3.2.2.1. Quy trình doanh thu
- Phòng kinh doanh sau khi liên hệ với khách hàng và nhận được đơn hàng từ khách hàng sẽ lập phiếu yêu cầu thực hiện đơn hàng (phiếu này có thể là phiếu yêu cầu duyệt đăng việc làm trực tuyến đối với dịch vụ của Vietnamworks.com hoặc là phiếu yêu cầu ghi nhận doanh thu đối với dịch vụ tuyển dụng khi việc cung cấp dịch vụđã hoàn tất).
Trang 50
Tổ chức công tác KTQT và thiết lập hệ thống BC KTQT tại công ty TNHH N.G.V - Cùng với đơn hàng (có xác nhận của khách hàng), phiếu yêu cầu thực
hiện sẽ được chuyển giao cho phòng chức năng (phòng tư vấn, kỹ
thuật) để thực hiện đơn hàng.
- Khi đơn hàng được thực hiện xong, sẽđược chuyển bộ chứng từ sang kế toán doanh thu để ghi nhận nghiệp vụ.
- Kế toán doanh thu ghi nhận nghiệp vụ và xuất hóa đơn GTGT. Liên 2 hóa đơn cùng giấy báo nợ (debit note) được gởi chuyển phát nhanh
đến khách hàng để yêu cầu khách hàng thanh toán. Liên 3 hóa đơn cùng với bộ chứng từ thực hiện đơn hàng được kế toán doanh thu lưu trữ.
- Việc ghi nhận nghiệp vụ của kế toán doanh thu sẽ được cập nhật vào phần mềm kế toán được ghi nhận trong sổ doanh thu đồng thời ghi nhận sổ công nợ.
- Định kỳ kế toán doanh thu kiểm tra các thanh toán của khách hàng và xác nhận (trên phần mềm kế toán) các khoản thu tương ứng với các hóa đơn nào nhằm mục tiêu quản lý công nợ.
- Nhân viên kế toán quản trị trích xuất từ phần mềm theo thời gian để
Trang 51
Tổ chức công tác KTQT và thiết lập hệ thống BC KTQT tại công ty TNHH N.G.V Sơđồ 3.1: Quy trình doanh thu
3.2.2.2. Quy trình chi phí
- Đơn vị sử dụng chi phí khi có yêu cầu được cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ từ bên ngoài phải lập phiếu yêu cầu mua hàng (Purchase order) gởi đến bộ phận mua hàng
- Bộ phận mua hàng sẽ liên hệ với nhà cung cấp để nhận báo giá rồi trao đổi lại với bộ phận đặt hàng để trao đổi, lựa chọn mặt hàng và nhà cung cấp phù hợp.
- Bộ phận đặt hàng ký trên xác nhận yêu cầu mua hàng để bộ phận mua hàng hoàn tất thủ tục đặt hàng và yêu cầu nhà đặt hàng từ nhà cung cấp.
Trang 52
Tổ chức công tác KTQT và thiết lập hệ thống BC KTQT tại công ty TNHH N.G.V - Sau khi nhà cung cấp gởi hàng cùng hóa đơn bộ phận mua hàng/hoặc
bộ phận đặt hàng sẽ làm yêu cầu thanh toán cùng với hóa đơn gởi đến phòng kế toán.
- Nhân viên kế toán quản trị (nhân viên kiểm soát ngân quỹ) sẽ đối chiếu ngân sách của đơn vị theo hạn mức ngân sách của từng phòng ban. Trường hợp số tiền cần thanh toán lớn hoặc vượt quá hạn mức ngân sách của phòng ban sử dụng. Phòng ban đó có nghĩa vụ trình giám đốc điều hành duyệt yêu cầu thanh toán.
- Sau khi yêu cầu thanh toán được nhân viên kiểm soát ngân quỹ
(phòng kế toán quản trị) thông qua. Phiếu yêu cầu thanh toán được chuyển tiếp qua kế toán thanh toán ghi nhận vào phần mềm.
- Khi đến hạn thanh toán, kế toán thanh toán lập phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi cùng với bộ hồ sơ chuyển cho thủ quỹ. Thủ quỹ hoàn tất chứng từ chuyển cho giám đốc điều hành thực hiện lệnh chuyển tiền
Trang 53
Tổ chức công tác KTQT và thiết lập hệ thống BC KTQT tại công ty TNHH N.G.V Sơđồ 3.2: Quy trình chi phí