Trang 64
Tổ chức công tác KTQT và thiết lập hệ thống BC KTQT tại công ty TNHH N.G.V
Để thực hiện tốt mục tiêu hoạt động của mình nhà quản trị công ty N.G.V cần thực hiện mô hình kết hợp cả 2 mô hình dự toán từ trên xuống và mô hình dự toán từ dưới lên. Ở đó, Giám đốc điều hành làm việc với giám
đốc tài chính quyết định mục tiêu tài chính cho kỳ dự toán rồi phân bổ cho các bộ phận kinh doanh và bộ phận phục vụ. Các bộ phận kinh doanh tùy vào ngân sách được giao phân bổ lại cho các phòng ban phục vụ trực tiếp và điều phối cho hoạt động chi tiêu của chính bộ phận bán hàng. Tất cả các bộ phận sau khi lập dự toán sẽ tập hợp lại gởi cho phòng kế toán để tổng hợp thành một bộ tổng, trên đó, thể hiện phần chỉ tiêu được giao và phần kết quả cộng lại của các bộ phận để đối chiếu. Việc đối chiếu này chỉ để kiểm tra việc các phần hành kinh doanh có tuân thủ kế hoạch tài chính được giao trong dự toán của mình.
Mặt khác các bộ phận được quyền đề xuất thay đổi phần vượt hơn so với kế hoạch hoặc ít hơn so với kế hoạch tổng thể. Khi đó các bộ phận phải làm việc trực tiếp với nhà quản trị cấp trên của mình để xin được điều phối lại ngân sách.
Ví dụ: phòng chăm sóc khách hàng yêu cầu được xin thêm ngân sách
để thực hiện các chuyến thăm khách hàng nhiều trong năm tới ngoài những chi phí như khác được duy trì ở mức hợp lý. Giám đốc kinh doanh bộ phận
đăng tuyển xem xét đề nghị và cho rằng việc này là cần thiết, ông có thể
chuyển bớt một phần ngân sách đi lại của phòng quản trị phần hành đăng tuyển (ngân sách đi lại của chính giám đốc bộ phận đăng tuyển trực tuyến) cho phòng chăm sóc khách hàng.
Đồng thời giám đốc bán hàng cho rằng: với doanh số cần đạt được như chỉ tiêu được giao, giám đốc bán hàng nhận thấy rằng số lượng nhân viên kinh doanh như hiện nay không thể đảm nhận hết, cần có kế hoạch tuyển thêm người trong năm tới. Và số tiền tuyển người này khá lớn nên giám đốc bán hàng cần phải trình bày điều này với giám đốc tài chính và
Trang 65
Tổ chức công tác KTQT và thiết lập hệ thống BC KTQT tại công ty TNHH N.G.V giám đốc điều hành để được thêm ngân sách cho việc tuyển dụng thêm nhân sự.
3.3.3.2. Báo cáo dự toán
Bảng 3.10: Dự toán doanh thu tiêu thụ (ví dụ phòng dịch vụđăng tuyển)
Q1 Q2 Q3 Q4 Dự toán năm 2009
Doanh thu đăng tuyển 6.257.000 5.688.000 7.112.000 6.543.000 25.600.000
Đăng tuyển 4.400.000 4.000.000 5.000.000 4.600.000 18.000.000
Đăng tô đậm 122.000 111.000 139.000 128.000 500.000
Đăng bôi đậm tô đỏ 367.000 333.000 417.000 383.000 1.500.000
Đăng đăng vị trí đầu 244.000 222.000 278.000 256.000 1.000.000
Đăng trang chủ 1.124.000 1.022.000 1.278.000 1.176.000 4.600.000
Doanh thu truy vấn hồ sơ 1.711.000 1.556.000 1.944.000 1.789.000 7.000.000 Doanh thu dịch vụ quảng cáo tăng thêm 1.956.000 1.777.000 2.223.000 2.044.000 8.000.000
Đăng quảng cáo liên kết trong 1.467.000 1.333.000 1.667.000 1.533.000 6.000.000
Đăng quảng cáo liên kết ngoài 489.000 444.000 556.000 511.000 2.000.000
Dịch vụ lọc hồ sơ 978.000 889.000 1.111.000 1.022.000 4.000.000 Dịch vụ khác 98.000 89.000 111.000 102.000 400.000
