4.2.5.1 Cơ sở đề xuất giải pháp
Hiện tại Khối CNTT- Tập đoàn Bảo Việt vẫn chưa thống nhất được phương án phân bổ chi phí hoạt động cho các công ty thành viên. Chỉ có các dự án triển khai, mua sắm, trang bị có hóa đơn, hợp đồng rõ ràng thì mới có cơ sở để tính toán và phân bổ chi phí theo đơn vị sử dụng, đầu tư. Còn những dự án sử dụng chung do công ty mẹ (Tập đoàn) đầu tư ban đầu để sử dụng chung, rồi sau đó sẽ phân bổ chi phí cho các thành viên theo hình thức khấu hao tài sản hàng năm. Việc chưa phân bổ chi phí hoạt động và quản lý của Khối CNTT như tiền lương, phúc lợi xã hội, chi phí đào tạo và các chi phí để duy trì hoạt động cho cả khối như hiện nay chưa được quản lý, hoạch toán rõ ràng mà Công ty mẹ (Bảo Việt Holdings) đang chịu chi phí.
Dẫn tới sự nhập nhằng, các nhà quản trị chưa cảm thấy hài lòng, chính vì vậy cần có phương án và hoàn thiện việc thực hiện việc hoạch toán chi phí và phân bổ cho các thành viên được rõ ràng và hợp lý. Theo kinh nghiệm của các tổ chức CNTT khác trên thế giới, họ thường sử dụng 2 phương pháp hoạch toán chi phí hiện nay đang được sử dụng trong quản lý CNTT là Tính chi phí kinh doanh dựa vào hoạt động- Activity Based Costing (ABC) và Tổng chi phí sở hữu-Total Cost of ownership (TCO) đề cập ở chương 2.
Về nguyên lý chung tính chi phí kinh doanh đều phải trải qua 3 bước sau: Bước 1:Tính chi phí kinh doanh theo loại
Bước 2: Tính chi phí kinh doanh theo điểm Bước 3: Tính Chi phí kinh doanh theo đối tượng
Bảng 4.1: Các bước, nhiệm vụ và mục tiêu tính chi phí kinh doanh
Bước Phương tiện Nhiệm vụ Mục tiêu
Tính CPKD theo loại
Công cụ phân loại chi phí kinh doanh
Phân loại chi phí kinh doanh theo tiêu thức thích hợp Giới hanh với chi phí tài chính Xác định chi phí kinh doanh trực tiếp và gián tiếp
Tập hợp đầy đủ chi phí kinh doanh theo loại trên cơ sở hiện vật và giá trị, đáp ứng yêu cầu các mục tiêu tính toán tiếp theo Tính CPKD theo điểm Bản tính chi phí kinh doanh tổng quát hay chi tiết
Hình thành các điểm chi phí trong doanh nghiệp
Xác định các đại lượng phân bổ chi phí kinh doanh chung cho các điểm chi phí
Xác định và phân bổ chi phí kinh doanh cho các điểm chi phí và đánh giá hiệu quả hoạt động của từng điểm chi phí Tính CPKD theo đối tượng Công cụ tính chi phí kinh doanh cho đối tượng Phân bổ CPKD của ký tính toán cho các sản phẩm Xác định kết quả hoạt động cũng như các sản phẩm cá biệt Tính giá thành đầy đủ hay bộ phận
Xác định giới hạn của giá cả
Tính toán kết quả nội bộ Xác định các kết quả để kiểm tra hoạt động
Làm rõ hiệu suất sản xuất và cơ sở của chính sách giá cả
(Nguồn: PGS.TS Nguyễn Ngọc Huyền, Giáo trình tính chi phí kinh doanh)
4.2.5.2 Nội dung giải pháp
Khối CNTT để hoạch toán chi phí và phân bổ cho các công ty thành viên có thể thực hiện qua các bước:
Bước 1:Phát triển và ban hành các chính sách về thu phí dịch vụ CNTT tronh doanh nghiệp. Việc thực hiện này Tập đoàn Bảo Việt đã có chủ trương và đang thực hiện, tuy nhiên cần phải làm rõ hơn về phương án toàn diện, có lộ trình thực hiện và
thảo luận với các công ty thành viên để có sự thống nhất, đồng thuận chung.
