3.3.1. Đào tạo con người
3.3.1.1. Sự cần thiết và mục tiêu của công tác đào tạo tại công ty TNHH Hoa San
Để thực hiện và duy trì công tác quản lý chất lượng thì một điều quan trọng là phải có một đội ngũ cán bộ và người lao động luôn hiểu được vai trò, trách nhiệm và công việc của mình. Với công ty TNHH Hoa San, việc đào tạo con người lại càng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết bởi công ty đang tiến hành xây dựng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2000 bởi để có thể đối mặt và vượt qua những thử thách mới, mỗi một doanh nghiệp phải chuẩn bị cho lực lượng lao động của mình một hành trang đầy đủ trước khi bắt tay vào một công việc mới. Hơn nữa, trong bối cảnh áp lực cạnh tranh ngày càng tăng cao trong nền kinh tế thị trường, các công ty phải không ngừng cải tiến và phát triển để tăng cường sức mạnh, nâng cao vị thế cạnh tranh. Một trong những vũ khí
sắc bén để chống lại áp lực cạnh tranh là chiến dịch giáo dục và đào tạo, thông qua chiến dịch trang bị kiến thức mới và kỹ năng mới.
Công tác đào tạo, khi được tiến hành tốt sẽ mang lại cho không chỉ doanh nghiệp mà cả những người lao động những lợi ích cụ thể, thiết thực. Đối với doanh nghiệp thì các lợi ích cụ thể đó là: tăng khả năng sinh lợi cho công ty; cải thiện kỹ năng và nhận thức nghề nghiệp ở tất cả các cấp trong công ty; tăng nhuệ khí của người lao động; làm cho mọi người nắm được các mục tiêu của tổ chức; làm cho mọi người thấy được một bức tranh tốt đẹp hơn về công ty; cải thiện mối quan hệ giữa người quản lý và cấp dưới; tạo ra động lực phát triển công ty; giúp công ty đưa ra các quyết định và giải quyết tồn tại một cách hiệu quả hơn; tăng cường kỹ năng lãnh đạo, sự khuyến khích, lòng trung thành, thái độ làm việc... cho người quản lý cũng như người công nhân; giảm chi phí trong nhiều khâu như sản xuất, quản lý nhân sự. Bên cạnh các lợi ích trên, công tác đào tạo còn mang đến cho người công nhân một số lợi ích, nhưng tựu chung lại cũng là lợi ích của công ty như: giúp cho các cá nhân đưa ra các quyết định và giải quyết vấn đề một cách tốt hơn; làm cho con người tự tin và tự phát triển; giúp cho con người xử lý được mâu thuẫn, sự căng thẳng và thất vọng; tăng sự hãnh diện và thỏa mãn về nghề nghiệp; hướng con người vươn tới các mục tiêu cá nhân đồng thời với việc cải thiện kỹ năng tác động qua lại lẫn nhau; loại bỏ cảm giác sợ hãi khi nhận những nhiệm vụ mới.
Không những thế, công tác đào tạo còn cải thiện các mối quan hệ giữa người với người, các mối quan hệ trong nhóm, giữa các nhóm và trong việc thực thi chính sách như: cải thiện sự trao đổi qua lại giữa các nhóm và các cá nhân; cung cấp thông tin một cách công bằng và chắc chắn; cải thiện kỹ năng bản thân; làm cho các chủ trương, chính sách và các quy định của công ty trở nên rõ ràng; tạo ra sự gắn kết trong nhóm; tạo ra không khí học tập, phát triển và hợp tác; tạo cho công ty một vị thế mới trong công việc cũng như trong cuộc sống.
Tựu chung lại mục tiêu đào tạo của công ty chính là thể hiện mong muốn trang bị được nhiều kỹ năng cũng như nhận thức mới cho người lao động để
tăng năng suất lao động, nâng cao chất lượng hàng hóa nhằm thỏa mãn nhu cầu thị trường trong các điều kiện xác định.
3.3.1.2. Chu kỳ của đào tạo về chất lượng
Đối với công ty TNHH Hoa San thì mục đích là đào tạo cho tất cả mọi người trong công ty từ cấp lãnh đạo cao nhất đến những người mới nhất và thấp nhất hiểu rõ được hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2000. Vì thế công ty sẽ thực hiện chương trình đào tạo ngắn hạn để đào tạo cho các cán bộ của mình. Trách nhiệm về đào tạo chất lượng cho các cán bộ nhân viên thuộc về người cán bộ lãnh đạo ở các cấp, đặc biệt là những cán bộ chịu trách nhiệm điều phối hoạt động thực thi chương trình chất lượng. Đào tạo chất lượng xuất phát từ chính sách chất lượng và được thực hiện theo một chu trình kín. Chu trình này được mô tả như sau:
Hình 1: Chu trình đào tạo chất lượng
Chính sách chất lượng
Đào tạo
Kiểm định tính hiệu lực Đánh giá kết quả
Thực thi và theo dõi
Chương trình và tài liệu Nêu nhu cầu đào tạo Xây dựng tổ chức đào tạo Xác định mục tiêu
3.3.1.3. Đào tạo cán bộ quản lý và nhân viên trong công ty
3.3.1.3.1. Đào tạo cấp lãnh đạo cao nhất và cán bộ quản lý trong tổ chức
Người lãnh đạo cao nhất quyết định chính sáh và chiến lược chất lượng. Đào tạo huấn luyện có vai trò làm cho người lãnh đạo nhận thức rõ nội dung, ý nghĩa của chương trình quản lý chất lượng để họ cam kết, bắt tay thực sự vào thực thi chương trình. Ngoài ra, một cán bộ quản lý “ tham mưu” là trưởng phòng chất lượng (đối với công ty là trưởng phòng vật tư) cũng cần phải được đào tạo đặc biệt. Trưởng phòng quản lý chất lượng có trách nhiệm quản lý hệ thống chất lượng kể cả việc thiết kế, vận hành và kiểm tra hệ thống chất lượng đó.