Tổng doanh thu 11.000.000 9.999.000 12.501.000 11.500.000 45.000.000
Bảng 3.11: Báo cáo dự toán hoạt động cho một trung tâm chi phí
Thực tế năm 2008 Dự toán năm 2009 Chênh lệch Doanh thu - - 0% Chi phí trực tiếp - - 0% Chi phí hoạt động Lương và các khoản trợ cấp 2.638.856 2.800.000 6% Đi lại và tiếp khách 128.437 140.000 9% Chi phí văn phòng 56.498 60.000 6% Chi phí liên lạc và internet 1.326.305 1.440.000 9% Khấu hao TKCĐ - - 0% Chuyên gia và tư vấn 90.496 100.000 11% Đào tạo và tuyển dụng 154.669 160.000 3% Chi phí ngân hàng & chênh lệch tỷ giá - - 0% Tiếp thị - - 0%
Chi phí khác 97.073 100.000 3%
Trang 66
Tổ chức công tác KTQT và thiết lập hệ thống BC KTQT tại công ty TNHH N.G.V Bảng 3.12: Báo cáo dự toán lãi lỗ của một bộ phận:
Chỉ tiêu Quý 1 Quý 2 Quý 3 Quý 4 Cả năm
Doanh thu 11.250.000 11.250.000 9.000.000 13.500.000 45.000.000 Chi phí trực tiếp - - - - - Hoa hồng bán hàng 1.125.000 1.125.000 900.000 1.350.000 4.500.000 Chi phí hoạt động phòng kinh doanh 3.500.000 3.500.000 2.800.000 4.200.000 14.000.000 Chi phí hoạt động hổ trợ 5.000.000 5.000.000 4.000.000 6.000.000 20.000.000 Dịch vụ khách hàng 1.000.000 1.000.000 800.000 1.200.000 4.000.000 Kỹ thuật lập trình 1.500.000 1.500.000 1.200.000 1.800.000 6.000.000 Hổ trợ sản phẩm 500.000 500.000 400.000 600.000 2.000.000 Phòng tiếp thị 500.000 500.000 400.000 600.000 2.000.000 Hoạt động tiếp thị 1.500.000 1.500.000 1.200.000 1.800.000 6.000.000 Lợi nhuận gộp 1.625.000 1.625.000 1.300.000 1.950.000 6.500.000
Bảng 3.13: Dự toán lãi lỗ hoạt động kinh doanh toàn công ty
Đăng tuyển trực tuyến Tuyển dụng nhân sự Tư vấn nhân sự Cung ứng lao động Đào tạo Tổng giao dịch nội bộ Toàn công ty Doanh thu 45.000.000 45.000.000 7.200.000 21.600.000 7.200.000 123.800.000 Doanh thu bán ra ngoài 44.000.000 45.000.000 7.200.000 21.600.000 6.000.000 123.800.000 Doanh thu bán nội bộ 1.000.000 1.200.000 2.200.000 - Chi phí trực tiếp - 1.250.000 1.800.000 16.615.385 5.040.000 24.705.385 Chi phí bán hàng 4.500.000 4.500.000 720.000 2.160.000 720.000 12.600.000 Chi chi phòng kinh doanh 13.400.000 9.800.000 1.000.000 2.000.000 500.000 26.700.000
Chi phí hổ trợ 20.000.000 800.000 20.800.000 Chi phí nội bộ 600.000 1.200.000 400.000 2.200.000 - Lãi gộp đóng góp 6.500.000 27.450.000 3.280.000 824.615 940.000 65.694.615 Tỉ lệ lãi gộp 14% 61% 46% 4% 13% 53% Văn phòng 5.760.000 Hành chính văn phòng 9.600.000 Kế toán 14.400.000 Kỹ thuật vi tính 4.800.000 Quản trị 4.800.000 Tổng phí chung 39.360.000 Lợi nhuận thuần 26.334.615
Trang 67
Tổ chức công tác KTQT và thiết lập hệ thống BC KTQT tại công ty TNHH N.G.V Bảng 3.14: Dự toán các khoản chi dài hạn và mua TSCĐ
Dự toán các khoản chi phí dài hạn và mua TSCĐ
Loại/nhóm TSCĐ, chi phí dài hạn Q1 Q2 Q3 Q4
Thời gian khấu hao (tháng) Máy móc thiết bị - 60.000 - - - Máy tính xách tay - 40.000 - - 24 - Máy chiếu - 20.000 - - Phần mềm 700.000 - 100.000 -
- Gói bản quyền phần mềm Windows 300.000 - - - 24
