2.2.1. Sơ đồ tổ chức phòng kế toán và quản trị tài chính tại công ty N.G.V N.G.V
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức phòng kế toán
Vai trò và nhiệm vụ của các bộ phận chức năng trong phòng kế toán và quản trị tài chính công ty N.G.V (gọi tắt là phòng F&A: Finance & Accounting)
- Giám đốc tài chính: Điều hành phòng F&A, chỉ đạo hoạt động và là
đại diện tài chính của công ty với các tổ chức tài chính bên ngoài như
nhà đầu tư, người cho vay…
- Trưởng phòng kế toán tài chính: Tổ chức hoạt động về mặt kế toán tài chính của công ty, tổ chức ghi nhận các nghiệp kinh tế phát sinh hằng ngày thực hiện cáo báo cáo tài chính, báo cáo thuế.
o Nhóm kế toán tổng hợp và kế toán thuế: ghi nhận các bút toán kế toán tổng hợp, kế toán tài sản cốđịnh, kế toán tiền lương và thực hiện báo cáo thuế và các báo cáo chức năng, là nhóm trực tiếp thực hiện báo cáo tài chính.
o Nhóm Kế toán doanh thu và công nợ: ghi nhận nghiệp vụ bán hàng diễn ra hằng ngày, nhận diện các khoản thu nợ của từ kế
Trang 37
Tổ chức công tác KTQT và thiết lập hệ thống BC KTQT tại công ty TNHH N.G.V toán tiền. Nhóm thực hiện các báo cáo doanh thu hằng ngày, các loại báo cáo công nợ.
o Nhóm Kế toán phải trả: ghi nhận nghiệp vụ mua hàng hóa, dịch vụ từ nhà cung cấp thực hiện báo cáo công nợ phải trả.
o Nhóm kế toán tiền: Ghi nhận các nghiệp vụ liên quan đến các khoản thu chi tiền mặt và tiền chuyển ngân hàng. Nhóm cũng thực hiện việc quản lý các khoản tạm ứng của nhân viên.
- Phòng kế toán quản trị: Phòng ban trực tiếp thực hiện báo cáo quản trị
ra cho các bộ phận chức năng và cho ban giám đốc, hỗ trợ và liên kết với các phòng ban chức năng thực hiện công tác dự toán ngân sách. - Trưởng phòng hệ thống thông tin kế toán: Tổ chức về hệ thống thông
tin kế toán, quản trị phần mềm kế toán đảm bảo hệ thống thông tin kế
toán hoạt động bình thường và hiệu quả.
2.2.2. Chính sách kế toán kế toán áp dụng
Được xây dựng dựa trên mô hình công ty dịch vụ, sử dụng phần mềm kế toán Fast, công ty TNHH N.G.V sử dụng các phương pháp và hình thức sổ kế toán như sau:
- Niên độ kế toán: bắt đầu vào ngày 1/1 kết thúc vào 31/12
- Sổ sách kế toán: ghi sổ bằng máy tính sử dụng phần mềm Fast Business trên cơ sở kiểu sổ sách kế toán Nhật Ký chung
- Đánh giá ngoại tệ: theo phương pháp sử dụng tỷ giá hạch toán hàng tháng. Vào ngày đầu mỗi tháng, kế toán trưởng công ty TNHH N.G.V căn cứ trên tỉ giá các ngân hàng thương mại lớn như Vietcombank, Vietinbank, BIDV để xác định một tỉ giá hạch toán chung cho các nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ diễn ra trong tháng.
- Phương pháp khấu hao TSCĐ chính: khấu hao đường thẳng.
2.2.3. Hiện trạng phần mềm kế toán đang sử dụng ở N.G.V
Phần mềm đang được sử dụng ở Công ty N.G.V là phần mềm Fast Business 1.0. Đây là phần mềm viết trên nền ngôn ngữ lập trình VB.NET sử
Trang 38
Tổ chức công tác KTQT và thiết lập hệ thống BC KTQT tại công ty TNHH N.G.V dụng cơ sở dữ liệu SQL server 2000. Dù rằng đây là phần mềm khá tốt và hỗ
trợđắc lực cho việc ghi nhận sổ sách kê khai thuế nhưng những vấn đề về kế
toán quản trị lại chưa được hỗ trợ một cách đầy đủ, nếu không muốn nói rằng việc lập báo cáo KTQT đối với Fast vẫn còn là một điều mới lạ. Tuy đây là phần mềm thiết kế theo hướng một hệ quản trị nguồn lực toàn diện (ERP) nhưng do kinh phí thấp cộng với việc những phần hành chính lại chưa được hỗ trợ một cách triệt để nên việc triển khai thêm các phần hành như phần mua hàng (module purchasing), bán hàng (module CRM) (dù đã có kế
hoạch) vẫn còn chưa thực hiện được.
