4.2.4.1Cơ sở đề xuất giải pháp
Theo kết quả khảo sát đánh giá mức độ hài lòng chung về dịch vụ của Khối CNTT có thang đo “Phù hợp với chi phí hoạt động, đầu tư CNTT” thì lãnh đạo đánh giá chưa hài lòng, vì vậy một trong những phương pháp để giảm chi phí thì khối CNTT nên tăng cường việc sử dụng các dịch vụ thuê ngoài tốn nhiều nguồn
lực, để có thể sử dụng cán bộ CNTT tập trung vào những dịch vụ có lợi thế và mang lại chất lượng tốt cho khách hàng hơn so với thuê ngoài.
Hiện tại để cung cấp dịch vụ thì khối CNTT còn phụ thuộc vào các dịch vụ thuê ngoài, trong đó cần chú trọng đến các dịch vụ đang sử dụng thuê ngoài như :
- Hạ tầng điện, nước, dịch vụ bảo vệ, dịch vụ vận chuyển, kết nối mạng truyền thông,…
- Các dịch vụ bảo hành, bảo trì và hỗ trợ xử lý lỗi cho phần cứng, phần mềm - Các dịch vụ thuê ngoài nhân công như phối hợp phát triển phần mềm, tích hợp triển khai hệ thống thông tin
- Các dự án tư vấn, nghiên cứu, tích hợp triển khai các hệ thống CNTT
Bên cạnh đó xu thế thuê ngoài và sử dụng dịch vụ điện toán đám mây đang là định hướng cho nhiều tổ chức doanh nghiệp sử dụng CNTT, do những ưu điểm về tiết giảm chi phí và tối ưu được bài toán nhân lực, tăng hiệu quả quản lý. Chính vì vậy Khối CNTT cũng cần phải nghiên cứu và lựa chọn những dịch vụ nào trực tiếp thực hiện và những lĩnh vực dịch vụ không có lợi thế thì có thể thuê ngoài và quản lý giám sát cho hiệu quả.
4.2.4.2 Nội dung giải pháp
Để tăng cường sử dụng dịch vụ thuê ngoài Khối CNTT phải sử dụng những dịch vụ thuê ngoài mà không đủ khả năng hay nếu tự xây dựng và cung cấp thì sẽ gặp vấn đề về chi phí, tiêu tốn nguồn lực cũng như khả năng thay đổi công nghệ, cập nhật kiến thức. Chính vì vậy Khối CNTT nên mạnh dạn sử dụng các dịch vụ sau để giảm chi phí, tăng hiệu quả dịch vụ như:
- Thuê ngoài nhân công trong lĩnh vực phát triển phần mềm bao gồm cán bộ phát triển (coding) và kiểm thử (testing), để dành nguồn lực cho việc đào tạo cán bộ có chuyên môn trong việc phân tích yêu cầu, thiết kế kiến trúc và kiểm thử chấp nhận hệ thống, đào tạo và hướng dẫn người dùng.
- Thuê ngoài các hạ tầng mà đối tác, nhà thầu ở Việt Nam có khả năng cung cấp với chi phí rẻ và tốt hơn như: hệ thống mạng truyền thông, dịch vụ vận hành trung tâm dữ liệu, giám sát hệ thống mạng…
- Các dịch vụ tư vấn và đào tạo: các dịch vụ đào tạo cho người dùng sử dụng, kiến thức về CNTT hay đánh giá an toàn thông tin, nhận thức an toàn thông tin , các dịch vụ tư vấn chiến lược hay tư vấn về công nghệ, triển khai các ứng dụng lớn cho doanh nghiệp
- Các dịch vụ về bảo hành, bảo trì phần cứng, hạ tầng mạng, hạ tầng kỹ thuật trung tâm dữ liệu.
- Sử dụng các ứng dụng điện toán đám mây hay thuê hạ tầng, dịch vụ phải đầu tư nhiều mà sử dụng ít. Như dịch vụ đào tạo trực tuyến, trung tâm contact Center, dịch vụ dùng chung dung lượng lưu trữ, …
Bên cạnh đó cần phải đảm bảo các dịch vụ thuê ngoài có chất lượng phục vụ tốt, tạo cơ sở cho việc cung cấp dịch vụ lại cho các khách hàng nội bộ được chất lượng. Vì vậy cần chú trọng đến các vấn đề sau:
- Lựa chọn được nhà thầu, nhà cung cấp dịch vụ ngoài được chất lượng, đảm bảo kinh nghiệm và năng lực. Có hợp đồng và cam kết chất lượng đảm bảo, rõ ràng.
