mảng hoạt động hậu cần và vận tải đa phương thức quốc tế Maersk Logistics. 2.1.1. Khái quát về tập đoàn A.P.Moller Maersk:
A.P.Moller - Maersk A/S được thành lập vào năm 1904 ở tỉnh Svendborg thuộc Đan Mạch, khi ông Arnold Peter Moller cùng cha là thuyền trưởng Peter Maersk Moller mua lại một chiếc tàu hơi nước cũ chở được trọng tải 2200 tấn. Tập đoàn A.P.Moller - Maersk A/S bao gồm A.P.Moller Maersk A/S và các công ty con. Tập đoàn thuê mướn 120.000 nhân công trên 130 quốc gia ở các lĩnh vực sau:
Vận chuyển container và các hoạt động có liên quan: là người đi đầu trên thế giới về các dịch vụ container, làm đại lý cho các hãng tàu, làm dịch vụ hậu cần, và các hoạt động về bến cảng....dưới các thương hiệu Maersk Line, Maersk Logistics, Damco, Safmarin, MCC and APM Terminal. Tập đoàn hoạt động với hơn 500 tàu mẹ chở container và sở hữu hơn 250 chiếc tàu mẹ chở container.
APM Terminal: phát triển và hoạt động cầu cảng container và các hoạt động cầu cảng có liên quan trên hơn 50 cầu cảng của trên 34 quốc gia. Chở dầu, các dịch vụ dầu khí ngoài khơi và các hoạt động về tàu khác: cung cấp các giải pháp về vận chuyển dầu thô, dầu tinh chất và khí đốt. Cung cấp dịch vụ khoan giếng dầu. Trong lĩnh vực này, Tập đoàn hoạt động với hơn 260 tàu mẹ chở dầu, trong đó Tập đoàn sở hữu 140 chiếc tàu mẹ chở dầu.
Các hoạt động về dầu và khí đốt: Maersk oil tham gia vào các hoạt động sản xuất ở Đan Mạch, Quatar, Anh, Algeria và Kazakhtan. Thêm vào đó, Maersk oil còn tham gia vào các hoạt động thăm dò ở Biển Bắc (Anh, Đan
Mạch, Na Uy và Đức), Bắc Phi (Algeria và Morocco), Trung Á (Turkamenistan), Nam Mỹ (Brazil, Suriname và Colombia) và Vịnh Mexico. Các hoạt động bán lẽ: bao gồm các siêu thị và các siêu thị trường ở Đan Mạch, Đức, Anh, Phần Lan và Thụy Điển.
Maersk Logistics là một phân nhánh hoạt động trong lĩnh vực vận chuyển container và các hoạt động có liên quan của Tập đoàn.
