2.1.3.1/ Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý:
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Đại hội đồng cổ đông
Hội đồng quản trị Giám đốc Ban kiểm soát Phòng tổ chức hành chính Phòng kỹ thuật – Sản xuất Phòng kế toán – Kinh doanh
2.1.3.2/ Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận:
Đại hội đồng cổ đông:
Là cơ quan có thẩm quyền cao nhất trong công ty. Đại hội đồng cổ đông thường niên được tổ chức một năm một lần, có quyền thảo luận và thông qua BCTC, báo cáo của ban kiểm soát, của Hội đồng quản trị, các kế hoạch phát triển của công ty. Có quyền ra quyết định bầu thành viên Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát, đưa ra mức cổ tức thanh toán, sáp nhập hoặc chuyển đổi công ty. Ngoài ra còn có các quyền khác được quy định trong điều lệ công ty.
Hội đồng quản trị: Gồm 5 thành viên.
Là bộ phận có đủ quyền hạn để thực hiện các quyền nhân danh công ty. Có quyền quản lý và chỉ đạo thực hiện sản xuất kinh doanh, công việc quản lý của công ty. Có trách nhiệm giám sát Giám đốc và người quản lý các bộ phận khác. Có quyền xác định mục tiêu hoạt động cũng như mục tiêu chiến lược đã được Đại hội đồng cổ đông thông qua. Có quyền bổ nhiệm, miễn nhiệm Giám đốc, Kế toán trưởng và duyệt phương án tổ chức nhân sự của công ty. Có quyền quyết định giá bán cổ phiếu hay tăng giảm vốn điều lệ. Đề xuất mức chi trả cổ tức hàng năm và các quyền khác được quy định cụ thể trong điều lệ công ty.
Ban kiểm soát: Gồm 3 thành viên, trong đó có ít nhất một thành viên có chuyên môn về tổ chức kế toán:
Là bộ phận thay mặt cổ đông để kiểm soát về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, quản lý và điều hành công ty. Có quyền giám sát Hội đồng quản trị, Giám đốc. Chịu trách nhiệm trước Đại hội đồng cổ đông trong việc hoàn thành nhiệm vụ được giao. Báo cáo cho Đại hội đồng cổ đông về những sự kiện tài chính bất thường. Có quyền kiểm tra sổ sách kế toán, tài sản và báo cáo hàng năm trước khi trình lên Hội đồng quản trị.
Giám đốc:
Do Hội đồng quản trị bổ nhiệm, Giám đốc phải thực hiện các nghị quyết của Hội đồng quản trị và Đại hội đồng cổ đông, tiến hành các kế hoạch đầu tư kinh doanh đã được thông qua. Thay mặt công ty trong việc ký kết các hợp đồng, tổ chức điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh đã được thông qua. Vào quý IV hàng năm phải trình Hội đồng quản trị phê chuẩn kế hoạch kinh doanh cho năm tiếp theo. Đề xuất các biện pháp nâng cao hiệu quả trong quản lý công ty. Quyết định mua bán các tài sản hay đầu tư khác có giá trị nhỏ và các quyền khác theo quy định cụ thể trong điều lệ công ty.
Phòng tổ chức hành chính:
Là bộ phận tổ chức quản lý bộ phận nhân sự, công tác thi đua, tuyển dụng và đào tạo hay các vấn đề liên quan tranh chấp lao động. Tham mưu cho giám đốc trong việc tuyển dụng, ký kết hợp đồng lao động.
Phòng kỹ thuật – sản xuất: Gồm 7 thành viên.
Chịu trách nhiệm về chất lượng sản phẩm, tổ chức các phân xưởng hoạt động, đảm bảo an toàn lao động, sửa chữa máy móc thiết bị. Nghiên cứu, cải tiến kỹ thuật, tham mưu cho Giám đốc về việc đầu tư trang thiết bị phục vụ hoạt động sản xuất.
Phòng kế toán – Kinh doanh: Gồm 10 thành viên.
Có nhiệm vụ thu thập, xử lý chứng từ kịp thời, chính xác, cập nhật thông tin liên quan đến BCTC, tham mưu cho lãnh đạo về tài chính, đưa ra các đề xuất cho Giám đốc liên quan đến tài chính. Thực hiện việc ký kết hợp đồng, các giao dịch với khách hàng, nghiên cứu và tiến hành các hoạt động mở rộng thị trường, tạo được mối quan hệ chặt chẽ với các bộ phận khác nhằm phối hợp trong hoạt động.
