2.3.2.1. Ưu điểm:
Cơ sở dữ liệu khách hàng (Tên, địa chỉ, tài khoản ngân hàng, hợp đồng nguyên tắc, hạn mức tín dụng...) có thể được dùng chung trên toàn Tập đoàn (Một nước đi đầu yêu cầu tạo/cập nhật, các nước khác tận dụng). Điều này giúp giảm thiểu thời gian nhập liệu, thời gian kiểm tra tính chính xác của thông tin.
Giá và loại dịch vụ được duyệt tự động điền khi nhân viên nhập liệu tạo đơn bán hàng. Điều này giúp hạn chế sự không chính xác về giá và loại dịch vụ khi nhập liệu.
Các đơn mua hàng được liên kết với các đơn bán hàng. Điều này giúp người quản lý phân tích khả năng sinh lợi của các loại dịch vụ.
2.3.2.2. Nhược điểm:
Doanh thu được ghi nhận vào chủ nhật hàng tuần bởi GSC nên những đơn hàng bị lỗi có thể không được ghi nhận doanh thu kịp thời hoặc gây khó khăn trong việc theo dõi các đơn hàng đã sửa vì khối lượng nghiệp vụ của một tuần rất lớn.
Thường có khoản lệch trong giai đoạn ghi nhận doanh thu và ghi nhận phải thu. Việc đối chiếu một khối lượng lớn các đơn hàng không ghi nhận đồng thời này hòi hỏi mất nhiều thời gian và chi phí.
2.3.2.3. Nguyên nhân và ảnh hưởng:
Mlog có thể đối mặt với rũi ro là hàng đã nhận nhưng trường FCR/HBL trên MODS chưa được cập nhật kịp thời. Rũi ro này đặc biệt nghiêm trọng nếu nó xảy ra vào thời điểm gần ngày cuối kỳ. Nếu điều này xảy ra thì những MSO chi tiết đã sẵn sạng tạo DSO sẽ không tạo được DSO. Nếu không có DSO thì cũng không có BD và chắc chắn rằng doanh thu cũng không được ghi nhận. Nếu MSO chi tiết này có PR, và chi phí đã được ghi nhận thì Mlog lại gặp phải rũi ro doanh thu và chi phí được ghi nhận ở hai kỳ khác nhau mà đáng lẽ ra nó phải tồn tại chung một kỳ kế toán.
Vì hệ thống SAP được thiết đặt ngày BD là ngày FCR được “released” (đối với IEL) và là ngày tàu chạy ETD (cho OCE) khi HBL có tình trạng là “Invoicing”. Nên Mlog phải đảm bảo những S/O nào có BD thì dịch vụ đó phải hoàn tất cho khách hàng.
Mlog có thể đối diện với rũi ro là người sử dụng muốn tạo DSO lại lần nữa điều mà sẽ ảnh hưởng đến BD, doanh thu do thay đổi các trường trên DSO/MSO/S/O/FCR/HBL...
Dữ liệu hoạt động của một đặt hàng được chuyển qua SAP của Mlog Des là từ Mlog Ori. Mức độ doanh thu của Mlog Des chính xác đến đâu phụ thuộc phần lớn vào chất lượng dữ liệu đầu vào được nhập liệu ở Mlog Ori.
CBL của S/O trên MODS của Mlog Ori nếu bị cập nhật sai sẽ ảnh hưởng đến doanh thu của Mlog Des. Mức độ nghiêm trọng của sai sót này tùy thuộc vào bản chất của thông tin của đặt hàng của Mlog Ori.
2.4. Chu trình chi phí-phải trả. 2.4.1. Mô tả chu trình. 2.4.1. Mô tả chu trình.
Chi phí được ghi nhận vào báo cáo tài chính của Mlog thông qua hai con đường:
Một là những chi phí hoạt động như cước tàu biển, cước vận tải, cước hàng không, phí thuê kho bãi, phí hải quan...để phục vụ trực tiếp cho một đơn bán hàng sẽ được ghi nhận tương ứng với đơn bán hàng đó. Những chi phí này có thể tính trước được trước khi nhà cung cấp xuất hóa đơn cho Mlog nên Mlog sẽ ghi nhận chi phí này thông qua chu trình mua hàng. Một cách khái quát, chu trình mua hàng này bắt đầu từ nhu cầu bán hàng cho một đơn bán hàng, chi phí được tính trước và ghi nhận bằng cách tạo đơn mua hàng. Sau khi đơn mua hàng được duyệt và hàng hóa, dịch vụ đã nhận được từ nhà cung cấp, Mlog sẽ ghi nhận chi phí bằng cách ghi nhận biên bản nhận hàng. Khi nhận được hóa đơn cho dịch vụ, hàng hóa này, Mlog sẽ ghi nhận phải trả cho nhà cung cấp. Người tạo đơn mua hàng (Purchasing Order-PO) có trách nhiệm xác định đúng trung tâm chi phí và tài khoản kế toán cần được ghi nhận. Cách ghi nhận chi phí thông quan việc tạo PO được gọi là MM posting.