2.1.2. Tổ chức hoạt động kinh doanh.
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức mảng Maesk logistics toàn cầu:
Qua sơ đồ 2.1, sơ đồ tổ chức và các hoạt động chính của Maersk Logistics (Mlog) như sau:
Mlog là một mảng hoạt động của Tập đoàn A.P.Moller Maersk, cung cấp các dịch vụ về hậu cần và vận tải đa phương thức quốc tế, là một thực thể không có tàu, máy bay, xe tải nhưng cung cấp các dịch vụ vận chuyển thông qua các phương tiện này. Hoạt động chính của Mlog là mua những dịch vụ này từ nhà cung cấp và bán lại cho khách hàng. Cơ cấu tổ chức của Mlog Việt Nam cũng gồm có năm phòng ban là Phòng hành chánh, Phòng Nhân sự, Phòng kế toán, Phòng hoạt động và Phòng máy tính. Trong đó:
Các phòng ban trung gian, không trực tiếp tạo ra doanh thu bao gồm: phòng hành chánh, nhân sự, kế toán và máy tính. Những bộ phận gián tiếp này làm chức năng hỗ trợ cho hoạt động thường nhật của các phòng hoạt động. Chi phí của những phòng này được ghi nhận vào trung tâm chi phí chức năng và sau đó sẽ được phân bổ vào chi phí cố định gián tiếp của các các bộ phận hoạt động thông qua chu kỳ đánh giá vào cuối tháng khi làm báo cáo. Chu kỳ đánh giá là một phần hành trong hệ thống kế toán hoạt động SAP R/3, được chạy vào cuối mỗi tháng để phân bổ chi phí được tập hợp trong trung tâm chi phí gián tiếp vào trung tâm chi phí trực tiếp của các bộ phận hoạt động theo tỉ lệ thích hợp. Phòng hành chánh làm các phần việc về hành chánh như: thuê văn phòng, đặt mua văn phòng phNm, thuê nhà cho các nhân viên người nước ngoài, theo dõi về tình hình cung cấp và thanh toán điện, nước, điện thoại, internet, thuê xe cộ, đặt vé máy bay, khách sạn, liên hệ tổ chức các sự kiện (lễ tổng kết cuối năm cho nhân viên, lễ kỷ niệm 10, 15, 20 năm công hiến cho tập đoàn,…)
Phòng nhân sự làm phần việc về nhân sự như: tuyển dụng lao động theo nhu cầu của các bộ phận, cập nhật thông tin nhân viên, tính lương, BHXH, BHYT và thuế TNCN, lập và nộp tờ khai về BHXH, BHYT, T.TNCN cho nhân viên, hỗ trợ nhân viên trong công tác quyết toán BHXH, BHYT, T.TNCN, cùng với người quản lý các bộ phận để đánh giá kết quả hoạt động của nhân viên cho mục đích thăng tiến, tăng lương, thưởng, trợ cấp phúc lợi…
Phòng máy tính sẽ làm phần việc hỗ trợ về trang thiết bị, máy móc văn phòng như theo dõi, bão trì, sữa chữa hệ thống internet, thư điện tử, máy in, máy vi tính…
Phòng kế toán sẽ làm phần việc về kế toán và tài chính như theo dõi và thu hồi công nợ đến hạn, thanh toán tất các các hóa đơn cho chi phí hoạt động và quản lý, cân đối thu chi để đảm bảo tối ưu hóa vốn hoạt động, thực hiện nghĩa vụ kê khai nộp các loại thuế GTGT, Thuế TNDN…với cơ quan thuế....
Bộ phận hoạt động là bộ phận trực tiếp tạo ra doanh thu, nguồn tiền nuôi sống toàn bộ công ty. Doanh thu của bộ phận hoạt động được tập hợp vào các đơn bán hàng. Chi phí của bộ phận được tập hợp vào các đơn mua hàng. Kết quả
hoạt động của các bộ phận được đánh giá dựa trên số dư đảm phí, là khoản chênh lệch giữa toàn bộ doanh thu hoạt động ghi nhận được trong kỳ với toàn bộ chi phí hoạt động tương ứng của kỳ đó. Bộ phận hoạt động bao gồm hai bộ phận lớn là DAMCO và SCM.
DAMCO là hoạt động vận chuyển đa phương thức quốc tế gồm ba bộ phận nhỏ là vận chuyển đường biển (Ocean Freight-OCE), đường hàng không (Air Freight-AIR) và đường bộ (Land Side Service-LSS).
Hoạt động của bộ phận OCE là tìm kiếm, giao dịch, thỏa thuận với nhà cung cấp để mua cước tàu biển và bán lại cho khách hàng, thực hiện các dịch vụ hậu cần để hàng được lên tàu và giao đúng địa điểm cho người mua.
Giống như OCE, chỉ khác phương tiện vận chuyển, AIR mua cước máy bay và bán lại cho khách hàng, thực hiện các dịch vụ hậu cần để hàng lên được máy bay và giao đúng địa điểm bên người mua.
