Ma trận đánh giá các yếu tố bên ngoài cho phép nhà chiến lược tóm tắt và đánh giá các cơ hội, nguy cơ của môi trường bên ngoài như các thông tin về kinh tế, văn hóa, xã hội. Việc đánh giá đúng mức tác dụng chiến lược hiện hành giúp các nhà quản trị doanh nghiệp rút kinh nghiệm trong việc đề ra các chiến lược kinh doanh hữu hiệu trong tương lai. Ma trận EFE có thể phát triển theo 5 bước:
- Bước 1: Lập danh mục các yếu tố có vai trò quyết định đối với sự thành công như đó nhận diện trong quá trình phân tích các yếu tố môi trường bên ngoài, bao gồm cả cơ hội và mối đe dọa ảnh hưởng đến các Doanh nghiệp và ngành kinh doanh của Doanh nghiệp.
- Bước 2: Phân loại tầm quan trọng từ 0,0 (không quan trọng) đến 1,0 (rất quan trọng) cho mỗi yếu tố. Sự phân loại này cho thấy tầm quan trọng tương ứng của yếu tố đó đối với sự thành công trong kinh doanh của Doanh nghiệp, mức phân loại thích hợp được xác định bằng cách thảo luận về yếu tố này và phải bằng 1,0..
- Bước 3: Phân loại từ 1 đến 4 cho mỗi yếu tố quyết định sự thành công để cho thấy cách thức mà các chiến lược hiện tại của công ty phản ứng với yếu tố này, trong đó 4 là phản ứng tốt, 3 là phản ứng trên trung bình, 2 là phản ứng trung bình, 1 là phản ứng yếu. Các mức này dựa trên hiệu quả của chiến lược ở Doanh nghiệp. Như vậy sự phân loại này dựa dựa trên quy mô doanh nghiệp, trong khi đó sự phân loại ở bước 2 dựa theo ngành.
- Bước 4: Nhân tầm quan trọng của từng biến số với loại của nó để xác định số điểm quan trọng của mỗi yếu tố.
- Bước 5: Cộng tổng số điểm về tầm quan trọng của mỗi biến số với loại của nó để xác định tổng số điểm quan trọng của doanh nghiệp. Tổng số điểm của ma trận không phụ thuộc vào số lượng các yếu tố có trong ma trận, cao nhất là 4 điểm, thấp nhất là 1 điểm. Nếu tổng số điểm là 4, doanh nghiệp phản ứng tốt với cơ hội và nguy cơ, nếu tổng số điểm là 2,5 doanh nghiệp phản ứng trung bình với những cơ hội và nguy cơ, nếu tổng số điểm là 1 doanh nghiệp phản ứng yếu với những cơ hội và nguy cơ.