Hai là những chi phí gián tiếp phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Mlog nhưng không thể tính toán chính xác số liệu chi phí là bao nhiêu khi tháng đó chưa kết thúc. Ví dụ như chi phí tiền điện, nước, internet, tiền lương, trợ cấp bán hàng (hoa hồng cho phòng kinh doanh), phúc lợi xã hội cho nhân viên, mực in, sao lưu, phí tư vấn, phí cầu đường, phí bưu chính, phí thuê xe, công tác phí, phí bị phạt....Những chi phí này chỉ được biết chính xác khi tháng đã kết thúc và thường là sau khi kỳ kế toán đã đóng. Để chi phí được ghi nhận đúng kỳ, Mlog phải trích trước những chi phí này vào trung tâm chi phí tương ứng trước khi đóng kỳ và ghi nhận chi phí thực tế phát sinh vào tháng sau bằng cách ghi nhận trực tiếp vào trung tâm chi phí tương ứng. Cách ghi nhận trực
tiếp vào trung tâm chi phí mà không thông qua việc tạo PO được gọi là FI posting.
Tất cả quá trình mua hàng đều xảy ra đối với Mlog ở tất cả các bộ phận: IEL, OCE, LSS, AIR và WND. Chi phí được ghi nhận bằng MM Posting.
Giống như chu trình doanh thu. MM Posting cũng có hai qui trình riêng biệt,
một là chu trình tự động được dùng cho bộ phận IEL và OCE và hai là chu trình tạo bằng tay dùng cho bộ phận AIR, LSS và WND.
2.4.1.1. Chu trình tạo đơn mua hàng (PO) tự động
Sơ đồ 2.11: Mối liên hệ giữa chu trình doanh thu và chu trình chi phí:
Chu trình chi phí và chu trình doanh thu được liên kết với nhau thông qua nhu cầu mua hàng. Nhớ lại trong chu trình doanh thu PR được tạo ngay sau khi MSO được tạo ra. Theo đó, chi chí tương ứng với doanh thu sẽ được phân bổ cho MSO thông qua PR.
Đối với nước Xuất: PO được tạo ngay khi các điều kiện trên được đáp ứng hết. Đối với nước Nhập: PO được tạo khi ngày hôm này là ngày tàu đến trừ 4 (Estimated Time Arrival-ETA-4).
Khi khách hàng và Mlog đã thỏa thuận cung cấp dịch vụ thì Mlog lập tức sẽ tìm nhà cung cấp để thực hiện dịch vụ đó cho khách hàng hoặc liên kết đến hợp đồng dài hạn đã được ký với nhà cung cấp để yêu cầu cung cấp dịch vụ vì nguyên tắc hoạt động cơ bản của Mlog là mua đi bán lại dịch vụ. Sau khi thỏa thỏa thuận giá cả và các điều kiện giao nhận, điều khoản khác với nhà cung cấp thì Mlog tiến hành lập hợp đồng và tạo Hợp đồng mua hàng trong SAP.
Có bốn điều kiện từ MODS phải xảy ra hết thì PO mới được chuyển sang SAP:
S/O trong MODS phải được cập nhật RFF=Y.
Container Stuffing (C/S) phải được cập nhật là Stuffed. Đây là bắt buộc của hệ thống, nó có nghĩa là hàng đã được xếp đầy container.
FCR/HBL phải có tình trạng là invoiced/released. Điều này có nghĩa là số lượng hàng hóa, container thực tế nhận được từ khách hàng đã được cập nhật.
CBL phải được cập nhật là RFF=Y và Released. Điều này có nghĩa là Mlog đã đặt lại dịch vụ này với một carrier và đã được chấp nhận với số CBL xác định.
PO được tạo với dữ liệu hoạt động (số lượng, ngày tàu chạy, ngày tàu đến...) từ MODS (PR) và dữ liệu tài chính (trả cho nhà cung cấp nào, giá cả bao nhiêu, thời hạn thanh toán là bao lâu, thông bao thông tin trả tiền cho ai, qua phương tiện nào...) từ hợp đồng mua hàng. Tất cả các chi phí sẽ được phân bổ trực tiếp cho một MSO/DSO cụ thể thông qua PR.
Thông qua quá trình phân bổ chi phí này Mlog sẽ đáp ứng được một nguyên tắc kế toán là phù hợp giữa doanh thu và chi phí. Như vậy, chi phí hoặc sẽ được liên kết trực tiếp với MSO/DSO hoặc sẽ chạy vào một trung tâm chi phí của bộ phận tương ứng thông qua trung tâm chi phí.
