Với sơđồ tổ chức hiện nay của công ty N.G.V, số lượng nhân viên kế
toán cho phần hành công nợ phải trả và kế toán tổng hợp là những người thực hiện công việc nhập liệu chính cho đầu vào của thông tin về chi phí kế
toán. Ở đây các chi phí được ghi nhận với cả thông tin cho kế toán quản trị
và kế toán tài chính. Việc tạo ra những quy ước sẵn có sẽ làm cho việc nhập liệu của những nhân viên này, do vậy cần có các bảng nhận diện chi phí. Chi phí trước tiên được nhận diện theo các nhóm ưu tiên, một mặt để dễ phân loại sắp xếp, mặt khác giúp việc quản trị ngân sách được dễ dàng. Trên tinh thần đó chi phí được nhìn nhận ở từng mức độ và tổng hợp lại theo nhóm.
Nhìn một hướng khác, việc phân nhóm cũng chia theo tính biến động của chi phí.
Trang 49
Tổ chức công tác KTQT và thiết lập hệ thống BC KTQT tại công ty TNHH N.G.V - Nhóm chi phí trực tiếp: là những chi phí trực tiếp hình thành nên sản
phẩm dịch vụ.
o Chi phí trực tiếp biến đổi o Chi phí trực tiếp khả biến.
o Chi phí hỗn hợp: Chi phí trực tiếp theo gói vụ việc: đây là dạng chi phí hỗn hợp vừa bất biến (đối với từng hợp đồng dịch vụ: ví dụ phí thuê phòng hội nghị cho một gói dịch vụ đào tạo, phí giảng viên cho buổi đào tạo) lại vừa khả biến biến nếu tính một gói dịch vụ là một sản phẩm. Tuy nhiên ở đây do mỗi gói dịch vụ có đặc thù riêng và mỗi gói dịch vụ lại có những đặc điểm riêng về các chi phí này nên việc phân định rõ chi phí là bất biến hay khả biến một cách cứng nhắc có thể khiến nó bị hiểu sai và sử dụng sai mục đích trong tính toán.
- Nhóm chi phí gián tiếp:
o Chi phi gián tiếp bất biến o Chi phí gián tiếp khả biến.
Từđó lập ra bảng mã loại chi phí, trước mắt chuyển tới nhóm kế toán thanh toán và kế toán tổng hợp vì đây là những người nhập chi phí chính. Về
lâu dài, khi công ty có ý định mở rộng hệ thống kế toán theo đó chi phí được ghi nhận tại nơi phát sinh (các phòng ban) thì bảng mã loại sẽ được thông báo để việc nhập dữ liệu được dễ dàng, trước khi kế toán kiểm tra lại và chính thức ghi nhận vào sổ kế toán.
3.2.2. Tổ chức ghi nhận thông tin ban đầu 3.2.2.1. Quy trình doanh thu 3.2.2.1. Quy trình doanh thu
- Phòng kinh doanh sau khi liên hệ với khách hàng và nhận được đơn hàng từ khách hàng sẽ lập phiếu yêu cầu thực hiện đơn hàng (phiếu này có thể là phiếu yêu cầu duyệt đăng việc làm trực tuyến đối với dịch vụ của Vietnamworks.com hoặc là phiếu yêu cầu ghi nhận doanh thu đối với dịch vụ tuyển dụng khi việc cung cấp dịch vụđã hoàn tất).
Trang 50
Tổ chức công tác KTQT và thiết lập hệ thống BC KTQT tại công ty TNHH N.G.V - Cùng với đơn hàng (có xác nhận của khách hàng), phiếu yêu cầu thực
hiện sẽ được chuyển giao cho phòng chức năng (phòng tư vấn, kỹ
thuật) để thực hiện đơn hàng.
- Khi đơn hàng được thực hiện xong, sẽđược chuyển bộ chứng từ sang kế toán doanh thu để ghi nhận nghiệp vụ.
- Kế toán doanh thu ghi nhận nghiệp vụ và xuất hóa đơn GTGT. Liên 2 hóa đơn cùng giấy báo nợ (debit note) được gởi chuyển phát nhanh
đến khách hàng để yêu cầu khách hàng thanh toán. Liên 3 hóa đơn cùng với bộ chứng từ thực hiện đơn hàng được kế toán doanh thu lưu trữ.
- Việc ghi nhận nghiệp vụ của kế toán doanh thu sẽ được cập nhật vào phần mềm kế toán được ghi nhận trong sổ doanh thu đồng thời ghi nhận sổ công nợ.
- Định kỳ kế toán doanh thu kiểm tra các thanh toán của khách hàng và xác nhận (trên phần mềm kế toán) các khoản thu tương ứng với các hóa đơn nào nhằm mục tiêu quản lý công nợ.
