1.5.2.2. Qua sơ đồ 1.4, chu trình TSCĐ được thực hiện thông qua tám bước như sau:
(1) Bộ phận có nhu cầu mua tài sản cố định sẽ gửi yêu cầu cho người quản lý bộ phận để duyệt mua.
(2) Người quản lý bộ phận xem xét nhu cầu sử dụng thực tế TSCĐ và duyệt mua thêm TSCĐ nếu đó là nhu cầu thực sự.
(3) Sau khi được duyệt, bộ phận sẽ liên hệ với các nhà cung cấp khác nhau để có được TSCĐ với giá và chất lượng tốt nhất. Bộ phận gửi yêu cầu mua TSCĐ với các báo giá chi tiết về giá, số lượng, nhà cung cấp đến người quản lý bộ phận. Sau khi cân nhắc, lựa chọn giữa các nhà cung cấp, người quản lý sẽ quyết định mua TSCĐ của nhà cung cấp nào có lợi nhất.
(4) Sau khi được duyệt thì bộ phận gửi đơn mua hàng đã được duyệt này cho nhà cung cấp và yêu cầu cung cấp TSCĐ.
(5) Nhà cung cấp chuyển giao TSCĐ cho bộ phận mua TSCĐ và gửi hóa đơn cho bộ phận kế toán.
(6) Bộ phận lập biên bản nhận TSCĐ, lập thẻ TSCĐ và báo cáo nhận hàng rồi gửi đến phòng kế toán.
(7) Bộ phận kế toán kiểm tra hóa đơn với đơn đặt hàng, hạch toán tăng TSCĐ, hạch toán phải trả nhà cung cấp và lập bảng tính và trính khấu hao hàng tháng.
(8) Phòng kế toán tiến hành thanh toán cho nhà cung cấp khi hóa đơn đến hạn.
Khi hết thời gian sử dụng tài sản hoặc muốn bán TSCĐ khi không còn nhu cầu sử dụng nữa thì tổ chức sẽ tiến hành thực hiện việc thanh lý TSCĐ. Bộ phận sẽ liên hệ tìm kiếm, phát tín hiệu bán đấu giá TSCĐ…sao cho giá trị thu hồi của TSCĐ đó là lớn nhất. Phòng kế toán xuất hóa đơn cho khách hàng, ghi Nợ TK chi phí, TK khấu hao/ ghi Có TK TSCĐ. Ghi nợ TK Tiền/Ghi Có TK Thu nhập khác, TK Thuế GTGT sau đó tiến hành đóng sổ theo dõi TSCĐ này lại.
1.5.3. Các mục tiêu kiểm soát:
Các mục tiêu kiểm soát chung cũng giống như các mục tiêu kiểm soát chung đã đề cập ở chu trình doanh thu-phải thu.
Các mục tiêu kiểm soát chi tiết như sau:
Thời gian.
Tất các những sự kiện mua TSCĐ đều phải được ghi nhận. TSCĐ phải được ghi nhận chính xác và đúng kỳ.
Tất cả các chi phí khấu hao đều phải được ghi nhận. KH phải được tính toán hợp lý và ghi nhận đúng kỳ phù hợp với các qui định hiện hành của nước sở tại và qui định nội bộ trong tổ chức.
Tất cả các sự kiện thanh lý TSCĐ đều phải được ghi nhận. Giá vốn, giá trị còn lại, KH của TSCĐ phải được tính toán hợp lý và ghi nhận đầy đủ, đúng kỳ.
Xử lý dữ liệu.
Những thay đổi cho các thông tin TSCĐ đã được đăng ký phải được tính toán và thực hiện một cách chính xác và kịp thời phù hợp với các qui định hiện hành của nước sở tại và qui định của tổ chức.
Phòng kế toán kiểm tra tài khoản ghi nhận khi phòng hoạt động tạo đơn đặt hàng mua TSCĐ. Thực hiện các bút toán điều chỉnh nếu cần, tính toán và đăng ký phân bổ chi phí khấu hao cho bộ phận có liên quan vào hệ thống.
Khớp số liệu về TSCĐ, khấu hao TSCĐ giữa số liệu trên hệ thống kế toán tài chính của các tổ chức thành viên ở từng quốc gia với hệ thống báo cáo quản trị của cả tổ chức.
Về sự kiểm soát.
Các TSCĐ đang sử dụng phải được ghi nhận là tài sản của tổ chức. Việc mua TSCĐ phải được ghi nhận, cập nhật một cách chính xác và đúng kỳ.
Với bất kỳ TSCĐ mới đưa vào sử dụng nào cũng phải đối chiếu các qui định của nước sở tại với qui định của tổ chức về giá trị để được ghi nhận, thời gian trích khấu hao. Thực hiện các bút toán điều chỉnh cần thiết.
Tài sản phải được bảo quản an toàn, có mở sổ, thẻ để theo dõi và kiểm kê định kỳ. Việc bảo trì, sữa chữa phải được thực hiện định kỳ.
TSCĐ mà tổ chức đang sở hữu phải phản ánh nhu cầu sử dụng thực tế của các bộ phận phù hợp với chính sách nội bộ của tổ chức.
1.6. Chu trình tiền lương.