- Tổ chức nhập liệu với phần mềm Fast: Hiện tại việc nhập liệu vào phần mềm chủ yếu được thực hiện bởi phòng kế toán. Một số nghiệp vụ ghi nhận doanh thu từ phần mềm bán hàng (Sugar CRM) đã được kết nối vào Fast nhưng Sugar CRM lại không được ứng dụng rộng rãi ra tất cả các phần hành kinh doanh mà chỉ được ứng dụng tại phần hành kinh doanh đăng tuyển trực tuyến.
- Việc nhập liệu được chia thành 3 nhóm chính: nhóm doanh thu, nhóm chi phí và nhóm tổng hợp. Tuy công việc đã được thuần thục tuy nên vẫn chưa có cơ chế kiểm soát nhằm đối chiếu kiểm tra dữ liệu được nhập. Phần lớn các lỗi được phát hiện khi báo cáo đã được phát hành. - Với Fast, các báo cáo kế toán quan trị chưa được hỗ trợ nhiều. Báo
cáo dự toán thì hoàn toàn được lập bên ngoài. Fast không có cơ chế sử
dụng để nhập phần dữ liệu dự toán để đối chiếu kiểm tra cũng những kiểm soát ngay lập tức các vấn đề thu chi vượt ngân sách.
Với kế hoạch thay đổi tổng thể việc sử dụng phần mềm: Kiến nghị
thay đổi với nhà phát triển phần mềm hoặc thay mới phần mềm, 2 tùy chọn trên (tổ chức ghi nhận trong điều kiện sử dụng phần mềm) đều có cơ hội
được đem ra áp dụng tại công ty N.G.V
Trang 39
Tổ chức công tác KTQT và thiết lập hệ thống BC KTQT tại công ty TNHH N.G.V Với hệ thống phần mềm kế toán, báo cáo cáo quản trị theo từng nhóm
được cung cấp cho các phòng ban có liên quan hàng tuần hoặc hàng tháng. Hàng tuần vào thứ tư Kế toán quản trị cung cấp thông tin doanh thu hoạt động theo tuần của tuần trước đó. Báo cáo doanh thu này có thể được lập theo các chiều đối tượng khác nhau:
- Doanh thu theo bộ phận.
- Doanh thu theo người thực hiện (nhân viên kinh doanh). - Doanh thu theo khách hàng.
Đồng thời để đảm bảo nguồn vốn hoạt động, KTQT còn phải cung cấp thông tin công nợ theo tuổi nợ từ khách hàng để nhân viên kinh doanh kịp thời quản lý công nợ phải thu từ khách hàng của mình. Đây là việc làm quan trọng vì nó ảnh hưởng đến kết quả đánh giá hiệu quả hoạt động của từng phòng ban và của nhân viên trực tiếp đem về doanh thu đó. Một nhân viên kinh doanh chỉ nhận được phần thưởng theo doanh số khi mà khoản doanh thu đó thu được tiền hoặc gần như chắc chắn thu được tiền. Do tính chất loại hàng hóa cung cấp là dịch vụ nên khi dịch vụ hoàn thành có nhiều lý do để không thể thu tiền được từ khách hàng. Việc yêu cầu nhân viên kinh doanh đảm bảo công nợ thu được là để tránh việc nhân viên kinh doanh bán dịch vụ ào ạt cho những khách hàng không thực sự nghiêm túc trong việc thanh toán. Báo cáo công nợ tương tự như báo cáo doanh thu ở điểm có các phiên bản dành phòng ban, nhân viên kinh doanh và khách hàng. Trong đó các chi tiết công nợ theo tuổi nợ được coi trọng, nhằm quản lý công nợ quá hạn.
Hàng tháng, sau 6 ngày kể từ ngày khóa sổ, KTQT cung cấp đầy đủ
thông tin về doanh thu, công nợ phải thu cũng như báo cáo hàng tuần và bên cạnh đó còn có các báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch của các trung tâm doanh thu, trung tâm chi phí. Báo cáo này cung cấp cái nhìn khái quát về
việc thực hiện dự toán, giúp các phòng ban có kế hoạch điều chỉnh hoạt động phù hợp đểđạt được mục tiêu dự toán đề ra.