Nếu Mlog chỉ mua mà không bán thì chi phí sẽ chạy vào trung tâm chi phí. PO có thể được phân bổ cho nhiều hơn một MSO. PO sẽ được liên kết với MSO thông qua PR. Một MSO sẽ có chỉ một PR tương ứng, nhưng một PR có thể có nhiều PO tương ứng. Như vậy một MSO sẽ có một hoặc nhiều PO tương ứng. Quá trình chuyển dữ liệu hoạt động chỉ diễn ra một chiều từ MODS sang SAP. Trên MODS chỉ cập nhật thông tin về hoạt động như số lượng khối m3 (Cubit Metter-CBM), số lượng và loại container, số container, có bao nhiêu BL bị liên quan …).
Mối quan hệ giữa MSO/PR/PO: Một MSO có thể có một hoặc nhiều PR, một PR có thể có một hoặc nhiều PO, một PO có thể liên kết từ nhiều PR.
Sơ đồ 2.13 ở trên là chu trình tạo PO tự động qua sự kết hợp dữ liệu tài chính của MSO với dữ liệu hoạt động từ MODS và mối liên kết MSO-PO thông qua PR để tạo PO trên SAP.
PO là một chứng từ ràng buộc về mặt pháp lý được Mlog gửi đến cho nhà cung cấp để yêu cầu cung cấp một hay nhiều loại hàng hóa, dịch vụ nào đó. Trên PO có liệt kê các điều khoản và điều kiện giao hàng, thanh toán.
GR là một sự thừa nhận rằng hàng hóa dịch vụ đã được Mlog nhận. Tại thời điểm mà SAP ghi nhận GR thì cũng là lúc chi phí được ghi nhận trong sổ sách kế toán của Mlog. Cụ thể khi GR được ghi nhận thì SAP ghi Nợ TK chi chí
vào trung tâm chi phí tương ứng / ghi Có TK trích trước chi phí.
Ngày GR được ghi nhận cho những PO được tạo qua quá trình tự động như sau:
Đối với IEL thì GR được tự động tạo hàng ngày vào 23:00 cho tất cả các PO đã được duyệt.
Đối với PO của OCE thì ngày GR được ghi nhận là ngày tàu chạy-2 nếu là hàng xuất dùng cho Mlog Ori và là ngày ngày tàu đến-3 nếu đó là hàng nhập dùng cho Mlog Des.
Sau khi GR được ghi nhận Mlog sẽ chờ hóa đơn của nhà cung cấp để ghi nhận IR (Invoice Receipt), có nghĩa là ghi Nợ TK trích trước chi phí / ghi Có TK Phải trả nhà cung cấp. Quá trình để ghi được bút toán này vào sổ của Mlog được gọi là quá trình kiểm tra hóa đơn (Invoice Verification).
Nói một chút về những nguồn gia công bên ngoài (outsourcings) của Mlog. Mlog thuê các trung tâm xử lý đặt ở Ấn Độ, Trung Quốc,...để thực hiện các dịch vụ gia công. Những trung tâm này sẽ làm các công việc lập đi lặp lại có tính chất máy móc và không cần trình độ cao. Những trung tâm gia công này được gọi chung là GSC (Global Service Center). Trung tâm này chia làm nhiều nhóm. Về cơ bản GSC gồm 4 nhóm là: RTP , ATR, PCC, MDM:
Nhóm RTP sẽ nhận các hình hóa đơn được scan từ phòng kế toán thanh toán ở các nước để ghi nhận IR theo nguyên tắc “3-way match”, tức là PO=GR=IR thì hóa đơn được ghi nhận.
Nhóm PCC sẽ thực hiện việc nhặt các khoản IR đến hạn thanh toán để thực hiện việc thanh toán cho khách hàng. Điều tra và trả lời Mlog các nước cho trường hợp khách hàng không nhận được tiền. Thực hiện thanh toán gấp cho những trường hợp đặc biệt...
Nhóm ATR thực hiện công việc liên quan đến báo cáo, đóng kỳ kế toán, sắp xếp lại các khoản chi phí từ Mlog nước này sang nước khác, và từ mãng hoạt động này sang mãng hoạt động khác....
Nhóm MDM thực hiện công việc tạo, cập nhật, xóa, ...các thông tin về nhà cung cấp, khách hàng thông qua trang Web Omada.
