3.3.1. Mục tiêu hoàn thiện.
Đảm bảo loại MSO được cập nhật đúng đắn. Những MSO có PR phải có PO được tạo tương ứng nhằm đáp ứng nguyên tắc phù hợp doanh thu và chi phí.
Đảm bảo PO được tạo cho một MSO cụ thể để hệ thống ghi nhận chi phí đầy đủ và đủ điều kiện ghi nhận doanh thu tương ứng.
Đảm bảo chi phí được ghi nhận cùng kỳ với doanh thu tương ứng của nó để đáp ứng nguyên tắc kế toán chi phí phù hợp với doanh thu.
Theo dõi chặt chẽ những dòng dữ liệu bị trả về từ Nhóm RTP do nguyên tắc “three way-match” không được thỏa mãn, làm việc với OPS để PO=GR=IR để ghi nhận các khoản phải trả kịp thời.
Theo dõi chặt chẽ các khoản đã ghi vào tài khoản trích trước chi phí nhưng chưa nhận được hóa đơn để ghi nhận các khoản phải trả nhà cung cấp kịp thời.
Theo dõi những khoản số dư bên Nợ của tài khoản phải trả nhà cung cấp để kiểm tra và chắc rằng giải quyết triệt để các khoản trả trùng cho khách hàng.
Theo dõi và xử lý các dòng dữ liệu được phát sinh từ việc chụp và gửi hình hóa đơn nhận được từ nhà cung cấp qua nhóm RTP.
Thanh toán đúng hạn cho nhà cung cấp đảm bảo uy tín cho Tập đoàn.
Hóa đơn nhận được từ nhà cung phải được scan cho GSC để ghi nhận IR.
PO phải được duyệt đúng kỳ và GR phải được ghi nhận đúng lúc để đảm bảo chi phí ghi nhận kịp thời và đủ điều kiện cho MSO được ghi nhận doanh thu.
3.3.2. Qui trình hoàn thiện.
Liệt kê các MSO có PR. Liệt kê và đảm bảo rẳng các PR đều có PO và đã có GR tương ứng. Liệt kê tất cả các PR tương ứng với tất cả các S/O được tạo. Từ đó có các điều chỉnh thích hợp.
Liệt kê tất cả các PO của các MSO tương ứng. Xem xét những PO này được duyệt và được tạo biên nhận tương ứng hay chưa, từ đó có các hành động điều chỉnh kịp thời.
Phòng kế toán liệt kê ngày GR được ghi nhận trong tháng và so sánh với ngày ghi nhận doanh thu của các MSO tương ứng với PO này, sắp xếp lại cho đúng kỳ nếu hệ thống ghi nhận sai.
Liệt kê các bút toán ghi tạm chưa được duyệt, thông báo và cung cấp đầy đủ chứng từ hổ trợ cho người duyệt để những bút toán ghi tạm này được ghi nhận vào chi phí trong kỳ.
Phòng kế toán kéo báo cáo tuổi nợ của các dòng dữ liệu (những hóa đơn được chụp hình và gửi qua cho nhóm RTP) và có hành động xử lý kịp thời đối với những dòng dữ liệu bị trì hoãn quá 3 ngày. Từ đó đôn đốc, hối thúc các bộ phận có liên quan để dòng dữ liệu này được hoàn tất càng sớm càng tốt.