2.1.4/ Tổ chức sản xuất:
2.1.4.1/ Đặc điểm ngành nghề kinh doanh:
Từ năm 2008 đến nay, trong bối cảnh suy thoái kinh tế toàn cầu, ngành in cũng chịu nhiều ảnh hưởng. Không ít khó khăn thực tế tác động đến ngành như chi phí sản xuất tăng cao, chính sách tiền tệ thắt chặt; sự chi phối, cạnh tranh mạnh mẽ của các phương tiện truyền thông khác như internet, kỹ thuật số...; giá nguyên vật liệu (giấy) ngày càng tăng cao; việc chuyển đổi hình thức hoạt động, tái cấu trúc ngành, đầu tư phát triển còn nhiều bất cập; nguồn nhân lực thiếu và yếu... Trong tình hình đó, ngành in vẫn giữ được nhịp độ tăng trưởng, tuy không cao bằng những năm trước. Nhìn chung, ngành đã làm tốt nhiệm vụ chính trị, phục vụ giáo dục và đào tạo, văn hóa - xã hội góp phần nâng cao dân trí, phát triển kinh tế, đáp ứng tốt nhu cầu đọc của nhân dân và các sản phẩm in thương mại khác.
Hiện nay cả nước có tổng số gần 1.500 cơ sở in. Các tài liệu, xuất bản phẩm của các cơ quan, tổ chức trong và ngoài nước nhằm phục vụ công tác tuyên truyền, phổ biến đường lối lãnh đạo của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước; tài liệu hội thảo, hội nghị, kỷ yếu... với sản lượng in ước tính khoảng vài tỷ trang in mỗi năm đều được các cơ sở in trung ương và địa phương phục vụ tốt. Việc in gia công cho nước ngoài hiện nay chưa nhiều, khoảng vài tỷ trang in mỗi năm, tập trung vào các nước như Lào, Cam-pu- chia, Mỹ, Ca-na-đa, Nhật Bản...
Ngành in bao gồm các mảng sau:
- Mảng in lớn nhất hiện nay vẫn là nhãn hàng và bao bì. Loại sản phẩm này phát triển theo tỷ lệ tăng trưởng của các ngành công nghiệp, đặc biệt là công nghiệp chế biến.
- Mảng in có tỷ lệ tăng trưởng tốt tiếp theo là các loại Catalogue, tờ rơi, quảng cáo, các loại chứng từ, hoá đơn, thẻ cào …. đang ngày một lớn
theo sự phát triển của nền kinh tế, của hệ thống các doanh nghiệp và các loại dịch vụ. Tuy vậy tỷ trọng sản lượng của các mặt hàng này mới chỉ chiếm khoảng 15% trong cơ cấu chung của cả ngành in nên sự tác động đến gia tăng sản lượng của Ngành chưa cao.
- Mảng in vé số, chiếm vị trí đáng kể trong sản lượng ngành in phía Nam thì đang giảm đi do chủ trương tăng dần mệnh giá (từ quý II năm 2011 chỉ còn loại mệnh giá 10.000đ) và giảm số lượng vé số phát hành. So với thời kỳ hoàng kim thì lượng vé số giảm tới 2/3 về lượng vé phát hành làm cho nhiều nhà in có in vé số bị ảnh hưởng đáng kể.
- Còn mảng in “truyền thống” là các xuất bản phẩm như sách, báo, tạp chí, văn hoá phẩm thì mức độ tăng trưởng không đáng kể. Sau khi bị ảnh hưởng nặng nề bởi suy thoái kinh tế, bởi lạm phát và bởi sự cạnh tranh của các phương tiện truyền thông khác thì sách, báo, tạp chí đã có được sản lượng tương đối ổn định : số đầu sách, báo, tạp chí có tăng và giảm chút ít nhưng số lượng ấn bản thì không tăng, có xu thế ngày một giảm dần. Riêng các loại lịch, chỉ có lịch block có sản lượng tăng lên do thói quen sử dụng của xã hội vẫn được duy trì và đòi hỏi ngày một cao hơn về chất lượng, màu sắc và mẫu mã. Lịch tiểu và lịch trung giảm hơn trước, nhưng lịch đại và siêu đại lại có nhu cầu ngày một tăng. Các xuất bản phẩm nói trên vẫn là mảng công việc chính của các nhà in “truyền thống” vốn mang tính tổng hợp nhưng in xuất bản phẩm vẫn là chủ đạo. Sản lượng trang in của các loại sản phẩm này không còn khả năng phát triển như thời kỳ trước đây và chiếm tỷ trọng ngày một ít hơn so với các loại sản phẩm khác, hiện chỉ chiếm khoảng 25% trong cơ cấu sản lượng chung của ngành. Do vậy một số nhà in đã dần chuyển hướng sang các loại mặt hàng khác để giảm áp lực cạnh tranh và định hướng phát triển lâu dài là một sự lựa chọn đúng đắn.