Bước 2: Triển khai các phương pháp hạch toán chi phí như Activity Based Costing, TCO trong các hoạt động CNTT. Việc quản lý chi phí này cần được rõ ràng và có phương pháp tính toán thống nhất. Có đội ngũ chuyên môn triển khai và các nhà quản lý được đào tạo về nghiệp vụ kế toán, quản lý chi phí để triển khai. Bên cạnh đó các cấp quản lý cũng phải tham gia trong công tác này để thu thập về hoạt động, chi phí, phân bổ điểm phát sinh chí phí, các hoạt động của nhân viên cần được phân ra ở những hoạt động cụ thể, tương ứng với dịch vụ nào, cho những khách hàng nào để có cơ sở tính toán, phân bổ và quản lý.
Bước 3: Chuyên nghiệp hoá bộ máy và quy trình dịch vụ CNTT thông qua việc áp dụng các tiêu chuẩn quốc tế về quản lý CNTT như ITIL, ISO 9001, CMMI, COBIT,..
Bước 4:Xây dựng cấu trúc danh mục dịch vụ CNTT đã được tính phí để áp dụng cho các đơn vị nghiệp vụ và khách hàng.
Bước 5: Ký các hợp đồng dịch vụ, cam kết chất lượng dịch vụ (SLA) với các đơn vị nghiệp vụ và khách hàng
Bước 6:Triển khai, hỗ trợ và giám sát chất lượng dịch vụ CNTT được cung cấp. 4.2.5.3Lợi ích của giải pháp
Việc hoàn thiện được việc quản lý và phân bổ chi phí dịch CNTT cho các công ty thành viên, giúp cho các công ty thành viên chủ động được chi phí hoạt động kinh doanh, Tập đoàn Bảo Việt hoạch toán được các khoản chi phí được rõ ràng, minh bạch.
Khối CNTT sẽ kiện toàn được bộ máy và các hoạt động cung cấp dịch vụ, vì để tính phí được dịch vụ thì đi kèm là phải chuyển đổi mô hình quản lý, xây dựng các danh sách dịch vụ, tiêu chí chất lượng, sản phẩm dịch vụ phải được rõ ràng, có sự giám sát, kiểm soát chất lượng. Từ đó nâng cao chất lượng, hiệu quả của hoạt động cung cấp dịch vụ CNTT.
4.2.5.4 Điều kiện thực hiện giải pháp
Việc thực hiện giải pháp hoàn thiện quản lý và phân bổ chi phí CNTT cho các công ty thành viên được thực hiện tốt. Quan trọng nhất là có được chủ trương và xây dựng phương án tính chi phí và hình thức phân bổ được rõ ràng, minh bạch. Để thực hiện được thì không chỉ có bộ phận làm kế toán thực hiện mà cần phải có sự hợp tác của các nhà quản lý các cấp trong việc phối hợp thực hiện công tác thu thập (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
và phân loại chi phí, các điểm phát điểm phát sinh chi phí. Khó khăn thực sự ở các công tác, hành động của các cán bộ hỗ trợ, tham gia nhiều dự án cho các công ty rất khó định lượng để phân bổ. Chính vì vậy công tác thu thập, báo cáo công tác của các cán bộ cần được làm định kỳ, tránh thiếu sót, sai lệnh. Từ đó làm cơ sở cho việc phân bổ chi phí các hoạt động hỗ trợ, tham gia dự án.
Bên cạnh đó để có sự thỏa mãn, đồng tình của khánh hàng thì việc báo cáo, chứng minh số liệu hoạt động phục vụ, cũng như thực hiện cam kết, chất lượng phục vụ cần được thực hiện định kỳ, rõ ràng, có cơ sở để chứng minh với khách hàng là hội đồng quản trị Tập đoàn, lãnh đạo các công ty thành viên.