Liên lạc với nhà cung cấp để có hóa đơn và ghi nhận chi phí cho kỳ. Theo dõi chặt chẽ tài khoản trích trước chi phí này sẽ đảm bảo cho Mlog có cái nhìn đúng đắn về dịch vụ nhận được từ nhà cung cấp. Cuối tháng cần xem xét những hóa đơn nhận được nhưng chưa có GR – có nghĩa là những dịch vụ này đã xảy ra nhưng Mlog bỏ sót không tính trước và đưa vào chi phí đúng kỳ. Đồng thời xem xét những GR của PO mà chưa nhận được hóa đơn – có nghĩa là Mlog đã thấy trước và ghi nhận vào chi phí những khoản dịch vụ này nhưng chưa nhận được hóa đơn từ nhà cung cấp. Số dư của TK này bao gồm GR chưa có IR (nằm bên Có) và IR chưa có GR (nằm bên Nợ). Những khoản nằm bên Có có nghĩa là Mlog đã trích trước chi phí và chờ nhận hóa đơn để ghi nhận phải trả cho nhà cung cấp nhưng chưa nhận được hóa đơn. Theo dõi chặt chẽ khoản này sẽ giúp Mlog loại bỏ khả năng trích trước chi phí trùng
cho cùng một dịch vụ - những chi phí trích trước mà không bao giờ nhận được hóa đơn. Những khoản nằm bên Nợ có nghĩa là Mlog đã ghi nhận phải trả cho nhà cung cấp nhưng chưa ghi nhận chi phí. Theo dõi những khoản này giúp Mlog loại bỏ khả năng đã thanh toán tiền cho khách hàng những trong khi không nhận được dịch vụ của họ. Mlog nên thực hiện việc kiểm tra tiêu chí này vào cuối tháng cho dữ liệu của tháng trước.
Số dư bên nợ trên tài khoản phải trả nhà cung cấp có thể có nghĩa là ứng trước cho nhà cung cấp, trả trùng, nhà cung cấp đã giữ tài sản của Mlog. Theo dõi chặt chẽ khoản này sẽ đảm bảo cho Mlog có thể thu hồi tài sản nhanh nhất, xóa sổ những khoản thanh toán trùng, ghi nhận chi phí và xóa sổ khoản ứng trước cho nhà cung cấp. Kết quả chung của việc hạn chế những rũi ro này là giúp Mlog sử dụng hiệu quả nhất vốn hoạt động, không bị chôn vốn ở nhà cung cấp. Người kiểm soát dùng Tcode FBL3N để kéo ra tất cả các khoản phải trả nhà cung cấp. Sắp xếp theo từng mã nhà cung cấp. Tìm hiểu bản chất của các khoản phải trả nhà cung cấp có số dư bên Nợ và có các phương án giải quyết thích hợp.
Sau khi nhận được hóa đơn từ nhà cung cấp. Phòng kế toán sẽ scan qua GSC để ghi nhận IR. GSC, phòng kế toán và bộ phận hoạt động sẽ nhận được trao đổi dòng dữ liệu này cho đến khi nào IR được ghi nhận vào sổ của Mlog. Theo dõi chặt chẽ dòng dữ liệu gửi cho GSC sẽ giúp Mlog ghi nhận kịp thời vào tài khoản phải trả nhà cung cấp và thanh toán đúng hạn cho họ. Người kiểm soát dùng Tcode RDD1205 để liệt kê tất cả các dòng dữ liệu đã được khời tạo nhưng chưa kết thúc.
Việc thanh toán đúng hạn cho nhà cung cấp sẽ đảm bảo duy trì danh tiếng của Mlog. Nếu thanh toán quá sớm sẽ giảm hiệu quả dòng vốn. Người kiểm soát dùng FBL1N để liết kê tất cả các khoản thanh toán cho nhà cung cấp trong tháng. Xem xác ngày thanh toán với ngày đến hạn để có các điều chỉnh kịp thời.
Việc trì hoãn chụp hình hóa đơn và gủi cho nhóm RTP sẽ dẫn đến ghi nhận muộn khoản phải trả cho nhà cung cấp và các hiệu ứng dây chuyền.
Người kiểm soát so sánh ngày nhận và ngày chụp và gủi hình hóa đơn của tất cả các hóa đơn nhận được trong tháng. Từ đó có các hành động thích hợp.
Nếu PO không được duyệt đúng kỳ thì chi phí sẽ bị ghi nhận sai kỳ. Cũng ảnh hưởng đến việc đặt và nhận dịch vụ từ đến nhà cung cấp. Người kiểm soát dùng báo cáo RDD345 (PO được tạo nhưng chưa được duyệt) để xem ngày PO đã được đưa đi duyệt nhưng chưa được duyệt và có kế hoạch đôn đốc, hối thúc kịp thời.
