1. Một số cỏch hiểu về giỏm sỏt núi chung
Hiện cú nhiều cỏch hiểu về giỏm sỏt:
- Cú người cho rằng giỏm sỏt là quỏ trỡnh thu thập thụng tin về việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của những người trực tiếp tham gia một hoạt động nào đú, nhằm khụng ngừng cải thiện chất lượng của hoạt động đú.
- Một số người khỏc lại cho rằng, giỏm sỏt là một quỏ trỡnh liờn tục thu thập thụng tin, phõn tớch xử lý, sử dụng thụng tin đểđưa ra những quyết định, những giải phỏp hợp lý để giải quyết vấn đề.
- Một số ý kiến lại hiểu giỏm sỏt là một quỏ trỡnh hỗ trợ, giỳp đỡ và cầm tay chỉ việc, đào tạo lại và đào tạo liờn tục, tại chỗ, tạo điều kiện thuận lợi trong phạm vi cú thểđể giỳp hoàn thành tốt nhiệm vụ. Theo hướng này, cú nhà nghiờn cứu hiểu nghĩa giỏm sỏt như một hoặc gần với sự hỗ trợ, hay cũn gọi là kiểu giỏm sỏt hỗ trợ. Theo đú giỏm sỏt hỗ trợ là một chức năng của quản lý, trong đú giỏm sỏt viờn
(GSV) ngoài việc giỏm sỏt cỏc hoạt động của nhõn viờn tuyến dưới cũn phải giỳp đỡ, hỗ trợ nhõn viờn của mỡnh trong việc thực hiện cỏc cụng việc được giao1.
Theo H.Fayol thỡ: “Giỏm sỏt là việc kiểm chứng xem mọi việc cú được thực hiện theo như kế hoạch đó được vạch ra, theo những chỉ thị, những nguyờn tắc đó
được ấn định hay khụng. Nú cú nhiệm vụ vạch ra những khuyết điểm và sai lầm để
sửa chữa, ngăn ngừa vi phạm. Nú đối phú với mọi sự, gồm cú sự vật, con người và hành động”.
2. Giỏm sỏt Chương trỡnh TT-GD-TTTĐHV trong phũng, chống HIV/AIDS
Giỏm sỏt Chương trỡnh Thụng tin Giỏo dục và Truyền thụng thay đổi hành vi trong phũng, chống HIV/AIDS (Dưới đõy xin viết tắt là TTTĐHV) được đề cập trong tài liệu này, nhất là ở cỏc tuyến dưới cần được hiểu theo khỏi niệm Giỏm sỏt hỗ trợ nờu trờn.
Theo nghĩa này, Giỏm sỏt Chương trỡnh TTTĐHV là:
- Một quỏ trỡnh thu thập xử lý thụng tin để xỏc định xem cỏc hoạt động TTTĐHV núi chung và hoạt động của từng loại hỡnh truyền thụng và của từng truyền thụng viờn (TTV) núi riờng cú diễn ra theo đỳng kế hoạch hay khụng và nú diễn ra như thế nào; đồng thời phỏt hiện sớm cỏc vấn đề nảy sinh để cú giải phỏp xử lý kịp thời đảm bảo cho hoạt động được giỏm sỏt cú chất lượng.
- Một quỏ trỡnh hỗ trợ, giỳp đỡ, cầm tay chỉ việc-đào tạo và đào tạo liờn tục, đào tạo tại chỗ, nhăm fkhụng ngừng nõng cao năng lực của cỏc tổ chức và cỏ nhõn tham gia Chương trỡnh, tạo mọi điều kiện cú thểđể cỏc tổ chức và cỏ nhõn tham gia Chương trỡnh đều hoàn thành nhiệm vụ.
Như vậy, hoạt động giỏm sỏt chủ yếu là nhằm vào con người với những điều kiện làm việc, mụi trường hoạt động, hoàn cảnh sống, sinh hoạt của con người, nhằm giỳp họ hoàn thành cụng việc một cỏch cú hiệu quả.
