3.2.4.1. Phần mềm kế toán chỉ cho phép nhập liệu ở phòng kế toán
Với các phần mềm kế toán việc tất yếu là người ta phải nhập liệu từ
Trang 55
Tổ chức công tác KTQT và thiết lập hệ thống BC KTQT tại công ty TNHH N.G.V các phòng ban khác). Việc tổ chức ghi nhận thông tin theo mục tiêu thiết lập BCKTQT phải được thống nhất và đạt được yêu cầu ở nhiều yếu tố:
- Hệ thống: Tổ chức hệ thống ghi nhận chứng từ kế toán là bước cần thiết đầu tiên. Trước tiên hầu hết các trường hợp của một chứng từ
phát sinh phải được liệt kê và phân loại tại nguồn phát sinh, ở đó người nhận chứng từ phải hiểu rõ chứng từ phát sinh ở bộ phận nào phát sinh cho vụ việc gì. Để tránh việc tốn công phân loại cho nhân viên kế toán ghi nhận nghiệp vụ này thì chính người nhận chứng từ đầu tiên đánh dấu trên chứng từ mã vụ việc (theo thống nhất giữa phòng kế toán và các phòng ban có liên quan), mã bộ phận. Việc này có thể dễ dàng đươc thực hiện thông qua một quy trình hướng dẫn và một bảng mã quy định.
- Nhân sự: Người nhận chứng ở phòng kế toán phải là người hiểu rõ nhất những yêu cầu của hệ thống và phương pháp ghi nhận và phân loại. Đó có thể là kế toán quản trị nơi mà các khoản chi trước khi được thực hiện sẽ phải được kiểm tra nếu ngân sách cho vụ việc và phòng ban tương ứng còn trong khoảng cho phép.
- Phần mềm: một phần mềm có kế toán có màn hình nhập liệu được coi là tốt khi mà nó có thể: Kiểm soát được một số lỗi nhập liệu cơ
bản xét về logic chứng từ; có chế độ nhập liệu thân thiện, nhanh chóng; kiểm soát lỗi nếu người nhập bỏ sót những phần dữ liệu quan trọng đặc biệt chú ý những phần dữ liệu liên quan đến kế toán quản trị.
3.2.4.2. Phần mềm kế toán cho phép nhập liệu ở nơi các chứng từ phát sinh
Với những phần mềm quản trị doanh nghiệp toàn diện (ERP) thì việc nhập liệu kế toán có thể được thực hiện từ các phòng ban có liên quan đến chứng từ phát sinh ví như phòng kinh doanh có thể nhập hóa đơn bán hàng, phòng mua hàng có thể nhập hóa đơn mua hàng…. Với những phần mềm
Trang 56
Tổ chức công tác KTQT và thiết lập hệ thống BC KTQT tại công ty TNHH N.G.V như vậy yêu cầu về các chế độ kiểm soát nhập liệu là rất lớn dù vậy phần mềm này có thể giúp ích rất nhiều trong việc tiết kiệm thời gian nhập liệu ở
phòng kế toán, giúp kế toán thể hiện rõ hơn chức năng kiểm soát của mình. - Tổ chức ghi nhận: trong hệ thống ERP, việc chuẩn hóa các quy trình
trở thành yêu cầu thiết yếu và bắt buộc. Việc tổ chức quy trình ghi nhận chứng từ, phân loại chứng từ theo các tình huống khác nhau. Cùng với quy trình nhập liệu là quy trình kiểm soát, đảm bảo rằng chứng từđược nhập đúng với quy chuẩn và hợp với quy định của công ty cũng như hợp với hệ thống kế toán khi nhận kết quả.
- Nhân sự: Với tất cả những công việc cần thiết của việc thiết lập hệ
thống kế toán và quản trị toàn diện thì việc đào tạo, huấn luyện thường xuyên trở thành một việc bắt buộc. Một mặt hướng dẫn sử dụng khi triển khai. Mặt khác việc cập nhật kiến thức cơ bản về hệ thống và những ảnh hưởng gây ra trên hệ thống cũng hết sức bức thiết.
- Phần mềm: một phần mềm có kế toán có màn hình nhập liệu được coi là tốt khi mà nó có thể: kiểm soát được một số lỗi nhập liệu cơ bản xét về logic chứng từ; có chế độ nhập liệu thân thiện, nhanh chóng; kiểm soát lỗi nếu người nhập bỏ sót những phần dữ liệu quan trọng đặc biệt chú ý những phần dữ liệu liên quan đến kế toán quản trị.