- Tổ chức thực hiện hợp đồng Kiểm tra, giám sát hoạt động
c. Giám sát và điều hành thực hiên hợp đồng nhập khẩu: * Giám sát thực hiện hợp đồng nhập khẩu:
2.3.2. Giao dịch, đàm phán của Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Máy và Phụ tùng:
vị cũng xác định rõ việc lập kế hoạch đàm phán là quan trọng. Họ tiến hành rà soát từng bước trong kế hoạch đàm phán như thời gian, địa điểm, thành phần của đoàn đàm phán, chương trình đàm phán,… Sau đó, nhà quản lý nhập khẩu sẽ hoặc tác động gián tiếp vào từng khâu, từng hoạt động thông qua việc theo dõi, giám sát hoạt động của nhân viên chuyên môn, chỉ đạo và ra quyết định đối với nhân viên, hoặc trực tiếp tham gia, ra quyết định tại một số khâu quan trọng nhằm hoàn thiện từng khâu và phòng tránh những rủi ro tiềm ẩn trong mỗi khâu. Để đảm bảo cuộc đàm phán đúng thời gian, địa điểm và chương trình đề ra nhằm đạt mục tiêu đàm phán.
2.3.2. Giao dịch, đàm phán của Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Máy và Phụ tùng: Phụ tùng:
Đây là khâu quan trọng có ý nghĩa quyết định đến việc hình thành hợp đồng, đến những mục đích Công ty cần đạt được.
* Tổ chức đàm phán:
Đàm phán qua thư tín:
Thông thường với các hợp đồng nhỏ, đối tác làm ăn thân thiết, đã nhiều lần ký hợp đồng với Công ty thì việc đàm phán các điều khoản trong hợp đồng do nhân viên chuyên môn phụ trách và thường là đám phán qua thư. Với các hợp đồng lớn, các hợp đồng ký kết lần đầu tiên với đối tác, Tổng giám đốc hoặc Phó Tổng giám đốc kinh doanh sẽ trực tiếp đàm phán với nhà cung cấp để gây dựng mối quan hệ làm ăn, tạo dựng lòng tin từ phía đối tác, làm nền tảng cho sự hợp tác lâu dài và bền vững với các nhà cung cấp và các khách hàng của Công ty.
Mặt hàng máy và phụ tùng đòi hỏi yêu cầu về chất lượng kỹ thuật rất khắt khe, do đó cần có những thỏa thuận kỹ lưỡng và cam kết chắc chắn, điều này lại rất phù hợp với giao dịch đàm phán qua thư tín. Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm của hình thức giao dịch qua thư tín này sẽ là những khó khăn, bất lợi mà chính hình thức giao dịch này đem lại, đó là việc Công ty sẽ mất nhiều thời gian chờ đợi mới nắm bắt được thông tin của đối tác do thời gian chuyển thư tín dài do chờ đợi. Như vậy, Công ty có thể sẽ mất nhiều cơ hội mua bán tốt, đồng thời Công ty cũng sẽ lúng túng trong việc đoán ý đồ đúng của đối tác. Để khắc phục những bất lợi trên,
nhà quản lý của đơn vị phải rất chú trọng tới nội dung một bức thư, có những cán bộ có nghiệp vụ giỏi, ngoại ngữ giàu kinh nghiệm.
Đám phán qua Fax và điện thoại:
Trong nhiều trường hợp, thời gian sẽ không cho phép sử dụng hình thức giao dịch qua thư tín, đó là những lúc Công ty cần ký được hợp đồng trong thời gian ngắn để nhập khẩu kịp hàng hóa cần nên nhà quản lý sẽ quyết định sử dụng hình thức giao dịch đàm phán qua Fax hoặc điện thoại. Bằng cách này, Công ty sẽ rút ngắm được thời gian giao dịch đàm phán, nhanh chóng đi đến thống nhất và ký kết hoạt động với đối tác.
Mặt khác, thời gian dành cho đàm phán bị hạn chế do cước phí Fax và điện thoại quốc tế rất cao, điều này làm cho chi phí giao dịch tăng và đội giá thành sản phẩm nhập khẩu lên làm ảnh hưởng đến doanh thu và lợi nhuận của hoạt động kinh doanh nhập khẩu của Công ty. Do vậy, nhà quản lý phải cân nhắc ký khi lựa chọn phương thức này để đàm phán.
Đàm phán trực tiếp:
Mặc dù trình độ ngoại ngữ của cán bộ trong Công ty tương đối tốt, song cũng chưa thể đáp ứng hoàn toàn được đòi hỏi của đàm phán trực tiếp. Do đó, hình thức này Công ty chỉ sử dụng trong các trường hợp cần thiết, chiếm một tỷ trọng nhỏ trong tổng số hợp đồng.
* Kiểm tra, đánh giá và rút kinh nghiệm quy trình đàm phán hợp đồng nhập khẩu:
Sau khi kết thúc đàm phán và đi đến ký kết hợp đồng, nhà quản lý kiểm tra, đánh giá và rút kinh nghiệm để xem kết quả cuộc đàm phán có đạt được mục tiêu đề ra. Cụ thể:
Trưởng đoàn đàm phán giao nhiệm vụ cho nhân viên tham gia cùng buổi đàm phán xem xét trong suốt buổi đàm phán gặp những lỗi nào.
Sau khi tổng kết, báo cáo lại cho trưởng đoàn để rút kinh nghiệm cho lần đàm phán sau.
Công tác chuẩn bị cho cuộc đàm phán còn yếu: khi bước vào cuộc đàm phán với tư thế khá bị động, thiếu sự chuẩn bị về con người và thiếu thông tin về đối tác.
Trong các cuộc đàm phán chưa được trang bị đầy đủ các kỹ năng đàm phán. Nhân viên thường thiếu linh hoạt trong việc tìm kiếm các giải pháp mới và thường quá tập trung vào vấn đề đang được đàm phán mà quên đi một phần rất quan trọng của quá trình đàm phán là tạo dụng được một bầu không khí mang tính hợp tác và chia sẻ.
Việc quản trị quy trình đàm phán là hết sức quan trọng. Các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực nhập khẩu luôn tiến hành theo các bước của quy trình để đảm bảo có sự chuẩn bị đầy đủ đi đến thành công ký kết được nhiều hợp đồng.