1.4.1.1. Khái niệm về chi phí và chu trình chi phí-phải trả.
Chi phí: về cơ bản, tổ chức phải chi chí hai khoản cho hoạt động thường nhật là biến phí và định phí.
Biến phí: là các khoản chi phí gắn liền với doanh thu hàng hóa, dịch vụ của tổ chức. Một sự tăng lên về biến phí có thể hiểu là một sự tăng lên tương ứng của doanh thu. Ví dụ như phí vận chuyển đường bộ, phí xếp dỡ container, phí quản lý hàng, phí nâng hạ container...
Định phí: là các khoản chi phí cố định mà tổ chức phải trả bất kể sản lượng của kỳ kế toán đó là bao nhiêu. Ví dụ như chi phí thuê văn phòng; tiền điện, tiền nước, bảo vệ văn phòng; tiền lương, khấu hao tài sản cố định; chi phí quản lý từ vùng, từ trung tâm; chi phí bán hàng; chi phí phân bổ từ các bộ phận gián tiếp như phòng kế toán, phòng nhân sự, phòng máy tính, ...
Chu trình chi phí-phải trả: là một chuỗi các thủ tục hoạt động, nghiệp vụ kế toán có liên hệ mật thiết với nhau theo trình tự nhất định, có tính lặp đi lặp lại liên quan đến việc mua hàng hóa dịch vụ và thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp. Các hoạt động chính trong chu trình chi phí-phải trả bao gồm: (1) Lập đơn đặt hàng gửi nhà cung cấp; (2) Nhận hàng hóa, dịch vụ từ nhà cung cấp; (3) Xác nhận nghĩa vụ thanh toán; (4) Thanh toán tiền hàng hóa, dịch vụ cho nhà cung cấp.
Ghi chú: Phần 1.3 này tham khảo ở tài liệu từ trang 122 đến 147 và phụ lục BD.134.Doc của tác giả Nguyễn Thế Hưng(2008), Hệ
1.4.1.2. Chứng từ, sổ sách, báo cáo được sử dụng trong chu trình chi phí- phải trả:
Chứng từ:
Phiếu yêu cầu mua hàng hóa, cung cấp dịch vụ: do bộ phận có nhu cầu mua hàng hóa, dịch vụ trong tổ chức lập ra bao gồm các thông tin về: mục đích mua hàng hóa, dịch vụ; mã hàng; tên hàng; số lượng; qui cách; điều kiện giao nhận...Yêu cầu mua hàng sau khi được duyệt sẽ chuyển đến bộ phận mua hàng.
Đơn đặt hàng: Căn cứ vào phiếu yêu cầu mua hàng, bộ phận mua hàng tiến hành lập đơn đặt hàng và gửi đến nhà cung cấp được chỉ định hoặc qua đấu thầu (để có được giá và chất lượng tốt nhất). Thông tin trên đơn đặt hàng bao gồm: số phiếu yêu cầu, tên chứng từ, ngày, số chứng từ, thông tin về nhà cung cấp, hàng hóa, dịch vụ yêu cầu như: mã hàng, tên hàng, qui cách, số lượng, đơn giá, thời gian, địa điểm giao hàng và các điều kiện khác như điều khoản bảo hiểm hàng hóa…có liên quan.
Giấy xác nhận đơn hàng (lệnh bán hàng) của người bán: là một chứng từ phản hồi từ nhà cung cấp để báo cho tổ chức biết là đơn đặt hàng của tổ chức đã được chấp nhận thực hiện bởi nhà cung cấp.
Phiếu nhập kho, báo cáo nhận hàng: Là chứng từ được lập bởi bộ phận kho của tổ chức căn cứ vào số lượng, chất lượng, tên, mã số, qui cách hàng hóa thực nhận từ nhà cung cấp.
Hóa đơn bán hàng của nhà cung cấp: do nhà cung cấp lập. Thông tin trên hóa đơn thể hiện thông tin hàng hóa dịch vụ đã bán, đã cung cấp cho tổ chức. Đây là căn cứ xác lập quyền sở hữu của tổ chức đối với hàng hóa, dịch vụ và cũng là căn cứ để tổ chức thực hiện nghĩa vụ thanh toán tiền hàng hóa, dịch vụ đó cho nhà cung cấp.
Chứng từ ghi nợ: do tổ chức lập dùng để ghi chép các khoản điều chỉnh giảm do giảm giá hàng bán, trả lại hàng bán cho nhà cung cấp do hàng hóa kém chất lượng, chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán,…
Ngoài ra còn có các chứng từ khác như: chứng từ thanh toán; Biên lai; Biên nhận; Thẻ; Vé; Phiếu chi; Giấy báo nợ; Ủy nhiệm chi; Séc thanh toán; Phiếu xuất kho…
Sổ sách:
Sổ tổng hợp và sổ chi tiết các tài khoản: 331, 133, 156, 111, 112…
Cũng giống như chu trình doanh thu-phải thu, hạch toán trong điều kiện xử lý bằng máy tính, không có hình thức sổ mà thông tin được lưu trữ dưới các tập tin, các bảng dữ liệu dạng số hóa. (Xem mối quan hệ giữa các bảng dữ liệu và các đơn vị lưu trữ bên trong chúng ở phần chu trình doanh thu-phải thu bên trên).
Báo cáo:
Bảng kê nghiệp vụ: là báo cáo liệt kê một kiểu nghiệp vụ phát sinh trong kỳ báo cáo như: báo cáo tất cả các hóa đơn mua hàng; báo cáo tất cả các phiếu nhập kho; báo cáo tất cả các chứng từ thanh toán…Mục đích của những báo cáo này là giúp tổ chức kiểm soát tính cập nhật, xử lý chính xác, đầy đủ của hệ thống.
Báo cáo kiểm soát: là báo cáo nhằm mục đích tổng hợp các thay đổi của các tập tin kế toán trong môi trường xử lý bằng máy tính để bảm bảo dữ liệu được cập nhật và xử lý đầy đủ. Ví dụ: báo cáo tổng chi phí mua hàng; báo cáo tổng số mẫu tin; báo cáo tổng số hóa đơn…
Các báo cáo đặc biệt:
Báo cáo công nợ phải trả: liệt kê các khoản phải trả, đã trả nhà cung cấp, dùng để đối chiếu định kỳ với nhà cung cấp để phát hiện và sửa chữa các sai sót, gian lận. Cũng là căn cứ để hoạch định kế hoạch thanh toán cho nhà cung cấp.
Báo cáo nhu cầu tiền mặt: nhằm mục đích phân tích các khoản phải trả đáo hạn đối với nhà cung cấp để có kế hoạch thanh toán kịp thời duy trì uy tín của tổ chức trên thị trường.