Các mục tiêu kiểm soát chung cũng giống như các mục tiêu kiểm soát chung đã đề cập ở chu trình doanh thu-phải thu.
Các mục tiêu kiếm soát chi tiết như sau:
Thời gian.
Thường xuyên theo dõi các khoản chi phí trích trước để hối thúc phòng làm hàng lấy hóa đơn từ nhà cung cấp để thanh toán kịp thời.
Nhận và chuyển giao những hóa đơn không có số đơn đặt hàng cho phòng làm hàng để chi phí phải được ghi nhận đầy đủ và đúng với kỳ mà nhà cung cấp đã thực hiện dịch vụ cho tổ chức.
Nhận và chuyển giao những hóa đơn cho những loại chi phí không xác định được trước chính xác các khoản phí như tiền điện, nước, điện thoại cho những nơi có liên quan để xác nhận, ghi nhận vào hệ thống và thanh toán kịp thời cho nhà cung cấp.
Hạch toán đúng, đủ và thực hiện nghĩa vụ nộp thuế cho cơ quan thuế đúng hạn.
Xử lý dữ liệu
Thông tin (số lượng, số tiền, nhà cung cấp...) trên đơn đặt hàng được lập trong hệ thống phải chính xác với đơn đặt hàng đã gửi cho khách hàng để tránh tình trạng không khớp giữa số liệu trên hóa đơn nhận được từ nhà cung
cấp với dữ liệu trên đơn đặt hàng làm cho việc thanh toán bị trì hoãn, mất uy tín tổ chức và chi phí không được ghi nhận kịp thời.
Khoản phải trả cho nhà cung cấp phải tương ứng với số lượng hàng hóa, dịch vụ nhận được từ nhà cung cấp, phải được tính toán và ghi nhận chính xác. Kiểm soát bằng cách giới hạn những hóa đơn được ghi nhận phải trả cho nhà cung cấp mà không có đơn mua hàng và biên bản nhận hàng tương ứng.
Việc thanh toán chi phí mua hàng phải được tính toán, ghi nhận đúng đắn, chính xác và được thanh toán cho đúng nhà cung cấp đã thực hiện dịch vụ. Tất cả các khoản thanh toán chi phí mua hàng đều phải được ghi nhận.
Tất cả các khoản ghi nhận vào tài khoản trích trước chi phí phải có hóa đơn tương ứng hoặc phải được hủy đi nếu đã ghi nhận trùng.
Về sự kiểm soát.
Đơn mua hàng chỉ được gửi cho nhà cung cấp khi yêu cầu mua hàng này đã được duyệt. Cách kiểm soát: hạn chế nhân viên có khả năng tạo, sửa, hủy yêu cầu mua hàng, đơn mua hàng và các hợp đồng. Thiết lập danh sách các loại dịch vụ được phép hoặc phải mua từ những nhà cung cấp chỉ định, những nhà cung cấp này đã được khảo sát, đánh giá và thỏa thuận cNn thận. Thiết lập một chế độ duyệt đơn mua hàng trực tuyến trên hệ thống một cách chặt chẽ.
Thông tin trên đơn mua hàng phải được tạo một cách chính xác và đầy đủ. Thiết lập hệ thống có khả năng đối chiếu và thông báo sự khác biệt của giá và lượng giữa hợp đồng với yêu cầu mua hàng và đơn mua hàng.
Tài khoản phải trả nhà cung cấp chỉ được điều chỉnh với những lý do xác thực. Các điều chỉnh này có thể là do nhận Giấy nhắc có/nợ từ nhà cung cấp do không nhận đủ hay trả lại hàng hóa dịch vụ. Hoặc có thể do giá dịch vụ hàng hóa đã bị thay đổi nhưng chưa được cập nhật. Kiểm soát bằng cách giới hạn nhân viên có khả năng tạo, sửa, xóa thông tin liên quan đến giá dịch vụ mà nhà cung cấp thực hiện, giới hạn nhân viên có khả năng tạo, sửa, xóa thông tin của nhà cung cấp được cập nhật trong cơ sở dữ liệu nhà cung cấp ở hệ thống. Giới hạn người có khả năng nhập liệu, thay đổi, hủy và thực hiệc việc thanh
toán cho nhà cung cấp. Giới hạn người có khả năng ghi nhận phải trả cho các hóa đơn mà không có đơn mua hàng, yêu cầu mua hàng được duyệt.
Chi phí chỉ được ghi nhận cho những hàng hóa, dịch vụ đã nhận được. Kiểm soát bằng cách giới người có khả năng cho phép ghi nhận phải trả đối với những hóa đơn bị hệ thống chặn lại do sai lệch so với đơn mua hàng và yêu cầu mua hàng. Thiết lập hệ thống tự động liên kết khoản phải trả được ghi nhận với hàng hóa dịch vụ nhận được từ biên bản nhận hàng và yêu cầu mua hàng.
Về nhà cung cấp
Định kỳ đối chiếu các khoản phải trả với nhà cung cấp để xác định tổng khoản phải trả cho từng nhà cung cấp là đúng. Đảm bảo thanh toán các khoản phải trả đúng hạn căn cứ vào báo cáo tuổi nợ các khoản phải trả.
Tất cả các khoản dịch vụ nhận được đều phải được ghi nhận vào phải trả cho nhà cung cấp. Kiểm soát bằng cách mở, theo dõi và đóng những biên bản nhận hàng tương ứng với các khoản phải trả nhà cung cấp đã được ghi nhận.
Chỉ những thay đổi xác đáng mới được thực hiện vào cơ sở dữ liệu của nhà cung cấp. Những thay đổi không đúng trong cơ sở dữ liệu nhà cung cấp có thể dẫn đến việc thanh toán sai tài khoản, đơn vị hưởng. Kiểm soát bằng cách giới hạn người có khả năng tạo, sửa và xóa các thông tin về giá của những dịch vụ của một nhà cung cấp nhất định. Giới hạn người có khả năng thay đổi thông tin trên cở sở dữ liệu của nhà cung cấp như tài khoản ngân hàng, đơn vị hưởng…
Tất cả những thay đổi trên thông tin nhà cung cấp phải được nhập liệu, xử lý một cách chính xác, kịp thời. Kiểm soát bằng cách phải kiểm tra lại những thông tin cần thay đổi với chứng từ thuyết phục.