KẾT LUẬN
Trong quá trình hội nhập kinh tế quốc tế, Bảo Việt cũng như các doanh nghiệp khác tại Việt Nam đã có những bước ngoặt lớn đó là: tái cấu trúc doanh nghiệp đáp ứng nhu cầu hiện tại và phát triển trong tương lai. Đối với một tập đoàn tài chính bảo hiểm như Bảo Việt có thể nói hệ thống thông tin quản trị đóng một vai trò vô cùng quan trọng là yếu tố đầu tiên quyết định sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường.
Khối CNTT-Tập đoàn Bảo Việt được giao nhiệm vụ triển khai và vận hành các hệ thống thông tin cho các công ty thành viên thuộc Tập đoàn. Với mô hình quản lý và vận hành tập trung CNTT, Khối CNTT thực hiện việc cung cấp nhiều dịch vụ CNTT cho các công ty thành viên. Khách hàng dịch vụ là 7 công ty thành viên, và số lượng người dùng là trên 5000 cán bộ, nhân viên của Tập đoàn. Sau hơn 4 năm thành lập, Khối CNTT đã xây dựng được bộ máy và đội ngũ cán bộ làm CNTT lớn mạnh, tập trung nguồn lực để xây dựng, triển khai và đưa vào vận hành các hệ thống thông tin mới theo chiến lược CNTT có sự tư vấn của các chuyên gia, tổ chức hàng đầu thế giới, bên cạnh đó cũng đã duy trì và chuyển đổi các hệ thống cũ sang hệ thống mới. Việc thực hiện hoạt động của Khối CNTT theo mô hình cung cấp dịch vụ CNTT đang trong giai đoạn đầu của quá trình và cũng đã đạt được một số thành công bước đầu, song cũng gặp phải những khó khăn và còn tồn tại những hạn chế về chất lượng dịch vụ cung cấp cần giải quyết. Với luận văn tốt nghiệp
“Nâng cao chất lượng dịch vụ Công nghệ thông tin tại Khối Công nghệ thông tin - Tập đoàn Bảo Việt” đã đánh giá, phân tích thực trạng về chất lượng dịch vụ CNTT tại tập đoàn Bảo Việt và đưa ra một số giải pháp góp phần làm tăng khả năng phục vụ của Khối CNTT với chất lượng dịch vụ được tốt hơn.
Mặc dù đã có nhiều cố gắng song do trình độ và thời gian có hạn nên bài viết này không thể tránh khỏi những thiếu sót, tôi rất mong nhận được ý kiến đóng góp, chỉ
bảo quý báu của các bạn đọc cũng như của thầy giáo hướng dẫn: GS.TS. Nguyễn Đình Phan. Cuối cùng tôi xin chân thành cảm ơn sự chỉ bảo, giúp đỡ hướng dẫn nhiệt tình của thầy GS.TS. Nguyễn Đình Phan và sự quan tâm giúp đỡ của các đồng
TÀI LIỆU THAM KHẢO Tài liệu tiếng Việt
1) TS. Hà Nam Khánh Giao (2004), Marketing dịch vụ - Mô hình 5 khoảng cách chất lượng dịch vụ, Nhà xuất bản Thống kê.
2) Hoàng Trọng và Chu Nguyễn Mộng Ngọc (2008), Phân tích dữ liệu nghiên cứu với SPSS tập 1 và tập 2, Nhà xuất bản Hồng Đức.
3) PGS.TS Nguyễn Ngọc Huyền (2010),Giáo trình Tính chi phí kinh doanh, Nhà xuất bản kinh tế quốc dân.
4) GS.TS. Nguyễn Đình Phan (2005),Giáo trình Quản lý chất lượng trong các tổ chức, Nhà xuất bản Lao động – Xã hội.
