoa San sẽ xây dựng thực hiện và thường xuyên nâng cao hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng nhằm thỏa mãn khách hàng bằng phương pháp tiếp cận theo quá trình được mô tả như sau:
Hình 2: Mô hình về hệ thống quản lý chất lượng dựa trên quá trình
Ghi chú: Hoạt động gia tăng giá trị
Dòng thông tin
Bằng chứng: Văn bản mô tả quá trình của hệ thống quản lý chất lượng Đầu
ra Đầu
vào
Cải tiến liên tục hệ thống
quản lý chấtlượng Khách hàng Thỏa mãn Trách nhiệm của lãnh đạo Quản lý nguồn lực Tạo sản phẩm
Đo lường, phân tích và cải tiến Khách hàng Yêu cầu Sản phẩm
4.2. Mô tả cấu trúc hệ thống tài liệu
4.2.1. Khái quát
Công ty cần phải xây dựng được một cấu trúc hệ thống văn bản theo ISO 9001: 2000, các tài liệu này được sắp xếp thành các tầng như sau:
Có thể diễn giải các loại tài liệu như sau:
- Chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng
+ Chính sách chất lượng phải phù hợp với mục đích của tổ chức, bao gồm việc cam kết và đáp ứng các yêu cầu và cải tiến thường xuyên hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng.
+ Mục tiêu chất lượng phải đo được và phải nhất quán với chính sách chất lượng. Mụctiêu chất lượng là điều tổ chức định tìm kiếm hay nhằm tới có liên quan đến chất lượng.
- Sổ tay chất lượng: là tài liệu giới thiệu về công ty, chính sách chất lượng của công ty, mục tiêu chất lượng, cơ cấu tổ chức, trách nhiệm và quyền hạn.
CSCL MTCL STCL Quy trình thủ tục Các tài liệu có liên quan. Hướng dẫn Hồ sơ
- Các quy trình, thủ tục được lập thành văn bản: là tài liệu mô tả thứ tự, cách thức phối hợp giữa các chức năng/ bộ phận để thực hiện công việc. Các quy trình phải nhất quán với yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 và chính sách chất lượng của công ty
- Hướng dẫn công việc: là văn bản cung cấp các chỉ dẫn cụ thể cho từng hành động hay từng nhiệm vụ của từng hoạt động riêng biệt. Hướng dẫn công việc là tài liệu mô tả cụ thể các hoạt động đưa ra các mệnh lệnh, giúp cho người sử dụng làm việc theo một trật tự đã định sẵn.
- Hồ sơ chất lượng: là các bản ghi lại các công việc đã được thực hiện.
4.2.2. Kiểm soát tài liệu
Công ty phải lập và duy trì một thủ tục dạng văn bản để kiểm soát mọi văn bản tài liệu liên quan đến chất lượng, kể cả các tài liệu có nguồn gốc từ bên ngoài. Thủ tục dạng văn bản này phải bao gồm:
- Phân loại và nhận dạng tài liệu trong tổ chức
- Soạn thảo, xem xét, phê duyệt, ban hành và hủy bỏ tài liệu - Phân phối, đăng ký và sử dụng tài liệu
- Sửa đổi, bổ sung, cập nhật tài liệu - Kiểm soát tài liệu, tiêu chuẩn bên ngoài - Kiểm soát dữ liệu trên máy tính
- Tài liệu được kiểm soát là tài liệu có dấu đỏ ở mỗi trang
- Mọi tài liệu phải được xem xét hoặc phê duyệt bởi đại diện lãnh đạo về chất lượng (QMR) để đảm bảo tài liệu đáp ứng được yêu cầu của ISO 9001: 2000.
Bằng chứng: Văn bản kiểm soát tài liệu (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
4.2.3. Kiểm soát hồ sơ
- Công ty phải lập và duy trì một phòng lưu trữ hồ sơ, các hồ sơ chất lượng phải rõ ràng, dễ nhận biết và dễ sử dụng. Phải sắp xếp, phân loại các hồ sơ hợp lý để khi nhân viên cần tìm có thể lấy được một cách dễ dàng. Phân công nhiệm vụ rõ ràng cho những người phụ trách phòng lưu trữ hồ sơ này.
- Công ty phải lập và duy trì một thủ tục bằng văn bản nhằm xác định trách nhiệm của người quản lý hồ sơ chất lượng. Ngoài ra còn nhằm để có phương pháp phân loại, nhận biết, thu thập, truy nhập, lưu trữ và hủy bỏ hồ sơ. Văn bản này bao gồm các nội dung sau:
+ Trách nhiệm quản lý hồ sơ chất lượng + Quyền hạn truy nhập hồ sơ chất lượng
+ Phương pháp phân loại, lưu trữ, bảo quản hồ sơ chât lượng + Lên thư mục hồ sơ chất lượng
+ Gửi hồ sơ chất lượng cho khách hàng khi có yêu cầu + Hủy bỏ hồ sơ chất lượng
- QMR có nhiệm vụ thiết lập và duy trì văn bản kiểm soát hồ sơ chất lượng; thu thập, phân loại, khắc phục sai lỗi, lên thư mục, lưu trữ, bảo quản, hủy bỏ hồ sơ chất lượng. Các phòng ban khác có nhiệm vụ thu thập, phân loại, khắc phục sai lỗi, lên thư mục, lưu trữ, bảo quản, hủy bỏ hồ sơ chất lượng.
Bằng chứng:
- Các hồ sơ chất lượng
- Văn bản kiểm soát hồ sơ chất lượng