Trang 40
Tổ chức công tác KTQT và thiết lập hệ thống BC KTQT tại công ty TNHH N.G.V
2.3.Đánh giá tình hình tổ chức kế toán quản trị và thông tin kế toán quản trị cung cấp cho các đối tượng sử dụng tại công ty trị cung cấp cho các đối tượng sử dụng tại công ty
2.3.1. Đánh giá nội dung tổ chức kế toán quản trị
Việc tổ chức công tác kế toán quản trị ở công ty N.G.V còn khá sơ sài, thể hiện ở các vấn đề như sau:
- Nhân lực kế toán quản trị mỏng. Với lực lượng làm việc kế toán quản trị với số lượng 2 người để cung cấp ra một hệ thống báo cáo hơn 20 loại khác nhau phục vụ cho hơn 6 trung tâm lợi nhuận và hơn 20 trung tâm chi phí khiến công việc kế toán quản trị trở nên quá nặng nề. - Sự hiểu biết về các vấn đề mang tính kiểm soát của nhân viên còn yếu,
thậm chí ở mức độ quản lý vấn đề kiểm soát chi phí còn khá mù mờ. Chưa nắm rõ được quy trình, quyền phê duyệt và chưa biết gì về hệ
thống danh mục chi phí.
- Thời gian phân bổ cho công việc kế toán quản trị chủ yếu tập trung vào việc lập báo cáo, chưa thực hiện được chức năng phân tích của kế
toán quản trị.
- Sự hỗ trợ của hệ thống phần mềm còn quá sơ sài, nhân viên kế toán quản trị chủ yếu phải thực hiện báo cáo bằng cách trích xuất dữ liệu thô từ phần mềm để thực hiện lại.
2.3.2. Đánh giá thông tin
- Cũng vì chưa thể phân tích nên việc lập dự toán còn nhiều điều chưa hợp lý. Người thực hiện dự toán (các phòng ban) cung cấp số liệu theo cách nhìn chủ quan của mình, còn nhân viên kế toán quản trị thì chưa thể nắm bắt hết các hoạt động mà các chủ ngân sách đề xuất trong dự
toán.
- Báo cáo kế toán quản trị chỉ dừng lại ở mức độ báo cáo con số, chưa có những phân tích đánh giá sâu hơn về xu hướng, nguyên nhân tăng giảm của các biến động trong toàn bộ ngân sách.
Trang 41
Tổ chức công tác KTQT và thiết lập hệ thống BC KTQT tại công ty TNHH N.G.V - Báo cáo quản trị chủ yếu tập trung vào việc phân tích doanh thu và
các nguồn tạo ra doanh thu, chưa tổ chức thực hiện hệ thống báo cáo chi phí giá thành vốn là một phần quan trọng trong hệ thống báo cáo kế toán quản trị.
- Báo cáo thích hợp cho việc ra quyết định ngắn hạn chưa được thực hiện. Những quyết định hầu hết dựa vào tính toán sơ bộ của các trưởng bộ phận chưa có được sự thống nhất, đặc biệt là giá ở các bộ
phận tư vấn hầu hết do nhân viên kinh doanh tự thương lượng với khách hàng. Điều này tạo ra một sơ hở rất lớn trong việc xác định giá trị thật sự của các hợp đồng khiến cho một số bộ phận hoạt động lỗ
liên tục trong thời gian dài.
2.4.Khảo sát tình hình tổ chức công tác KTQT ở một số doanh nghiệp
Để có cái nhìn tổng quát hơn về tình hình thực hiện KTQT trong các doanh nghiệp, chúng tôi có thực hiện khảo sát việc thực hiện KTQT ở một số
doanh nghiệp trên địa bàn TP. HCM. Từ khảo sát này sẽ giúp chúng ta thấy
được thực trạng KTQT không chỉ tại công ty N.G.V mà còn trong phạm vi rộng, từđó đề ra những giải pháp thích ứng để có thể tổ chức KTQT phù hợp với loại hình doanh nghiệp Việt Nam, trong đó có công ty N.G.V
2.4.1. Phạm vi và đối tượng khảo sát
Đối tượng của cuộc khảo sát được chọn lọc từ lượng thành viên có trên 100 bài viết của cộng đồng trực tuyến www.webketoan.vn và cộng đồng trực tuyến www.giaiphapexcel.com được xác định thuộc địa bàn thành phố
Hồ Chí Minh và khu vực lân cận thành phố Hồ Chí Minh, số lượng bản khảo sát thu vềđược 76 bảng. Đây là 2 cộng đồng có số lượng thành viên rất lớn
đang làm kế toán ở các doanh nghiệp trên địa bàn thành phố. Những thành viên có số lượng bài viết trên 100 bài thường là thành viên có sự tham gia ổn
định thể hiện nhu cầu và chuyên môn kế toán đạt được ở một mức độ khá (có tối thiểu 2 năm kinh nghiệm làm công việc kế toán, và đang làm ở các vị trí giám đốc tài chính, kế toán trưởng, kế toán tổng hợp hay kế toán thuếở đơn
Trang 42
Tổ chức công tác KTQT và thiết lập hệ thống BC KTQT tại công ty TNHH N.G.V vị công tác). Tuy là khảo sát qua internet nhưng với hầu hết các đối tượng khảo sát này, tác giảđều đã tiếp xúc ngoài đời thật hoặc qua các phương tiện liên lạc.