- Thường xuyên giám sát, kiểm tra chất lượng các dự án, dịch vụ sử dụng thuê ngoài theo đúng cam kết, tiêu chuẩn đưa ra.
- Xử lý các vấn đề, chất lượng không đảm bảo, đề ra các biện pháp ngăn ngừa tái diễn hay biện pháp phòng ngừa rủi ro.
4.2.4.3 Lợi ích của giải pháp
Việc sử dụng thuê ngoài (Outsourcing) một phần hoặc toàn bộ dịch vụ đặc thù về CNTT, điều này mang lại cho Khối CNTT những lợi ích sau:
- Tận dụng được những lợi thế cạnh tranh của các nhà cung cấp dịch vụ Outsourcing như: về chuyên môn chuyên nghiệp, giám sát chất lượng, khai thác được hết công suất của nhân viên và hệ thống được sử dụng triệt để, có thể đảm bảo tính dự phòng cao, có sự canh tranh giữa các nhà thầu, với áp lực canh tranh cao sẽ buộc các nhà thầu phải hạ chi phí và đảm bảo chất lượng.
- Tiết kiệm chỗ ngồi, không gian làm việc: việc tạo dựng cơ cấu tổ chức nhân sự làm việc toàn phần trong doanh nghiệp đòi hỏi phải có đủ diện tích văn phòng, các trang thiết bị làm việc (bàn ghế, máy tính, máy fax, văn phòng phẩm, nước uống…)
- Tiết kiệm thời gian và đảm bảo chất lượng. Hình thức gia công bên ngoài giúp doanh nghiệp tiết kiệm được rất nhiều thời gian, đồng thời đảm bảo chất lượng. - Khối CNTT sẽ có thể dành nguồn lực để tập trung vào chăm sóc khách hàng,
người dùng và giám sát chất lượng và tiến độ thực hiện. Qua đó giảm được chi phí hoạt động, chi phí nhân công và tối ưu được nguồn nhân lực, chuyên môn hóa vào các lĩnh vực mang lại giá trị cao và lợi ích lâu dài.
4.2.4.4 Điều kiện thực hiện giải pháp
Khối CNTT cần có cơ chế và chủ động được việc thuê ngoài dịch vụ. Các lãnh đạo cần phải có chủ trương và phương pháp để phân tích, đánh giá được các dịch vụ cần, nên sử dụng thuê bên ngoài.
Bên cạnh đó cần phải chuẩn bị đội ngũ cán bộ có năng lực để đối ứng thực hiện việc triển khai các dự án thuê ngoài để có thể kiểm tra, giám sát và đánh giá được chất lượng thực hiện dịch vụ thuê ngoài nhằm đảm bảo đúng theo kỳ vọng và mong đợi được hiệu quả.
Ngoài ra cần chú trọng và xem xét chặt chẽ các vấn đề sau để đảm bảo dịch vụ thuê ngoài được đảm bảo:
- Bảo mật: là vấn đề nhiều lãnh đạo lo ngại nhất. Họ sợ các nhân viên thuê ngoài (outsourcing) sẽ tiết lộ thông tin của công ty ra ngoài, thậm chí cho các đối thủ.
- Trách nhiệm: nhà cung cấp thiếu trách nhiệm, chậm trễ và không cung cấp nhân viên với phẩm chất cần thiết sẽ làm gián đoạn công việc của doanh nghiệp.
- Chất lượng: đây thường là vấn đề của giai đoạn chuyển tiếp từ dịch vụ nội bộ sang outsourcing. Trong thời gian đầu (có thể kéo dài cả năm) nhân viên outsourcing chưa nắm rõ hệ thống của doanh nghiệp, gây chậm trễ trong giải quyết sự cố hoặc sai sót
- Chi phí: thống kê chung cho thấy sử dụng outsourcing tiết kiệm hơn so với tự làm, nhưng điều đó không có nghĩa là cứ outsourcing thì sẽ tiết kiệm chi phí. Hợp đồng thuê ngoài (outsourcing) không chặt chẽ có thể gây phát sinh chi phí lớn cho doanh nghiệp (chẳng hạn khi phát hiện những nội dung dịch vụ chưa có trong hợp đồng).