- Nhân viên kế toán quản trị trích xuất từ phần mềm theo thời gian để
Trang 51
Tổ chức công tác KTQT và thiết lập hệ thống BC KTQT tại công ty TNHH N.G.V Sơđồ 3.1: Quy trình doanh thu
3.2.2.2. Quy trình chi phí
- Đơn vị sử dụng chi phí khi có yêu cầu được cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ từ bên ngoài phải lập phiếu yêu cầu mua hàng (Purchase order) gởi đến bộ phận mua hàng
- Bộ phận mua hàng sẽ liên hệ với nhà cung cấp để nhận báo giá rồi trao đổi lại với bộ phận đặt hàng để trao đổi, lựa chọn mặt hàng và nhà cung cấp phù hợp.
- Bộ phận đặt hàng ký trên xác nhận yêu cầu mua hàng để bộ phận mua hàng hoàn tất thủ tục đặt hàng và yêu cầu nhà đặt hàng từ nhà cung cấp.
Trang 52
Tổ chức công tác KTQT và thiết lập hệ thống BC KTQT tại công ty TNHH N.G.V - Sau khi nhà cung cấp gởi hàng cùng hóa đơn bộ phận mua hàng/hoặc
bộ phận đặt hàng sẽ làm yêu cầu thanh toán cùng với hóa đơn gởi đến phòng kế toán.
- Nhân viên kế toán quản trị (nhân viên kiểm soát ngân quỹ) sẽ đối chiếu ngân sách của đơn vị theo hạn mức ngân sách của từng phòng ban. Trường hợp số tiền cần thanh toán lớn hoặc vượt quá hạn mức ngân sách của phòng ban sử dụng. Phòng ban đó có nghĩa vụ trình giám đốc điều hành duyệt yêu cầu thanh toán.
- Sau khi yêu cầu thanh toán được nhân viên kiểm soát ngân quỹ
(phòng kế toán quản trị) thông qua. Phiếu yêu cầu thanh toán được chuyển tiếp qua kế toán thanh toán ghi nhận vào phần mềm.
- Khi đến hạn thanh toán, kế toán thanh toán lập phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi cùng với bộ hồ sơ chuyển cho thủ quỹ. Thủ quỹ hoàn tất chứng từ chuyển cho giám đốc điều hành thực hiện lệnh chuyển tiền
Trang 53
Tổ chức công tác KTQT và thiết lập hệ thống BC KTQT tại công ty TNHH N.G.V Sơđồ 3.2: Quy trình chi phí
3.2.3. Tổ chức hệ thống kế toán theo yêu cầu KTQT
- Tổ chức hệ thống chứng từ:
o Việc tổ chức hệ thống luân chuyển chứng từ kế toán cần thủ
theo yêu cầu trước tiên của hệ thống kế toán quản trị đảm bảo việc truy lục chứng từ dễ dàng.
o Về nội dung chứng từ: ở mỗi chứng từ cần có khung ghi chú để
xác định những nội dung kế toán quản trị ngoài nội dung kế
toán tài chính, ví dụ như: đối với chứng từ chi phí: cần ghi chú về nơi phát sinh chi phí (bộ phận nào?) và mã loại chi phí (chi phí phục vụ cho vụ việc nào?)
o Chứng từ mang nội dung kiểm soát: Đây là loại chứng từ thể
hiện sự phê duyệt đối với các vụ việc khác nhau của hoạt động trong doanh nghiệp ngoài nội dung. Ví dụ một phê duyệt tổng thể cho việc đăng ký học tập của một số nhân viên theo ngân
Trang 54
Tổ chức công tác KTQT và thiết lập hệ thống BC KTQT tại công ty TNHH N.G.V sách đã định (nhưng với số tiền lớn cần phải có sự chấp thuận của nhà quản trị cấp cao hơn ngoài nhà quản trị trực tiếp) hoặc phê duyệt nội dung và chi phí cho một chương trình marketing. Vơi loại chứng từ này việc có thể phân loại và lưu trữ theo phòng ban, và mã loại vụ việc. Kế toán quản trị với vai trò kiểm soát sẽ là người lưu trữ chứng từ này.
- Thiết lập quy trình phê duyệt và luân chuyển chứng từ nơi phát sinh
đến phòng kế toán, thiết lập hệ thống quyền phê duyệt hợp lý để: o Phân quyền cho các nhà quản trị cấp thấp và cấp trung gian
quản trị và tự chịu trách nhiệm với các khoản chi của mình với số tiền chi tối đa mỗi lần không quan mức được quy định
o Tránh việc mọi chứng từđều được chuyển đến nhà quản trị cấp cao nhất.