Chi phí phải được ghi nhận đúng kỳ. Theo dõi chặt chẽ những PO đã được duyệt nhưng chưa có GR sẽ giúp Mlog ghi nhận chi phí đúng kỳ, làm việc với nhà cung cấp cho đến khi dịch vụ được hoàn thành và hóa đơn được nhận. Người kiểm soát dùng báo cáo RDD1001 để liệt kê ngày tàu đến, tàu chạy nhằm xác định thời điểm chi phí được ghi nhận. So sánh ngày này với ngày GR để có các điều chỉnh kịp thời.
Quên hay chậm trễ cập nhập tình trạng C/S của S/0 là Stuffed sẽ dẫn đến PO không được tự động tạo. Người kiểm soát kéo báo cáo các S/O được tạo trong tháng, xem tình trạng của C/S của S/O này và so với dự liệu hoạt động thực tế.
Quên hay chậm trễ cập nhật tình trạng của CBL là Released trong
MODS sẽ dẫn đến PO không được tự động tạo trong SAP. Người kiểm soát kéo báo cáo các CBL của các S/O được tạo trong kỳ. Xem xét các CBL có tình trạng không phải là Released. Nếu các CBL của các S/O này đã có nhưng chưa được cập nhật sẽ đối chiếu với thực tế và có hành động cập nhật thích hợp.
Đảm bảo rằng các PO chỉ được tạo ra từ một tiểu mục PR duy nhất. Người kiểm soát kéo báo cáo các PO được trong trong tháng. Xem những PO nào khác nhau nhưng cùng liên kết đến một tiểu mục PR duy nhất.
3.3.3. Kiến nghị. 3.3.3.1. Với nhà nước. 3.3.3.1. Với nhà nước.
Vì hệ thống ghi nhận chi phí của Mlog là thiết kế cho toàn Tập đoàn nên chắc rằng sẽ không phù hợp với các qui định về thuế của một số nước sở
tại. Cơ quan thuế cần tìm hiểu và xem xét, nếu những khác biệt về cách ghi nhận chi phí của Tập đoàn và các qui định hiện hành là không trọng yếu thì có thể chấp nhận. Chắc rằng sẽ có khác biệt về thời gian trong việc ghi nhận chi phí theo hệ thống của Tập đoàn và theo qui định của nhà nước. Vấn đề đặt ra là cần có giải pháp để cả hai đều đạt trạng thái cả hai cùng có lợi.
3.3.3.2. Với tập đoàn.
Chủ động làm việc với cơ quan thuế và thực hiện các điều chỉnh cần thiết nếu sai lệch về giá trị và thời gian ghi nhận chi phí là quá khác biệt, điều mà có thể làm cho việc ghi nhận và thực hiện nghĩa vụ với cơ quan thuế cũng khác biệt. Vần đề là sự khác biệt này trọng yếu đến mức nào, và cung cấp các giải trình để có thể được chấp nhận.
3.3.3.3. Với người thực hiện.
Tuân thủ chặt chẽ các qui định khi ghi nhận các đơn mua hàng. Sai sót trong những nhập liệu này rất dễ dẫn đến các báo cáo phân tích số dư đảm phí bị sai do MSO không liên kết đúng với PO tương ứng.
Tuân thủ các qui định khi ghi nhận chi phí bằng cách dùng FI- posting. Sai sót trong những nhập liệu này có thể dẫn đến chi phí ghi nhận sai tài khoản và sai bộ phận gánh chịu chi phí, những cái đơn gian nhất nhưng có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng nếu bộ phận tổng hợp không phát hiện ra. 3.3.3.4. Với nhà cung cấp.
Thường xuyên đối chiếu với nhà cung cấp về các khoản phải trả để chắc rằng không có những khoản phải trả quá hạn gây mất uy tín của công ty và cũng không có các khoản chi phí bị ghi trùng nhiều lần do tạo nhiều đơn mua hàng cho cùng một chi phí.
Với mục tiêu, chu trình hoàn thiện và các kiến nghị nói trên, sơ đồ chu trình chi phí-phải trả nên được hoàn thiện lại như sau: