trị cung cấp cho các đối tượng sử dụng tại công ty
2.3.1. Đánh giá nội dung tổ chức kế toán quản trị
Việc tổ chức công tác kế toán quản trị ở công ty N.G.V còn khá sơ sài, thể hiện ở các vấn đề như sau:
- Nhân lực kế toán quản trị mỏng. Với lực lượng làm việc kế toán quản trị với số lượng 2 người để cung cấp ra một hệ thống báo cáo hơn 20 loại khác nhau phục vụ cho hơn 6 trung tâm lợi nhuận và hơn 20 trung tâm chi phí khiến công việc kế toán quản trị trở nên quá nặng nề. - Sự hiểu biết về các vấn đề mang tính kiểm soát của nhân viên còn yếu,
thậm chí ở mức độ quản lý vấn đề kiểm soát chi phí còn khá mù mờ. Chưa nắm rõ được quy trình, quyền phê duyệt và chưa biết gì về hệ
thống danh mục chi phí.
- Thời gian phân bổ cho công việc kế toán quản trị chủ yếu tập trung vào việc lập báo cáo, chưa thực hiện được chức năng phân tích của kế
toán quản trị.
- Sự hỗ trợ của hệ thống phần mềm còn quá sơ sài, nhân viên kế toán quản trị chủ yếu phải thực hiện báo cáo bằng cách trích xuất dữ liệu thô từ phần mềm để thực hiện lại.
2.3.2. Đánh giá thông tin
- Cũng vì chưa thể phân tích nên việc lập dự toán còn nhiều điều chưa hợp lý. Người thực hiện dự toán (các phòng ban) cung cấp số liệu theo cách nhìn chủ quan của mình, còn nhân viên kế toán quản trị thì chưa thể nắm bắt hết các hoạt động mà các chủ ngân sách đề xuất trong dự
toán.
- Báo cáo kế toán quản trị chỉ dừng lại ở mức độ báo cáo con số, chưa có những phân tích đánh giá sâu hơn về xu hướng, nguyên nhân tăng giảm của các biến động trong toàn bộ ngân sách.
Trang 41
Tổ chức công tác KTQT và thiết lập hệ thống BC KTQT tại công ty TNHH N.G.V - Báo cáo quản trị chủ yếu tập trung vào việc phân tích doanh thu và
các nguồn tạo ra doanh thu, chưa tổ chức thực hiện hệ thống báo cáo chi phí giá thành vốn là một phần quan trọng trong hệ thống báo cáo kế toán quản trị.
- Báo cáo thích hợp cho việc ra quyết định ngắn hạn chưa được thực hiện. Những quyết định hầu hết dựa vào tính toán sơ bộ của các trưởng bộ phận chưa có được sự thống nhất, đặc biệt là giá ở các bộ
phận tư vấn hầu hết do nhân viên kinh doanh tự thương lượng với khách hàng. Điều này tạo ra một sơ hở rất lớn trong việc xác định giá trị thật sự của các hợp đồng khiến cho một số bộ phận hoạt động lỗ
liên tục trong thời gian dài.
2.4.Khảo sát tình hình tổ chức công tác KTQT ở một số doanh nghiệp
Để có cái nhìn tổng quát hơn về tình hình thực hiện KTQT trong các doanh nghiệp, chúng tôi có thực hiện khảo sát việc thực hiện KTQT ở một số
doanh nghiệp trên địa bàn TP. HCM. Từ khảo sát này sẽ giúp chúng ta thấy
được thực trạng KTQT không chỉ tại công ty N.G.V mà còn trong phạm vi rộng, từđó đề ra những giải pháp thích ứng để có thể tổ chức KTQT phù hợp với loại hình doanh nghiệp Việt Nam, trong đó có công ty N.G.V
2.4.1. Phạm vi và đối tượng khảo sát
Đối tượng của cuộc khảo sát được chọn lọc từ lượng thành viên có trên 100 bài viết của cộng đồng trực tuyến www.webketoan.vn và cộng đồng trực tuyến www.giaiphapexcel.com được xác định thuộc địa bàn thành phố
Hồ Chí Minh và khu vực lân cận thành phố Hồ Chí Minh, số lượng bản khảo sát thu vềđược 76 bảng. Đây là 2 cộng đồng có số lượng thành viên rất lớn
đang làm kế toán ở các doanh nghiệp trên địa bàn thành phố. Những thành viên có số lượng bài viết trên 100 bài thường là thành viên có sự tham gia ổn
định thể hiện nhu cầu và chuyên môn kế toán đạt được ở một mức độ khá (có tối thiểu 2 năm kinh nghiệm làm công việc kế toán, và đang làm ở các vị trí giám đốc tài chính, kế toán trưởng, kế toán tổng hợp hay kế toán thuếở đơn
Trang 42
Tổ chức công tác KTQT và thiết lập hệ thống BC KTQT tại công ty TNHH N.G.V vị công tác). Tuy là khảo sát qua internet nhưng với hầu hết các đối tượng khảo sát này, tác giảđều đã tiếp xúc ngoài đời thật hoặc qua các phương tiện liên lạc.
2.4.2. Nội dung và phương pháp khảo sát:
Cuộc khảo sát tập trung vào các nội dung xung quanh công tác tổ
chức hệ thống kế toán kế toán quản trịở các doanh nghiệp được khảo sát. Phương pháp Khảo sát: bảng câu hỏi (xem phụ lục 1)
2.4.3. Kết quả khảo sát
Đem lại kết quả từ 76 bảng câu hỏi được trả về:
- 70/76 người được hỏi cho biết công ty không lập riêng phần hành kế
toán quản trị trong nội bộ. Các nhân viên kế toán tài chính đảm nhận luôn việc của kế toán quản trị.
- 62/76 doanh nghiệp thực hiện các báo cáo chi phí giá thành, và lợi nhuận nhưng không được phân tích đánh giá từ bộ phận kế toán
- 12/76 doanh nghiệp có lập báo cáo kết quả kinh doanh theo số dưđảm phí.
- 45/76 doanh nghiệp có phần mềm kế toán hỗ trợ các chức năng ghi nhận thông tin chi tiết phục vụ cho việc lập báo cáo kế toán quản trị
như chi phí theo phòng ban, theo mã loại chi phí và theo vụ việc và tạo ra các báo cáo theo các tiêu chí được lựa chọn. Nhân viên kế toán tự trích xuất dữ liệu và lập báo cáo theo yêu cầu.
- Mức độ hỗ trợ nói chung đạt ở mức kém (2)
2.4.4. Đánh giá kết quả khảo sát
• Về tổ chức hệ thống kế toán quản trị
- Phần lớn các doanh nghiệp dịch vụ có vốn đầu tư tư nhân hoặc nhà nước ở TPHCM không có bộ phận kế toán quản trị rõ rệt. Nhân viên kế toán tài chính đôi khi kiêm nhiệm cả phần báo cáo kế toán quản trị.
Trang 43
Tổ chức công tác KTQT và thiết lập hệ thống BC KTQT tại công ty TNHH N.G.V - Một số doanh nghiệp có kế toán quản trị riêng thường chủ yếu tập
trung vào việc việc lập báo cáo theo yêu cầu quản trị, chưa tự giác đưa ra hệ thống báo cáo chuẩn cho riêng mình.
- Nhân viên kế toán quản trị chủ yếu làm công việc làm báo cáo chưa tạo ra tiếng nói đủ mạnh để tác động tới các hoạt động của doanh nghiệp, chưa tạo thành công cụ ra quyết định một cách có chủđích. • Về phần mềm kế toán
- Các phần mềm kế toán trong nước chủ yếu tập trung vào việc giải quyết các vấn đề của kế toán tài chính và thuế, những báo cáo kế toán quản trị, nếu có, thì được làm theo yêu cầu của một số doanh nghiệp cụ thể chứ chưa tạo tạo thành một hệ thống chuyên biệt, độc lập và
đầu tưđúng cách.
• Về hệ thống báo cáo kế toán quản trị
- Dự toán ngân sách hàng năm ở các công ty thường chỉ làm một lần, việc đánh giá lại thường không được thực hiện một cách chính thức. - Đánh giá trách nhiệm quản lý: do không xây dựng được hệ thống quản
trị chi phí tốt nên thông thường, chi phí chỉ được coi trọng ở khâu sản xuất trực tiếp, những chi phí ở khối văn phòng thường không được quản lý và đánh giá.
- Báo cáo kết quả kinh doanh theo số dư đảm phí hầu hết không được áp dụng vì sự tách bạch chi phí khả biến và chi phí bất biến không
được phân định rõ ràng hay không được coi trong. Tiêu thức phân loại chi phí theo chức năng của chi phí được áp dụng một cách phổ biến.
Kết luận chương 2
Cũng như hầu hết các doanh nghiệp trong nước khác, việc tổ chức công tác kế toán quản trị chưa được quan tâm đúng mức, tầm hoạt động kế
toán quản trị chưa đi vào nề nếp tạo hệ thống chặc chẽ để có thể bao hàm, phát huy hết vai trò của kế toán quản trị. Tuy vậy, những quan tâm của nhà
Trang 44
Tổ chức công tác KTQT và thiết lập hệ thống BC KTQT tại công ty TNHH N.G.V quản trị cấp cao của công ty TNHH N.G.V đến kế toán quản trị, dù vẫn còn chừng mực, là cơ sở quan trọng cho việc phát triển hệ thống kế toán quản trị ở công ty này.
Với đặc trưng có nhiều phần hành kinh doanh và mỗi loại hình kinh doanh lại có một đặc trưng quản trị riêng, việc tổ chức công tác kế toán quản trị ở công ty TNHH N.G.V là một công việc không dễ cho bộ máy kế toán ở đây.
Trang 45
Tổ chức công tác KTQT và thiết lập hệ thống BC KTQT tại công ty TNHH N.G.V
Chương 3: Tổ chức công tác kế toán quản trị và thiết lập hệ thống báo cáo KTQT tại Công ty N.G.V
3.1.Nguyên tắc tổ chức
Việc tổ chức công tác kế toán và thiết lập hệ thống báo cáo KTQT tại công ty N.G.V nói riêng và các đơn vị kinh doanh nói chung cần được dựa trên những nguyên tắc tổ chức sau đây.
3.1.1. Nguyên tắc 1: Kết hợp KTTC và KTQT
Nguyên tắc kết hợp KTTC và KTQT là nguyên tắc quan trọng đầu tiên trong hệ thống kế toán vì những mục tiêu của KTTC và KTQT khác nhau nên việc phối hợp 2 mục tiêu KTTC và KTQT trong một hệ thống kế
toán đôi khi có thể tạo ra những mâu thuẫn nhất định. Muốn vậy việc tổ chức hệ thống kế toán cần có những lưu ý:
- Liệt kê đầy đủ nhu cầu của hệ thống kế toán tài chính và kế toán quản trị.
- Chỉ rõ những điểm khác biệt một cách cách có chủđích quan trọng. - Tổ chức phân loại thông tin tại nguồn:
Ví dụ: cùng một thông tin về việc phòng tiếp thị mua điện thoại di
động.
Phân tích vấn đề này đề này để thấy được cách nhìn của kế toán tài chính và kế toán quản trịảnh hưởng đến việc tổ chức thông tin: • Kế toán tài chính:
o Điện thoại di động này được sử dụng lâu dài hay ngắn hạn. o Nếu dài hạn, giá trị chiết điện thoại này có giá trị đủ lớn để ghi
nhận thành tài sản cốđịnh.
o Nếu ngắn hạn thì chi phí này là chi phí phát sinh ở bộ phận tiếp thị thì được ghi nhận như chi phí phục vụ việc bán hàng (ghi nợ
tài khoản 641) • Kế toán quản trị:
Trang 46
Tổ chức công tác KTQT và thiết lập hệ thống BC KTQT tại công ty TNHH N.G.V o Chiếc điện thoại này đươc dùng cho mục đích gì? Khuyến mãi
hay sử dụng.
o Nếu chi tiêu này phục vụ cho việc sử dụng thì có cần được ghi nhận như tài sản cố định hay không. Phần còn lại giống như
những quan tâm của kế toán tài chính
o Nếu chi phí được dùng cho hoạt động khuyến mãi thì hoạt động này là hoạt động gì, hỗ trợ cụ thể cho sản phẩm hoặc nhóm sản phầm nào. Ảnh hưởng của kế hoạch khuyến mãi này có thể
diễn ra trong thời gian bao lâu.
Ví dụ trên cho thấy thông tin yêu cầu từ kế toán quản trị thường chi tiết hơn so với kế toán tài chính. Thế nên khi tổ chức ghi nhận thông tin thì việc nhận được đầy đủ thông tin đầy đủ trở thành nguyên liệu đầu vào cho bộ
máy kế toán quản trị hoạt động hiệu quả.
3.1.2. Nguyên tắc 2: Ứng dụng CNTT để thực hiện công tác kế toán theo các mục tiêu KTTC & KTQT các mục tiêu KTTC & KTQT
Cùng với sức mạnh, những ưu điểm về việc ghi nhận, truyền tải và xử
lý thông tin nghiệp vụ kế toán, CNTT ứng dụng cho mục tiêu kế toán tài chính và kế toán quản trị còn phải đạt được những yêu cầu như sau:
- Ngoài việc đảm bảo các yêu cầu chi tiết thông tin của KTTC, các chiều thông tin theo yêu cầu của KTQT phải được ghi nhận đầy đủ từ
khâu nhập liệu.