- Gói bản quyền phần mềm văn phòng 400.000 - - - 24 - Bản quyền phần mềm kế toán - - 100.000 - 24 Chi phí văn phòng - 200.000 900.000 2.000.000 - Thiết kế xây mới vp Q.3 - 200.000 900.000 2.000.000 42 - - - - Tổng cộng 700.000 260.000 1.000.000 2.000.000 3.3.4. Báo cáo trung tâm trách nhiệm: Tương ứng với các báo cáo dự toán việc cập nhật báo số liệu thực tế trên báo cáo cáo dự toán sẽ thể hiện khả năng quản lý của một trung tâm trách nhiệm dựa trên so sánh với dự toán hoạt động. Bảng 3.15: Báo cáo đánh giá trách nhiệm quản lý trung tâm chi phí Thực tế năm 2009 Dự toán năm 2009 Chênh lệch Chênh lệch % Tỷ lệ/ tổng chênh lệch Doanh thu - - - 0% Chi phí trực tiếp - - - 0% Chi phí hoạt động Lương và các khoản trợ cấp 2.742.697 2.800.000 57.303 2% 67% Đi lại và tiếp khách 148.124 140.000 (8.124) -6% -9% Chi phí văn phòng 58.057 60.000 1.943 3% 2% Chi phí liên lạc và internet 1.404.872 1.440.000 35.128 2% 41% Khấu hao TKCĐ - - - 0% 0% Chuyên gia và tư vấn 96.657 100.000 3.343 3% 4%
Đào tạo và tuyển dụng 165.677 160.000 (5.677) -4% -7% Chi phí ngân hàng & chênh lệch tỷ giá - - - 0% 0% Tiếp thị - - - 0% 0%
Chi phí khác 97.992 100.000 2.008 2% 2%
Tổng chi phí hoạt động 4.714.075 4.800.000 85.925 2% 100%
Đánh giá: Báo cáo trên cho thấy một tỷ lệ tiết kiệm của trung tâm chi phí này là 85.925 ngàn đồng tương đương 2% chi phí tiết kiệm này chủ yếu
Trang 68
Tổ chức công tác KTQT và thiết lập hệ thống BC KTQT tại công ty TNHH N.G.V
đem lại từ do tiết kiệm từ lương và trợ cấp là 57.303 ngàn đồng tương đương 67% tổng phần tiết kiệm và tiết kiệm từ chi phí liên lạc và internet 35.128 ngàn đồng tương đương 41% tổng phần tiết kiệm.
Bảng 3.16: Báo cáo đánh giá trách nhiệm trung tâm doanh thu
Thực tế năm 2009 Dự toán năm 2009 Chênh lệch Chênh lệch % Tỷ lệ/ tổng chênh lệch
Doanh thu đăng tuyển 20.202.530 25.600.000 (572.885) -21,1% 42%
Đăng tuyển 17.312.418 18.000.000 (687.582) -3,8% 50%
Đăng tô đậm 466.431 500.000 (33.569) -6,7% 2%
Đăng bôi đậm tô đỏ 1.443.939 1.500.000 (56.061) -3,7% 4%
Đăng đăng vị trí đầu 979.743 1.000.000 (20.257) -2,0% 1%
Đăng trang chủ 4.824.585 4.600.000 224.585 4,9% -16%
Doanh thu truy vấn hồ sơ 7.168.103 7.000.000 168.103 2,4% -12% Doanh thu dịch vụ quảng cáo tăng thêm 7.474.761 8.000.000 (525.239) -6,6% 38%
Đăng quảng cáo liên kết trong 5.599.519 6.000.000 (400.481) -6,7% 29%
Đăng quảng cáo liên kết ngoài 1.875.242 2.000.000 (124.758) -6,2% 9%
Dịch vụ lọc hồ sơ 3.551.440 4.000.000 (448.560) -11,2% 33% Dịch vụ khác 376.793 400.000 (23.207) -5,8% 2%
Tổng doanh thu 43.598.212 45.000.000 (1.378.582) -3,1% 100%
Đánh giá: Báo cáo toàn bộ dịch vụ tuyển dụng trực tuyến trên cho thấy một sự suy giảm đáng kể của thị trường tuyển dụng. Doanh thu toàn phần hành kinh doanh này đã đã suy giảm 3,1% so với kế hoạch. Trong đó chủ yếu là do suy giảm dịch vụ đăng tuyển: giảm 3,8% và chiếm 50% tổng suy giảm). Dịch vụ quảng cáo tăng thêm giảm 6.6% chiếm 38% tổng suy giảm. Dịch vụ lọc hồ sơ có tỷ lệ suy giảm mạnh nhất với con số 11,2% chiếm 33% tổng suy giảm. Riêng dịch vụ truy vấn hồ sơ tăng nhẹ 2,4%.
