3.1.1. Mục tiêu hoàn thiện.
Hệ thống hóa các khoản trích trước hàng tháng để kết quả kinh doanh của tháng được phản ánh đNy đủ.
Thay đổi hệ thống để Doanh thu có thể ghi nhận hàng ngày nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra lại những điều chỉnh trên các MSO, DSO.
Ghi nhận vào tài khoản và trung tâm chi phí các định phí đúng đắn ngay từ đầu.
Chi phí-doanh thu được ghi nhận trong kỳ phản ánh đúng hoạt động kinh doanh của kỳ đó.
Tất cả các báo cáo được đệ trình đúng hạn. Đóng kỳ đúng lúc.
Xử lý các khoản ghi nhận tạm để đảm bảo ghi đủ chi phí cho kỳ. 3.1.2. Qui trình hoàn thiện.
Tạo mối liên kết giữa các khoản trích trước với chi phí thực tế lúc phát sinh. Tạo các mẫu nhập liệu những chi phí cần trích trước cho tháng đặc
thù cho từng bộ phận, từng địa phương để dễ dàng có được số liệu tổng hợp khi thực hiện việc trích trước cho tháng đó. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho Người kiểm soát các khoản trích trước. Từ đó giảm thiểu thời gian và chi phí theo dõi những khoản này điều mà rất mất thời gian vào cuối tháng.
Tạo các yêu cầu thay đổi trên website CCM.Net để ghi nhận doanh thu hàng ngày cho cả Tập đoàn. Điều này giúp giải quyết tức thì các sai sót về ghi nhận doanh thu được sửa. Giúp cho Tập đoàn đỡ tốn thời gian và chi phí theo dõi.
Nhân viên tạo đơn mua hàng cần đưa ra danh sách các đơn hàng được tạo với chi tiết cho phòng kế toán kiểm tra trước để đảm bảo tài khoản sử dụng và trung tâm chi phí gánh chịu là đúng ngay từ đầu.
Việc ghi nhận đầy đủ doanh thu-chi phí của kỳ hoạt động là vô cùng quan trọng. Điều này giúp người quản lý phân tích và theo dõi đúng bản chất hoạt động của từ mãng hoạt động. Làm việc định kỳ với các bộ phận để theo dõi và xử lý các khoản doanh thu-chi phí không được ghi nhận theo qui trình bình thường.
Việc báo cáo được đệ trình đúng hạn là vô cùng quan trọng ở cấp độ khu vực và Tập đoàn. Căn cứ vào thông tin kịp thời từ các báo cáo, nhà quản lý có thể không mất đi các cơ hội kinh doanh lớn. Cần thiết đặt các thời hạn cuối cùng của báo cáo: Initative update (phản ánh lượng chi phí tiết kiệm được so với ngân sách) - ngày 6 tháng sau. BC Kết quả kinh doanh và bảng cân đối kế toán – ngày 7 tháng sau. BC HFM (chuyển đổi báo cáo tài chính trong SAP vào hệ thống quản trị tài chính cao cấp của Tập đoàn) – ngày 9 tháng sau. BC Flash (BC nhanh về tình hình lãi lỗ của các bộ phận hoạt động) – ngày 13 tháng sau. BC Vector (báo cáo nhanh về lãi lỗ theo vùng (Cambodia, Hà Nội, Hồ Chí Minh)-ngày 14 hàng tháng.
Việc đóng kỳ đúng lúc sẽ đảm bảo cho tình hình tài sản, nguồn vốn và kết quả kinh doanh của Mlog thể hiện đúng đắn thực tế của nó. Hành động đóng kỳ có nghĩa là Mlog đã xem xét hết các khía cạnh hoạt động của Mlog một cách cNn thận trước khi xác nhận thực hiện. Cũng có nghĩa là Mlog đã thấy
trước những chi phí cần được ghi nhận trong kỳ nhưng chưa được ghi nhận và thực hiện trích trước chi phí. Tương tự cũng trích trước doanh thu cho những doanh thu mà đáng lẽ ra nó phải được ghi nhận trong kỳ. Người kiểm soát kiểm tra, xem xét ngày nhập liệu của tất cả các tài khoản, chú ý đến ngày nhập liệu sau ngày đóng kỳ và có các hướng giải quyết hợp lý.
Đối với những khoản mà chi phí không được ghi nhận bằng cách tạo PO và doanh thu không được ghi nhận bằng các tạo MSO thì kế toán sẽ ghi nhận bằng FI posting. Theo dõi chặt chẽ những khoản này sẽ giúp sổ sách của Mlog thể hiện đNy đủ các khoản doanh thu, chí mà đúng ra nó phải được ghi nhận trong kỳ. Người kiểm soát liệt kê tất các các khoản ghi nhận tạm, xem số ngày chưa được xử lý của các khoản này và có các hướng giải quyết hợp lý. 3.1.3. Kiến nghị các chỉ tiêu đánh giá.
