Từ năm 2002, Công ty TNHH Long Sinh đã chuyển đổi cơ cấu quản lý Ban Giám đốc thành cơ cấu quản lý theo Ban Tổng Giám đốc.
Dưới Hội đồng thành viên là Ban Tổng Giám đốc gồm 1 Tổng giám đốc và 3 Phó Tổng giám đốc. Đây là nhà quản lý cao nhất tại Công ty có nhiệm vụ điều hành mọi hoạt động diễn ra tại Công ty và chịu mọi trách nhiệm về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
Ban Cố vấn của Công ty gồm các chuyên gia nước ngoài, chuyên cố vấn cho Tổng Giám đốc các vấn đề chuyên môn về hoạt động SXKD của Công ty.
Công ty có 3 bộ phận chính bao gồm: Bộ phận Marketing – Kinh doanh, Bộ phận Quản trị Hành chính, Bộ phận Sản xuất.
Ngoài ra vào tháng 4 năm 2012, Công ty thành lập Ban ISO để quản lý hệ thống ISO trong Công ty, hoạt động song song với hệ thống quản lý an toàn lao động và sức khỏe nghề nghiệp – OHSAS. Ban ISO gồm 15 thành viên do Phó Tổng Giám đốc sản xuất làm Trưởng ban, Trưởng phòng Môi trường làm phó ban.
Bộ phận Marketing – Kinh doanh.
Chia thành 2 nhóm sản phẩm do 2 phó Tổng Giám đốc quản lý. Ranh giới khu vực phụ trách theo địa lý: phía Bắc từ Bình Thuận trở ra, phía Nam từ Đồng Nai trở vào.
- Nhóm sản phẩm thủy sản
Do phó Tổng Giám đốc Marketing – kinh doanh trực tiếp phụ trách quản lý, bao gồm các bộ phận chức năng: chi nhánh Đà Nẵng, bộ phận nghiệp vụ kinh doanh Thuốc, bộ phận nghiệp vụ kinh doanh Post và bộ phận marketing.
- Chi nhánh Đà Nẵng: gồm 1 phó phòng quản lý kinh doanh, 1 thủ kho, 1 bảo vệ thực hiện công tác liên hệ khách hàng, phụ trách phân phối và theo dõi công nợ cho tất cả các mặt hàng của Công ty ở khu vực phía Bắc.
- Bộ phận nghiệp vụ kinh doanh Thuốc TYTS: gồm trưởng phòng và 6 nhân viên kinh doanh trực tiếp gặp gỡ người tiêu dùng, hộ nuôi thủy sản để hướng dẫn kỹ thuật, giới thiệu sản phẩm và nắm bắt thông tin thị trường. Ngoài ra bộ phận này còn có nhiệm vụ tổ chức các hội nghị, hội thảo đầu bờ cho từng khu vực để thu hút khách hàng.
- Bộ phận nghiệp vụ kinh doanh thức ăn tôm Post: gồm 1 phó phòng và các nhân viên kinh doanh. Chức năng, nhiệm vụ giống như bộ phận kinh doanh Thuốc TYTS. Tuy nhiên bộ phận kinh doanh Post chỉ hoạt động chủ yếu ở khu vực phía Nam.
- Bộ phận Marketing: được thành lập tháng 3 năm 2010 với 3 nhân viên, đến nay gồm có 8 người là phó phòng và các nhân viên. Bộ phận Marketing có nhiệm vụ lập hồ sơ khách hàng toàn tuyến Bắc – Nam, hỗ trợ nhân viên kinh doanh tổ chức các hội nghị, hội thảo, tuần lễ bán hàng, các sự kiện quảng cáo sản phẩm…
- Nhóm sản phẩm phân bón
Do phó Tổng Giám đốc trực tiếp phụ trách, quản lý. Bao gồm bộ phận kinh doanh phân bón và phòng Hành chính – Pháp lý – Công nợ.
- Bộ phận kinh doanh phân bón sinh học: có chức năng, nhiệm vụ như bộ phận kinh doanh Thuốc TYTS.
