- Tổ chức thực hiện hợp đồng Kiểm tra, giám sát hoạt động
c. Giám sát và điều hành thực hiên hợp đồng nhập khẩu: * Giám sát thực hiện hợp đồng nhập khẩu:
2.3.4. Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy và phụ tùng của Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Máy và Phụ tùng:
Theo bảng số liệu trên, số hợp đồng nhập khẩu tương đối ổn định qua các năm, mặc dù tình hình kinh tế toàn cầu khó khăn điều này chứng tỏ Công ty đã luôn cố gắng nỗ lực hết mình để duy trì tốt hoạt động kinh doanh nhập khẩu.
2.3.4. Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy và phụ tùng của Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Máy và Phụ tùng: Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Máy và Phụ tùng:
Sau khi hợp đồng đã được ký kết, Công ty tiến hành thực hiện hợp đồng. Đây là giai đoạn mà Công ty phải có kế hoạch cụ thể để thực hiện hợp đồng, đồng thời xử lý các sự cố xảy ra để đảm bảo đúng tiến độ hợp đồng và đáp ứng các yêu cầu của khách hàng.
Tùy thuộc vào nội dung của từng hợp đồng mà cán bộ quản lý lên kế hoạch cơ bản về thuê phương tiện vận tải, mua bảo hiểm, làm thủ tục hải quan, nhận hàng, kiểm tra hàng và thanh toán.
Cán bộ quản lý đặt kế hoạch giao nhiệm vụ cho nhân viên phòng Kinh doanh Xuất nhập khẩu đôn đốc thực hiện nghiêm túc về tốc độ, thời gian thực hiện hợp đồng nhập khẩu.
* Về tốc độ thực hiện hợp đồng:
Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Máy và Phụ tùng luôn đảm bảo một cách nhanh chóng các công việc để đẩy nhanh tiến độ thực hiện hợp đồng. Các công việc mà Công ty có thể kiểm soát để đảm bảo tiến độ hợp động là: việc mở L/C, xin giấy phép nhập khẩu (nếu có), làm các thủ tục hải quan để nhận hàng và giải quyết các vấn đề phát sinh,… Nhìn chung tiến độ thực hiện hợp đồng là rất tốt, thường không có vấn đề nào phát sinh lớn làm tổn hại đến các bên trong quá trình thực hiện hợp đồng.
* Về thời gian thực hiện hợp đồng:
Phần lớn số lượng hợp đồng mà Công ty đã thực hiện kép dài trong khoảng thời gian ít nhất là 2 tháng, bởi vì thời gian tính từ lúc ký kết hợp đồng cho đến lúc chuẩn bị giao hàng cũng phải kéo dài mất 1 tháng.
* Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu:
Quy trình nhập khẩu máy và phụ tùng của Công ty cũng được tiến hành theo quy trình nhập khẩu chung đối với các doanh nghiệp nhập khẩu hàng hóa.
Cán bộ quản lý tại các đơn vị trực thuộc Công ty tiến hành quản trị việc tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu như sau:
Cách thức phân công công việc tại Công ty:
Phòng Kinh doanh Xuất nhập khẩu phụ trách nhóm hàng, mặt hàng nhất định, từ khâu tìm kiếm nguồn cung cấp đến khi hoàn thành việc ký kết hợp đồng
nhập khẩu rồi từ chào hàng cho các khách hàng đến khi hoàn thành ký kết hợp đồng bán hàng.
Dự thảo các điều khoản của hợp đồng nhập khẩu:
Cán bộ quản lý giao công việc cho nhân viên phòng Kinh doanh Xuất nhập khẩu đảm đương và họ chỉ giám sát một cách chặt chẽ, chỉnh sửa và duyệt.
Hoàn thành thanh toán tiền hàng:
Cán bộ quản lý là theo dõi từng hợp đồng, kết hợp với phòng Tài chính Kế toán trong việc chuyển tiền thanh toán. Chỉ khi người bán cung cấp đủ tất cả các chứng từ mà không có bất cứ một lỗi hay một sự khác biệt nào thì mới được ngân hàng thanh toán và điều đó sẽ giúp đảm bảo cho Công ty chắc chắn nhận được hàng hóa đúng cam kết sau khi thanh toán.
Tiếp nhận và kiểm tra hàng hóa:
Việc tiếp nhận và kiểm tra thường tiến hành ở cảng Hải Phòng, Đà Nẵng, TP. Hồ Chí Minh.
Khi nhận được thông báo hàng đến, Cán bộ quản lý kinh doanh xuất nhập khẩu phân công cho nhân viên tiến hành các thủ tục cần thiết để nhận hàng khi tàu về đến cảng. Đồng thời, trước khi đến cảng nhận hàng, để biết chính xác hơn giờ, ngày tàu đến, nhân viên đó trực tiếp liên hệ với Cảng.
Cán bộ quản lý kinh doanh xuất nhập khẩu giao trách nhiệm cho nhân viên thực hiện nhận hàng và kiểm tra hàng. Nếu thấy dấu hiệu hỏng hóc, mất mát hoặc sai lệch với nội dung của hợp đồng thì báo về cho lãnh đạo lập thư dự kháng hàng hóa bị tổn thất, mất mát,… trong thời hạn quy định trong hợp đồng. Trong trường hợp thấy hàng có vấn đề thì cần phải nhờ cơ quan giám định kiểm tra và cho giấy xác nhận hỏng hóc để Công ty có cơ sở khiếu nại các bên có liên quan. Nếu không có gì sai sót thì Công ty làm thủ tục nhận hàng với Cảng.
* Giám sát và điều hành thực hiện hợp đồng nhập khẩu:
Giám sát và điều hành là công việc cơ bản của nhà quản trị. Trong khâu này, vai trò của nhà quản lý nhập khẩu thể hiện rõ nhất.
Hầu hết các hợp đồng nhập khẩu của Công ty đều sử dụng điều kiện giao hàng CIF (đường biển) điều kiện này đã rút ngắn các công việc mà Công ty cần
phải làm ở phạm vi ngoài lãnh thổ như: thuê tàu đến Cảng xuất khẩu để chở hàng, mua bảo hiểm hàng hóa,… Các công việc này thuộc trách nhiệm của người xuất khẩu, điều này cũng có nghĩa là Công ty không thể theo dõi, quan sát được các công việc như: việc chuẩn bị hàng hóa, việc thuê tàu, xếp hàng lên tàu, cũng như quá trình hàng hóa trên đường vận chuyển. Công ty cũng chỉ nắm bắt được ngày hàng sẽ rời Cảng xếp hàng và ngày dự định cập Cảng qua các thông báo của người xuất khẩu. Trình tự các công việc cần giám sát phụ thuộc vào những gì mà người mua và người bán thỏa thuận trong hợp đồng.
Minh họa hệ thống giám sát mà Công ty đang áp dụng:
Hình 2.1- Hệ thống giám sát hợp đồng nhập khẩu tại Công ty cổ phần xuất