Trong những năm tiếp theo, ngành in xác định những nhiệm vụ trọng tâm là xây dựng ngành bước đầu trở thành một ngành công nghiệp hiện đại với nhiều trang thiết bị kỹ thuật tiên tiến; từng bước đào tạo nguồn nhân lực bài bản, chuyên sâu, đủ năng lực đáp ứng mọi nhu cầu về in của đất nước. Đồng thời, xúc tiến và tiếp cận để in gia công xuất khẩu cho các nước trong khu vực và thế giới; nâng cao năng lực sản xuất toàn ngành để tiếp tục duy trì mức tăng trưởng bình quân hằng năm hơn 10% về sản lượng trang in, phấn đấu đến năm 2015 đạt 1.500 tỷ trang in; đạt mức tăng năng suất lao động hằng năm từ 10 đến 15%; tăng thu nhập bình quân của người lao động hằng năm hơn 10%; triển khai thực hiện các dự án mục tiêu trọng điểm Quy hoạch ngành in khi được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt...
Sơ đồ 2.2: Quy trình công nghệ sản xuất của công ty Cổ phần In và Thương mại Khánh Hòa
* Giải thích sơ đồ:
Khách hàng kí hợp đồng với phòng Kế toán – kinh doanh, dựa trên những điều kiện đã kí, phòng kỹ thuật viết lệnh sản xuất chuyển cho phân xưởng. Các phân xưởng thực hiện đúng yêu cầu của phòng kỹ thuật về thời gian, tiêu chuẩn kỹ thuật, chất lượng.
Phòng kế toán – Kinh doanh Hợp đồng in
Tổ điện tử bình bản: - Sắp xếp điện tử. - Bình bản.
- Xuất bản kẽm.
Phân xưởng máy in: - In theo bản kẽm. - Xuất bán thành phẩm Phân xưởng thành phẩm: - Xén. - Đóng. - Gói. Phòng kỹ thuật – Sản xuất Lệnh sản xuất Khách hàng Nhận hàng Kho thành phẩm Lưu kho
Cụ thể, tại tổ điện tử bình bản tiến hành sắp chữ theo yêu cầu của khách hàng, dàn theo maket xuất ra giấy can hoặc phim, gắn lên suppo, một bản một màu, đưa vào máy chụp ra kẽm, rửa bản kẽm để chữ hiện lên, chuyển cho phân xưởng in. Tại đây đưa bản kẽm vào chỉnh các thông số kỹ thuật và cho in ra số lượng như yêu cầu, tiếp đến chuyển các bán thành phẩm để cắt, xén, gấp, dán.
Sau khi sản phẩm hoàn thành được thông báo cho bộ phận liên quan tiến hành chuyển giao kho thành phẩm. Tại kho thành phẩm được bảo quản cẩn thận trong thời gian chờ khách hàng đến nhận hàng, khi khách hàng đến nhận hàng thì làm thủ tục giao hàng.
Sau đó, phòng kế toán – kinh doanh sẽ tiến hành các thủ tục để kết thúc hợp đồng.
Nhận xét:
Quy trình công nghệ nhìn chung đã khá hoàn chỉnh và hợp lý, các bộ phận đã có sự phối hợp nhịp nhàng góp phần tạo năng suất làm việc cao, nhanh chóng. Song phải luôn cập nhật thông tin, cập nhật công nghệ để nâng cao sức mạnh cạnh tranh.
Để tạo ra những sản phẩm đạt yêu cầu và đáp ứng ngày càng cao yêu cầu chất lượng của khách hàng thì phải chú ý hơn trong việc cải tiến kỹ thuật, các bộ phận sản xuất phải luôn nhất quán và đồng bộ với nhau trong quá trình sản xuất và đảm bảo an toàn lao động và vệ sinh công nghệ.
2.1.5/ Cơ cấu tổ chức sản xuất của công ty: 2.1.5.1/ Sơ đồ tổ chức cơ cấu sản xuất: 2.1.5.1/ Sơ đồ tổ chức cơ cấu sản xuất:
: Quan hệ trực tiếp.
Sơ đồ 2.3:Cơ cấu tổ chức sản xuất của công ty Cổ phần In và Thương mại Khánh Hòa.
2.1.5.2/ Nhiệm vụ của từng bộ phận:
Tổ cơ điện:
Làm theo chế độ 3 ca, đảm bảo cho hệ thống sản xuất diễn ra bình thường, chịu trách nhiệm đối với các vấn đề hư hỏng liên quan đến cơ và điện trong phân xưởng.