- Bộ phận Hành chính – Pháp lý – Công nợ: thực hiện việc kiểm tra, đối chiếu công nợ và làm đại diện pháp lý cho Công ty nếu xảy ra những vụ việc liên quan đến khiếu kiện.
Bộ phận Quản trị Hành chính.
Do Tổng Giám đốc phụ trách, gồm các phòng ban chức năng: phòng Kế toán, phòng Quản lý kinh doanh, phòng Kỹ thuật – Thu mua, phòng Tổ chức hành chính. Mỗi phòng ban chịu trách nhiệm thực hiện tốt các công việc được giao, góp phần hoàn thành tốt mọi mục tiêu chiến lược của Công ty.
- Phòng Kế toán: gồm 1 kế toán trưởng, 1 phó phòng kế toán và 2 kế toán viên. Phòng Kế toán có nhiệm vụ: quản lý, sử dụng nguồn vốn, tài sản, nguồn quỹ; tính toán giá thành, phân bổ chi phí, duyệt chi thanh toán và thanh toán theo thời hạn thoả thuận, thu hồi công nợ, lập bảng cân đối kế toán và hiệu quả SXKD, báo cáo tài chính hàng tháng, quý, năm; theo dõi về thuế. Phụ trách quản lý bộ phận kế toán tại các chi nhánh; tham mưu cho cấp trên trong công tác quản trị tài chính, hoạch định doanh lợi, dự đoán và kiểm soát tài chính, quyết định đầu tư,...
- Phòng Quản lý kinh doanh: gồm 1 trưởng phòng, 1 phó phòng và 3 nhân viên chuyên phụ trách công tác liên hệ với khách hàng, soạn thảo hợp đồng thương mại, nhận đơn hàng, thông báo cho bộ phận sản xuất khi có đơn hàng, liên hệ phương tiện vận chuyển, lập bảng kê bán hàng, báo cáo định kỳ tình hình kinh doanh cho ban Tổng giám đốc và bộ phận nghiệp vụ kinh doanh, tổ chức các chương trình khuyến mãi; theo dõi công việc liên quan tại các chi nhánh.
- Phòng kỹ thuật – Thu mua: chỉ có 1 trưởng phòng chuyên phụ trách việc thử nghiệm và đăng ký công bố chất lượng hàng hóa, thiết kế bao bì, nhãn mác sản phẩm, liên hệ mua nguyên liệu trong và ngoài nước. Đảm bảo chất lượng nguyên liệu đầu vào và chất lượng sản phẩm đầu ra.
- Phòng Tổ chức Hành chính: gồm 1 trưởng phòng và một nhân viên, phụ trách công việc soạn thảo văn bản, lưu trữ văn bản, tính lương, theo dõi bảo hiểm của CB-CNV, liên hệ công việc hành chính pháp lý với các cơ quan quản lý Nhà nước, tổ chức sự kiện trong Công ty, đồng thời quản lý tổ lái xe, xưởng vụ, tổ bảo vệ, tạp vụ và y tế.
Bộ phận sản xuất.
Do phó Tổng Giám đốc sản xuất phụ trách, bao gồm chi nhánh Long An, bộ phận sản xuất, phòng môi trường, phòng KCS – hóa nghiệm và bộ phận kho.
- Chi nhánh Long An (mới mở): bao gồm phó phòng Quản lý kinh doanh, phó phòng XNK và các công nhân Sản xuất, chức năng chính là trung chuyển hàng hóa phân phối các tỉnh thành khu vực phía Nam.
- Bộ phận sản xuất: gồm 1 trưởng phòng quản lý, phó phòng, ca trưởng, các công nhân vận hành lò sấy và trực tiếp sản xuất.
- Phòng Môi trường – Vật tư: gồm 1 trưởng phòng và 3 nhân viên chuyên phụ trách công tác xử lý nước thải, khí thải, tiếng ồn, vệ sinh môi trường trong tất cả các phân xưởng sản xuất. Đồng thời vận hành lò hơi, quản lý tổ điện nước, cơ khí toàn nhà máy.
