Phần mềm đang được sử dụng ở Công ty N.G.V là phần mềm Fast Business 1.0. Đây là phần mềm viết trên nền ngôn ngữ lập trình VB.NET sử
Trang 38
Tổ chức công tác KTQT và thiết lập hệ thống BC KTQT tại công ty TNHH N.G.V dụng cơ sở dữ liệu SQL server 2000. Dù rằng đây là phần mềm khá tốt và hỗ
trợđắc lực cho việc ghi nhận sổ sách kê khai thuế nhưng những vấn đề về kế
toán quản trị lại chưa được hỗ trợ một cách đầy đủ, nếu không muốn nói rằng việc lập báo cáo KTQT đối với Fast vẫn còn là một điều mới lạ. Tuy đây là phần mềm thiết kế theo hướng một hệ quản trị nguồn lực toàn diện (ERP) nhưng do kinh phí thấp cộng với việc những phần hành chính lại chưa được hỗ trợ một cách triệt để nên việc triển khai thêm các phần hành như phần mua hàng (module purchasing), bán hàng (module CRM) (dù đã có kế
hoạch) vẫn còn chưa thực hiện được.
- Tổ chức nhập liệu với phần mềm Fast: Hiện tại việc nhập liệu vào phần mềm chủ yếu được thực hiện bởi phòng kế toán. Một số nghiệp vụ ghi nhận doanh thu từ phần mềm bán hàng (Sugar CRM) đã được kết nối vào Fast nhưng Sugar CRM lại không được ứng dụng rộng rãi ra tất cả các phần hành kinh doanh mà chỉ được ứng dụng tại phần hành kinh doanh đăng tuyển trực tuyến.
- Việc nhập liệu được chia thành 3 nhóm chính: nhóm doanh thu, nhóm chi phí và nhóm tổng hợp. Tuy công việc đã được thuần thục tuy nên vẫn chưa có cơ chế kiểm soát nhằm đối chiếu kiểm tra dữ liệu được nhập. Phần lớn các lỗi được phát hiện khi báo cáo đã được phát hành. - Với Fast, các báo cáo kế toán quan trị chưa được hỗ trợ nhiều. Báo
cáo dự toán thì hoàn toàn được lập bên ngoài. Fast không có cơ chế sử
dụng để nhập phần dữ liệu dự toán để đối chiếu kiểm tra cũng những kiểm soát ngay lập tức các vấn đề thu chi vượt ngân sách.
Với kế hoạch thay đổi tổng thể việc sử dụng phần mềm: Kiến nghị
thay đổi với nhà phát triển phần mềm hoặc thay mới phần mềm, 2 tùy chọn trên (tổ chức ghi nhận trong điều kiện sử dụng phần mềm) đều có cơ hội
được đem ra áp dụng tại công ty N.G.V