5) Đỗ Tiến Hòa (2007), luận văn thạc sỹ “Nghiên cứu sự hài lòng của khách hàng Doanh nghiệp đối với sản phẩm, dịch vụ của Ngân hàng HSBC”, Mã số: 60.31.12, Trường ĐHKT-HCM.
6) Lương Thị Thu Trang (2011), luận văn thạc sỹ “Đổi mới hệ thống thông tin quản trị tại Tập đoàn Bảo Việt”, Trường KTQD-HN.
7) Nguyễn Trường Đức, luận văn thạc sỹ “Xây dựng chiến lược kinh doanh c a Kh˨i Công nghệ Thông tin – Tʻp đoàn Bʱo Vi˞t”, Trường ĐHBK-HN, 2011 8) Nguyễn Thị Phương Trâm (2008), luận văn thạc sỹ “Chất lượng dịch vụ ngân
hàng điện tử: So sánh giữa mô hình SERVQUAL và GRONROOS”, Mã số: 60.34.05, Trường ĐHKT-HCM.
10) Nguyễn Thị Phương Nam (2011), đề tài cấp viện, Xây dựng tiêu chuẩn “Công nghệ thông tin - Quản lý dịch vụ - Đặc tính và quy trình kỹ thuật” , Viện KTBĐ- Bộ truyền thông thông tin.
11) Nguyễn Quang Huy (2010), đề tài cấp bộ, “Nghiên cứu xây dựng tiêu chuẩn về quản lý rủi ro an toàn thông tin”, Trung tâm ứng cứu khẩn cấp máy tính Việt Nam- Bộ truyền thông thông tin.
12) Nguyễn Thành Công (2010), luận văn thạc sỹ “Một số giải pháp nâng cao chất lượng cung cấp dịch vụ Internet tại Công ty Điện toán và Truyền số liệu VDC”, Trường KTQD-HN.
13) Nguyễn Tiến Hưng (2010), đề tài cấp bộ, “Nghiên c u quʱn lý vi˞c cung cʳp các dˢch v tɵ vʳn và an toàn thông tin tʭi Vi˞t Nam”, Vụ Công nghệ Thông tin - Bộ truyền thông thông tin.
14) Trịnh Thị Khánh Chi (2011), luận văn thạc sỹ “Quản lý thực hiện dự án công nghệ thông tin tại Tập đoàn Bảo Việt”, Trường KTQD-HN.
15) Vũ Thị Tú Anh (2008), luận văn thạc sỹ “Nâng cao chất lượng dịch vụ cho thuê kênh riêng tại EVNTelecom”, Trường KTQD-HN.
Tài liệu tiếng Anh
1) Dr. Arash Shahin, Servqual and Model of Service Quality gaps: A Framework for Determining and Prioritizing Critical Factors in Delivering Quality Services, 2005. 2) Information technology — Service management —Part 1: Specification, BS
ISO/IEC 20000-1:2005.
3) Information technology —Service management —Part 2: Code of practice , ISO/IEC 20000-2:2005.
4) ISO 9001:2008 Quality management systems - Requirements (Tiêu chuẩn Việt Nam tương đương: TCVN ISO 9001:2008 Quản lý chất lượng - Các yêu cầu). 5) ITIL® V3 A Management Guid , itSMF-2007:
Core Library - the five Service Lifecycle publications: - Service Strategy
- Service Design - Service Transition - Service Operation (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Hạ tầng kỹ thuật CNTT Hạ tầng nhân lực Ứng dụng CNTT 1/ Tổng số máy tính (đang sử dụng): + Tổng số máy chủ: 300 + Tổng số máy để bàn: 4600. + Tổng số máy xách tay: 600. 2/ Tổng số máy tính có kết nối internet băng rộng: 5100.
