- Tổ chức hệ thống chứng từ:
o Việc tổ chức hệ thống luân chuyển chứng từ kế toán cần thủ
theo yêu cầu trước tiên của hệ thống kế toán quản trị đảm bảo việc truy lục chứng từ dễ dàng.
o Về nội dung chứng từ: ở mỗi chứng từ cần có khung ghi chú để
xác định những nội dung kế toán quản trị ngoài nội dung kế
toán tài chính, ví dụ như: đối với chứng từ chi phí: cần ghi chú về nơi phát sinh chi phí (bộ phận nào?) và mã loại chi phí (chi phí phục vụ cho vụ việc nào?)
o Chứng từ mang nội dung kiểm soát: Đây là loại chứng từ thể
hiện sự phê duyệt đối với các vụ việc khác nhau của hoạt động trong doanh nghiệp ngoài nội dung. Ví dụ một phê duyệt tổng thể cho việc đăng ký học tập của một số nhân viên theo ngân
Trang 54
Tổ chức công tác KTQT và thiết lập hệ thống BC KTQT tại công ty TNHH N.G.V sách đã định (nhưng với số tiền lớn cần phải có sự chấp thuận của nhà quản trị cấp cao hơn ngoài nhà quản trị trực tiếp) hoặc phê duyệt nội dung và chi phí cho một chương trình marketing. Vơi loại chứng từ này việc có thể phân loại và lưu trữ theo phòng ban, và mã loại vụ việc. Kế toán quản trị với vai trò kiểm soát sẽ là người lưu trữ chứng từ này.
- Thiết lập quy trình phê duyệt và luân chuyển chứng từ nơi phát sinh
đến phòng kế toán, thiết lập hệ thống quyền phê duyệt hợp lý để: o Phân quyền cho các nhà quản trị cấp thấp và cấp trung gian
quản trị và tự chịu trách nhiệm với các khoản chi của mình với số tiền chi tối đa mỗi lần không quan mức được quy định
o Tránh việc mọi chứng từđều được chuyển đến nhà quản trị cấp cao nhất.
- Thiết lập hệ thống sổ sách ghi nhận một mặt tuân thủ theo quy định của KTTC mặt khác bổ sung thêm các sổ sách ghi nhận những theo dõi riêng theo yêu cầu quản trị:
o Trên cơ sở của hệ thống sổ sách theo quy định của KTTC, những loại sổ sách chính như nhật ký chung, chứng từ ghi sổ, thêm các cột thông tin chi tiết như mã chi loại chi phí, mã phòng ban, mã vụ việc.
o Với mỗi loại thông tin chi tiết mà kế toán quản trị yêu cầu, mở
một số riêng để theo dõi: Sổ chi tiết chi phí theo phòng ban, sổ
chi tiết chi phí theo mã vụ việc, sổ chi tiết chi phí theo mã loại chi phí.
3.2.4. Tổ chức ghi nhận thông tin theo mục tiêu thiết lập BC KTQT (trong điều kiện ứng dụng tin học)