- Phòng KCS – Hóa nghiệm: gồm 3 nhân viên phụ trách việc kiểm nghiệm các chỉ tiêu chất lượng đối với nguyên liệu và thành phẩm.
- Bộ phận thủ kho: gồm thủ kho vật tư, thủ kho nguyên liệu và thủ kho thành phẩm, có nhiệm vụ phụ trách toàn bộ việc bảo quản, xuất nhập kho vật tư, bao bì, nguyên liệu, thành phẩm.
Cơ cấu tổ chức sản xuất của Công ty TNHH Long Sinh.
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy sản xuất.
(Nguồn: Phòng Tổ chức Hành chính Công ty TNHH Long Sinh)
Phân xưởng sản xuất của Công ty gồm 4 bộ phận: Sản xuất chính, Môi trường, KCS – Hóa nghiệm và Bộ phận phục vụ sản xuất.
- Bộ phận sản xuất chính:
Được chia ra theo 4 nhóm mặt hàng: bộ phận thuốc TYTS, bộ phận thức ăn giống thủy sản, bộ phận phân bón lá sinh học và bộ phận nguyên liệu thức ăn chăn nuôi; thực hiện các nhiệm vụ tổ chức sản xuất các mặt hàng có liên quan.
+ Bộ phận sản xuất Thuốc TYTS phụ trách sản xuất Thuốc TYTS bao bì nhỏ và bao bì lớn từ khâu nhập nguyên liệu đến đóng gói thành phẩm.
+ Bộ phận sản xuất phân bón sinh học phụ trách đóng gói sản phẩm theo nhu cầu khách hàng.
+ Bộ phận sản xuất thức ăn tôm Post phụ trách sản xuất từ khâu nhập liệu đến đóng gói thành phẩm.
+ Bộ phận sản xuất bột cá phụ trách sản xuất từ khâu nhập nguyên liệu đến giai đoạn đóng gói bán thành phẩm và thành phẩm. - Bộ phận môi trường: PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC SẢN XUẤT Bộ phận sản xuất chính Phòng Môi trường Bộ phận hóa nghiệm KSC Bộ phận phục vụ sản xuất PX. Sản xuất TTYTS PX. Sản xuất PBLSH PX. Sản xuất bột cá Bốc xếp, Tạp vụ Lái xe bảo vệ Thủ kho Thành phẩm Nguyên liệu Vật tư PX. Sản xuất Post
Được phân thành hai bộ phận cơ khí và điện nước. Hai bộ phận này có nhiệm vụ quản lý, bảo trì, bảo dưỡng, vận hành máy móc thiết bị được giao, quản lý hệ thống cơ điện lạnh, máy móc thiết bị một cách thường xuyên; đồng thời điều hành tổ chức mọi hoạt động của phân xưởng nhằm khai thác tối đa các yếu tố, tay nghề công nhân để phục vụ cho việc sản xuất diễn ra liên tục, không bị ngưng vì những lý do bất ngờ.
- Bộ phận KCS – Hóa nghiệm:
Có nhiệm vụ kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu, thành phẩm, hàng hóa của Công ty theo các tiêu chuẩn kỹ thuật. Mặt khác, bộ phận này còn kiểm tra giám sát việc thực hiện các định mức kinh tế kỹ thuật vào việc nâng cao chất lượng sản phẩm và cải tiến các sản phẩm mới.
- Bộ phận phục vụ sản xuất:
Gồm kho, bốc xếp – tạp vụ, lái xe – bảo vệ. Mỗi kho có các thủ kho chịu trách nhiệm trong việc nhập xuất nguyên vật liệu, vật tư, thành phẩm.