- Thiết lập hệ thống sổ sách ghi nhận một mặt tuân thủ theo quy định của KTTC mặt khác bổ sung thêm các sổ sách ghi nhận những theo dõi riêng theo yêu cầu quản trị:
o Trên cơ sở của hệ thống sổ sách theo quy định của KTTC, những loại sổ sách chính như nhật ký chung, chứng từ ghi sổ, thêm các cột thông tin chi tiết như mã chi loại chi phí, mã phòng ban, mã vụ việc.
o Với mỗi loại thông tin chi tiết mà kế toán quản trị yêu cầu, mở
một số riêng để theo dõi: Sổ chi tiết chi phí theo phòng ban, sổ
chi tiết chi phí theo mã vụ việc, sổ chi tiết chi phí theo mã loại chi phí.
3.2.4. Tổ chức ghi nhận thông tin theo mục tiêu thiết lập BC KTQT (trong điều kiện ứng dụng tin học) (trong điều kiện ứng dụng tin học)
3.2.4.1. Phần mềm kế toán chỉ cho phép nhập liệu ở phòng kế toán
Với các phần mềm kế toán việc tất yếu là người ta phải nhập liệu từ
Trang 55
Tổ chức công tác KTQT và thiết lập hệ thống BC KTQT tại công ty TNHH N.G.V các phòng ban khác). Việc tổ chức ghi nhận thông tin theo mục tiêu thiết lập BCKTQT phải được thống nhất và đạt được yêu cầu ở nhiều yếu tố:
- Hệ thống: Tổ chức hệ thống ghi nhận chứng từ kế toán là bước cần thiết đầu tiên. Trước tiên hầu hết các trường hợp của một chứng từ
phát sinh phải được liệt kê và phân loại tại nguồn phát sinh, ở đó người nhận chứng từ phải hiểu rõ chứng từ phát sinh ở bộ phận nào phát sinh cho vụ việc gì. Để tránh việc tốn công phân loại cho nhân viên kế toán ghi nhận nghiệp vụ này thì chính người nhận chứng từ đầu tiên đánh dấu trên chứng từ mã vụ việc (theo thống nhất giữa phòng kế toán và các phòng ban có liên quan), mã bộ phận. Việc này có thể dễ dàng đươc thực hiện thông qua một quy trình hướng dẫn và một bảng mã quy định.
- Nhân sự: Người nhận chứng ở phòng kế toán phải là người hiểu rõ nhất những yêu cầu của hệ thống và phương pháp ghi nhận và phân loại. Đó có thể là kế toán quản trị nơi mà các khoản chi trước khi được thực hiện sẽ phải được kiểm tra nếu ngân sách cho vụ việc và phòng ban tương ứng còn trong khoảng cho phép.
- Phần mềm: một phần mềm có kế toán có màn hình nhập liệu được coi là tốt khi mà nó có thể: Kiểm soát được một số lỗi nhập liệu cơ
bản xét về logic chứng từ; có chế độ nhập liệu thân thiện, nhanh chóng; kiểm soát lỗi nếu người nhập bỏ sót những phần dữ liệu quan trọng đặc biệt chú ý những phần dữ liệu liên quan đến kế toán quản trị.
3.2.4.2. Phần mềm kế toán cho phép nhập liệu ở nơi các chứng từ phát sinh
Với những phần mềm quản trị doanh nghiệp toàn diện (ERP) thì việc nhập liệu kế toán có thể được thực hiện từ các phòng ban có liên quan đến chứng từ phát sinh ví như phòng kinh doanh có thể nhập hóa đơn bán hàng, phòng mua hàng có thể nhập hóa đơn mua hàng…. Với những phần mềm
Trang 56
Tổ chức công tác KTQT và thiết lập hệ thống BC KTQT tại công ty TNHH N.G.V như vậy yêu cầu về các chế độ kiểm soát nhập liệu là rất lớn dù vậy phần mềm này có thể giúp ích rất nhiều trong việc tiết kiệm thời gian nhập liệu ở
phòng kế toán, giúp kế toán thể hiện rõ hơn chức năng kiểm soát của mình. - Tổ chức ghi nhận: trong hệ thống ERP, việc chuẩn hóa các quy trình
trở thành yêu cầu thiết yếu và bắt buộc. Việc tổ chức quy trình ghi nhận chứng từ, phân loại chứng từ theo các tình huống khác nhau. Cùng với quy trình nhập liệu là quy trình kiểm soát, đảm bảo rằng chứng từđược nhập đúng với quy chuẩn và hợp với quy định của công ty cũng như hợp với hệ thống kế toán khi nhận kết quả.
