1.3.2.2. Qua sơ đồ 1.2, chu trình doanh thu-phải thu được thực hiện thông qua năm bước như sau:
(1) Khách hàng liên hệ với bộ phận bán hàng của tổ chức để yêu cầu cung cấp dịch vụ, hàng hóa, thỏa thuận giá phí, điều kiện giao hàng, hạn mức tín dụng, thời hạn thanh toán...
(2) Phòng kinh doanh lập và duyệt lệnh bán hàng với các điều kiện về bán hàng trả chậm, điều kiện giao nhận…. Sau đó gửi lại cho khách hàng một bản xem như là chấp nhận bán hàng, cung cấp dịch vụ cho khách hàng. Đồng cũng gửi phòng kế toán một bản để nhập liệu và theo dõi ở hệ thống quản trị của tổ chức.
(3) Sau khi lệnh bán hàng đã được duyệt thì phòng kinh doanh tiến hành đóng gói, lập giấy giao hàng và giao hàng. Hàng đã được giao cùng với giấy giao hàng hình thành nên căn cứ để xác lập quyền sở hữu hàng hóa và nghĩa vụ thanh toán tiền hàng của khách hàng.
(4) Bộ phận kế toán căn cứ vào đơn đặt hàng, lệnh bán hàng được duyệt, giấy giao hàng để tiến hành lập hóa đơn và ghi nhận vào nhật ký mua hàng. Sau đó lưu trữ những chứng từ này và gửi hóa đơn cho khách hàng. Định kỳ phòng kế toán kiểm tra đối chiếu công nợ với khách hàng và gửi nhắc nhở thanh toán tiền hàng cho những khoản tới hạn, quá hạn đến khách hàng..
(5) Khách hàng thanh toán tiền hàng khi đến hạn, phòng kế toán tiến hành đối chiếu, kiểm tra và đóng các khoản phải thu khách hàng tương ứng. 1.3.3. Các mục tiêu kiểm soát chung.
1.3.3.1. Kiểm soát ứng dụng trong chu trình.
Kiếm soát ứng dụng là kiểm soát các rũi ro liên quan đến hệ thống xử lý bao gồm:
Rũi ro trong quá trình ghi nhận dữ liệu: do hệ thống ghi nhận dữ liệu không đầy đủ, không chính xác về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Rũi ro liên quan đến quá trình xử lý, lưu trữ thông tin như các thông tin không được chuyển đến đúng tập tin cần lưu trữ.
Rũi ro liên quan đến báo cáo như thông tin không được phân loại, tổng hợp đúng đắn.
1.3.3.2. Kiểm soát đầu vào
Mục tiêu là để ngăn ngừa và phát hiện những sai sót trong quá trình nhập liệu để đảm bảo dữ liệu được nhập chính xác vào cơ sở dữ liệu.
1.3.3.3. Kiểm soát xử lý trong chu trình.
Để ngăn ngừa và phát hiện các sai sót của chương trình xử lý. Chương trình kiểm soát xử lý được cài đặt ngay trong quá trình xử lý nghiệp vụ.
1.3.3.4. Kiểm soát kết quả xử lý.
Nhằm ngăn ngừa và phát hiện những sai sót trong kết quả xử lý. Việc kiểm soát này được thực hiện bằng nhóm kiểm soát dữ liệu hoặc các nhân viên kiểm tra theo từng phạm vi trách nhiệm bằng các phương pháp: đọc sổ sách báo cáo để phát hiện các nghiệp vụ bất thường, rà soát các nghiệp vụ đã được xử lý, các chương trình kiểm soát được cài đặt trong chương trình xử lý nghiệp vụ.
Các mục tiêu kiểm soát cụ thể như sau:
Thời gian.
Dữ liệu hoạt động (số đơn hàng, loại hàng, qui cách, số lượng, chất lượng...) phải được cập nhật liên tục để doanh thu và phải thu khách hàng được ghi nhận đầy đủ và đúng với kỳ đã thực hiện giao dịch với khách hàng.
Các khoản trích trước doanh thu phải được theo dõi chặt chẽ và bổ sung đầy đủ điều kiện vào hệ thống để doanh thu được ghi nhận kịp thời.
Các khoản phải thu mà chưa có doanh thu phải được cập nhật thường xuyên để doanh thu được ghi nhận đúng kỳ.
Các khoản tiền đã thu được phải khớp với các khoản phải thu đã ghi nhận để chi hoa đồng đúng kỳ cho nhân viên kinh doanh.
Tính toán, hạch toán đúng, đủ và hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế giá trị gia tăng đầu ra, thuế thu nhập doanh nghiệp tạm tính đúng hạn.
Xử lý dữ liệu.
Nhận và hủy đơn đặt hàng phải được nhập liệu một cách chính xác. Nhập liệu sai có thể dẫn đến hàng bị vận chuyển đến sai địa chỉ, xuất hóa đơn sai cho khách hàng về giá, lượng sai làm cho doanh thu-phải thu bị ghi nhận không đúng.