- Thông tin phải được trích xuất dễ dàng theo các chiều tương ứng. - Một báo cáo KTQT còn đòi hỏi khả năng truy ngược từ báo cáo đến
các chứng từ (drill down) theo thứ tự:
Báo cáo số liệu hỗ trợ chứng từ cụ thể
- Một hệ thống thông tin kế toán phục vụ tốt còn phải đáp ứng được nhu cầu mở rộng chiều phân tích. (thêm các đối tượng phân tích đối với thông tin, thêm trường thông tin đối với dữ liệu)
Trang 47
Tổ chức công tác KTQT và thiết lập hệ thống BC KTQT tại công ty TNHH N.G.V Bảng 3.1: Mẫu tin theo yêu cầu của KTTC: Nhật ký chung,
Số
Nv Ngày
Số
c/từ Ngày c/từ Diễn giải
Tài
khoản Số tiền
.. 1/2/20xx 345 31/1/20xx Mua điện thoại di động cho chương trình
khuyến mãi ABC 641 3.000.000
.. 1/2/20xx 345 31/1/20xx Mua điện thoại di động cho chương trình
khuyến mãi ABC 331 -3.000.000
Bảng 3.2: Mẫu tin ghi theo yêu cầu của KTQT: Nhật ký chung:
Số
nv Ngày
Số
c/từ Ngày c/từ Diễn giải
Tài khoản Số tiền Trung tâm Mã vụ việc .. 1/2/20xx 345 31/1/20xx
Mua điện thoại di động cho
chương trình khuyến mãi ABC 641 3.000.000 MKT abc
.. 1/2/20xx 345 31/1/20xx
Mua điện thoại di động cho chương trình khuyến mãi ABC 331
- 3.000.000 MKT abc Bảng 3.3: Danh mục vụ việc Mã vụ việc Nhóm
hoạt động Tên vụ việc
Sp phục vụ Thời gian phục vụ bắt đầu Thời gian phục vụ kết thúc Abc MKT1
Chương Trình khuyến mãi cho khách
hàng mua sản phẩm X, Y X, Y 1/20xx 4/20xx
Ghi chú: cách ghi nhận thông tin theo phương pháp tổ dữ liệu:
• Số tiền ghi nợ là số dương, số tiền ghi có là số âm. Một nghiệp vụ ghi kép phải có tổng các số tiền phát sinh bằng 0. (tổng ghi nợ
= tổng ghi có)
• MKT: = Phòng tiếp thị (Marketing)
• MKT1: = Nhóm tiếp thị cho phục vụ doanh thu của bộ phận tuyển dụng
• X, Y: 2 loại sản phẩm tuyển dụng. X = mức lương tuyển hơn 30 triệu đồng, Y = mức lương tuyển từ 20 triệu – 30 triệu đồng
Trang 48
Tổ chức công tác KTQT và thiết lập hệ thống BC KTQT tại công ty TNHH N.G.V
3.1.3. Tổ chức phù hợp với điều kiện phát triển của doanh nghiệp và khả năng chuyên môn khả năng chuyên môn
- Xác định lại nhu cầu của doanh nghiệp về các mục tiêu quản trị và yêu cầu thông tin. Thông thường một hệ thống kế toán tốt có thể đem lại cho nhà quản trị rất nhiều thông tin để cân nhắc lựa chọn, tuy nhiên, thông thường các nhà quản trị chỉ chú tâm và một số yêu cầu thông tin và phân tích nhất định. Việc đánh giá lại yêu cầu này để nhằm tập trung vào yêu cầu đó, không lãng phí nguồn lực của phòng kế toán. - Đánh giá nguồn lực kế toán hiện có. Nguồn lực này gồm khả năng làm
việc nhân viên (nhân lực) và khả năng tài chính mà Ban giám đốc có thể cung cấp cho phòng kế toán nhằm nâng cấp phần mềm kế toán hoặc tăng cường trang trải cho các chi phí khác…
- Từ yêu cầu quản lý kế toán xác định phương pháp tổ chức ghi nhận và xử lý thông tin. Đảm bảo thông tin được chi nhận một cách đầy đủ và khoa học.
- Tổ chức lập báo cáo kế toán quản trị theo yêu cầu.
3.2.Nội dung tổ chức KTQT cho công ty N.G.V 3.2.1. Tổ chức nhận diện và phân loại chi phí 3.2.1. Tổ chức nhận diện và phân loại chi phí
Với sơđồ tổ chức hiện nay của công ty N.G.V, số lượng nhân viên kế
toán cho phần hành công nợ phải trả và kế toán tổng hợp là những người thực hiện công việc nhập liệu chính cho đầu vào của thông tin về chi phí kế