1.6.1.1. Khái niệm về tiền lương và chu trình tiền lương.
Tiền lương: là biểu hiện bằng tiền của sức lao động mà tổ chức trả cho người lao động để phù đắp hao phí lao động của họ đã bỏ ra trong quá trình sản xuất nhằm tái sản xuất sức lao động cho người lao động.
Chu trình tiền lương: là một chuỗi các thủ tục hoạt động, nghiệp vụ kế toán có liên hệ mật thiết với nhau theo một trình tự nhất định có tính chất lặp đi lặp lại liên quan đến các sự kiện tuyển dụng, tiếp xúc với các ứng cử viên, ghi nhận vào thông tin nhân viên, tính, thanh toán lương cho nhân viên và trích xuất các báo cáo quản trị thích hợp.
1.6.1.2. Chứng từ, sổ sách, báo cáo sử dụng để hạch toán tiền lương:
Chứng từ:
Thẻ chấm công: dùng để tính thời gian lao động mà mỗi nhân viên đóng góp hàng ngày cho tổ chức.
Bảng tổng hợp giờ công: dùng để xác định tổng thời gian lao động của từng nhân viên đã đóng góp cho tổ chức trong kỳ báo cáo. Là căn cứ để tính và thanh toán lương cho nhân viên.
Tập tin cơ sở dữ liệu của nhân viên: là đơn vị lưu trữ các thông tin cơ bản của nhân viên như: tên, tuổi, chức vụ, vị trí, mức lương, trung tâm chi phí,…
Hợp đồng lao động: là cam kết ràng buộc về quyền và nghĩa vụ giữa tổ chức với người lao động. Là căn cứ kết hợp với bảng tổng hợp giờ công lao động, bảng đánh giá hằng năm của nhân viên để tính lương, thưởng và xem xét thăng tiến.
Bảng lương: là chi tiết tính toán các khoản phải trả cho nhân viên cũng như nghĩa vụ mà nhân viên phải thanh toán cho cơ quan nhà nước liên quan như thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp.
Sổ sách:
Sổ tổng hợp và sổ chi tiết các tài khoản: 334, 3334, 338, 111, 112…
Cũng giống như chu trình doanh thu-phải thu, hạch toán trong điều kiện xử lý bằng máy tính, không có hình thức sổ mà thông tin được lưu trữ dưới các tập tin, các bảng dữ liệu dạng số hóa. Sau đây là minh họa về quan hệ giữa các bảng dữ liệu và các đơn vị lưu trữ bên trong chúng.
Báo cáo:
Bảng kê nghiệp vụ: là báo cáo liệt kê một kiểu nghiệp vụ phát sinh trong kỳ báo cáo như: báo cáo tất cả các bảng lương được tạo trong tháng; Báo cáo tất cả các chứng từ thanh toán cho nhân viên, cơ quan BHXH, cơ quan thuế…Mục đích của những báo cáo này là giúp tổ chức kiểm soát tính cập nhật, xử lý chính xác, đầy đủ của hệ thống.
Báo cáo kiểm soát: là báo cáo nhằm mục đích tổng hợp các thay đổi của các tập tin kế toán trong môi trường xử lý bằng máy tính để bảm bảo dữ liệu được
cập nhật và xử lý đầy đủ. Ví dụ: báo cáo tổng chi phí lương; báo cáo tổng số mẫu tin; …
Các báo cáo đặc biệt:
Báo cáo các khoản phải trả cho nhân viên, cơ quan bảo hiểm xã hội, cơ quan thuế: liệt kê các khoản phải trả, đã trả cho nhân viên, dùng để đối chiếu hàng tháng, cả năm với nhân viên, cơ quan bảo hiểm xã hội, cơ quan thuế để phát hiện và sửa chữa các sai sót, gian lận. Cũng là căn cứ để hoạch định kế hoạch thanh toán cho nhân viên, các cơ quan hữu quan này.
Báo cáo nhu cầu tiền mặt: nhằm mục đích phân tích các khoản phải trả đáo hạn đối với nhân viên, cơ quan thuế, cơ quan bảo hiểm xã hội để có kế hoạch thanh toán kịp thời.