2.4.2. Nội dung và phương pháp khảo sát:
Cuộc khảo sát tập trung vào các nội dung xung quanh công tác tổ
chức hệ thống kế toán kế toán quản trịở các doanh nghiệp được khảo sát. Phương pháp Khảo sát: bảng câu hỏi (xem phụ lục 1)
2.4.3. Kết quả khảo sát
Đem lại kết quả từ 76 bảng câu hỏi được trả về:
- 70/76 người được hỏi cho biết công ty không lập riêng phần hành kế
toán quản trị trong nội bộ. Các nhân viên kế toán tài chính đảm nhận luôn việc của kế toán quản trị.
- 62/76 doanh nghiệp thực hiện các báo cáo chi phí giá thành, và lợi nhuận nhưng không được phân tích đánh giá từ bộ phận kế toán
- 12/76 doanh nghiệp có lập báo cáo kết quả kinh doanh theo số dưđảm phí.
- 45/76 doanh nghiệp có phần mềm kế toán hỗ trợ các chức năng ghi nhận thông tin chi tiết phục vụ cho việc lập báo cáo kế toán quản trị
như chi phí theo phòng ban, theo mã loại chi phí và theo vụ việc và tạo ra các báo cáo theo các tiêu chí được lựa chọn. Nhân viên kế toán tự trích xuất dữ liệu và lập báo cáo theo yêu cầu.
- Mức độ hỗ trợ nói chung đạt ở mức kém (2)
2.4.4. Đánh giá kết quả khảo sát
• Về tổ chức hệ thống kế toán quản trị
- Phần lớn các doanh nghiệp dịch vụ có vốn đầu tư tư nhân hoặc nhà nước ở TPHCM không có bộ phận kế toán quản trị rõ rệt. Nhân viên kế toán tài chính đôi khi kiêm nhiệm cả phần báo cáo kế toán quản trị.
Trang 43
Tổ chức công tác KTQT và thiết lập hệ thống BC KTQT tại công ty TNHH N.G.V - Một số doanh nghiệp có kế toán quản trị riêng thường chủ yếu tập
trung vào việc việc lập báo cáo theo yêu cầu quản trị, chưa tự giác đưa ra hệ thống báo cáo chuẩn cho riêng mình.
- Nhân viên kế toán quản trị chủ yếu làm công việc làm báo cáo chưa tạo ra tiếng nói đủ mạnh để tác động tới các hoạt động của doanh nghiệp, chưa tạo thành công cụ ra quyết định một cách có chủđích. • Về phần mềm kế toán
- Các phần mềm kế toán trong nước chủ yếu tập trung vào việc giải quyết các vấn đề của kế toán tài chính và thuế, những báo cáo kế toán quản trị, nếu có, thì được làm theo yêu cầu của một số doanh nghiệp cụ thể chứ chưa tạo tạo thành một hệ thống chuyên biệt, độc lập và
đầu tưđúng cách.
• Về hệ thống báo cáo kế toán quản trị
- Dự toán ngân sách hàng năm ở các công ty thường chỉ làm một lần, việc đánh giá lại thường không được thực hiện một cách chính thức. - Đánh giá trách nhiệm quản lý: do không xây dựng được hệ thống quản
trị chi phí tốt nên thông thường, chi phí chỉ được coi trọng ở khâu sản xuất trực tiếp, những chi phí ở khối văn phòng thường không được quản lý và đánh giá.
- Báo cáo kết quả kinh doanh theo số dư đảm phí hầu hết không được áp dụng vì sự tách bạch chi phí khả biến và chi phí bất biến không
được phân định rõ ràng hay không được coi trong. Tiêu thức phân loại chi phí theo chức năng của chi phí được áp dụng một cách phổ biến.
Kết luận chương 2
Cũng như hầu hết các doanh nghiệp trong nước khác, việc tổ chức công tác kế toán quản trị chưa được quan tâm đúng mức, tầm hoạt động kế