Tổ điện tử bình bản:
Gồm 12 người, chia làm 2 tổ tự quản. Có nhiệm vụ là sắp chữ với nội dụng theo yêu cầu của khách hàng, dàn theo maket, xuất ra giấy can hay xuất phim và xuất bản kẽm.
Phân xưởng in:
Gồm 61 người, làm theo chế độ 3 ca, có nhiệm vụ từ bản kẽm in ra bán thành phẩm. Công ty Bộ phận sản xuất phụ trợ Bộ phận sản xuất chính Bộ phận phục vụ sản xuất Tổ cơ điện Tổ điện tử bình bản Phân xưởng máy in Phân xưởng thành phẩm Kho nguyên vật liệu Kho thành phẩm
Phân xưởng thành phẩm:
Gồm 96 người, có nhiệm vụ nhận bán thành phẩm từ phân xưởng in rồi đem dán, gấp bộ hoàn chỉnh sản phẩm.
Kho nguyên vật liệu:
Là nơi bảo quản, dự trữ chuẩn bị vật tư đầu vào và đáp ứng cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
Kho thành phẩm:
Là nơi bảo quản sản phẩm đầu ra như các loại sản phẩm trước khi giao cho khách hàng.
Nhận xét:
Qua sơ đồ tổ chức sản xuất trên của công ty cho thấy khá đơn giản, gọn nhẹ, rất hợp lý. Có sự phân công và chuyên môn hóa sản xuất từ đó nâng cao năng suất lao động với chất lượng được nâng cao. Các bộ phận được bố trí khá thuận tiện cho thấy sự kiểm tra đôn đốc hoạt động.
2.1.6/ Những nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty: công ty:
2.1.6.1/ Các nhân tố bên trong:
Nhà xưởng:
Nhà xưởng được xây dựng chắc chắn, thoáng mát, an toàn, từ đó tạo nên tâm lý an toàn toải mái cho công nhân khi làm việc.
Nguồn nhân lực:
Công ty có đội ngũ cán bộ lãnh đạo quản lý giàu kinh nghiệm, đội ngũ công nhân lành nghề. Biết cách tăng động lực làm việc cho đội ngũ nhân viên cũng như thu hút lao động, chăm lo đời sống tinh thần, phúc lợi cho công nhân viên. Điều đó đã mang lại hiệu quả trong việc quản lý, sử dụng lao động nhằm tăng hiệu quả hoạt động của công ty.
Hiện nay công ty đã và đang tuyển thêm một số công nhân có tay nghề cao, có trình độ văn hóa để phục vụ sản xuất kinh doanh của DN.
Máy móc thiết bị:
Là tư liệu sản xuất quan trọng, thể hiện năng lực và trình độ sản xuất của công ty. Với sự đầu tư đúng hướng và trọng điểm, hiện nay công ty có hệ thống máy móc sản xuất ổn định, hiệu quả, giá trị sử dụng còn hơn 60%, thừa khả năng đáp ứng nhu cầu sản xuất. Công ty đã không ngừng đầu tư, nâng cấp máy móc thiết bị, cập nhật những công nghệ mới để phục vụ ngày càng tốt cho nhu cầu sản xuất kinh doanh.
Nguyên vật liệu:
Nguồn cung ứng nguyên vật liệu đa dạng, công ty dễ dàng lựa chọn nhà cung ứng. Nhưng trong thời gian qua, một số nguyên vật liệu đầu vào giá cả tăng cao nên đã ảnh hưởng không nhỏ đến giá thành và lợi nhuận của công ty.
Nguồn vốn:
Với nguồn vốn hiện có thì công ty chưa thể mở rộng quy mô sản xuất ra nhiều tỉnh thành. Vì vậy công ty cần đưa ra những chính sách hợp lý để thu hút đầu tư.
2.1.6.2/ Các nhân tố bên ngoài:
Yếu tố tự nhiên:
Nước ta nằm trong vùng khí hậu nhiệt đới gió mùa, đặc biệt khu vực miền Trung ảnh hưởng rất rõ rệt, mà nguồn vật tư của công ty chủ yếu được lấy từ Thành phố Hồ Chí Minh và Hà Nội nên công ty gặp nhiều khó khăn trong công tác vận chuyển trong mùa mưa.
Yếu tố chính trị:
Nước ta có nền chính trị khá ổn định so với các nước trên thế giới. Chính vì vậy tạonên môi trườngđầu tư an toàn không chỉ đối với các nhà đầu