- Tổ chức thực hiện hợp đồng Kiểm tra, giám sát hoạt động
c. Giám sát và điều hành thực hiên hợp đồng nhập khẩu: * Giám sát thực hiện hợp đồng nhập khẩu:
1.3.1. Các yếu tố bên trong doanh nghiệp:
Các nhân tố bên trong doanh nghiệp là nhân tố mà doanh nghiệp có thể kiểm soát được và nó tác động trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, đó chính là tiềm lực của doanh nghiệp. Tiềm lực của doanh nghiệp bao gồm tiềm lực
về tài chính, về con người, về uy tín của công ty và của ban giám đốc, trình độ tổ chức quản lý, cơ sở vật chất, mục tiêu kinh doanh, khả năng theo đuổi mục tiêu cũng như mối quan hệ của ban giám đốc của công ty.
* Cơ cấu tổ chức:
Bất cứ một doanh nghiệp nào muốn kinh doanh hiệu quả cần phải xây dựng một cơ cấu hợp lý và một bộ máy quản lý hiệu quả. Cơ cấu tổ chức đóng vai trò quan trọng trong việc phân công trách nhiệm và quyền hạn của mỗi phòng ban, cá nhân trong tổ chức. Một cơ cấu hợp lý sẽ giúp doanh nghiệp sử dụng con người toàn diện nhất, tận dụng tối đa khả năng của mỗi cá nhân.
Bộ máy quản lý là nơi xây dựng chính sách, mục tiêu và chiến lược cho doanh nghiệp. Đó cũng là bộ phận định hướng kinh doanh đưa ra các quyết định cuối cùng khi tổ chức gặp phải những khó khăn. Bộ máy quản lý của doanh nghiệp có hoạt động hiệu quả hay không sẽ tác động trực tiếp đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp nói chung và hoạt động nhập khẩu của doanh nghiệp nói riêng. Tổ chức bộ máy của doanh nghiệp phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ đề ra sẽ tạo lập năng lực và chất lượng hoạt động mới, thúc đẩy kinh doanh phát triển, tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.
Bộ máy quản lý cũng là sự tác động trực tiếp của các cấp lãnh đạo xuống cán bộ công nhân viên nhằm mục đích buộc phải thực hiện một hoạt động. Để quản lý tập trung thống nhất phải sử dụng phương pháp hành chính. Việc thiết lập cơ cấu tổ chức của bộ máy doanh nghiệp cũng như cách thức điều hành của các cấp lãnh đạo là nhân tố quyết định tính hiệu quả trong kinh doanh. Nếu một doanh nghiệp có cơ cấu tổ chức hợp lý, cách điều hành sáng suốt sẽ góp phần thúc đẩy hiệu quả hoạt động kinh doanh, ngược lại nếu cơ cấu tổ chức chệch choạc, cách điều hành kém cỏi sẽ dẫn đến hiệu quả thấp trong hoạt động kinh doanh.
* Nguồn nhân lực:
Được thể hiện ở số lượng lao động, trình độ và khả năng làm việc của từng cán bộ nhân viên, trình độ quản lý có phù hợp với quy mô kinh doanh của doanh nghiệp hay không. Nguồn lực con người là nhân tố quyết định trong mọi quá trình kinh doanh, trình độ và năng lực của nguồn nhân lực phải phù hợp với loại hình kinh doanh và mức độ kinh doanh mà doanh nghiệp lựa chọn thì mới đem lại hiệu quả. Có thể nói đây là yếu tố quan trọng nhất quyết định đến sự thành công trong
kinh doanh của doanh nghiệp, vì con người là chủ thể trực tiếp đưa ra mọi quyết định về hoạt động nhập khẩu, về các chiến lược kinh doanh, kế hoạch kinh doanh và cũng chính con người thực hiện những công việc đó nhằm đạt được các mục tiêu, chiến lược đã đưa ra. Chính vì thế, hoạt động của con người sẽ quyết định đến sự thành công hay thất bại của của doanh nghiệp.
Muốn nâng cao hiệu quả của hoạt động nhập khẩu đòi hỏi nguồn nhân lực phải có trình độ quản lý tổ chức kinh doanh, am hiểu thị trường trong và ngoài nước, có khả năng nhạy bén về việc thu thập, xử lý và tổng hợp các nguồn thông tin. Người lãnh đạo còn phải có tài dùng người để sắp xếp cán bộ công nhân viên vào những vị trí phù hợp với năng lực và tầm hiểu biết của họ để đạt được hiệu quả kinh doanh cao nhất. Bên cạnh đó, công tác đào tạo nhân viên là rất quan trọng bởi hiện nay, trình độ khoa học kỹ thuật và công nghệ không ngừng phát triển, do đó cần tạo điều kiện cho việc đào tạo thường xuyên, cập nhật các kiến thức mới cho nhân viên để đảm bảo theo kịp và nắm bắt được những tiến bộ của khoa học kỹ thuật.
* Khả năng tài chính:
Khả năng tài chính là số vốn doanh nghiệp bỏ ra để kinh doanh nhập khẩu. Đây là yếu tố vô cùng quan trọng, nó quyết định quy mô kinh doanh, quyết định khả năng thanh toán, doanh thu,… của doanh nghiệp.
Hoạt động kinh doanh nhập khẩu đòi hỏi các doanh nghiệp phải có nguồn lực tài chính mạnh hơn so với các doanh nghiệp kinh doanh thương mại trong nước. Doanh nghiệp nhập khẩu có tiềm lực tài chính mạnh thì sẽ có việc tiến hành những hợp đồng nhập khẩu có giá trị lớn sẽ dễ dàng hơn. Nguồn vốn có vai trò rất lớn trong hoạt động nhập khẩu của doanh nghiệp. Bởi phải có vốn, doanh nghiệp mới có cơ sở vật chất hay tài chính để trang trải cho những hoạt động kinh doanh và việc chủ động trong nguồn vốn sẽ đảm bảo khả năng thanh toán cho hoạt động nhập khẩu, nâng cao hiệu quả kinh doanh. Có thể nói, khi nguồn vốn vững chắc, doanh nghiệp sẽ có nhiều cơ hội hơn, có thể đối phó linh hoạt hơn trước những tình huống kinh doanh.
Việc thực hiện hoạt động nhập khẩu không thể tách rời công việc vận chuyển và thông tin liên lạc. Sự phát triển trong lĩnh vực thông tin liên lạc và giao thông vận tải là một nhân tố quan trọng thúc đẩy hoạt động nhập khẩu phát triển.
Thực tế cho thấy rằng, sự phát triển của hệ thống thông tin liên lạc đã đơn giản hoá các khâu công việc của hoạt động nhập khẩu, giảm hàng loạt các chi phí nhờ sự nhanh gọn, kịp thời, chính xác. Việc hiện đại hoá các phương tiện vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản... cũng góp phần làm cho quá trình nhập khẩu được nhanh chóng, an toàn và hiệu quả.