3.1.3.1. Với Tập đoàn.
Thiết kế các liên kết từ hệ thống báo cáo của Tập đoàn với hệ thống báo cáo theo các qui định của Việt Nam (Bảng cân đối kế toán, báo cáo tình hình hoạt động kinh doanh, thuyết minh báo cáo tài chính, báo cáo tình hình thực hiện nghĩa vụ với ngân sách nhà nước...). Làm được điều này giúp giảm chi phí tư vấn hàng tháng của Tập đoàn (thuê các công ty kiểm toán làm dịch vụ chuyển đổi báo cáo từ tiêu thức của Tập đoàn sang tiêu thức của nước sở tại qui định).
3.1.3.2. Với người thực hiện.
Kiểm tra các nhập liệu về kế toán như tài khoản, trung tâm chi phí, trung tâm lợi nhuận, diễn giải…với bộ phận báo cáo trước khi thực hiện các bút toán ghi sổ để đảm bảo dữ liệu đầu vào được ghi nhận đúng đắn ngày từ đầu.
Với mục tiêu, chu trình hoàn thiện và các kiến nghị nói trên, sơ đồ chu trình báo cáo nên được hoàn thiện lại như sau:
3.2. Hoàn thiện chu trình doanh thu-phải thu. 3.2.1. Mục tiêu hoàn thiện. 3.2.1. Mục tiêu hoàn thiện.
Đảm bảo thông tin được cập nhật trong MODS phải khớp chính xác với thông tin mà khách hàng đã yêu cầu cung cấp dịch vụ để tránh các phí tổn có thể xảy ra liên quan đến giao hàng sai, trễ, không đúng yêu cầu chỉ vì cập nhật hệ thống không đúng.
Đảm bảo các SO được chuyển tự động sang SAP thành các MSO đầy đủ và đúng kỳ để tình hình tài chính được cập nhật trong SAP thể hiện đúng tình hình hoạt động diễn tra hàng ngày và được cập nhật trong các hệ thống hoạt động của Tập đoàn.
Đảm bảo các DSO đều được tạo đầy đủ từ các MSO tương ứng để ghi nhận phải thu khách hàng kịp thời cho các dịch vụ đã hoàn thành.
Đảm bảo các DSO đến hạn đều đã được tạo BD để làm căn cứ xuất hóa đơn và thu tiền khách hàng kịp thời.
Đảm bảo các BD đều nhận được tiền từ khách hàng khi đã đến hạn để thu hồi công nợ kịp thời tránh bị chiếm dụng vốn.
Đảm bảo các khoản tiền thu được phải được ghi nhận tăng tiền và giảm phải thu khách hàng kịp thời tránh tình trạng tiền đã thu nhưng chưa xử lý công nợ kịp thời gây mất uy tín với khách hàng.
Ghi nhận doanh thu đúng kỳ là căn cứ đánh giá hiệu quả hoạt động của các bộ phận, trả hoa hồng cho phòng kinh doanh, nền tảng cho các quyết định đầu tư mở rộng....
Trích trước doanh thu nhằm đảm bảo phản ánh trung thực nhất doanh thu của kỳ báo cáo.
Ghi nhận các khoản đã thu được tiền từ khách hàng để có được báo
cáo cập nhật nhất tình hình công nợ với khách hàng và dòng tiền.
Theo dõi số dư bên có trên tài khoản phải thu khách hàng do nguyên nhân cập nhật sai mã khách hàng.
Theo dõi chặt chẽ các khoản phải thu quá hạn để tránh việc bị chiếm dụng vốn.
Lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi để xây dựng một dòng tiền vững mạnh.
Theo dõi các chặt chẽ các phụ mục của các MSO được tạo.
Tạo BD đúng hạn là căn cứ để xuất hóa đơn và thu tiền khách hàng kịp thời.
S/O tự động tạo MSO đúng kỳ để đảm bảo dữ liệu hoạt động luôn được cập nhật nhất trong SAP.
Kiểm soát các S/O tự động tạo MSO hơn một lần.
Ngày BD phản ánh đúng ngày chuyển giao rũi ro cho khách hàng để làm căn cứ xuất hóa đơn và thu tiền đúng đắn.
Kiểm soát các DSO được tự động tạo nhiều hơn một lần.
Đối chiếu các khoản trên tài khoản phải thu chưa xuất hóa đơn để điều chỉnh và ghi nhận phải thu kịp thời.
3.2.2. Qui trình hoàn thiện.
Trích xuất thông tin đã được cập nhật trong MODS gửi đến khách hàng yêu cầu xác nhận trước khi thực hiện dịch vụ. Người nhập liệu trong MODS và người trích xuất dữ liệu để gửi khách hàng yêu cầu xác nhận phải độc lập nhau.
Liệt kê tất cả những MSO được tạo tự động trong SAP. So sánh đối chiếu số lượng MSO này với số SO cần được chuyển tự động qua SAP. Đảm bảo rằng tất cả các SO đều được cập nhật đúng đắn để quá trình tạo MSO tự động diễn ra suôn sẻ.
Liệt kê tất cả các MSO với tình trạng là đang mở, đang xử lý. Xem lại các những thông tin hiện tại của các MSO này trên MODS để có được lý do hợp lý của việc DSO chưa được tạo tương ứng.
Xem lại tất cả các DSO được tạo, so sánh đối chiếu với S/O tương ứng để kịp thời tạo các BD cho những DSO đến hạn.
Liệt kê các DSO có tình trạng là đang mở, đang xử lý. Xem lại các thông tin được cập nhật để giải thích cho việc DSO chưa được tạo BD tương ứng.
Phòng kế toán liệt kê tất các các BD sắp đến hạn gửi cho bộ phận hoạt động yêu cầu khách hàng thanh toán tiền.
Phòng kế toán đối chiếu các khoản thu được trong ngày với ngân hàng và khách hàng, giảm thiểu càng nhiều càng tốt các khoản tiền đã thu được nhưng chưa biết ghi nhận giảm khoản phải thu nào.
Doanh thu phải được ghi nhận đúng kỳ. Vì Mlog sử dụng MODS để ghi nhận dữ liệu hoạt động của các đơn hàng và theo thiết đặt của hệ thống thì doanh thu chỉ được ghi nhận khi đáp ứng các điều kiện nhất định nên có rất nhiêu rũi ro để doanh thu không được ghi nhận, bị bỏ sót hay ghi trùng. Người kiểm soát nên dùng báo cáo RDD1225 (báo cáo doanh thu chưa được ghi nhận) để xem những khoản nào đủ điều kiện ghi nhận doanh thu nhưng chưa được ghi nhận đối với các MSO được tạo tự động trên cơ sở hàng tuần. Gửi danh sách những MSO này cho bộ phận hoạt động để kiểm tra và sữa chữa kịp thời hoặc trích trước doanh thu trong trường hợp không kịp ghi nhận doanh thu cho kỳ đó.
Đối với MSO được tạo bằng tay, có những dịch vụ mà Mlog đã thực hiện cho khách hàng nhưng vì một lý do nào đó mà Mlog không tạo kịp MSO trong tháng thi doanh thu cũng không được ghi nhận. Người kiểm soát nên so sánh ngày khách hàng xác nhận dịch vụ đã hoàn thành với ngày MSO/DSO được tạo. Xem những MSO/DSO được tạo ở tháng sau mà ngày khách hàng xác nhận là tháng trước. Từ đó có các quyết định trích trước, điều chỉnh thích hợp.
Những khoản thu được tiền từ khách hàng nhưng chưa biết khoản phải thu tương ứng sẽ được ghi nhận vào tài khoản phải thu khách hàng có mã
là SUSPENSXX. Phòng kế toán sẽ theo dõi để ghi nhận khoản này tương ứng với khoản phải thu khách hàng càng sớm càng tốt. Người kiểm soát nên dùng nghiệp vụ FBL3N để liệt kê tất cả các khoản chưa được xử lý trên mã khách hàng SUSPENSXX.
Không nên có những khoản đã thu tiền khách hàng nhưng chưa ghi nhận phải thu và doanh thu. Vì như vậy có thể xảy ra rũi ro khách hàng đã trả tiền rồi trong khi sổ của Mlog vẫn thể hiện số phải thu khách hàng, vẫn gửi thư yêu cầu khách hàng thanh toán và có thể đây là nguyên nhân tranh chấp không cần thiết với khách hàng. Người kiểm soát nên dùng FBL5N để liệt kê tất cả các khoản chưa xử lý bên có của tài khoản phải thu khách hàng. Dựa vào đó xem lại bản chất của khoản tiền này, có phải là do khách hàng ứng trước tiền hàng hay do ghi nhận sai mã khách hàng mà có hướng xử lý kịp thời.
Các khoản phải thu quá hạn sẽ ảnh hưởng không tốt đến vốn hoạt động của Mlog. Mlog bị chôn vốn hoạt động trong tình huống này, ảnh hưởng tiêu cực đến dòng tiền của Mlog. Người kiểm soát nên dùng nghiệp vụ FBL5N để liệt kê tất các các khoản phải thu bị quá hạn trên tài khoản phải thu khách hàng. Từ đó có kế hoạch thu tiền và xử lý nợ quá hạn kịp thời.
Việc lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi hợp lý sẽ giúp Mlog quản lý tốt hơn về khoản tín dụng cho khách hàng trong tương lai và dự đoán được chi phí cũng như ảnh hưởng đến lãi lỗ của Mlog trong năm. Người kiểm soát nên xem độ lệch giữa tỉ lệ phần trăm khoản dự phòng phải thu khó đòi với tổng khoản phải thu của Mlog nước đó với tỉ lệ này trung bình của toàn Mlog. Từ đó điều chỉnh hạn mức tín dụng phù hợp cho từng khách hàng của năm tài chính đó.
Việc tạo BD là căn cứ vào DSO. Mà DSO được tạo là từ MSO. Nên phải theo dõi các khoản MSO mà chưa có DSO tương ứng. Người kiểm soát nên dùng báo cáo RDD1250 (Báo cáo các tiểu mục của MSO chưa có DSO tương ứng) để liệt kê các MSO chưa có DSO. Từ đó có các điều chỉnh trên cá hệ thống hoạt động tương ứng để tạo các tiểu mục DSO kịp thời.
Việc tạo BD là từ DSO. Tất các các DSO được tạo phải có BD tương ứng. Người kiểm soát nên dùng báo cáo báo cáo RDD1218 (báo cáo DSO chưa có BD) để liệt kê tất cả các khoản DSO mà chưa có BD. Từ đó kiểm tra ngày DSO đến hạn và tạo BD kịp thời.
Phải đảm bảo các S/O được tạo trên MODS đều được tự động tạo MSO trên SAP tương ứng. Làm được điều này đảm bảo cho Mlog theo dõi sát xao nhất các dịch vụ nhận cung cấp cho khách hàng và các dịch vụ yêu cầu nhà cung cấp thực hiện. Người kiểm soát nên kéo báo cáo các S/O được tạo trong kỳ. Theo dõi tình trạng của trước RFF=N.
Rũi ro có thể là một S/O tự động tạo MSO trong SAP nhiều lần. Người kiểm soát kéo báo các các MSO được tạo tự động tương ứng với các S/O trong kỳ. Theo dõi những MSO nào liên kết đến cùng một S/O và có các điều chỉnh thích hợp.
Đảm bảo ngày BD là ngày dịch vụ đã được chuyển giao cho khách
hàng. Đó là ngày FCR được “released” đối với IEL và là ngày tàu chạy ETD
(Mlog-Ori) đối với OCE. Người kiểm soát kéo báo cáo ngày BD của các S/O
được tạo trong tháng so với ngày FCR/ETD và có các điều chỉnh phù hợp.
Đảm bảo chỉ có duy nhất môt DSO được tự động tạo tương ứng với một MSO. Người kiểm soát kéo báo cáo các DSO tương ứng với các MSO. Có nhiếu hơn một tiểu mục DSO tương ứng với một tiểu mục MSO sẽ được quan sát và xử lý kịp thời.
Có các khoản chưa xử lý trên TK phải thu chưa xuất hóa đơn là do Mlog xuất hóa đơn cho Khách hàng trước khi doanh thu được ghi nhận. Người kiểm soát kéo báo cáo các khoản được tạo ra trên TK phải thu chưa xuất hóa đơn, tìm hiểu nguyên nhân và xử lý kịp thời.
3.2.3. Kiến nghị. 3.2.3.1. Với nhà nước. 3.2.3.1. Với nhà nước.
Vì hệ thống hoạt động của Mlog được thiết lập cho toàn Tập đoàn nên chắc chắn không thể thỏa mãn qui định cụ thể của tất các các nước có
Mlog đặt trụ sở (các qui định về điều kiện ghi nhận doanh thu, chi phí, tài sản cố định, khung thời gian trích khấu hao...). Cụ thể là các điều kiện để ghi nhận doanh thu, phải thu có khác biệt về thời gian so với qui định trong chuNn mực kế toán Việt Nam. Sự khác biệt này dẫn đến sự khác biệt trong việc tính và nộp thuế TNDN, VAT, WHT. Tập đoàn cần chủ động trình bày, thỏa thuận với Cơ quan thuế để đi đến đạt được mục đích riêng cao nhất cho ngân sách địa phương: cơ quan thuế thu đủ thuế trong thời gian sớm nhất mà không ảnh hưởng quá nhiều đến hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
3.2.3.2. Với Tập đoàn.
Chủ động liên hệ và làm rõ các vấn đề về hệ thống với cơ quan thuế,
