1.5.1.1. Khái niệm về tài sản cố định (TSCĐ) và chu trình TSCĐ-khấu hao TSCĐ.
Tài sản cố định: là những tài sản có hình thái vật chất do doanh nghiệp nắm giữ để sử dụng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh phù hợp với tiêu chuNn ghi nhận tài sản cố định hữu hình.
Chu trình TSCĐ: là một chuỗi các thủ tục hoạt động, nghiệp vụ kế toán có liên hệ mật thiết với nhau theo một thứ tự nhất định, có tính lặp đi lặp lại liên quan đến các sự kiện mua TSCĐ, tiếp xúc với nhà cung cấp, nhận cung cấp TSCĐ đến khi thanh toán, ghi nhận TSCĐ, trích khấu hao, theo dõi và ra báo cáo quản trị thích hợp.
1.5.1.2. Chứng từ, sổ sách, báo cáo sử dụng trong chu trình TSCĐ-KH TSCĐ:
Chứng từ.
Yêu cầu mua TSCĐ: được lập bởi bộ phận có nhu cầu mua TSCĐ. Phiếu yêu cầu phải được đánh số thứ tự, mã bộ phận, người quản lý.
Hóa đơn của nhà cung cấp, biên bản nhận TSCĐ, Phiếu bảo hành: là căn cứ xác lập quyền sở hữu TSCĐ của tổ chức đồng thời là nghĩa vụ thanh toán tiền TSCĐ cho nhà cung cấp. Cũng là căn cứ để tổ chức yêu cầu nhà cung cấp thực hiện các dịch vụ sữa chữa bảo trì theo điều kiện bảo hành.
Thẻ TSCĐ: là căn cứ để theo dõi, quản lý tình hình hoạt động của TSCĐ. Trên thẻ phải thể hiện các thông tin về: số, ngày mua, ngày sử dụng, nhà cung cấp, các tiêu chuNn kỹ thuật, thời hạn sử dụng…của TSCĐ.
Bảng tính khấu hao: là căn cứ để kế toán trích và ghi nhận khấu hao cho bộ phận sử dụng, tính chi phí, thuế thu nhập doanh nghiệp và thực hiện nghĩa vụ nộp thuế cho cơ quan thuế.
Ghi chú: Phần 1.4 này tham khảo ở tài liệu từ trang 147 đến 169 của tác giả Nguyễn Thế Hưng(2008), Hệ Thống Thông Tin Kế Toán, NXB Thống Kê. TP.HCM.
Sổ sách.
Sổ tổng hợp và sổ chi tiết các tài khoản: 331, 133, 641, 642, 627, 111, 112… Cũng giống như chu trình doanh thu-phải thu, hạch toán trong điều kiện xử lý bằng máy tính, không có hình thức sổ mà thông tin được lưu trữ dưới các tập tin, các bảng dữ liệu dạng số hóa. Sau đây là minh họa về quan hệ giữa các bảng dữ liệu và các đơn vị lưu trữ bên trong chúng.
Báo cáo.
Bảng kê nghiệp vụ: là báo cáo liệt kê một kiểu nghiệp vụ phát sinh trong kỳ báo cáo như: báo cáo tất cả các thẻ TSCĐ được tạo trong quí, sáu tháng, cả năm; Báo cáo tất cả các chứng từ thanh toán cho nhà cung cấp, cơ quan thuế…Mục đích của những báo cáo này là giúp tổ chức kiểm soát tính cập nhật, xử lý chính xác, đầy đủ của hệ thống.
Báo cáo kiểm soát: là báo cáo nhằm mục đích tổng hợp các thay đổi của các tập tin kế toán trong môi trường xử lý bằng máy tính để bảm bảo dữ liệu được cập nhật và xử lý đầy đủ. Ví dụ: báo cáo tổng giá trị TSCĐ, KH lũy kế; báo cáo tổng số mẫu tin; …
Các báo cáo đặc biệt:
Báo cáo các khoản phải trả cho nhà cung cấp, cơ quan thuế: liệt kê các khoản phải trả, đã trả cho nhà cung cấp, dùng để đối chiếu hàng tháng, cả năm với nhà cung cấp, với cơ quan thuế để phát hiện và sửa chữa các sai sót, gian lận. Báo cáo này cũng là căn cứ để hoạch định kế hoạch thanh toán cho nhà cung cấp, cơ quan thuế.
Báo cáo nhu cầu tiền mặt: nhằm mục đích phân tích các khoản phải trả đáo hạn đối với nhà cung cấp, với cơ quan thuế để có kế hoạch thanh toán kịp thời.