- Nhân sự: Với tất cả những công việc cần thiết của việc thiết lập hệ
thống kế toán và quản trị toàn diện thì việc đào tạo, huấn luyện thường xuyên trở thành một việc bắt buộc. Một mặt hướng dẫn sử dụng khi triển khai. Mặt khác việc cập nhật kiến thức cơ bản về hệ thống và những ảnh hưởng gây ra trên hệ thống cũng hết sức bức thiết.
- Phần mềm: một phần mềm có kế toán có màn hình nhập liệu được coi là tốt khi mà nó có thể: kiểm soát được một số lỗi nhập liệu cơ bản xét về logic chứng từ; có chế độ nhập liệu thân thiện, nhanh chóng; kiểm soát lỗi nếu người nhập bỏ sót những phần dữ liệu quan trọng đặc biệt chú ý những phần dữ liệu liên quan đến kế toán quản trị.
3.3.Thiết kế hệ thống báo cáo KTQT cho công ty N.G.V
Nói cách khác, quản trị chi phí ở bộ phận đăng tuyển trực tuyến là quản trị các chi phí để phát triển và duy trì trang web. Báo cáo trên chỉ là một phần tổng quan đối với việc quản trị chi phí giá thành của đăng tuyển trực tuyến. Những chi phí khác sẽ được trình bày trong phần báo cáo chi phí bộ
phận.
3.3.1. Hệ thống báo cáo chi phí và giá thành
Là một công ty dịch vụ với hầu hết sản phẩm là dịch vụ liên quan đến nhân sự việc lập báo cáo chi phí giá thành cho công ty N.G.V là công việc nhận diện và theo dõi các chi phí trực tiếp liên quan đến và các chi phí tạo
Trang 57
Tổ chức công tác KTQT và thiết lập hệ thống BC KTQT tại công ty TNHH N.G.V nên sản phẩm dịch vụ. Với nhiều loại sản phẩm dịch vụ khác biệt, công việc nhận diện chi phí trực tiêp của từng bộ phận cần nhìn nhận trên khía cạnh đặt trưng của mỗi bộ phận. Ởđó chi phí của bộ phận cần được chi tách ra thành nhóm chi phí để nhận điện bản chất của chi phí từđó mới có thể lập và báo cáo chi phí giá thành phù hợp.
3.3.1.1. Báo cáo chi phí, giá thành cho bộ phận kinh doanh đăng tuyển trực tuyến
Do đặc trưng sản phẩm quảng cáo là sản phẩm thông tin điện tử do vậy nguồn hình thành nên chỉ có chi phí tạo nên nền tảng cho thông tin chứ
gần như không có chi phí cho việc đăng tải thông tin. Các chi phí nền tảng bao gồm:
o Phần mềm trang web được phát triển bởi đội ngũ lập trình viên của phòng kỹ thuật lập trình
o Dịch vụ cung cấp máy chủ internet (hosting) o Dịch vụ cung cấp tên miền
o Dịch vụ hỗ trợ qua điện thoại cho người sử dụng Bảng 3.4: Báo cáo chi phí cho bộ phận đăng tuyển:
Chi phí Tháng 1 Tháng 2 …. Cộng lũy kế Ghi chú Phần mềm đăng tuyển 128.214.845 133.286.607 261.501.452 Định phí Dịch vụ máy chủ trực tuyến 93.360.596 89.308.553 182.669.149 Định phí Dịch vụ tên miền internet 502.500 502.500 1.005.000 Định phí Hướng dẫn sử dụng 33.676.705 33.008.875 66.685.579 Định phí Phát triển nội dung 40.459.036 41.509.230 81.968.266 Định phí
Tổng cộng 296.213.682 297.615.765 593.829.446
3.3.1.2. Báo cáo Chi phí, giá thành cho bộ phận tuyển dụng
Bộ phận tuyển dụng là bộ phận cung cấp dịch vụ tuyển dụng trọn gói cho người sử dụng lao động. Nhân viên bộ phận tuyển dụng vừa là nhân viên kinh doanh (tìm kiếm khách hàng) vừa là nhân viên tư vấn (tìm kiếm, phỏng vấn và lựa chọn ứng viên để gởi cho nhà tuyển dụng). Chính vì lẽ đó cho
đến nay vẫn chưa có một báo chi phí nào thật sự khả thi cho bộ phận này (ngoài báo cáo tổng thể chi phí toàn bộ phận). Để có được một báo cáo chi
Trang 58
Tổ chức công tác KTQT và thiết lập hệ thống BC KTQT tại công ty TNHH N.G.V phí rõ ràng cho bộ phận tuyển dụng cần nhận định rõ những loại chi phí làm “nguyên liệu” đầu vào cho sản phẩm dịch vụ của bộ phận.
Chi phí đầu vào trực tiếp cho dịch vụ này bao gồm: o Chi phí tư vấn (nhân công tư vấn)