Việc lựa chọn người đến công ty để đào tạo là một việc làm vô cùng quan trọng. Công ty sẽ tìm và lựa chọn ra người huấn luyện phù hợp nhất và có đủ năng lực, trình độ để mời đến công ty thực hiện chương trình đào tạo. Việc đào tạo về chất lượng đối với cán bộ quản lý công ty Hoa san có thể được thực hiện như sau: không nên thực hiện việc đào tạo từ bên ngoài, cán bộ công nhân viên ở công ty sẽ phải đi học tại các trường học và trung tâm đào tạo, như vậy kiến thức sẽ chung và rộng. Doanh nghiệp nên tìm và thuê chuyên gia về chất lượng đến công ty để đào tạo,như vậy là thích hợp đối với doanh nghiệp bởi hiện tại doanh nghiệp rất cần kiến thức chuyên sâu về hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001: 2000 để tiến hành áp dụng các yêu cầu của bộ tiêu chuẩn này, chương trình đào tạo sẽ được thực hiện ngay chính tại công ty. Chương trình lớp học cần kéo dài khoảng 30 giờ và bao gồm các nội dung sau:
- Giới thiệu về hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2000: nhận thức, cam kết, chính sách, chi phí, khâu cung ứng và khách hàng.
- Kiểm tra chất lượng một cách có hệ thống.
- Khả năng của quy trình và yêu cầu của thị trường: quy trình, xác định khả năng, kiểm soát bên trong, các chỉ số khả năng....
- Đồ thị kiểm soát quy trình đối với các biến số và thuộc tính: tập hợp các dữ kiện, mức trung bình và biên độ.
- Đo lường mức biến động
- Kiểm soát sản phẩm: sử dụng phương pháp lấy mẫu, rủi ro.... - Kiểm soát các quy trình của tổ chức.
3.3.1.3.2. Đào tạo cho mọi nhân viên khác
Nhận thức được vấn đề rằng nếu chương trình quản lý chất lượng không đến được với những người lao động ở cấp cơ sở thì chương trình ISO 9001: 2000 đã được các nhà lãnh đạo cao cấp khởi thủy sẽ không thể thành hiện thực. Đối với các cán bộ nhân viên, nội dung đào tạo bao gồm những nội dung cơ bản của chất lượng, đặc biệt phải chú ý đến việc sử dụng những ví dụ minh họa đơn giản, dễ hiểu để giải thích các thuật ngữ và khái niệm. Hầu hết mọi người đều có thể liên hệ vấn đề chất lượng và quản lý chất lượng vào trong cuộc sống riêng, cuộc sống gia đình của họ. Mỗi nhân viên cần được huấn luyện tỉ mỉ về các quy trình chất lượng liên quan đến công việc của họ. Họ cần phải được đào tạo đầy đủ về kỹ thuật nghiệp vụ, nhưng họ cũng cần phải nắm được nhu cầu của khách hàng của mình. Điều quan trọng là chương trình đào tạo chất lượng phải có mối quan hệ khăng khít, hữu cơ với các nhiệm vụ của người nhân viên.
Việc đào tạo thích hợp đối với công ty hiện nay là đào tạo theo hình cây, tức là chuyên gia sẽ đào tạo cho các cán bộ chủ chốt trong công ty (ban lãnh đạo, các trưởng phòng..) sau đó những người này sẽ truyền đạt lại kiến thức về ISO cho cấp dưới của mình. Cứ như vậy cho đến người cuối cùng trong công ty làm sao cho tất cả mọi người đều hiểu, đều biết về ISO 9001: 2000 có như vậy việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001: 2000 mới có thể thành công.
Ngoài việc đào tạo về chất lượng như trên, công ty cần phải gắn kết mọi người lại với nhau, làm cho mọi người cảm thấy hứng thú với công việc của mình, sáng tạo trong công việc, làm cho họ có thể phát biểu ý kiến riêng của mình để đóng góp cho công ty. Việc làm này cần sự nỗ lực rất lớn của ban lãnh đạo công ty. Bởi vì bất kỳ một công việc nào muốn thành công thì đều cần phải
có sự đồng tâm hiệp lực của tất cả mọi người, đó là điều kiện vô cùng quan trọng đối với bất kỳ một tổ chức nào.