1.7.1.1. Khái niệm về vốn hoạt động và chu trình vốn hoạt động.
Vốn hoạt động là tài sản có tính thanh khoản cao, được dùng để duy trì hoạt động sản xuất kinh doanh hàng ngày của tổ chức.
Chu trình vốn hoạt động: là một chuỗi các thủ tục hoạt động có liên hệ mật thiết với nhau theo một trình tự nhất định, có tính chất lặp đi lặp lại từ khi phát sinh các khoản phải trả, phải thu, đến kỳ chuyển tiền về công ty mẹ, liên hệ ngân hàng để mua bán ngoại tệ... đến khi thanh toán hết tiền hàng, thu tiền khách hàng, nhận báo cáo xác nhận đã nhận tiền từ công ty mẹ... và trích xuất báo cáo quản trị thích hợp.
1.7.1.2. Chứng từ, sổ sách, báo cáo sử dụng trong chu trình vốn hoạt động:
Chứng từ.
Nghị quyết của hội đồng quản trị: là căn cứ để thực hiện việc chuyển tiền từ nước sở tại về trụ sở chính của các tổ chức. Thông tin trên nghị quyết thể hiện các điều kiện để tổ chức ở nước sở tại thực hiện việc chuyển tiền về trụ sở chính của tổ chức.
Bảng tổng hợp các giao dịch thu chi trong kỳ: là căn cứ để cơ quan quản lý nước sở tại chấp nhận việc chuyển tiền. Trên bảng tổng hợp thể hiện các thông tin về dòng tiền vào, dòng tiền ra trong kỳ có được từ các giao dịch mà tổ chức ở nước sở tại đã thực hiện.
Hợp đồng mua bán ngoại tệ với ngân hàng: là một phần căn cứ để kế toán hạch toán khoản phụ trội khi chuyển tiền.
Bảng ghi nhớ số tiền ứng trước cho nhân viên, nhà cung cấp: là căn cứ để kế toán hoạch toán tiền tạm ứng cho nhân viên để đi công tác, thanh toán trước tiền hàng cho nhà cung cấp…
Sổ sách.
Cũng giống như chu trình doanh thu-phải thu, hạch toán trong điều kiện xử lý bằng máy tính, không có hình thức sổ mà thông tin được lưu trữ dưới các tập tin, các bảng dữ liệu dạng số hóa.
Báo cáo.
Bảng kê nghiệp vụ: là báo cáo liệt kê một kiểu nghiệp vụ phát sinh trong kỳ báo cáo như: báo cáo tất cả các nghị quyết được tạo trong năm; Báo cáo tất cả các bảng ghi nhớ tiền tạm ứng cho nhân viên, …Mục đích của những báo cáo này là giúp tổ chức kiểm soát tính cập nhật, xử lý chính xác, đầy đủ của hệ thống.
Báo cáo kiểm soát: là báo cáo nhằm mục đích tổng hợp các thay đổi của các tập tin kế toán trong môi trường xử lý bằng máy tính để bảm bảo dữ liệu được cập nhật và xử lý đầy đủ. Ví dụ: báo cáo tổng các khoản phụ trội đã chuyển về trụ sở chính; báo cáo tổng số mẫu tin; …
Các báo cáo đặc biệt:
Báo cáo các khoản phải thu từ nhân viên: liệt kê các khoản đã ứng trước, phải thu, đã thu từ nhân viên, dùng để đối chiếu hàng tháng, với nhân viên để phát hiện và sửa chữa các sai sót, gian lận. Cũng là căn cứ để hoạch định kế hoạch trừ lương nhân viên.
Báo cáo nhu cầu tiền mặt: nhằm mục đích phân tích các khoản phụ trội phải chuyển về trụ sở chính của tổ chức để có kế hoạch thanh toán phù hợp.
1.7.2. Chu trình vốn hoạt động.
1.7.2.2. Qua sơ đồ 1.6, chu trình vốn hoạt động được thực hiện thông qua bốn bước cơ bản như sau:
(1) Người kiểm soát vốn hoạt động sẽ cân đối các khoản sẽ thu được từ khách hàng khi đến hạn, các khoản tạm ứng cho nhân viên đến hạn thu hồi, các khoản cho các đơn vị khác vay, mượn đến hạn, các khoản lãi từ nguồn vốn nhàn rỗi như là dòng tiền vào của chu trình.
(2) Đồng thời anh ta cũng phải xác định tiền lương phải trả cho công nhân viên, các khoản ứng trước cho nhân viên đi công tác, các phải phải trả cho nhà cung cấp khi đến hạn, các khoản ứng trước cho nhà cung cấp, các khoản phải trả phải nộp cho nhà nước và cơ quan bảo hiểm trong kỳ, các khoản tiền đặt cọc, ký quĩ ký cước cho ngân hàng trong kỳ như là nhu cầu dòng tiền ra trong kỳ.