2.1.4. Tổng quan về các mặt hàng sản xuất kinh doanh tại Công ty.
2.1.4.1. Thức ăn tôm giống.
Bắt đầu từ năm 1998 Công ty đã tiến hành nhập khẩu và kinh doanh sản phẩm thức ăn tôm giống và gia súc. Tuy nhiên đến năm 2005 Công ty mới bắt đầu tiến hành sản xuất kinh doanh sản phẩm thức ăn chăn nuôi. Cho đến nay sản phẩm của Công ty đã có mặt ở khắp các tỉnh thành trong cả nước và đem lại cho Công ty hàng tỷ đồng doanh thu mỗi năm. Thức ăn nuôi tôm của Công ty có rất nhiều loại nhưng chủ yếu được chia làm bốn nhóm: nhóm thức ăn tổng hợp, nhóm men vi sinh, nhóm Vitamin, nhóm hóa chất. Các nhóm thức ăn này ngoài việc cung cấp chất dinh dưỡng, cung cấp sức đề kháng những thực phẩm này còn có tác dụng tiêu diệt các loại vi khuẩn gây hại cho tôm giúp tôm tránh được một số bệnh thông dụng.
Thức ăn chăn nuôi của Công ty được sản xuất và kiểm tra hết sức chặt chẽ từ khâu nguyên liệu đầu vào đến khâu đầu ra, vì thế tạo ra những sản phẩm có chất lượng. Công ty liên tục đầu tư các trang thiết bị kỹ thuật để sản xuất ngày càng tốt hơn.
Trong việc sản xuất thức ăn cho tôm có một vấn đề rất quan trọng là các chất kháng sinh trong thực phẩm. Hoạt động chăn nuôi thủy sản của ta hiện nay chủ yếu là để xuất khẩu nên việc Công ty phải luôn cập nhật thông tin về danh mục các chất kháng sinh mà các thị trường xuất khẩu cần để có thể điều chỉnh phù hợp. Vì thế Công ty cũng có những bộ phận chuyên trách theo dõi những thay đổi này, nếu không có sự điểu chỉnh kịp thời thì những sản phẩm của Công ty khó mà tiêu thụ được.
2.1.4.2. Bột cá, bột xương thịt.
Đây là sản phẩm mà Công ty mới đưa vào sản xuất kinh doanh vào năm 2006. Công ty tiến hành thu mua nguyên liệu tươi về và tiến hành chế biến xay nhỏ thành thành phẩm và bán ra thị trường. Đây là những nguyên liệu cần thiết để chế tạo thức ăn chăn nuôi. Công ty không trực tiếp chế biến các loại thức ăn chăn nuôi nhưng là một trong những nhà cung cấp nguyên liệu cho các cơ sở chế biến thức ăn chăn nuôi. 2.1.4.3. Phân bón sinh học.
Năm 2002 khi Công ty tiến hành liên doanh và thành lập Công ty TNHH Long Hiệp, từ đây Công ty bắt đầu vào sản xuất sản phẩm phân bón lá sinh học. Sản phẩm phân bón lá của Công ty được chia làm ba nhóm chủ yếu: Nhóm phát triển rễ, nhóm kích thích cây ra hoa đậu trái và nhóm tăng sức đề kháng cho cây.
Hiện nay sản phẩm phân bón lá là một trong những sản phẩm có mức doanh thu khá cao và đóng góp lớn vào tổng doanh thu của Công ty. Đây là một sản phẩm khá mới mẻ,mỗi nhóm sản phẩm lại có rất nhiều loại phù hợp với từng loại cây trồng cụ thể nên rất được người nông dân tin dùng.
2.1.4.4. Thuốc thú y thủy sản.
Thuốc thú y thủy sản cũng là một trong những sản phẩm chủ lực tuy nhiên trong thời gian gần đây Công ty gặp nhiều khó khăn trong hoạt động sản xuất kinh doanh sản phẩm này. Công ty bắt đầu sản xuất sản phẩm thuốc thú y thủy sản từ năm 1999, đây có thể nói là một trong những sản phẩm được Công ty tiến hành sản xuất từ rất sớm và nó cũng là một trong những mặt hàng chủ lực mang lại chủ yếu phần doanh thu của Công ty. Sản phẩm thuốc thú y thủy sản của Công ty cũng chia làm bốn nhóm chính:
- Nhóm men vi sinh: đây là nhóm thuốc bổ sung các vi sinh vật có lợi cho nước, giúp phân hủy các chất mùn làm trong sạch nguồn nước.