3/ Tổng băng thông kết nối Internet băng rộng theo loại hình kết nối, kbps:
-Leasedline có 3
đường.Tổng băng thông tối đa:30.000 kbps
- ADSL có 300 đường. Tổng băng thông tối đa: 300.000 kbps
- FTTH có 20 đường. Tổng băng thông tối đa: 160.000 kbps
4/ Tổng số đơn vị trực thuộc tham gia mạng diện rộng của doanh nghiệp: 8. 5/ Tổng đầu tư cho hạ tầng kỹ thuật CNTT năm 2010: 300 tỷ VND. 1/ Tổng số cán bộ CNTT chuyên trách : 140 nhân viên 2/ Số lượng cán bộ được đào tạo chuyên ngành CNTT-TT tại cơ quan: 140 có bằng từ đại học trở lên.
3/ Tổng số CBCNV biết sử dụng máy tính trong công việc: 5200.
4/ Tổng chi cho đào tạo
CNTT năm 2011:
900.000.000 VND.
+ Quản lý văn bản và điều hành công việc
+ Tin học văn phòng + Quản lý tài chính – kế toán
+ Quản lý nhân sự - tiền lương
+ Quản lý tài sản: + Quản lý kho – vật tư
+ Quản lý khách hàng (CRM)
+ Quản lý các nhà cung cấp và đối tác (SCM) + Quản lý hoạch định nguồn nhân lực của doanh nghiệp (ERP)
+ Thư điện tử nội bộ 2/ Trong số các ứng dụng trên: - Số ứng dụng chạy trên mạng cục bộ LAN: 2 - Số ứng dụng chạy trên mạng diện rộng WAN: 8
1/ Tổng số máy tính + Máy chủ: 30 + Máy để bàn: 60. + Máy Laptop: 40. 2/ Tổng băng thông kết nối Internetbăng rộng : - ADSL có 30 đường tốc độ 250.000 kbps
3, Trung bình đầu tư hạ tầng CNTT: 4 tỷ/năm
1,Cấp Tập đoàn :
+ Có Ban CNTH (8 nhân viên) có chức năng nhiệm vụ chính :
- Tư vấn về CNTT cho Lãnh đạo TĐ : định hướng phát triển, chiến lược phát triển CNTT, xây dựng các đề án chung trong Tập đoàn
- Xây dựng và quản lý hệ thống mạng WAN, LAN của toàn hệ thống.
- Theo dõi và quản lý một số ứng dụng dùng chung cho Tập đoàn như : Kế toán, Đầu tư, Nhân sự, e-Mail, WorkFlow, BAOVIET điển ... 1/ Tổng số máy tính + Máy chủ: 20 + Máy để bàn: 1800. + Máy Laptop: 100. 2/ Tổng băng thông kết nối Internetbăng rộng : - ADSL có 30 đường tốc độ 200.000 kbps - FTTH có 5 tốc độ 120.000 kbps
3, Trung bình đầu tư hạ tầng CNTT: 10 tỷ/năm
2, Bảo Việt nhân thọ (BVNT) : bao gồm TSC BVNT, 60 chi nhánh,
+ Có Trung tâm tin học Nhân thọ : (21 nhân viên) + Tại 60 Công ty chi nhánh, mỗi công ty có 1 – 2 nhân viên CNTT, làm nhiệm vụ hỗ trợ cho hệ thống CNTT hoạt động bao gồm : quản lý, bảo trì hệ thống, thực hiện truyền số liệu về TSC BVNT, chạy các ứng dụng riêng phục vụ hoạt động của Công ty
+ Theo dõi và quản lý trực tiếp ứng dụng BVLIFE (CT nghiệp vụ) , Kế toán, QLCV, e-mail ...
+ Bảo hành bảo trì cho hệ thống thiết bị 1/ Tổng số máy tính + Máy chủ: 30 + Máy để bàn: 2000. + Máy Laptop: 100. 2/ Tổng băng thông kết nối Internetbăng rộng : - ADSL có 30 đường tốc độ 200.000 kbps 3,BVVN : bao gồm TSC BVVN, 64 chi nhánh, 300 VFĐD + Có phòng Tin học (9 nhân viên) (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});