Công việc đầu tiên của nhà quản lý nhân sự trong việc xây dựng kế hoạch nhân
sự của tổ chức là xem xét lại tình trạng nhân sự hiện nay. Nhiều nhà quản lý gọi đây là
bước kiểm kê lại nhân sự của tổ chức để xây dựng kế hoạch cho giai đoạn tiếp theo.
Trong các tổ chức nhỏ, vấn đề kiểm kê không gặp nhiều khó khăn, nhưng tổ chức lớn, đặc biệt là các cơ quan nhân sự trung ương của hệ thống hành chính nhà nước việc
kiểm kê này gặp không ít khó khăn. Nhiều nước không có số liệu chính xác về người
làm việc cho các cơ quan nhà nước.
Áp dụng công nghệ hiện đại và những kỷ luật quy định về thống kê nhân sự của
các bộ phận trong các tổ chức hành chính nhà nước cũng như các tổ chức khác có thể
giúp cho các nhà quản lý nhanh chóng có được bản kiểm kê nhân sự hàng quý, nửa năm và hàng năm. Kiểm kê nhân sự không chỉ đơn thuần dừng lại ở số lượng nhân sự
quan trọng hơn của báo cáo kiểm kê nhân sự chỉ ra được những đặc trưng chủ yếu của
nguồn nhân lực như: tuổi; trình độ văn hóa, trình độ chuyên môn, tay nghề và những
yếu tố nhân sự khác. Báo cáo nhân sự cũng tiến hành đồng thời việc phân tích công
việc trong tổ chức hiện tại. Xác định các loại công việc và những đòi hỏi cần thiết cho
các loại công việc đó.
Phân tích công việc và trả lời được các câu hỏi trên cũng chính là cách thức để xác định người cần thiết cho các vị trí đó. Đây cũng là một công việc khó khăn cho mô
hình nhân sự chức nghiệp, lấy thâm niên làm yếu tố quan trọng cho việc tăng bậc hay
chuyển ngạch.
Áp dụng nhiều phương pháp khác nhau có thể giúp cho các nhà quản lý biết được đích thực sự đòi hỏi của công việc đối với nhân sự. Các phương pháp như: quan
sát; phỏng vấn; điều tra bằng các phiếu hỏi; phương pháp chuyên gia và phương pháp
ghi chép quá trình công tác của một người tại một công việc cụ thể.
Phân tích công việc cũng như kiểm kê nguồn nhân lực của tổ chức phải được coi như là một công việc mang tính cập nhật, thường xuyên của quản lý nhân sự tổ
chức. Đó là hoạt động cung cấp nhiều loại thông tin cần thiết cho các nhà quản lý tổ
chức nói chung. Đây cũng là một trong những hạn chế của hoạt động quản lý nhân sự trong cơ quan nhà nước hiện nay.
- Cung cấp thông tin để mô tả công việc;
- Cung cấp thông tin để cụ thể hóa công việc;
- Cung cấp thông tin để thiết kế công việc tốt hơn;
- Cung cấp thông tin để tuyển chọn nhân sự;
- Cung cấp để đánh giá công việc;
- Cung cấp thông tin để bồi dưỡng và phát triển nhân lực;
- Cung cấp để phát triển chức nghiệp;
- Cung cấp thông tin để xác định tiền công, phúc lợi;
- Cung cấp thông tin để xây dựng kế hoạch chiến lược phát triển.