- Nhóm hóa chất: cung cấp các chất kháng thể điều trị một số bệnh cho tôm, làm cho tôm khỏe mạnh, bóng mượt kéo dài thời gian sống của tôm.
- Nhóm Vitamin: nhóm này chủ yếu cung cấp cho tôm sức đề kháng, kích thích tôm bắt mồi, trưởng thành nhanh phát triển đồng đều, tăng sức sống của tôm.
- Nhóm khóang chất: nhóm này chủ yếu dùng cải tạo môi trường nước, bảo vệ môi trường đáy ao, ổn định lượng sinh vật phù du trong ao, diệt cá tạp và các sinh vật gây hại trong ao, ngăn ngừa các bệnh do ký sinh trùng gây nên.
Tùy theo mỗi nhóm có những sản phẩm cụ thể khác nhau, tùy theo điều kiện của từng cơ sở chăn nuôi, tùy từng giai đoạn phát triển của các loại thủy sản và tùy từng loại bệnh khác nhau mà có những sản phẩm phù hợp.
2.1.5. Nguồn lực của Công ty TNHH Long Sinh.
2.1.5.1. Tài sản và nguồn vốn.
Bảng 2.1: Một số số liệu kế toán của Công ty TNHH Long Sinh, năm 2010-2012.
(Đơn vị: VNĐ) Năm Chỉ tiêu 2010 2011 2012 1. Tài sản ngắn hạn 23.244.639.211 25.452.524.080 30.012.843.760 2. Tài sản dài hạn 12.914.941.262 11.495.821.308 15.944.034.981 3.Tổng tài sản 36.159.580.473 36.948.345.388 45.956.878.741 4.Nợ phải trả 14.928.477.895 9.712.964.335 11.075.007.445 5.Vốn chủ sở hữu 21.231.102.578 27.235.381.053 34.881.871.296 6.Tổng nguồn vốn 36.159.580.473 36.948.345.388 45.956.878.741
(Nguồn: Bảng cân đối kế toán của Công ty TNHH Long Sinh, năm 2010 - 2012).
Phân tích tình hình tài sản.
Trong kết cấu tài sản thì tài ngắn hạn chiếm tỷ lệ cao từ 60% - 70% trên tổng tài sản và có xu hướng tăng qua các năm. Năm 2010 là 23.244.639.211 đồng (chiếm 64,28% trên tổng tài sản). Năm 2011 là 25.452.524.080 đồng (chiếm 68,89% trên tổng tài sản) và năm 2012 lên tới 30.012.843.760 đồng (chiếm 65,31% trên tổng tài sản).
Nguyên nhân tăng của tài sản ngắn hạn là do giá trị hàng tồn kho hàng năm tăng. Năm 2011, giá trị hàng tồn kho là 15.386.761.883 đồng tăng 26,10% tương đương tăng 3.184.582.607 đồng so với năm 2010, năm 2012 hàng tồn kho tiếp tục tăng 27,08% lên mức 19.553.803.643 đồng nguyên nhân là do chiến lược sự trữ hàng hóa tiêu thụ vào đầu năm 2013. Các khoản phải thu ngắn hạn tăng giảm ngược chiều với lượng tiền và các khoản tương đương tiền làm cho tổng của 2 khoản mục này tương đối ổn định.
Nhìn chung, công tác tiêu thụ còn chưa hiệu quả. Hàng tồn kho nhiều và tăng dần qua các năm gây ứ đọng vốn, tốn nhiều chi phí cho việc bảo quản, duy trì chất lượng sản phẩm. Ảnh hưởng chung tới hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
Tài sản dài hạn chiếm từ 30%-40% trên tổng tài sản và tăng giảm không đều qua các năm, năm 2010 giá trị này là 12.914.941.262 đồng, năm 2011 giảm xuống còn 11.495.821.308 đồng và đến năm 2012 lại tăng lên 15.944.034.981 đồng.
Tổng tài sản tăng cho thấy Công ty đang tích cực đầu tư vào sản xuất và cơ sở hạ tầng, nhưng đồng thời cũng cho thấy Công ty chưa kiểm soát được lượng hàng