Tất cả những đánh giá đó cho cho thấy trong xu hướng suy giảm chung, khách hàng có su hướng chọn những dịch vụ gía thấp (đăng tuyển, truy vấn hồ sơ). Những dịch vụ gia tăng giá cao như dịch vụ quảng cáo tăng thêm và lọc hồ sơ trở thành những mặt hàng xa xỉ.
Trang 69
Tổ chức công tác KTQT và thiết lập hệ thống BC KTQT tại công ty TNHH N.G.V Bảng 3.17: Báo cáo đánh giá trách nhiệm quản lý ở một trung tâm lợi nhuận
Thực tế năm 2009 Dự toán năm 2009 Chênh lệch Chênh lệch % Tỷ lệ/ tổng chênh lệch Doanh thu 43.598.212 45.000.000 (1.401.788) -3,1% 95% Chi phí trực tiếp 2.103.904 2.250.000 146.096 6,5% -10% Chi phí hoạt động 15.516.642 15.300.000 (216.642) -1,4% 15% Chi phí bán hàng 4.359.821 4.500.000 140.179 3,1% -9,5% Chi chi phòng kinh doanh 10.330.893 10.000.000 (330.893) -3,3% 22,5% Chi phí hổ trợ 825.928 800.000 (25.928) -3,2% 1,8%
Lãi gộp đóng góp 25.977.666 27.450.000 (1.472.334) -5,4% 100%
Tỉ lệ lãi gộp 60% 61% -1%
Qua báo cáo đánh giá trên cho thấy:
- Trung tâm lợi nhuận này sụt giảm lãi gộp đóng góp một lượng 1.472.334 ngàn đồng tương đương giảm -5,4% so với kế hoạch.
- Sụt giảm này chủ yếu là do doanh thu giảm 1.401.788 ngàn đồng tương đương giảm 95% tổng tổng phần chênh đồng thời chi phí hoạt
động ở phòng kinh doanh tăng 330.893 ngàn đồng tương đương 22,5% tổng phần chênh lệch.
3.4.Đánh giá khả năng ứng dụng tại công ty và khả năng mở rộng ứng dụng cho các doanh nghiệp cùng loại dụng cho các doanh nghiệp cùng loại
Việc ứng dụng những vấn đề tổ chức và thiết lập hệ thống kế toán tại công ty N.G.V có những điểm thuận lợi và khó khăn như sau:
- Thuận lợi:
o Sự hỗ trợ của ban giám đốc công ty: là công ty có nhiều đầu tư
cho hệ thống báo cáo và kế toán ban giám đốc công ty rất quan tâm đến những thay đổi đem lại lợi ích thiết thực cho công ty. o Nhân sự thực hiện: với đội ngũ nhân viên tương đối trẻ không
ngại khó khăn và sẵn sàng thử thách với các công việc mới việc triển khai thực hiện những thay đổi càng đem lại những hứng thú làm việc cho nhân viên.