Tương tự vậy LSS cũng mua cước vận chuyển đường bộ rồi bán lại cho khách hàng, cũng cung cấp dịch vụ hậu cần sao cho hàng đến được địa điểm theo yêu cầu của người mua.
SCM là hoạt động hậu cần bao gồm hai bộ phận là hậu cần xuất nhập khNu (Import Export Logistics-IEL) và các dịch vụ kho bãi, phân phối sản phNm (Warehousing and Distribution-WND).
Hoạt động của IEL là làm các công tác hậu cần sao cho hàng hóa được chuyển đến nơi người nhận. Ví dụ như Công ty NIKE, ADIDAS, REEBOK... thuê IEL tập hợp hàng từ các nhà máy sản xuất ở Việt Nam và chuyển đến kho ở Mỹ, Anh, Đức, Pháp.... IEL có thể sẽ đứng ra cung cấp giải pháp để gom hàng, thuê kho, xếp hàng lẽ vào Container, mua cước tàu, phân hàng chẵng ra các điểm cảng…sao cho tổng chi phí vận chuyển là nhỏ nhất.
WND có thể có kho, hoặc đi thuê kho rồi cho khách hàng thuê lại, thực hiện các hoạt động về kho như: sếp hàng, in và dán nhãn, tem, đính kèm các quảng cáo, khuyến mãi vào sản phNm...
2.1.3. Công tác kế toán.
Công tác kế toán của công ty không đơn thuần gói gọn trong phạm vi phòng kế toán, mà nó được thực hiện kết hợp với nhân lực của phòng kinh doanh, phòng nhân sự và các bộ phận hoạt động của công ty.
Chu trình kế toán được vạch ra để thể hiện một cách tương đối ranh giới công việc của các phòng ban trong tình trạng ranh giới đó ngày càng bị lu mờ và dần biến mất trong một tương lai gần.
2.2. Thực trạng chu trình báo cáo: 2.2.1. Sơ đồ và miêu tả. 2.2.1. Sơ đồ và miêu tả.
Sơ đồ 2.1: chu trình báo cáo kế toán:
Qua sơ đồ 2.1, thực trạng qui trình báo cáo kế toán xảy ra thông qua các bước sau:
Doanh thu của công ty được ghi nhận dựa vào thông tin của các đơn bán hàng cho khách hàng trong kỳ. Hàng ngày, các bộ phận hoạt động ghi nhận các thông tin hoạt động bán hàng (khách hàng, dịch vụ, ngày tàu đến, ngày tàu chạy, sản lượng...) vào hệ thống hoạt động MORE/MODS/TURNEL.... Những đơn bán hàng hoàn thành sẽ được bộ phận hoạt động ghi nhận trong SAP R/3 vào tài khoản (TK) phải thu khách hàng/TK trích trước doanh thu. Chủ nhật hàng tuần, trung tâm dịch vụ toàn cầu (GSC) sẽ thực hiện việc chạy chương trình ghi nhận doanh thu cho Mlog ở tất cả các nước trên toàn cầu. Khi chương trình này hoàn tất, doanh thu của những đơn hàng này sẽ chuyển vào SAP R/3 để ghi nhận vào TK doanh thu/TK trích trước doanh thu. Số liệu trên TK trích trước doanh thu sẽ được tự động cấn trừ nếu thông tin chi tiết từng đơn bán
hàng khi ghi nhận riêng lẽ (Doanh thu được ghi nhận trước phải thu, phải thu được ghi nhận trước doanh thu) là khớp nhau. Chi tiết việc tạo các đơn bán hàng sẽ được làm rõ trong chu trình doanh thu-phải thu khách hàng.
Chi phí của công ty được ghi nhận dưới hai dạng là biến phí và định phí:
- Biến phí được tập hợp căn cứ vào các đơn mua hàng mà công ty đã thực hiện với nhà cung cấp trong kỳ. Các đơn mua hàng này được liên kết với các đơn bán hàng tương ứng để phục vụ cho việc báo cáo số dư đảm phí mà bộ phận hoạt động tạo ra được trong kỳ một cách trung thực nhất.