(3) Bên cạnh đó, anh ta cũng phải cân nhắc đến chính sách chuyển tiền về công ty mẹ của tổ chức để xác định dòng ngoại tệ cần thiết cho việc chuyển tiền.
(4) Kết hợp ba yếu tố trên, người kiểm soát vốn hoạt động sẽ đưa ra kế hoạch hành động cần thiết để luồng tiền được lưu thông theo đúng nhu cầu (gửi danh sách cho nhân viên kinh doanh yêu cầu thu tiền các khoản công nợ quá hạn, thanh toán các khoản nợ quá hạn cho nhà cung cấp, cân nhắc tỉ giá nội tệ và ngoại tệ trong kỳ để huy động ngoại tệ cho mục đích chuyển tiền về công ty mẹ một cách có lợi nhất...).
1.7.3. Các mục tiêu kiểm soát chung:
Các mục tiêu kiểm soát chung cũng giống như các mục tiêu kiểm soát chung đã đề cập ở chu trình doanh thu-phải thu.
Các mục tiêu kiếm soát chi tiết như sau:
Thời gian.
Các khoản phải thu khách hàng, phải thu từ nhân viên, phải thu khác... gần hoặc đến ngày đáo hạn phải được chu ý theo dõi kịp thời cho mục đích thu hồi nhanh nhất, tránh bị chiếm dụng vốn.
Ngày đáo hạn các khoản phải trả phải nhà cung cấp, cơ quan thuế, BHXH, BHYT phải được cấp nhật thường xuyên, tránh bị thanh toán trễ hạn cho nhà cung cấp dẫn đến mất uy tính của tổ chức, bị phạt.
Ngày đáo hạn của các khoản tiền gửi và vay ngân hàng phải được cập nhật liên tục để tính và trích trước chi phí, tiền lãi cho đúng kỳ báo cáo.
Xử lý dữ liệu. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Tính toán các khoản phải thu, phải trả gần đến hạn, đến đến hạn và quá hạn để có kế hoạch xử lý kịp thời.
Tính toán các khoản lãi nhận được từ tiền gửi ngân hàng, các khoản lãi phải trả cho ngân hàng cho mục đích trích trước doanh thu chi phí.
Tính toán các khoản phải trả phải nộp cơ quan thuế, cơ quan nhà nước, công ty mẹ cho kỳ báo cáo.
Về sự kiểm soát.
Đảm bảo lượng vốn nhàn rỗi là thấp nhất nhưng vẫn thanh toán đầy đủ và đúng hạn các khoản phải trả nhà cung cấp, nhân viên, cơ quan thuế, cơ quan BHXH, BHYT, chuyển tiền về công ty mẹ.
Kiểm soát các khoản ứng trước cho nhân viên, nhà cung cấp để thu hồi kịp thời, tránh ứ động vốn.
Về ngân hàng.
Thiết lập mối quan hệ thân thiết với các ngân hàng để được cập nhật nhất về tỉ giá, lãi suất, ưu đãi...phục vụ cho hoạt động kinh doanh hàng ngày của tổ chức.
Cập nhật và sử dụng các dịch vụ, chính sách .. của ngân hàng một cách có lợi nhất cho tổ chức.
Tóm lại chương I:
Mục tiêu hoạt động của tổ chức là vì lợi nhuận. Để đạt được mục tiêu này thì tổ chức phải có các quyết định quản trị đúng đắn, kịp thời. Đặc biệt các quyết định này luôn mang tính sống còn trong điều kiện cạnh tranh gay gắt của nền kinh tế thị trường hiện nay.
Để có được các quyết định đúng đắn, kịp thời thì hệ thống kế toán của tổ chức phải được thiết kế phù hợp, chặt chẽ để có được các báo cáo theo yêu cầu với thông tin thích hợp, hữu ích và kịp thời.
Mỗi lĩnh vực mà tổ chức hoạt động đều có đặc thù của nó. Một hệ thống thông tin kế toán mạnh, hữu ích phải bao gồm được tất cả những đặc thù này cùng với các công cụ kiểm soát, các liên kết chặt chẽ giữa các dòng dữ liệu đầu vào, xử lý và đầu ra bên trong hệ thống để mục tiêu cuối cùng của nó là cung cấp được các báo cáo hữu ích, kịp thời cho quyết định kinh tế của người quản trị.
Được trình bày ở trên là sáu chu trình kế toán cơ bản nên được áp dụng cho các tổ chức kinh tế đa quốc gia. Do đó chúng chỉ phát huy hiệu quả khi được ứng dụng cụ thể, phù hợp với kết cấu, qui mô, đặc thù và các điều kiện hoạt động của từng tổ chức cụ thể trong thực tế.
Chương 2. Thực trạng chu trình kế toán ở Tập đoàn A.P.Moller Maersk, phân mảng hoạt động hậu cần và vận tải đa phương thức quốc tế Maersk Logistics.