Đây là khâu đầu tiên của quy trình thẩm định dự thảo văn bản quy phạm pháp luật của HĐND và UBND cấp tỉnh. Thực tế tại Sở Tư pháp Hà Nội, hồ sơ thẩm định dự thảo văn bản quy phạm pháp luật trước tiên đươc gửi
thông qua bộ phận văn thư của Sở, sau đó trình lãnh đạo xử lý công văn về phòng nghiệp vụ làm công tác thẩm định là Phòng văn bản pháp quy. Tại phòng này các hồ sơ thẩm định được theo dõi bằng một sổ riêng. Lãnh đạo phòng văn bản pháp quy trên cơ sở hồ sơ đề nghị thẩm định phân công cho các chuyên viên phụ trách các mảng việc chuyên môn liên quan đến nội dung thẩm định nghiên cứu đề xuất, xử lý. Theo Khoản 2 Điều 24, Điều 38 Luật ban hành văn bản quy pham pháp luật của HĐND và UBND năm 2004, cơ quan soạn thảo khi gửi dự thảo văn bản quy phạm pháp luật của HĐND và UBND cấp tỉnh để thẩm định phải đảm bảo đủ các thành phần hồ sơ như: Công văn yêu cầu thẩm định; Tờ trình và dự thảo Nghị quyêt, quyết định, chỉ thị; Bản tổng hợp ý kiến về dự thảo Nghi quyết, quyết định, chỉ thị; Các tài liệu có liên quan.
Căn cứ vào các quy định trên của pháp luật, cán bộ được phân công tiến hành phân loại hồ sơ. Nếu hồ sơ gửi có đủ các thành phần theo quy định thì tiến hành thẩm định, nếu hồ sơ không đủ thành phần thì làm trả lại yêu cầu bổ sung, hoàn thiện. Cụ thể, tình hình tiếp nhận và xử lý hồ sơ thẩm định tại Bảng 2.2.
Bảng 2.2. Tình hình quản lý hồ sơ gửi thẩm định từ năm 2008-2012 Năm Tổng số hồ sơ gửi
đến thẩm định Tổng số hồ sơ đủ thành phần Tổng số hồ sơ bị trả lại 2008 179 129 50 2009 161 126 35 2010 108 75 33 2011 94 66 28 2012 87 60 27 Tổng 629 456 173
Nguồn: Phòng văn bản pháp quy Sở Tư pháp thành phố Hà Nội
đủ thành phần, trong đó, có 11 hồ sơ thiếu công văn, 9 hồ sơ thiếu Tờ trình, 30 hồ sơ thiếu bản tổng hợp ý kiến; Năm 2009, có 35 hồ sơ bị trả do không đầy đủ thành phần, trong đó tỉ lệ này là 5 - 11 - 19; Năm 2010, có 33 hồ sơ bị trả do không đầy đủ thành phần, trong đó tỉ lệ này là 5 - 15 - 13; Năm 2011, có 28 hồ sơ bị trả do không đầy đủ thành phần, trong đó tỉ lệ này là 6 - 12 - 10; Năm 2012, có 27 hồ sơ bị trả do không đầy đủ thành phần, trong đó tỉ lệ này là 3 - 14 - 10 hồ sơ thiếu bản tổng hợp ý kiến[35].
Như vậy, qua các số liệu trên có thể thấy, mặc dù pháp luật đã quy định rất rõ về thành phần hồ sơ gửi thẩm định nhưng các năm vẫn diễn ra tình trạng trả hồ sơ do không đủ thành phần theo quy định. Thành phần hồ sơ bị thiếu chủ yếu là bản tổng hợp ý kiến góp ý của các Sở ngành và đối tượng chịu sự tác động trực tiếp của văn bản. Điều đó phản ánh được thực chất công tác soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật chực thât sự bám sát vào thực tiễn. Tuy nhiên, tình trạng này có xu hướng giảm theo các năm là do việc cơ quan thẩm định trả hồ sơ đã tác động đến ý thức chấp hành pháp luật của cơ quan soạn thảo, đồng thời các quy định về quy trình xây dựng và ban hành văn bản của thành phố được ban hành đã giúp cho cơ quan soạn thảo thực hiện nghiêm túc hơn trong việc tuân thủ các quy định của pháp luật về thẩm định.