- Định phí được tập hợp từ các chi phí cố định của các bộ phận hoạt động như lương, các khoản liên quan đến lương, chi phí khấu hao máy móc thiết bị nhà xưởng, chi phí bán hàng....Chúng được ghi nhận vào các trung tâm chi phí trực tiếp cho từng bộ phận hoạt động.
- Ngoài ra, định phí còn được phân bổ từ các trung tâm chi phí gián tiếp (những trung tâm chi phí chức năng này tập hợp chi phí của các bộ phận gián tiếp như phòng hành chánh, nhân sự, kế toán và máy tính) thông qua chu kỳ đánh giá vào cuối tháng. Chi tiết việc tạo các đơn mua hàng sẽ được làm rõ trong phần chu trình chi phí-phải trả nhà cung cấp.
Hàng tuần, bộ phận báo cáo trích xuất thông tin doanh thu-chi phí ghi nhận được trong tuần gửi cho bộ phận hoạt động để kiểm tra và theo dõi xem những đơn mua-bán hàng trong tuần đã được ghi nhận doanh thu chi phí đầy đủ hay chưa. Từ đó, có kế hoạch sửa chữa, bổ xung chi tiết các đơn mua-bán hàng cho đúng để chi phí và doanh thu được ghi nhận kịp thời trong sổ kế toán của tập đoàn.
Hàng tháng, bộ phận báo cáo một mặt trích xuất tất cả các doanh thu, chi phí hoạt động trong kỳ gửi các bộ phận hoạt động để kiểm tra và chắc rằng doanh thu, chi phí trong kỳ đã được ghi nhận đầy đủ. Mặt khác, bộ phận báo cáo còn phải thực hiện các bút toán trích trước cần thiết để ghi nhận doanh thu, chi phí hoạt động cho những đơn mua-bán hàng đã thực hiện nhưng chưa kịp ghi nhận kịp thời.
Thêm vào đó, bộ phận báo cáo cũng phải rà soát, so sánh và đánh giá lại tất cả những định phí trong kỳ với ngân sách đã vạch ra để xem có thiếu sót định phí nào chưa được ghi nhận hay không. Thực hiện các bút toán phân bổ, trích trước cần thiết để đảm bảo định phí được phản ánh đúng nhất hoạt động và các giao dịch trong kỳ.
Bên cạnh đó, bộ phận báo cáo cũng phải kiểm tra các chu kỳ đánh giá, chương trình phân bổ...để đảm bảo định phí ghi nhận một cách đầy đủ và hợp lý.
Cuối cùng, bộ phận báo cáo phải chuyển thể kết quả kinh doanh trên hệ thống SAP vào hệ thống quản trị tài chính cao cấp HFM của Tập đoàn cho mục đích quản trị và ra quyết định cấp Tập đoàn.
2.2.2. Đánh giá ưu nhược, nguyên nhân, ảnh hưởng. 2.2.2.1. Ưu điểm: 2.2.2.1. Ưu điểm:
Toàn bộ các khía cạnh chi phí đã được xem xét, so sánh với ngân sách được lập từng tháng. Điều này giúp cho công ty không bỏ sót các chi phí đã thấy trước được và thực hiện việc trích trước chi phí đó hàng tháng để chi phí trong kỳ không bị biến động quá cao giữa các kỳ.
Toàn bộ các khía cạnh doanh thu đã được xem xét, đánh giá và điều chỉnh chi tiết hàng tuần. Điều này giúp cho công ty hạn chế khả năng bị bỏ xót, ghi nhận trùng doanh thu hoạt động cho những đơn mua đã thực hiện trong kỳ. Có hệ thống các trung tâm chi phí để ghi nhận chi phí trực tiếp của từng bộ phận. Là công cụ hữu ích giúp cho nhưng người quản lý trực tiếp kiểm soát và chịu trách nhiệm về chi phí của bộ phận đó.
