1. Về tổ chức
- Nhỡn chung, cỏc CLB cần cú cơ quan chủ quản đứng tờn xin thành lập, chỉ đạo và giỳp đỡ cõu lạc bộ hoạt động. Cơ quan chủ quản của cõu lạc bộ PCAIDS cú thể là cơ quan phũng, chống AIDS địa phương hoặc là Hội Phụ nữ, Đoàn Thanh niờn, hay Hội Chữ thập đỏ ...;
- Cơ quan chủ quản là người đứng tờn, làm hồ sơ xin thành lập cõu lạc bộ, đồng thời cú chức năng chỉ đạo, hướng dẫn, tạo điều kiện giỳp đỡ CLB hoạt động theo đỳng mục đớch, chức năng nhiệm vụ của CLB và cú hiệu quả trờn thực tế
- Uỷ ban nhõn dõn xó (phường) là cơ quan ra quyết định thành lập, hoặc quyết định giải thể cõu lạc bộ. Cú chức năng quản lý và giỏm sỏt cỏc hoạt động của CLB theo đỳng chức năng, nhiệm vụđó được quy định trong quyết định thành lập; đồng thời tạo điều kiện cho CLB hoạt động đỳng và cú hiệu quả.
- Để hoạt động cú hiệu quả, CLB cần cú sự cộng tỏc, phối hợp của cỏc tổ chức xó hội và cơ quan chuyờn mụn như: cỏc tổ chức phũng, chống AIDS, Cơ quan Y tế quận/phường; cỏc tổ chức quần chỳng; cỏc cỏ nhõn, bao gồm cả cỏc nhà chuyờn mụn, cỏc nhà hảo tõm; của gia đỡnh và của những người cú HIV/AIDS (NCH)...
- CLB rất cần cú đội ngũ lónh đạo, điều hành là Ban chủ nhiệm CLB. Ban chủ nhiệm CLB thường từ 03-05 người, trong đú cú 01 chủ nhiệm,01 phú chủ nhiệm và 2 uỷ viờn hoặc 1 chủ nhiệm, 1 phú chủ nhiệm và 3 uỷ viờn. Ban chủ nhiệm CLB lõm thời và Ban chủ nhiệm chớnh thức do cỏc thành viờn ban đầu giới thiệu, cơ quan chủ quản tiến cử và Uỷ ban nhõn dõn phường ra quyết định phờ duyệt (Tiờu chuẩn, chức năng, nhiệm vụ, lề lối làm việc xem ở phần sau).
- Hội viờn CLB nờn cú cả người nhiễm HIV hoặc thõn nhõn của họ; những người tỡnh nguyện; hội viờn/đoàn viờn của cỏc tổ chức chủ quản; Ngoài ra, cũng nờn cú một số hội viờn là nhõn viờn y tế thụn bản, là cỏn bộ xó hội ở địa phương... Hội viờn chớnh thức lỳc đầu thường chưa cần nhiền, nhưng lại cần là những người tõm huyết, tự nguyện tham gia ngay từ đầu để làm nũng cốt, trờn cơ sở đú mà vận động thờm cỏc hội viờn mới.
- CLB cần cú điều lệ (cũn cú thể gọi là Quy chế, hoặc Nội quy) về tổ chức và hoạt động của CLB. Điều lệ CLB do Ban chủ nhiờm lõm thời dự thảo, cỏc thành viờn trong CLB đúng gúp ý kiến. Sau khi thảo luận thống nhất, Ban chủ nhiệm trỡnh lờn cơ quan chủ quản để đề nghị ủy ban nhõn dõn xó, phường phờ duyệt (xem hướng dẫn xõy dựng quy chế dưới đõy).
2. Cơ sở vật chất phục vụ cho hoạt động thường xuyờn của CLB
- Phũng sinh hoạt của CLB: Hội trường thụn, hội trường UBND xó, (phường), Trạm Y tế, Nhà Văn húa cụm dõn cư, phũng học hoặc một địa điểm thớch hợp (cú đủ chỗ ngồi cho học viờn). ở một số nơi, địa điểm sinh hoạt CLB cú thể luõn phiờn, cú thể mượn nhà dõn...
- Trang thiết bị của CLB thường bao gồm: Sỏch, bỏo, tạp chớ, tài liệu, dụng cụ õm nhạc, tăng õm, cỏc phương tiện nghe nhỡn (càng tốt).
3. Kinh phớ hoạt động của CLB
- Kinh phớ do ngõn sỏch địa phương hỗ trợ;
- Kinh phớ do cỏc tổ chức, cỏ nhõn tài trợ (nếu cú); - Kinh phớ do hội viờn đúng gúp....
Ngoài sự trợ giỳp bằng tiền, nguồn kinh phớ hoạt động của CLB bao gồm cả cỏc hiện vật được hỗ trợ từ cỏc tổ chức và cỏ nhõn, hoặc do cỏc hội viờn đúng gúp... Việc hỗ trợ này cú thể mang tớnh lõu dài (trang thiết bị, kinh phớ hàng năm...), những cũng cú thể mang tớnh “kỳ cuộc” cho từng hoạt động cụ thể.
Ban chủ nhiệm CLB cú trỏch nhiệm quản lý việc thu, chi kinh phớ của CLB và thực hiện chếđộ thanh quyết toỏn theo quy định của Nhà nước và cụng khai với hội viờn theo quy định của Điều lệ CLB đó được chớnh quyền phờ duyệt.