1.6.2.2. Qua sơ đồ 1.5, chu trình tiền lương được thực hiện thông qua tám bước như sau:
(1) Bộ phận có nhu cầu cần tuyển nhân viên sẽ gửi yêu cầu đến trưởng bộ phận.
(2) Trưởng bộ phận cân nhắc và duyệt nếu bộ phận có nhu cầu tuyển dụng nhân viên thật sự. Sau khi được duyệt, trưởng bộ phận sẽ xác định các điều kiện cần có ở nhân viên sẽ được tuyển và gửi đến cho phòng nhân sự. (3) Phòng nhân sự sẽ tìm kiếm ứng viên đáp ứng được các yêu cầu này trên thị trường lao động và tiến hành phỏng vấn, kiểm tra với trưởng bộ phận ..., lập hợp đồng lao động.
(4) Phòng nhân sự sẽ cập nhật các thông tin về lương, vị trí, mã chi phí…của nhân viên mới này vào cơ sở dữ liệu của nhân viên.
(5) Hàng ngày tổ chức tiến hành chấm thời gian làm việc là căn cứ để tính lương, tính bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, thuế thu nhập cá nhân vào cuối tháng. Cuối ngày phòng nhân sự tổng hợp thời gian lao động, chấm công hàng ngày. Cuối tháng phòng nhân sự gửi chi tiết thông tin về lương, bảo hiểm, thuế thu nhập cá nhân cho từng nhân viên để kiểm tra đối chiếu và xác nhận và gửi số tổng cộng tiền phải chi cho phòng kế toán để trả lương cho nhân viên. Phòng nhân sự cũng gửi tờ khai chi tiết về BHXH, BHYT và thuế TNCN đến cơ quan BHXH và thuế.
(6) Phòng kế toán căn cứ vào số liệu phòng nhân sự gửi, tiến hành ghi nhận phải trả cho nhân viên, BHXH, BHYT, TTNCN và thực hiện việc trả lương cho nhân viên. Đồng thời gửi chứng từ thanh toán cho nhân viên kiểm tra, đối chiếu và xác nhận.
(7) Phòng kế toán tiến hành nộp BHXH, BHYT và thuế TNCN như số liệu của nhân sự yêu cầu.
(8) Phòng nhân sự tiến hành nộp tờ khai BHXH, BHYT và thuế TNCN cho cơ quan BHXH, thuế.
1.6.3. Các mục tiêu kiểm soát chung:
Các mục tiêu kiểm soát chung cũng giống như các mục tiêu kiểm soát chung đã đề cập ở chu trình doanh thu-phải thu.
Các mục tiêu kiểm soát chi tiết như sau:
Thời gian.
Chi phí tiền lương và khoản phải trả cho nhân viên phải được ghi nhận đúng kỳ để đảm bảo thông tin quản trị mà nhà quản lý nhận được là trung thực hợp lý là căn cứ để ra các quyết định về nhân sự (tăng giảm lương, thưởng, nhân lực, đánh giá hiệu suất hoạt động của nhân viên...).
Bảng chấm công phải thể hiện đúng thời gian thực tế mà nhân viên đã làm việc cho tổ chức. Tất các thời gian làm việc đã được ghi nhận vào bảng chấm công. Đây là căn cứ khách quan để đánh giá hiệu suất hoạt động của nhân viên với các chỉ tiêu: thời gian làm việc toàn bộ của nhân công trên biến phí đơn vị, thời gian làm việc toàn bộ của nhân công trên tổng chi phí...
Bảng lương được ghi nhận đúng kỳ. Việc thanh toán lương phải được thực hiện đúng theo bảng lương và đúng chính xác cho nhân viên được tính. Để đảm bảo chi phí được ghi nhận đúng kỳ, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh thể hiện đúng bản chất hoạt động của kỳ báo cáo (chi phí nhân viên không đội lên quá cao hoặc hạ xuống quá thấp làm thể hiện không đúng tình hình thực tế trong báo cáo phân tích của bộ phận kế toán quản trị).
Xử lý dữ liệu.
Bảng lương phải được tính toán chính xác căn cứ vào dữ liệu nhân viên và bảng chấm công rồi gửi đến đúng nhân viên để kiểm tra, đối chiếu và đi đến thống nhất số liệu.
Chi phí của từng nhân viên phải được ghi nhận vào đúng chi phí của bộ phận mà anh ta phục vụ (dựa vào các trung tâm chi phí, mã nội bộ và số nhân công làm việc toàn thời gian tương đương).
Tính đúng, tính đủ và thực hiện nộp đúng lúc về BHXH, BHYT và thuế thu nhập cá nhân cho nhân viên theo các qui định hiện hành của nước sở tại.
Về sự kiểm soát.
Những nhân viên thể hiện trong bảng lương phải là những nhân viên đang làm việc cho tổ chức. Tránh trường hợp tổ chức tính và trả lương cho những nhân viên đã nghĩ việc hay đang làm cho một tổ chức con khác trong cùng tổ chức nhưng vẫn ghi nhận chi phí nhân viên cho tổ chức này do không cập nhật kịp thời sự thay đổi nhân sự vào cơ sở dữ liệu nhân viên.
Đảm bảo tất cả những nhân viên mới đều được cập nhật trong hồ sơ nhân viên để những nhân viên mới này được hưởng các phúc lợi khác của tổ chức và cơ sở dữ liệu nhân viên luôn thể hiện thực tế nhất tình hình nhân sự của tổ chức.
Những nhân viên đã nghĩ việc phải được xóa thông tin cá nhân ra khỏi cơ sở dữ liệu nhân viên của tổ chức để đảm bảo các thông số về thời gian làm việc toàn bộ, số lượng nhân viên, chi phí nhân công của từng bộ phận luôn luôn là cập nhật nhất.
Nhân viên nghĩ việc phải được đối xử đúng theo qui định nội bộ, của công đoàn và theo luật lao động ở nước sở tại.
Về nhân viên.
Thường xuyên cập nhật vào cơ sở dữ liệu nhân viên khi có sự kiện liên quan đến lưu chuyển nhân sự phát sinh (tuyển dụng mới, sa thải, chuyển bộ phận...)
Những thay đổi trong cơ sở dữ liệu về mã chi phí của bộ phận phục vụ, các phụ cấp, trợ cấp, phúc lợi khi có luân chuyển phải chính xác, đúng kỳ.
1.7. Chu trình vốn hoạt động.