o Cơ sở phần mềm: Trên tinh thần của những cải tiến cần đạt
Trang 70
Tổ chức công tác KTQT và thiết lập hệ thống BC KTQT tại công ty TNHH N.G.V nhận ra được yêu cầu bức thiết phải thay đổi do vậy đây cũng cơ hội để triển khai những bước liên kết và những báo cáo hỗ
trợ trong phần mềm. - Khó khăn:
o Chi phí: Trong tình hình chung về việc tiết kiệm và cắt giảm chi phí những thay đổi trong nội bộ phòng kế toán có thể làm tăng chi phí đặc biệt là những chi phí liên quan đến tăng nhân sự và mua phần mềm mới. Dự kiến khi đám mây khủng hoảng tài chính qua đi năm 2010 có thể là năm triển khai cho những thay đổi.
o Sự hợp tác từ các phòng ban khác: với những công việc đòi hỏi sự hợp tác từ các phòng ban khác thì trước tiên công việc đó phải đem lại lợi ích thiết thực cho họ, tạo cho họ những báo cáo hữu ích sớm để việc tổ chức thực hiện công việc được dễ dàng. Ví dụ: để yêu cầu phòng kinh doanh hợp tác trong việc nhập liệu các đơn hàng theo yêu cầu của kế toán quản trị thì việc đó
đổi lại đem lại cho họ những báo cáo bán hàng rõ ràng theo các chiều quan sát thiết thực.
Khả năng triển khai ở những công ty tương tự:
- Hiện trạng chung của các công ty dịch vụ và mô hình đa ngành nghề
như công ty N.G.V
o Quan điểm chính: kế toán công ty hoạt động với mục đích chính là để lập báo cáo thuế và ghi nhận sổ sách báo cáo lãi lỗ
cho công ty. Vai trò người kế toán chưa được coi trọng ở khía cạnh quản trị điều hành mà chỉ mang tính chất hỗ trợ.
o Các công ty dịch vụở Việt Nam hầu hết đều không có sự quan tâm đúng mức đến việc phân loại rõ chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp tạo nên doanh thu, do vậy, thường không có báo cáo chi phí giá thành cụ thể.
Trang 71
Tổ chức công tác KTQT và thiết lập hệ thống BC KTQT tại công ty TNHH N.G.V o Khái niệm về chi phí khả biến và bất biến vẫn còn xa lạ với đa
phần người làm kế toán do vậy việc nhận định thông tin thích hợp để ra quyết định ngắn hạn và những giới hạn trong việc ra quyết định dài hạn vẫn chưa được xác định.
o Với công ty đa ngành nghề kinh doanh thì việc quan trọng nhất
đối với họ là tách bạch rõ các loại chi phí trong các trung tâm doanh thu khác nhau và các bộ phận hỗ trợ khác nhau vẫn còn là một điều mới lạ.
o Với các trung tâm doanh thu khác nhau việc các trung tâm này có sự hỗ trợ lẫn nhau vẫn chưa được tính tới như là một khoản cần xác định rõ doanh thu của phòng ban này là chi phí của phòng ban khác.
Với những thiếu sót đó trong hệ thống tổ chức kế toán nên việc ứng dụng các mô hình kiểm soát và tính toán chi phí giá thành rõ ràng sẽ làm cơ
sở cho việc tiết kiệm chi phí tăng cường hiệu quả đầu tư và đánh giá được trách nhiệm quản lý ở các phòng ban. Để bắt đầu triển khai ở những đơn vị
tương tự như công ty N.G.V cần có những bước khởi đầu như sau:
- Xác định rõ lợi ích và chi phí của việc ứng dụng tổ chức hệ thống kế
toán quản trị cho chính những người làm kế toán. Một mặt có thể nâng cao vai trò quản trị của kế toán trong công ty mặt khác đem lại lợi ích thiết thực cho công ty nhằm mang lại kết quả hoạt động hiệu quả hơn. - Định hình lợi ích của kế toán quản trị trong suy nghĩ nhà quản lý. - Tổ chức lại hệ thống kế toán, đào tạo đội ngũ kế toán làm kế toán
quản trị. Đặt biệt quan trọng là sắp xếp lại nhân sự nội bộ, một mặt tận dụng thời gian làm việc của chính những người làm kế toán tài chính mặt khác tiết kiệm được chi phí cho công ty trong thời gian đầu của kế
Trang 72
Tổ chức công tác KTQT và thiết lập hệ thống BC KTQT tại công ty TNHH N.G.V