Kiểm tra hóa đơn là một quá trình ghi nhận hóa đơn của nhà cung cấp vào SAP thông qua quá trình kiểm tra, so sánh giữa hóa đơn IR với PO và GR. IR được ghi nhận tức là phải trả cho nhà cung cấp được ghi nhận. Khi IR đến hạn thanh toán thì nhóm PCC sẽ tự động làm thanh toán cho nhà cung cấp. Cụ thể qui trình kiểm tra hóa đơn như sau:
Sau khi phòng kế toán nhận được hóa đơn từ nhà cung cấp, phòng kế toán sẽ chụp hình hóa đơn và gửi qua cho nhóm RTP xử lý. Căn cứ vào hình ảnh hóa đơn nhận được, Nhóm RTP sẽ tìm số PO tương ứng và dùng nghiệp vụ MIRO để SAP thực hiện kiểm tra “three-way match”. Sau khi nhập số tiền, ngày hóa đơn, tỉ lệ thuế từ hóa đơn, và nhập số PO, SAP sẽ tự so sánh số tiền và số lượng trên PO với GR và IR, nếu ba số liệu này khớp nhau thì IR được ghi nhận, PO=GR>IR thì IR cũng được ghi nhận, khoản phải trả sẽ bằng với IR, chi phí sẽ được điều chỉnh giảm xuống. Nếu PO=GR<IR thì hóa đơn sẽ bị chặn lại và dòng dữ liệu này sẽ được gửi về Mlog của nước đã chụp hình hóa đơn này sang để làm rõ. Sau khi điều tra nguyên nhân (nhà cung cấp xuất sai hóa đơn nên phòng kế toán yêu cầu xuất lại, PO bị sai nên phải điều chỉnh lại...) thì PO=GR=IR và hóa đơn được ghi nhận. Khoản phải trả được ghi nhận này sẽ có
ngày đáo hạn. Nhóm PCC sẽ cho thực hiện thanh toán những khoản phải trả này tại ngày đáo hạn.
Thông tin về nhà cung cấp được lữ trự ở Cơ sở dữ liệu nhà cung cấp (Tên, địa chỉ, mã số thuế, tải khoản ngân hàng....). Mọi yêu cầu về thay đổi, tạo mới cập nhật … đều thông qua kênh OMADA. Mlog ở bất cứ nước nào có yêu cầu mua hàng thì phải có thông tin về nhà cung cấp đã được cập nhật trong SAP. Phòng kế toán có nhiệm vụ gửi yêu cầu tạo, sữa, cập nhật thông tin của nhà cung cấp trên OMADA. Nhóm MDM sẽ theo dõi và thực hiện những yêu cầu này. Mục đích là để dữ liệu về nhà cung cấp được nhất quán, chất lượng cao cho tất cả các Mlog trên toàn Tập đoàn.
2.4.1.2. Chu trình tạo PO bằng tay:
PO được tạo bằng tay cơ bản cho hai trường hợp sau:
PO được tạo bằng tay cho các việc mua hàng của bộ phận AIR LSS WND và các trường hợp tạo PO tự động bị lỗi của bộ phận OCE và IEL.
PO cần tạo cho những chi phí gián tiếp không được liên kết trực tiếp đến bất kỳ một MSO nào như chi phí tiền thuê văn phòng, chi phí quản lý...Những chi phí này sẽ được phân bổ đến các trung tâm chi phí của bộ phận tương ứng.
Dưới đây là các trung tâm chi phí và trung tâm lợi nhuận của Mlog Việt Nam:
Đối với các bộ phận LSS AIR và WND, người quản lý của những bộ phận này sẽ tìm nhà cung cấp để ký hợp đồng dài hạn. Ví dụ LSS sẽ tìm những nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển bằng xe tải và ký hợp đồng cho cả một hai hai ba năm tùy vào thỏa thuận của hai bên. Trong khi đó AIR sẽ tìm đến các hãng hàng
không hoặc các đại lý của nó như Vietnam Airline, Singapore Airline, Malaysia Airline... Còn WND thì sẽ tìm các kho với công sức đáp ứng đủ tiềm năng cung cấp dịch vụ theo khảo sát thị trường có được từ giai đoạn trước. Các kho đang được ký hợp đồng bên ngoài là Tân Hoàn Cầu, Sagawa, Sao đỏ, .. Làm được việc này sẽ giúp cho các bộ phận này có được một giá cạnh tranh và ổn định trong dài hạn. Khi có khách hàng liên hệ yêu cầu cung cấp dịch vụ thì bộ phận chỉ việc so sách giá yêu cầu của khách hàng với mua dịch vụ từ nhà cung cấp và lợi nhuận mong muốn mà quyết định có cung cấp dịch vụ hay không. Vào mỗi đầu năm tài chính, bộ phận LSS AIR và WND sẽ xem lại hợp đồng với những nhà cung cấp này để có hành động hợp lý (gia hạn hợp đồng, tìm và ký hợp đồng với những nhà cung cấp tìm năng khác...).
Sơ đồ 2.14: Sơ đồ qui trình tạo PO bằng tay: