2.3.1. Sơ đồ và mô tả.
Chu trình doanh thu được thiết kế cho hai mảng hoạt động khác nhau. Một là chu trình tự động được áp dụng cho hai bộ phận IEL và OCE và hai là chu trình bằng tay được áp dụng cho ba bộ phận AIR, LSS và WND.
Sơ đồ 2.2: giao dịch giữa Mlog và khách hàng:
Qua sơ đồ 2.2, khái quát giao dịch như sau:
Mlog giao dịch với người bán (Shipper) và người mua (Consignee) như một công ty duy nhất nhưng nếu xét về nội bộ thì các mối giao dịch thực chất sẽ là Mlog Orgin (Mlog-Ori) (nơi xuất khNu) sẽ thực hiện giao dịch với Shipper và Mlog Destination (Mlog-Des) (nơi nhập khNu). Trong khi đó, Mlog-Des sẽ thực hiện giao dịch với Mlog-Ori và người mua (Consignee).
Chu trình nào sẽ xảy ra tự động và cho bộ phận nào? Chu trình nào được thực hiện bằng tay? Sơ đồ 2.3: các chu trình tự động và không tự động.
Gọi chu trình tự động là vì IEL và OCE sử dụng hệ thống MODS để cập nhật thông tin bán hàng ở Mlog-Ori mà theo đó thông tin sẽ được tự động chuyển sang hệ thống của Mlog-Des. Cũng theo đó và các trường như MSO,
DSO…trong SAP cũng được tự động cập như khi hệ thống được đáp ứng các điều kiện nhất định.
Các khái niệm về MODS, SAP, MSO, DSO…sẽ được làm rõ ở các trình bày sau.
2.3.1.1. Chu trình tự động:
Chu trình doanh thu tựđộng này chỉ áp dụng cho bộ phận IEL và OCE.
Sơ đồ 2.4: chu trình doanh thu tự động tổng thể cho Mlog-Ori và Mlog-Des sẽ như sau:
Một cách khái quát: Khách hàng liên hệ Mlog yêu cầu cung cấp dịch vụ, sau khi thỏa thuận Mlog sẽ lập hợp đồng, đồng thời tạo Hợp đồng/báo giá cho một lô hàng (shipment) sẽ được tạo SAP R/3. Thông tin của lô hàng đó trên hợp đồng/báo giá kết hợp với thông tin hoạt động của nó (hàng gì, đi tàu nào, ngày tàu chạy, ngày tàu đến, ai là người liên lạc…) được cập nhật trên MODS sẽ tạo ra đơn bán hàng (MSO)/Đơn bán hàng đã được quyết toán số lượng (DSO) trên SAP R/3. Những DSO đến hạn sẽ là căn cứ để tạo ra hóa đơn trong SAP (Billing Document-BD). Những BD đến hạn thu tiền sẽ là căn cứ để nhắc nhở khách hàng, nhận thanh toán và quyết toán công nợ với khách hàng.
Ví dụ một dòng dữ liệu được tạo ra trong SAP:
Hợp đồng/báo giá số 40046750, mục 20 có MSO số 10590796, mục 20 có DSO số 10681430, mục 20 có doanh thu được ghi nhận số 6000171205 có BD số
5148393948 có bút toán phải thu khách hàng số 5148393948, chưa được quyết toán với khác hàng (not cleared).
Sơđồ 2.5: Sơđồ chu trình doanh thu Maersk Logistics ở nước xuất khu:
Qua sơ đồ 2.5 ở trên, các bước của chu trình như sau:
Qui trình được bắt đầu từ sự kiện khách hàng liên hệ công ty yêu cầu cung cấp dịch vụ. Đó có thể là yêu cầu xuất một lô hàng từ Việt Nam đi Úc, từ Mỹ sang Việt Nam…Phòng kinh doanh của Mlog-Ori và khách hàng sẽ làm việc với nhau để thống nhất giá cả, số lượng hàng hóa, container, hạn mức tín dụng, thời hạn thanh toán, ngày giao hàng, cảng bốc, cảng dỡ, người liên lạc, hình thức nhận hàng,… Giá cả và loại dịch vụ sẽ được cam kết với nhau thông qua hợp đồng với khách hàng. Căn cứ vào thông tin trên hợp đồng được ký kết, bộ phận hoạt động sẽ tạo hợp đồng/báo giá tương ứng trên SAP. Hợp đồng/báo giá này phải được người có thNm quyền duyệt, đây là căn cứ xác định giá cho dịch vụ mà Mlog đã cung cấp cho khách hàng.
SAP R/3 là hệ thống phần mềm kế toán, hoạt động được thiết kế để hạch toán tình hình hoạt động kinh doanh thường nhật cho Mlog.
Sơ đồ 2.6: Chu trình tạo hợp đồng/báo giá:
Qua sở đồ 2.6 ở trên, chu trình tạo hợp đồng/báo giá được thực hiện qua các bước sau:
Khách hàng liên hệ với các bộ phận của Mlog (IEL, OCE, AIR, LSS, WND) yêu cầu cung cấp dịch vụ vận chuyển, hậu cần, kho bãi…Mlog đánh giá tính hấp dẫn của khách hàng (sản lượng có nhiều hay không? Mức lợi nhuận trên một đơn hàng có hấp dẫn không? Khả năng thanh toán của khách hàng có tốt không?...) rồi thương thảo với khách hàng về giá, điều kiện giao nhận…và tiến hành lập hợp đồng sau khi có sự thống nhất từ hai phía. Phòng hoạt động sẽ tạo hợp đồng/báo giá trên SAP và thực hiện những thay đổi, sữa chữa cho đến khi hoàn chỉnh để được duyệt. Mlog căn cứ vào hợp đồng với khách hàng để tiến hành cung cấp dịch vụ.
Hình sau đây là ví dụ một hợp đồng/báo giá đã được tạo trong SAP R/3:
Căn cứ vào thông tin mà khách hàng đặt hàng, phòng kinh doanh sẽ thông báo cho bộ phận hoạt động để cập nhật dữ liệu của dịch vụ như số đơn đặt hàng, số lượng, tên người bán, tên người mua…vào hệ thống có tên là MODS. Lý do mà
Mlog sử dụng hệ thống MODS này là vì khách hàng (NIKE, ADIDAS, TARGET…) có thể đăng nhập vào hệ thống và theo dõi được chi tiết tình hình cụ thể của hàng (hàng đã đi đến nước nào, cảng nào, người liên lạc…). Đồng thời MODS còn giúp Mlog giảm bớt khối lượng công việc trùng lắp giữa Mlog-Ori và Mlog-Des. Những dữ liệu hoạt động được nhập liệu trên MODS ở Mlog-Ori sẽ tự động chạy sang hệ thống SAP của Mlog Des với những điều kiện nhất định.
MODS là hệ thống được dùng để cập nhật các thông tin hoạt động của Mlog như: khách hàng nào đặt hàng? Đơn hàng số mấy? Dịch vụ gì? Số lượng bao nhiêu? Khi nào thì khởi hành, kết thúc…Sau khi các thông tin về hoạt động được cập nhật đầy đủ trong MODS thì người cập nhật MODS sẽ lưu tình trạng của đơn hàng trên MODS (Shipping Order-S/O) là “Đã sẵn sàng chuyển qua SAP (Ready For Fact-RFF=Y)”.
Dưới đây là hình minh họa cho 1 S/O được tạo và cập nhật trong MODS:
Sau khi tình trạng của S/O là “Đã sẵn sàng chuyển qua SAP”, thông tin hoạt động của S/O này sẽ được tự động chuyển qua SAP. SAP tự động tìm và liên kết thông tin của S/O này với hợp đồng/báo giá đã được lập ở bước trên để tạo ra một MSO. Như vậy thông tin trên MSO bao gồm thông tin về hoạt động có được từ thông tin của S/O được cập nhật trên MODS kết hợp với thông tin về giá, loại dịch vụ, khách hàng…có được từ hợp đồng/báo giá trong SAP. Từ
MSO, SAP sẽ tự tạo ra một yêu cầu mua hàng (Purchasing Requisition-PR). Như vậy MSO là căn cứ để phân bổ chi phí mua hàng.
Có hai loại MSO là ZO02-Origin MSO-Hàng xuất khNu và ZO04-Destination MSO-Hàng nhập khNu. Ở Mog-Ori thì các MSO được tạo ra đều có dạng là ZO02. Tương tự vậy các MSO ở Mlog-Des sẽ có dạng là ZO04. Phân biệt loại MSO là để giúp cho người kiểm soát hệ thống có thể trích trước doanh thu và chi phí ở một con số gần chính xác nhất. Vì theo thiết lập của SAP thì doanh thu và chi phí được ghi nhận căn cứ vào ngày tàu chạy cho Mlog-Ori, ngày tàu đến cho Mlog-Des. Các điều kiện ghi nhận doanh thu và chi phí sẽ được trình bày chi tiết ở phần sau.
Ví dụ một MSO được tạo trong SAP từ S/O ở MODS:
Sau khi có MSO, SAP R/3 lập tức tự động tạo ra một yêu cầu mua hàng. Vì hoạt động của Mlog chủ yếu là mua đi bán lại dịch vụ nên Mlog nhận cung cấp dịch vụ cho khác hàng thì lập tức đặt dịch vụ này ở một hãng tàu. Việc đặt lại dịch vụ này có thể là thời điểm khách hàng liên hệ với Mlog để đặt dịch vụ hoặc vào đầu năm tùy vào đó là bộ phận gì. Thường thì AIR LSS và WND sẽ đặt dịch vụ nhà cung cấp cho cả một chu kỳ dài hạn. Có thể là một, hai hay năm năm tùy thỏa thuận. Đặt dịch vụ dài hạn như vậy sẽ giúp Mlog ổn định được nguồn cung, giá rẽ, hoạch định được chiến lược giá dễ dàng. Thường giá
bán mong muốn của Mlog đối với khách hàng là bằng hoặc cao hơn giá đã đặt dài hạn với nhà cung cấp cộng lợi nhuận mong muốn.
Sau khi Mlog biết rõ số lượng cụ thể của lô hàng cần vận chuyển cho khách hàng thì biên bản nhận hàng (Frieght Cargo Receipt-FCR/House Bill of Lading-HBL) trên MODS sẽ được cập nhật là “đã nhận hàng”. Điều này có nghĩa là Mlog đã xác nhận với khách hàng về số lượng hàng mà mình đã nhận vận chuyển. Sau đó DSO được tự động tạo trên SAP. Thông tin trên DSO có được từ thông tin của MSO tương ứng (SAP tự động liên kết đến MSO tương ứng) và thông tin hoạt động (số lượng chính xác lượng hàng đã nhận) từ MODS. Như vậy DSO sẽ là căn cứ để xuất hóa đơn cho khách hàng.
Sơ đồ 2.7: DSO được tạo từ MODS sang SAP liên kết với MSO gốc:
Ví dụ một DSO được đã được tạo trong SAP:
Màn hình minh họa cho HBL của OCE được cập nhật trên MODS.
MSO không phải là căn cứ để ra hóa đơn vì nó được tạo ra quá sớm trong hệ thống, khi mà số lượng hàng nhận được từ khách hàng chưa được biết chính xác. DSO là căn cứ để ra hóa đơn. DSO được tạo ra sau, ở DSO số lượng hàng được nhận để vận chuyển đã được biết chính xác. Có hai loại DSO là ZO03-Ori DSO và ZO05-Des DSO. DSO sẽ tương ứng với một FCR hoặc một HBL. Mối quan hệ giữa MSO và DSO: một MSO có thể có một DSO, hoặc có nhiều DSO tương ứng với nhiều mục của MSO.
Một hóa đơn trước khi xuất cho khách hàng phải được kiểm tra lại để đảm bảo chất lượng của thông tin trên hóa đơn (giá, lượng, khách hàng…). SAP R/3 thiết đặt tự động ngày đến hạn cho các DSO được tạo ra. Đối với những DSO
đã đến hạn thì người phụ trách việc xuất hóa đơn sẽ tạo BD và gửi cho khách hàng.
BD được tạo khi DSO đến hạn để xuất hóa đơn. Hóa đơn được in ra từ BD. Ví dụ một BD trong SAP:
Sơ đồ 2.8: Chu trình ghi nhận doanh thu ở Maersk Logistics nước nhập khu:
Qua sơ đồ 2.8 ở trên, chu trình doanh thu ở Maersk Logistics nước nhập khNu diễn ra qua các bước như sau:
Hợp đồng/báo giá cũng được tạo trên SAP sau khi hợp đồng với khách hàng được ký. Qui trình tạo hợp đồng/báo giá cũng giống như Mlog Ori. Thông tin hoạt động từ MODS sẽ được chuyển sang SAP căn cứ vào thông tin hoạt động đã được cập nhật trên MODS của Mlog-Ori.
Khi Carrier Bill of Lading (CBL) trên MODS của Mlog-Ori được cập nhật tình trạng là released, thì MSO và DSO trong SAP của Mlog-Des sẽ được tự động
tạo cùng lúc. Thông tin trên DSO có được là từ thông tin trên MSO tương ứng trong SAP của Mlog-Des kết hợp với thông tin hoạt động trên MODS của Mlog-Ori. DSO sẽ tương ứng với một HBL hoặc CBL.
Sau khi có MSO thì SAP cũng tự động tạo một PR tương ứng với MSO đó. Có thể PR này là dịch vụ vận chuyển mà Mlog-Ori bán cho Mlog-Des hay cho khách hàng tùy thỏa thuận trên hợp đồng.
Cũng giống như Mlog-Ori, DSO có ngày đến hạn, đến ngày đó thì Người kiểm soát hệ thống hoạt động của Mlog-Des sẽ tạo các BD để gửi cho khách hàng. Những BD đến hạn cũng sẽ được thu tiền và quyết toán công nợ cho khách hàng.
2.3.1.2. Chu trình doanh thu xử lý bằng tay được dùng cho AIR, LSS và WND.
Sơ đồ 2.10: Sơ đồ chu trình xử lý bằng tay:
Quá trình chuyển dữ liệu từ MODS qua SAP chỉ dùng cho OCE và IEL. MSO/DSO được tạo bằng tay cho các bộ phận AIR, LSS và WND và cho trường hợp khi mà quá trình chuyển dữ liệu từ MODS sang SAP cho IEL và OCE bị lỗi.
Vì không được cập nhật vào hệ thống MODS nên với một sự kiện nhận đặt hàng từ khách hàng xảy ra thì Mlog-Ori và Mlog-Des phải tự tạo MSO/DSO bằng tay. Như vậy Mlog Ori và Mlog Des của các bộ phận này hoạt động độc lập nhau.
Chu trình cũng bắt đầu từ sự kiện khách hàng liên hệ yêu cầu cung cấp dịch vụ vận chuyển, lưu kho bãi…Hợp đồng cũng được lập và hợp đồng/báo giá cũng được tạo và duyệt trên SAP.