Có chu kỳ đánh giá cuối tháng để phân bổ chi phí gián tiếp của các bộ phận gián tiếp vào chi phí trực tiếp của các bộ phận hoạt động. Điều này giúp nhà quản trị kiểm soát được biến động chi phí trên cấp độ công ty ở từng quốc gia cũng như toàn tập đoàn.
2.2.2.2. Nhược điểm:
Việc theo dõi các khoản trích trước doanh thu và chi phí được thực hiện bằng tay. Do đó, khả năng trích trước thừa, thiếu là hoàn toàn có thể xảy ra. Điều này làm cho báo cáo có thể phản ánh không đúng (nhiều hơn, hoặc ích hơn so với số liệu thực tế mà nó đáng lẽ phải được thể hiện. Nếu nhiều quá, hoặc ít quá có thể ảnh hưởng trọng yếu đến doanh thu, chi phí có liên quan. Doanh thu được ghi nhận trên cơ sở hàng tuần. Điều này gây khó khăn trong việc theo dõi những điều chỉnh cho các doanh thu ghi thiếu, ghi thừa. Ví dụ như có một trăm nghiệp vụ ghi sai và được phát hiện vào thứ hai, đã được điều chỉnh trong thứ hai đó nhưng đến thứ hai tuần sau mới biết được kết quả điều chỉnh đó có được phản ánh hay chưa. Trung bình có khoản hai mươi ngàn nghiệp vụ cần ghi nhận doanh thu trong một tuần cho hoạt động của Maersk Logistics ở Việt Nam.
2.2.2.3. Nguyên nhân và ảnh hưởng:
Do các khoản trích trước được thực hiện vào cuối mỗi tháng trong khung thời gian rất ngắn với khối lượng lớn các nghiệp vụ đã được ghi nhận trong SAP nên việc trích thiếu, trích thừa chi phí, doanh thu là thường xuyên xảy ra. Điều này gây biến động không đúng của doanh thu chi phí giữa các kỳ. Việc tìm hiểu nguyên nhân và giải thích biến động là thực hiện được nhưng tốn kém nhiều thời gian và chi phí.
Người ghi nhận các đơn mua hàng có thể nhầm lẫn trong việc chọn các trung tâm chi phí, tài khoản dẫn đến báo cáo tài chính thể hiện không đúng bản chất tài khoản và bộ phận, đơn vị gánh chịu chi phí. Với khối lượng nghiệp vụ lớn trong tháng (khoản một trăm năm chục ngàn nghiệp vụ), kế toán báo cáo không đủ thời gian để xem xét, liên lạc với các bên liên quan để điều chỉnh cho đúng hết những nghiệp vụ sai sót.
2.3. Thực trạng chu trình doanh thu- phải thu: 2.3.1. Sơ đồ và mô tả. 2.3.1. Sơ đồ và mô tả.
Chu trình doanh thu được thiết kế cho hai mảng hoạt động khác nhau. Một là chu trình tự động được áp dụng cho hai bộ phận IEL và OCE và hai là chu trình bằng tay được áp dụng cho ba bộ phận AIR, LSS và WND.
Sơ đồ 2.2: giao dịch giữa Mlog và khách hàng:
Qua sơ đồ 2.2, khái quát giao dịch như sau:
Mlog giao dịch với người bán (Shipper) và người mua (Consignee) như một công ty duy nhất nhưng nếu xét về nội bộ thì các mối giao dịch thực chất sẽ là Mlog Orgin (Mlog-Ori) (nơi xuất khNu) sẽ thực hiện giao dịch với Shipper và Mlog Destination (Mlog-Des) (nơi nhập khNu). Trong khi đó, Mlog-Des sẽ thực hiện giao dịch với Mlog-Ori và người mua (Consignee).
Chu trình nào sẽ xảy ra tự động và cho bộ phận nào? Chu trình nào được thực