Với cỏch hiểu như trờn thỡ, giỏm sỏt khụng chỉ là nhiệm vụ, là hoạt động của riờng nhà quản lý, mà nú cũn là nhiệm vụ, là hoạt động của tất cả cỏc tổ chức va cỏ nhõn tham gia Chương trỡnh. Nghĩa là vừa cú sự “giỏm sỏt từ trờn xuống” và vừa cú sự “giỏm sỏt từ dưới lờn”, đồng thời cú cả sự “giỏm sỏt ngang”-là sự giỏm sỏt lẫn nhau của cỏc thành viờn trong tổ chức... tạo ra một “mạng lưới giỏm sỏt” tương ứng với mỗi hoạt động.
3. Cỏc cấp độ giỏm sỏt
Cú nhiều cấp độ giỏm sỏt khỏc nhau, nhưng trong phũng, chống HIV/AIDS núi chung và TTTĐHV núi riềng thường cú cỏc cấp độ giỏm sỏt sau:
- Giỏm sỏt từng hoạt động cụ thể, của từng con người cụ thể (vớ dụ giỏm sỏt một buổi truyền thụng nhúm nhỏ; giỏm sỏt hoạt động của 01 truyền thụng viờn trong ngày, trong thỏng...);
- Giỏm sỏt cỏc hoạt động (vớ dụ cỏc hoạt động TTTĐHV) trong khuụn khổ một chương trỡnh, dự ỏn; hay cỏc hoạt động của tổ chức phũng chống HIV/AIDS ở cỏc cấp;
- Giỏm sỏt cỏc hoạt động (vớ dụ TTTĐHV) trong khuụn khổ chương trỡnh quốc gia; hay của tổ chức cấp quốc gia;
- Giỏm sỏt hoạt động (vớ dụ TTTĐHV) trờn phạm vi toàn cầu.
4. Cỏc loại giỏm sỏt
Tuỳ theo mục đớch giỏm sỏt mà cú nhiều loại giỏm sỏt khỏc nhau, vớ dụ:
- Giỏm sỏt để phỏt hiện vấn đề (để từđú lập kế hoạch hay dự ỏn);
- Giỏm sỏt trước khi lập kế hoạch can thiệp, trước khi lập dự ỏn (để giải quyết vấn đềđó được phỏt hiện);
- Giỏm sỏt trong quỏ trỡnh thực hiện kế hoạch, thực hiện chương trỡnh mục tiờu, thực hiện dự ỏn.
- Giỏm sỏt sau khi kết thỳc kế hoạch, kết thỳc dự ỏn. Giỏm sỏt cũng cú thểđược phõn loại theo thời gian, vớ dụ:
- Giỏm sỏt thường xuyờn: là loại giỏm sỏt rất tốt, nờn làm, nhưng thường gặp khú khăn về nhõn lực, kinh phớ, thời gian của người giỏm sỏt...
- Giỏm sỏt định kỳ: Giỏm sỏt theo kế hoạch đó xỏc định từ trước, vớ dụ hàng thỏng, hàng quý hoặc nửa năm. Kỳ hạn giỏm sỏt này dài hay ngắn là do yờu cầu, tớnh chất của hoạt động được giỏm sỏt và khả năng nguồn lực cho phộp, nhưng khụng nờn quỏ thưa.
- Giỏm sỏt khụng định kỳ: Thực hiện cụng việc giỏm sỏt bất kỳ lỳc nào cú điều kiện. Nú cú thể được tiến hành “thưa” hơn so với giỏm sỏt thường xuyờn, nhưng “dày” hơn so với giỏm sỏt định kỳ;
- Giỏm sỏt khi cú “vấn đề” nảy sinh hoặc theo khuyến nghị của tổ chức hoặc cỏ nhõn cú liờn quan đến hoạt động đú .
Giỏm sỏt cũn được phõn loại theo hỡnh thức giỏm sỏt:
- Giỏm sỏt trực tiếp: Giỏm sỏt viờn trực tiếp giỏm sỏt hoạt động đang diễn ra;
- Giỏm sỏt lồng ghộp: Giỏm sỏt đồng thời nhiều hoạt động trong một lĩnh vực nào đú. Hỡnh thức này thường được ỏp dụng trong những điều kiện nguồn lực hạn chế. Vớ dụ giỏm sỏt hoạt động TTTĐHV đồng thời/được lồng ghộp vào giỏm sỏt hoạt động giảm tỏc hại chẳng hạn.
Giỏm sỏt cũng cũn cú thểđược phõn loại theo :
- Giỏm sỏt dọc theo hệ thống: Là hỡnh thức giỏm sỏt trong đú tuyến trờn, cấp trờn giỏm sỏt tuyến dưới, cấp dưới trong cựng một hệ thống.
- Giỏm sỏt bờn trong hay cũn gọi là tự giỏm sỏt: Là hỡnh thức giỏm sỏt trong đú cơ quan, đơn vị, chương trỡnh, dự ỏn, cộng đồng... tự giỏm sỏt hoạt động của mỡnh.v..
5. Tầm quan trọng của giỏm sỏt
Trong quỏ trỡnh triển khai thực hiện bất kỳ một hoạt động, một chương trỡnh hay dự ỏn nào đú trờn thực tế luụn nảy sinh nhiều vấn đề, trong đú bao gồm cả cơ hội và thỏch thức; cả thuận lợi và khú khăn, phức tạp mà ta khụng thể lường trước hết được từ khi thiết kế. Do vậy, việc giỏm sỏt trong suốt quỏ trỡnh thực hiện hoạt động, nhằm sớm phỏt hiện cỏc vấn đề phỏt sinh, cỏc khú khăn, thuận lợi... để cú những chỉnh đốn phự hợp luụn được đặt ra. Thậm chớ, cỏc nhà nghiờn cứu về quản lý cho rằng, quản lý một chương trỡnh, dự ỏn hay một đơn vị, một hoạt động... mà khụng giỏm sỏt là quản lý thả nổi, quản lý tuỳ tiện và như vậy thỡ đương nhiờn là chất lượng và hiệu quả cụng việc thường là thấp, thậm chớ khụng cú hiệu quả.
Giỏm sỏt là hoạt động rất quan trọng và phải được tiến hành thường xuyờn trong mọi hoạt động núi chung, trong triển khai cỏc hoạt động của từng dự ỏn núi riờng. Khụng chỉ cú giỏm sỏt ở cấp thực hiện (cấp cơ sở, người thực hiện) mà cần thực hiện giỏm sỏt ở tất cả cỏc tuyến từ trờn xuống dưới và từ dưới lờn trờn, cũng như giỏm sỏt theo chiều “ngang” và tự giỏm sỏt.
Giỏm sỏt cú vai trũ quan trọng trong việc triển khai thực hiện cỏc hoạt động TTTĐHV vỡ nhờ cú giỏm sỏt thỡ những người cú liờn quan, nhất là cỏc nhà quản lý mới cú thể:
- Cú thụng tin cụ thể, chớnh xỏc, khỏch quan về những gỡ đang xảy ra; - Phỏt hiện sớm cỏc vấn đề phỏt sinh để cú biện phỏp xử lý kịp thời; - Lập cỏc kế hoạch sỏt thực, cú tớnh khả thi cao.
- Uốn nắn kịp thời cỏc sai sút của người thực hiện theo kiểu “cầm tay chỉ việc”, thụng qua đú mà cú thểđào tạo nhõn viờn tại chỗ;
- Hỗ trợ kịp thời cho người thực hiện (vật chất, kinh nghiệm, kỹ thuật...) để giải quyết vấn đề phỏt sinh cú hiệu quả;
- Nhận được cỏc thụng tin phản hồi liờn quan đến hoạt động đang diễn ra... - Kịp thời điều chỉnh kế hoạch hay cỏc chỉ tiờu nếu thấy cần thiết;
Ngược lại, nếu khụng cú giỏm sỏt thỡ những người cú liờn quan, nhất là cỏc nhà quản lý sẽ khụng cú cỏc thụng tin, cỏc biện phỏp hữu ớch trờn đõy và như vậy hoạt động khú cú thể thực hiện thành cụng.