MSO tương ứng với một đặt hàng. Người cập nhật hệ thống sẽ tạo MSO tương ứng với Air Way Bill (AWB) trước khi tạo DSO. AWB là một xác nhận mà Bộ phận AIR/LSS/WND đã nhận đủ hàng từ khách hàng. MSO được tạo khi thông tin trên đặt hàng đã có đầy đủ. Thông tin trên MSO là từ thông tin hoạt động của đặt hàng và thông tin về giá, khách hàng từ hợp đồng/báo giá. DSO được tạo khi AWB đã có đầy đủ thông tin. Thông tin trên DSO có được từ thông tin hoạt động của đặt hàng và thông tin tài chính từ MSO tương ứng. MSO/DSO của Mlog được tạo khi AWB đã có đNy đủ thông tin nhưng người dùng có thể quyết định lúc nào là thời điểm tạo sau khi AWB đã sẵn sàng, người dùng nên
đợi đến khi có thông báo đầy đủ về hàng. AWB sẽ được cập nhất đầy đủ thông tin hơn đặt hàng của khách hàng (booking) do đó không cần sử dụng thông tin của đơn hàng để tạo MSO. AWB cũng có thể là HAWB (AWB được phát hành bởi đại lý của hãng hàng không, còn HAWB được phát hành bởi Mlog). Trong chu trình xử lý bằng tay thì điều đó là không quan trọng. Ngay sau khi thông tin về hàng đã có đầy đủ thì DSO được tạo.
Bởi vì Mlog được chia thành Mlog-Ori và Mlog-Des nên có hai chu trình khác nhau, sự khác nhau đó làm cho MSO/DSO được tạo ra ở các thời điểm khác nhau. Điều này đưa ra hai qui trình tương tự nhau một ở Mlog-Ori và một ở Mlog-Des.
Khi tạo MSO, người dùng phải tham chiếu đến một hợp đồng/báo giá cụ thể đã được ký và tạo trong SAP kết hợp với thông tin hoạt động của đặt hàng đó.
Đối với Mlog-Ori:
Một MSO được tạo khi một đặt hàng được nhận. MSO được tạo căn cứ vào hợp đồng với khách hàng và dữ liệu hoạt động được cập nhật như ngày tàu chạy, ngày tàu đến…
DSO được tạo khi AWB được phát hành.
Việc ra hóa đơn được thiết đặt theo ngày hệ thống.
Đối với Mlog-Des:
MSO/DSO được tạo khi thông báo về hàng được nhận.
Việc ra hóa đơn được thiết đặt theo ngày hệ thống. Các DSO đã được thiết lập sẵn ngày đến hạn. bộ phận hoạt động căn cứ vào danh sách những DSO đến hạn để tạo ra các BD. Những BD cũng có ngày đến hạn. Các BD đến hạn sẽ được bộ phận hoạt động gửi cho khách hàng để yêu cầu thanh toán.
Quá trình tạo DSO bằng tay được thực hiện bằng cách tham chiếu đến một MSO cụ thể.
Sau khi được tạo thì MSO và DSO vẫn có thể được thay đổi. MSO khi thay đổi phải được tham chiếu đến hợp đồng/báo giá tương ứng. DSO khi thay đổi cũng phải được tham chiếu đến MSO tương ứng.
Đã xong phần tạo bằng tay MSO/DSO, giờ xét đến tạo BD cho khách hàng. Hóa đơn được in ra từ BD. Số BD gồm 10 ký tự. BD được gọi là hóa đơn chỉ khi nó đã được phát hành.
Chu trình xuất hóa đơn được bắt đầu khi đặt hàng của khách hàng, MSO, DSO đã được tạo. Đặt hàng của khách hàng là căn cứ để tạo MSO. MSO và AWB là căn cứ để tạo DSO. Muốn ra hóa đơn thì tình trạng của DSO phải là đã được duyệt cho việc xuất hóa đơn (Approved for billing). Khi hóa đơn được tạo thì những thông tin thích hợp từ DSO sẽ được cập nhật vào hóa đơn.
Ghi nhận việc ra hóa đơn vào sổ sách kế toán: Khi hóa đơn được phát hành,