Dữ liệu về đơn đặt hàng phải được chuyển chuyển thành dữ liệu hoạt động và ra hóa đơn một cách chính xác, đầy đủ. Nếu dữ liệu từ đơn hàng không được chuyển thành dữ liệu hoạt động thì đơn hàng có thể nhận được nhưng tổ chức không cung cấp dịch vụ dẫn đến mất khách hàng. Nếu dữ liệu đơn hàng không được chuyển thành dữ liệu ra hóa đơn thì dịch vụ đã cung cấp nhưng không bao giờ xuất hóa đơn cho khách hàng dẫn đến thiếu doanh thu và không thu được tiền.
Xuất hóa đơn phải căn cứ vào giá và các điều khoản đã được duyệt. Nếu không thì hóa đơn sẽ không chính xác, khách hàng trì hoãn trong thanh toán, ảnh hưởng không tốt đến dòng tiền của tổ chức, có thể dẫn đến các tranh chấp với khách hàng. Hóa đơn bị lỗi có thể dẫn đến thông tin sai lệch trên báo cáo tài chính ở tài khoản phải thu, doanh thu và sự không thỏa mản của khách hàng.
Tất cả các dịch vụ đã cung cấp cho khách hàng phải được ra hóa đơn. Thiết lập và theo dõi hệ thống báo cáo về các đơn đặt hàng đã được thực hiện nhưng chưa xuất hóa đơn. Theo dõi chặt chẽ các đơn hàng đã ghi nhận doanh thu nhưng chưa ghi nhận phải thu, tìm hiểu nguyên nhân và bổ sung điều kiện để hệ thống ghi nhận phải thu khách hàng.
Hóa đơn được xuất ra phải tương ứng với một đơn hàng xác định. Kiểm soát bằng cách những đơn hàng nào được đặt và ra hóa đơn thì đóng đơn hàng đó lại. Những đơn hàng chưa xuất hóa đơn thì phải theo dõi chặt chẽ cho đến khi hoàn thành.
Tất cả các khoản dịch vụ đã được ghi nhận phải thu thì phải ghi nhận doanh thu tương ứng và ngược lại. Thiết lập và theo dõi hệ thống báo cáo các đơn hàng có phải thu nhưng chưa có doanh thu, tìm hiểu nguyên nhân và bổ sung đủ điều kiện để hệ thống ghi nhận doanh thu.
Về sự kiểm soát.
Chỉ thực hiện việc bán hàng, cung cấp dịch vụ cho những đơn đặt hàng nào nằm trong hạn mức tín dụng đã được xét duyệt. Nếu ngoài mức được duyệt phải có sự xét duyệt lại của người quản lý. Kiểm soát bằng cách thiết lập hệ thống cảnh báo cho các đơn đặt hàng vượt hạn mức tín dụng.
Tất cả các hóa đơn được phát hành phải được ghi nhận vào hệ thống. Nếu xuất hóa đơn mà không ghi nhận doanh thu sẽ dẫn đến doanh thu bị khai thiếu mặc dù đã nhận được tiền từ khách hàng. Kiểm soát điểm này bằng cách thường xuyên theo dõi và bổ sung đủ điều kiện cho hệ thống đối với những đơn hàng đã ghi nhận phải thu khách hàng nhưng doanh thu chưa được ghi nhận.
Tiền nhận được từ khách hàng phải được ghi nhận và xử lý chính xác và kịp thời. Kiểm soát bằng cách lập và trích xuất báo các các khoản tiền nhận được từ khách hàng nhưng chưa được ghi nhận, theo dõi những khoản phải thu khách hàng đến hạn nhưng chưa nhận được tiền.
Về khách hàng.
Định kỳ đối chiếu công nợ với những khách hàng mà tổ chức đã cấp tín dụng. Đảm bảo việc thu hồi công nợ đúng và đủ. Lập, phân tích và thu hồi công nợ theo báo cáo tuổi nợ của các khoản phải thu khách hàng.
Đơn đặt hàng phải được người quản lý của bộ phận duyệt với giá và các điều khoản khác của loại dịch vụ đã được cập nhật ở mục hợp đồng/báo giá trên hệ thống. Kiểm soát bằng cách giới hạn nhân viên được quyền tạo, sửa, xóa các đơn đặt hàng, hợp đồng trên hệ thống. Giới hạn nhân viên được quyền sửa thông tin về giá của loại dịch vụ được cung cấp.
Cập nhật thường xuyên thông tin của khách hàng trong hệ thống. Sai lệch do cập nhật sai hay không kịp thời có về địa chỉ, tên, mã số thuế, khoản
chiết khấu cho khách hàng, hạn mức tín dụng.. của khách hàng có thể dẫn đến việc giao hàng sai địa chỉ, xuất hóa đơn sai, chiết khấu sai, áp sai hạn mức tín dụng…gây tranh chấp giữa khách hàng và tổ chức, giảm uy tín, chậm thu hồi công nợ, mất khách hàng….Kiểm soát bằng cách giới hạn nhân viên được phép sữa đổi thông tin trên cơ sở dữ liệu khách hàng. Những thay đổi về thông tin khách hàng phải được cập nhật chính xác, đầy đủ và nhanh chóng.
1.4. Chu trình chi phí-phải trả.