Kế hoạch hóa là một quá trình và là một hệ thống của nhiều loại kế hoạch. Mỗi
một loại kế hoạch của tổ chức đề cập đến một lĩnh vực cụ thể của hoạt động. Trong đó
kế hoạch hóa nguồn nhân lực tác động đến nhiều loại kế hoạch khác và được xác định như là một trong những kế hoạch quan trọng nhất của tổ chức.
Kế hoạch hóa nguồn nhân lực dựa trên cơ sở những mục tiêu của tổ chức (sản
đến nhân sự của tổ chức như : mô hình của tổ chức cần thiết là gì; loại nhân sự nào tổ
chức cần; khi nào cần và cần số lượng bao nhiêu; các chính sách liên quan đến nhân
lực như đào tạo, phát triển, thăng tiến, tiền lương, tiền thưởng. Kế hoạch hóa nguồn
nhân lực thực chất là đề ra những mục tiêu, mục đích của phát triển nguồn nhân lực trong tương lai và xây dựng các kế hoạch cụ thể cho từng lĩnh vực có liên quan đến
nhân sự.
Kế hoạch hóa nguồn nhân lực hay nhân sự tổ chức được tiếp cận theo nhiều bước khác nhau. Việc phân chia giai đoạn mang tính tương đối. Kế hoạch hóa nguồn
nhân lực của tổ chức chia thành ba giai đoạn: giai đoạn đánh giá thực trạng nguồn
nhân lực; giai đoạn xác định nhu cầu nguồn nhân lực trong tương lai; xây dựng các chương trình nhằm đáp ứng nhu cầu nhân lực.
Cũng có thể phân chia quá trình kế hoạch hóa nguồn nhân lực thành nhiều giai đoạn chi tiết hơn: phân tích thực trạng và đánh giá môi trường trong đó tổ chức tồn tại;
dự báo nhu cầu nguồn nhân lực của tổ chức trong tương lai; phân tích khả năng cung
cấp nguồn nhân lực mới cho tổ chức và kế hoạch hành động để cung cấp nhân lực.
Cả hai cách phân chia trên dù, dù ba hay bốn giai đoạn đều có chung những nội dung cơ bản như từ thực trạng để xây dựng kế hoạch cho tương lai. Việc dựa vào thực
trạng nguồn nhân lực, khả năng cung cấp nguồn nhân lực và nhu cầu phát triển tổ chức để có thể cung cấp một cách tốt nhất những đòi hỏi về nhân lực.